1 100 élèves, 80 permanents et 200 intervenants extérieurs ont accès à un parking de 207 places sur le campus de l’Ecole, proche du centre-ville de Pau. Un problème d’optimisation que Sharvy se fait fort de gérer depuis septembre 2020 !

La problématique de l’ESC Pau Business School

Membre de la Conférence des Grandes Ecoles, l’ESC Pau Business School est une institution gérée par la CCI de Pau qui l’a créée en 1969. En prenant ses fonctions de Directeur du Pôle Ressources en janvier 2020, Julien Urruty fait immédiatement face à deux problèmes. Ces fameux « irritants » du quotidien, dont se plaignent le corps professoral et les apprenants : les distributeurs proposent trop de junk food, et le parking est trop petit ! Grâce à internet, il identifie de nouvelles solutions innovantes et leurs acteurs. Il veut privilégier des services ancrés dans la modernité et avancer sur un déploiement effectif pour la rentrée.

Depuis 2 ans, l’accès au parking était redevenu libre, les barrières d’entrée étaient constamment relevées. Mais ce choix de la simplicité n’était pas sans poser problème. Ainsi, des élèves arrivaient en retard en cours car ils cherchaient où se garer, des stationnements étaient dangereux devant des sorties incendies ou en double-file, des élèves se garaient sur les places réservées aux professeurs, etc. Pourtant, la solution précédente, qui reposait sur un contrôle d’accès par badge, avait été abandonnée, pour surcharge de tracasseries. Il n’était plus question de réaffecter une personne à mi-temps sur cette gestion fastidieuse des badges.

« Dans une école, il y a forcément des étudiants nouveaux qui arrivent chaque année, d’autres qui partent, des badges qui se perdent… C’est une gestion très compliquée, qu’on avait jugé intenable et dont le principe avait été abandonné. »

Julien Urruty, Directeur du Pôle Ressources en charge du projet

Dans les faits, l’ESC Pau possède 207 places de parking pour pratiquement 1 400 usagers, pas tous motorisés. Et donc, des situations épisodiques mais régulières de saturation, imprévisibles à première vue. C’est ainsi que le choix se porta sur Sharvy qui permettait une analyse différente du problème. Si on tient compte des personnels absents – pour réunions extérieures, congés, maladies, RTT -, et qu’on réattribue les places vacantes à un demandeur, on récupèrerait des capacités. 

La mise en place de Sharvy

A l’ESC Pau, la mise en place de Sharvy passe d’abord par la mise en commun de tous les espaces de parking, autrefois distingués entre élèves et professeurs. Un traitement qui supprime une source de doléances. Auparavant, des places côté professeurs restaient visiblement vacantes, alors que le parking des élèves était plein… Au final, le projet sera rondement mené. Le sujet est lancé en avril 2020. Des rencontres et chiffrages arrivent jusqu’à la fin du printemps. Puis la décision est prise de contractualiser avec Sharvy en juin 2020, pour une mise en place programmée en septembre 2020, à la rentrée.

Dès fin août, les étudiants ont reçu un premier mail d’information générale. L’affichage est ensuite fait sur le campus pour annoncer le système. En parallèle, côté administrateur, l’outil est alimenté avec le fichier de toutes les adresses mails des usagers. Enfin, un envoi massif sur tous les comptes mail permet aux étudiants et aux personnels de se connecter sur la plateforme, de personnaliser leur compte avec un mot de passe et de l’activer.

« Dès le départ, les retours ont été très positifs, notamment des étudiants, ne serait-ce que le côté technologie qui leur a tout de suite plu ! Je suis avec mon smartphone, j’active et j’ouvre la barrière tout simplement en appuyant sur un bouton. L’effet waouh est certain ! Et le système est imparable. Si le conducteur se présente devant la barrière alors qu’il n’a pas de place réservée dans Sharvy, le système ne se déclenche pas. »

Julien Urruty, Directeur du Pôle Ressources en charge du projet

Depuis 2 ans, l’enseignement supérieur a subi des mutations pédagogiques profondes avec le recours massif aux technologies à distance. Donc les nouveaux moyens digitaux dans la gestion des ressources physiques apparaissent comme une mise à niveau bienvenue !

Les bénéfices et l’utilisation

En moins de 6 mois, l’application sera implémentée et connait un vrai succès : tant au plan pratique, puisqu’elle est plébiscitée par tous les usagers. Qu’au plan éthique : l’ESC Pau a retenu la solution d’une start-up française, de quoi satisfaire la culture d’entreprenariat promue sur le campus. 

« Ce qui me plaisait dans le concept, c’est à la fois qu’on donne de l’autonomie aux personnes, et qu’on insuffle de la technologie dans l’accès parking. Et puis le bénéfice usagers est évident, notamment pour nos étudiants et leur organisation personnelle ! »

Julien Urruty, Directeur du Pôle Ressources en charge du projet

En effet, en adressant ses demandes de place sur l’application, on est notifié 24h à 48h avant son arrivée.  Quand on part pour l’école, on sait qu’on peut compter sur une place, et qu’on ne se retrouvera pas devant un parking qui affiche complet. En revanche, en l’absence de notification de la part de Sharvy, on va partir un peu plus tôt car il faudra se garer plus loin. Dans tous les cas, en devenant prévisible, le parking a perdu totalement de son pouvoir de nuisance ! On sait anticiper, s’adapter et maîtriser !

Qui plus est, le parking devient un bien commun géré de façon collaborative. Quand on prévoit d’être absent du campus, on libère soi-même sa place pour la remettre dans le pot commun, à disposition des autres. Une attitude responsabilisante, respectueuse vis-à-vis de la communauté, et qui permet d’affirmer les conditions du vivre ensemble.

« Le succès est unanime ! L’outil fonctionne très bien, la technologie est parfaitement au point et l’acceptabilité totale ! »

Julien Urruty, Directeur du Pôle Ressources en charge du projet

Comme l’ESC Pau, libérez vos étudiants et votre personnel du stress quotidien provoqué par le parking et le stationnement !