Smart Office : la technologie en faveur des espaces de travail

Aux antipodes des bureaux traditionnels, le Smart Office devient progressivement un médiateur du bien-être et de la qualité de vie au travail. La raison est évidente : il permet de réinventer les espaces de travail des collaborateurs en y intégrant diverses technologies (capteurs intelligents, applications mobiles, plateformes et solutions IoT, etc).

C’est la raison pour laquelle il se développe rapidement au sein des entreprises. Toutefois, que représente exactement cette notion ? Et surtout, comment la technologie est-elle utilisée dans les espaces de travail ?

Qu’est-ce que le Smart office ?

Le Smart office, ou par traduction “bureau intelligent“, est un espace de travail innovant. Il propose des services connectés aux collaborateurs et permet de répondre à leurs besoins sur site grâce à la technologie : objets connectés, applications… Le Smart Office répond à plusieurs enjeux, comme par exemple : améliorer la productivité de ses collaborateurs, faciliter leur venue sur site, ou des tâches du quotidien, moderniser ses espaces de travail, économiser des frais de gestion… Les motivations premières peuvent être très diverses.

Mais toute démarche de digitalisation de l’espace de travail va pouvoir, en règle générale, servir à améliorer la marque employeur d’une entreprise. Celle-ci proposera des services modernes et digitaux répondant aux besoins de ses salariés, leur bien-être, leur Qualité de Vie et leurs Conditions de Travail (QVCT) seront donc renforcés.

Comment le Smart office est déployé dans les espaces de travail ?

Le Smart office peut être utilisé dans différents contextes, en voici quelques exemples :

1. Permettre la réservation d’espaces de travail

Les solutions digitales permettant de réserver un poste de travail, une place de parking, une salle de réunion, une place à la cafétéria, un espace de corpoworking, une zone de hot desking, etc… se multiplient. Elles répondent à un besoin grandissant. Qui n’a jamais vécu ce moment délicat de ne pas trouver une salle de réunion disponible alors que vous accueillez un visiteur important ? Ou devoir attendre plusieurs minutes à la cafétéria à l’heure du déjeuner qu’une table se libère ?

Avoir un outil digital dédié et partagé entre tous les collaborateurs permet d’éviter ces frustrations et surtout de lui faire gagner du temps. Il peut s’organiser un amont. Pour les salles de réunion, il est également possible de placer des tablettes à leur entrée pour réserver la salle ou voir ses disponibilités. La solution Sharvy est un parfait exemple qui répond à ces besoins.

2. Communiquer et informer ses collaborateurs

Au sein d’une entreprise, le partage d’information au bon moment et aux bonnes personnes est essentiel. Il s’agit là de veiller à ce que par exemple les managers soient informés d’une nouvelle importante sur la stratégie avant leur équipe. Et au contraire, pour des événements ou communications non confidentielles, que tout le monde puisse avoir accès à cette information.

La solution peut être d’installer des écrans de télévision dans les espaces communs ou de passage (sortie d’ascenseur, hall d’entrée…) pour diffuser ces communications. Les entreprises ayant une application mobile ou un intranet pourront opter pour le partage d’informations via ces canaux.

3. Repenser et réaménager les espaces de travail

Les objets connectés, tout comme les solutions de réservation permettent d’analyser l’utilisation des espaces et du matériel. Ainsi, en mettant en place ce type d’outils, l’entreprise pourra suivre divers indicateurs et prendre les bonnes décisions de gestion quant à l’aménagement de ses bureaux.

Par exemple :

Évaluer avec précision le taux d’occupation moyen de ses espaces de travail.
Recenser le nombre de collaborateurs et anticiper éventuellement une croissance d’effectifs.
Tenir compte de ses périodes d’affluence et des périodes plus creuses.
Observer les tendances et déterminer un taux de flex office cohérent.

4. Gérer les incidents

Un autre usage peut être la gestion des incidents, directement déclarés par les collaborateurs. Imaginons une personne souhaitant imprimer un document par exemple, mais l’imprimante est en panne : en scannant un QR code placé sur l’imprimante, il enverrait automatiquement une alerte au service informatique qui serait en mesure d’intervenir rapidement.

La gestion des incidents n’est pas à négliger quand on parle de qualité de vie au travail : le collaborateur s’attend à vivre une expérience fluide et sereine sur site, il est donc important qu’il ne subisse pas diverses pannes au fil de la journée.

5. Améliorer la performance énergétique des bâtiments

Ces dernières années, de nombreux dirigeants tirent profit du déménagement de l’entreprise pour prendre le contre-pied de l’organisation classique de leurs espaces de travail et (enfin) aménager dans un bâtiment intelligent.

Pour la plupart, adopter le Smart office est un moyen de répondre aux enjeux environnementaux en permettant la réduction de la consommation d’énergie. En effet, la technologie et notamment les objets connectés permettent de gérer efficacement un bâtiment. Par exemple, la mise en place de détecteur de présence permet d’allumer ou éteindre les lumières, les climatisations ou chauffages automatiquement. La bâtiment devient donc moins énergivore, et par conséquent, permet à l’entreprise de faire des économies.