Dans le sillage tumultueux de la pandémie de la COVID-19, les entreprises contemporaines se trouvent à l’aube d’une nouvelle ère, marquée par la transition du travail à distance vers un retour progressif au bureau.

Cette métamorphose, induite par les impératifs sanitaires et les bouleversements socio-économiques, soulève de nombreuses questions et considérations quant à la manière dont les organisations envisagent ce retour au bureau. Au-delà des impératifs sanitaires, ce changement s’inscrit dans un contexte de redéfinition des paradigmes du travail, mettant à l’épreuve les fondements de la vie professionnelle.

Mais alors, comment s’y prendre ? Quels sont les enjeux, les défis et les opportunités qui s’offrent aux entreprises dans cette quête pour concilier impératifs de sécurité, bien-être des collaborateurs et performance organisationnelle ? Les réponses dans cet article !

1. Réorganisez vos espaces pour un retour au bureau paisible.

Ce n’est une surprise pour personne : les entreprises doivent adapter et réorganiser leurs espaces pour faire revenir leurs collaborateurs sur site.

Cette réorganisation stratégique des espaces de travail se pose aujourd’hui comme une impérative pour insuffler une nouvelle dynamique au sein des entreprises, notamment dans le contexte du retour progressif au bureau. Cette démarche, bien plus qu’une simple adaptation aux contraintes sanitaires, revêt une importance substantielle pour galvaniser l’enthousiasme et la motivation des collaborateurs à réintégrer les locaux.

Désormais, les espaces de travail ne doivent plus être de simples “cadres fonctionnels”, mais des vecteurs essentiels de la culture d’entreprise et du bien-être des employés. La conception méticuleuse de ces espaces constitue une occasion opportune de créer un environnement propice à l’épanouissement professionnel et à la stimulation intellectuelle.

En favorisant des aménagements ergonomiques, des zones de collaboration stimulantes et des espaces de détente soigneusement conçus, afin de démontrer l’engagement de l’entreprise envers le développement holistique de ses équipes.

Par conséquent, les actions & mesures possibles sont diverses. Par exemple :

    • La définition d’un taux de remplissage du bâtiment.
    • Une réservation de bureaux à la journée, à la demi-journée, etc.
    • Une réservation des espaces de travail (salles de réunion, callboxs, etc).
    • Mise en place d’un roulement dans les jours de présence de chaque équipe.

Cependant, pour la personne en charge de cette mission, celle-ci peut vite devenir très chronophage sans l’aide d’un outil dédié.

Un outil de Workplace Management, plus communément appelé “desk booking”, s’impose aujourd’hui comme un atout stratégique pour les entreprises désireuses de concilier la flexibilité organisationnelle avec le bien-être de leurs collaborateurs. Ce dispositif, fondé sur la technologie et la gestion proactive des espaces de travail, offre une série d’avantages cruciaux qui méritent une considération attentive (une optimisation des espaces, une flexibilité accrue offerte aux collaborateurs, une gestion facilitée de la distanciation sociale, diverses données stratégiques de planification, etc).

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2. Adaptez les interventions des équipes de nettoyage.

Nul doute, la désinfection et le nettoyage des espaces de travail représentent un coût non négligeable pour les entreprises, mais qui est indispensable. En moyenne, on estime entre 1€ et 1,50€ HT le coût de la désinfection au m² des immeubles de bureaux. Par conséquent, pour une entreprise ayant plusieurs centaines de m², le budget peut très vite grimper !

En d’autres termes, savoir quels espaces étaient occupés et lesquels sont restés vides permet de désinfecter seulement les espaces en ayant réellement besoin. Par conséquent, les frais de nettoyage peuvent ainsi être considérablement diminués.

3. Soyez à l’écoute de vos collaborateurs.

Le point le plus important est probablement d’écouter ses collaborateurs. De plus, la crise de la Covid-19 a eu des conséquences sur leur manière de s’organiser et de travailler. Aujourd’hui, il est essentiel de communiquer avec eux. Dès lors, l’entreprise doit comprendre leurs inquiétudes concernant leur retour au bureau, leurs besoins, et les rassurer. Par conséquent, il s’agit là d’être disponible pour eux et de répondre à leurs questions. Leur venue sur site doit se faire le plus sereinement possible.

En outre, l’entreprise doit être flexible et réhabituer au fil du temps ses collaborateurs pour un retour au bureau tout en douceur. Par exemple, en ayant recours au Smart Office. Ainsi, elle peut mettre en place un planning de présence des équipes. Chacune aura des jours définis pour venir. De même, cela permettra de recréer le lien social qui est difficile à maintenir à distance et de fédérer les équipes en les rassemblant. Ainsi, elle régulera naturellement l’occupation des bureaux afin de respecter la jauge de remplissage. Par conséquent, l’entreprise évitera ainsi le brassage des équipes ! En parallèle, cela permet une meilleure traçabilité des éventuels cas contact.

4. Remotivez vos collaborateurs !

De la même manière, les salariés évoluent dans un climat d’incertitude et voient parfois leur activité ralentir. Qu’ils soient déjà retournés sur site ou toujours en télétravail, il est donc essentiel pour les managers de rassurer leurs équipes afin de les remotiver.

Par exemple, par la mise en place d’actions, telles que :

    • Responsabiliser les employés afin de les impliquer davantage dans leurs missions.
    • Améliorer la communication interne en créant des groupes de travail.
    • Complimenter les employés et reconnaître leur valeur afin d’augmenter leur efficacité et leur productivité.
    • Être transparent sur les résultats afin d’informer les salariés sur la situation actuelle. Cela les conduira à travailler encore plus si les résultats sont mauvais et, à l’inverse, à continuer sur leur lancée dans le cas d’un bilan positif.

    5. Proposez une organisation du travail flexible.

    Reconnaître la diversité des situations individuelles et offrir des solutions flexibles demeure impératif. Certains collaborateurs peuvent exprimer le besoin de maintenir un travail à distance, au moins de manière partielle.

    L’instauration de politiques flexibles, permettant par exemple le télétravail périodique ou la gestion personnalisée des horaires, démontre la capacité de l’entreprise à s’adapter aux aspirations et aux contraintes de chacun !

    En conclusion

    En somme, l’accompagnement attentif des collaborateurs lors du retour au bureau constitue une démarche prévoyante et inclusive, incarnant l’engagement de l’entreprise envers son capital humain. En offrant un outil de desk booking, un soutien psychologique, en favorisant la flexibilité, et en promouvant le bien-être global, l’entreprise édifie les bases d’une transition réussie et d’une reprise d’activités empreinte d’harmonie et de cohésion.

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