Comment Sharvy simplifie la facturation multi-usages en entreprise ?

Les entreprises n’ont jamais autant partagé leurs espaces. Entre le flex office, les parkings d’entreprise & les bornes de recharge pour véhicules électriques, les usages se multiplient… et avec eux, les questions de suivi & de facturation. Qui utilise quoi ? Quand ? Et selon quelles règles ?

Dans certains pays, le simple fait de se garer sur son lieu de travail peut être facturé aux collaborateurs. Ailleurs, ce sont les recharges électriques qui doivent être suivies avec précision. Le problème n’est pas tant la facturation elle-même, mais la capacité à disposer de données fiables, centralisées & exploitables.

C’est dans ce contexte que des outils comme Sharvy prennent tout leur sens.

Dans cet article, nous verrons pourquoi la facturation multi-usages est devenue un véritable défi pour les entreprises, et comment une gestion intelligente des usages peut considérablement en réduire la complexité.

La complexité de la facturation multi-usages en entreprise.

La facturation peut rapidement devenir un casse-tête pour les entreprises & gestionnaires de sites. Entre bornes de recharge, bureaux flexibles, parkings… Chaque usage a ses propres règles & besoins. Comprendre cette complexité est essentiel pour saisir l’intérêt d’une solution centralisée comme Sharvy.

1. Les différents usages à gérer.

↪ Les bornes de recharge électriques.

Avec la multiplication des véhicules électriques, les entreprises & gestionnaires doivent proposer des bornes accessibles sur le parking d’entreprise (Loi LOM du 1er janvier 2025), puis suivre précisément leur utilisation. La facturation peut varier selon le temps de charge, la puissance délivrée, comme l’abonnement de l’utilisateur. Sans un outil adapté, il devient difficile de suivre chaque session de recharge et d’émettre une facture exacte & transparente.

↪ Les espaces de bureaux (coworking, flex office).

Les bureaux partagés ou flexibles exigent également une gestion fine des réservations & des usages. Certains utilisateurs réservent des espaces par créneaux horaires, d’autres à la journée, comme à la semaine. La facturation doit donc être flexible et refléter exactement la durée & le type d’utilisation. Les erreurs ou approximations peuvent générer des conflits et une mauvaise expérience utilisateur.

↪ Les parkings d’entreprise.

Dans de nombreux pays, notamment en Europe (ex. : le Luxembourg), certaines entreprises font payer les places de parking à leurs collaborateurs, surtout dans les zones urbaines où le stationnement est limité & coûteux. La facturation ne se limite pas à un simple abonnement mensuel : elle peut varier selon le type de place (intérieure, extérieure, premium), la durée d’utilisation, et même la fréquence de présence.

Les entreprises doivent donc gérer différents profils : les collaborateurs abonnés, ceux qui utilisent ponctuellement le parking, ou encore les visiteurs. Sans un système centralisé, suivre toutes ces transactions devient rapidement compliqué.

2. Les problèmes rencontrés.

↪ Une gestion manuelle fastidieuse & des erreurs fréquentes.

Certaines entreprises tentent de gérer la facturation à l’aide de fichiers Excel. Mais, cette approche présente plusieurs limites :

• • Du temps perdu : les équipes consacrent beaucoup d’heures à collecter les données, calculer les montants et générer les factures.
  • Des erreurs fréquentes : saisies incorrectes, oublis de facturation, double facturation…
  • Une difficulté d’adaptation : ajuster les tarifs ou intégrer de nouveaux usages devient un processus complexe & lent.

Ces difficultés montrent que la facturation manuelle n’est plus adaptée aux besoins actuels des entreprises, surtout lorsque plusieurs services sont concernés.

↪ Une multiplication des plateformes de facturation.

Dans de nombreuses organisations, chaque type d’usage (bornes de recharge, bureaux flexibles, parkings) est géré par un logiciel différent. Cette fragmentation crée plusieurs difficultés :

• • Les équipes doivent naviguer entre plusieurs interfaces pour suivre les consommations & générer des factures.
  • La consolidation des données devient chronophage, car il faut récupérer, comparer & croiser des informations provenant de systèmes différents.
  • Le risque d’incohérences entre plateformes augmente, ce qui peut créer des litiges avec les collaborateurs.

La multiplication des outils complexifie le quotidien et limite la visibilité globale sur les usages & les revenus.

↪ Un suivi complexe des paiements & des consommations.

Même lorsque la facturation est partiellement automatisée, le suivi des paiements & des consommations reste un défi.

Il faut d’abord recouper les données pour savoir qui a utilisé quelle ressource, à quelle date et à quel tarif. Cependant, il peut y avoir des erreurs de suivi qui peuvent générer des impayés comme des remboursements incorrects. Sans oublier que les rapports financiers sont souvent fragmentés et difficiles à analyser, ce qui complique la prise de décision et le pilotage des revenus.

Pour les parkings d’entreprise, par exemple, suivre précisément les places utilisées par les collaborateurs et facturer correctement selon le type d’usage peut rapidement devenir un casse-tête, surtout dans les pays où le paiement des places est obligatoire.

L’application Sharvy : une solution tout-en-un ?

Face à la complexité croissante des usages & à la fragmentation des outils, les entreprises ont avant tout besoin d’une vision claire & centralisée de l’utilisation de leurs espaces & services. C’est précisément sur ce point que Sharvy se distingue.

Sharvy propose une interface unique permettant de gérer l’ensemble des usages du site, quels que soient les services proposés :

• • Réservation des places de parking, classiques ou équipées d’une borne de recharge.
  • Suivi précis des bornes de recharge : utilisateurs, sessions, consommations en kWh, durée d’utilisation, incidents éventuels.
  • Réservation des espaces de travail : bureaux & coworking, par créneau horaire, à la demi-journée, comme à la journée.
  • Gestion des utilisateurs & des droits d’accès, selon les profils (collaborateurs, visiteurs, prestataires).

Toutes ces informations sont centralisées dans un seul outil, offrant une vision globale & en temps réel des usages. Cette centralisation est essentielle pour fiabiliser les données nécessaires à la mise en place de règles de facturation claires & équitables.

Sharvy simplifie également la gestion des transactions & du contrôle d’accès. Grâce à son intégration avec des solutions de paiement comme Stripe & des systèmes de contrôle d’accès, l’application permet de relier usage, autorisation & paiement, tout en réduisant les interventions manuelles.

Concrètement, comment Sharvy simplifie chaque usage ?

Prenons le cas d’une entreprise internationale située dans une grande métropole européenne, où les places de parking sont facturées aux collaborateurs et où des bornes de recharge sont mises à disposition.

Avant Sharvy, les équipes de gestion devaient croiser plusieurs outils pour reconstituer les usages : réservations d’un côté, consommations électriques de l’autre, présence réelle des collaborateurs ailleurs. La facturation reposait alors sur des estimations ou des retraitements manuels, avec un risque élevé d’erreurs & de contestations.

Avec Sharvy, chaque usage est automatiquement enregistré au moment où il se produit. Lorsqu’un collaborateur réserve une place de parking équipée d’une borne de recharge pour une journée, l’application associe la réservation à l’utilisateur, enregistre la durée d’occupation et suit précisément la consommation en kWh.

À la fin du mois, ces données sont consolidées : le service financier sait exactement combien de jours la place a été utilisée, combien d’énergie a été consommée et selon quels tarifs appliquer la facturation. Il a donc la vue sur cet ensemble, cependant, c’est Sharvy qui gère tout automatiquement.

Des notifications automatiques peuvent être envoyées aux utilisateurs pour les informer des montants dus ou des paiements à venir, réduisant les échanges manuels & les incompréhensions.

Dans ce contexte, Sharvy ne se positionne pas comme un outil de facturation, mais comme le socle de données fiable qui rend la facturation possible, juste & transparente.

En conclusion

À mesure que les entreprises diversifient leurs services (parkings, bornes de recharge, etc), la question n’est plus seulement de proposer ces usages, mais de les piloter avec précision. La facturation multi-usages n’est qu’une conséquence directe d’un enjeu plus large : disposer de données fiables, centralisées & exploitables.

Sharvy répond à ce besoin en structurant les usages réels, en apportant de la visibilité et en posant un cadre clair pour des règles de facturation justes & transparentes, sans alourdir les processus existants. En redonnant le contrôle aux équipes sur leurs espaces & leurs services, Sharvy permet aux entreprises de gagner en efficacité, en équité comme en sérénité.

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