Comment automatiser la gestion & le remboursement des frais de parking en entreprise ?

Vos collaborateurs peinent à trouver une place de parking lorsqu’ils viennent au bureau ? Certains doivent payer un stationnement à proximité du site faute de places disponibles ? Vous vous demandez si ces frais doivent être remboursés et comment gérer ces demandes sans multiplier les échanges d’e-mails & les traitements manuels ?

Avec le développement du travail hybride, la gestion du stationnement est devenue un véritable enjeu pour de nombreuses entreprises. Entre les parkings sous-utilisés certains jours, saturés à d’autres, les demandes de remboursement ponctuelles et la nécessité de garantir une expérience collaborateur fluide, les équipes RH & les services généraux doivent relever de nouveaux défis.

Dans cet article, nous faisons le point sur la réglementation française applicable aux frais de parking domicile-travail, les bonnes pratiques à mettre en place et les solutions permettant d’automatiser la gestion du stationnement. Focus.

Frais de parking domicile-travail : de quoi parle-t-on ?

Avant d’aborder les questions de remboursement comme d’automatisation, il est important de définir ce que recouvrent réellement les frais de parking domicile-travail.

Contrairement aux frais de stationnement engagés lors d’un déplacement professionnel, les frais de parking domicile-travail correspondent aux dépenses supportées par un collaborateur pour stationner son véhicule lorsqu’il se rend sur son lieu de travail habituel. Ces frais peuvent être occasionnels comme récurrents selon l’organisation de l’entreprise & les infrastructures disponibles sur site.

Concrètement, plusieurs situations peuvent se présenter :

• • Un collaborateur utilise un parking public payant à proximité des locaux.
  • Il souscrit un abonnement mensuel dans un parking privé situé près de l’entreprise.
  • Il doit régler des frais de stationnement ponctuels lors de ses journées de présence.
  • Il se gare à l’extérieur faute de place disponible dans le parking d’entreprise.

Cette problématique concerne de plus en plus d’organisations. Avec l’essor du travail hybride, les besoins en stationnement fluctuent fortement d’un jour à l’autre. Certaines places restent inoccupées lorsque les collaborateurs télétravaillent, tandis que les journées de forte affluence peuvent entraîner une saturation du parking d’entreprise et pousser certains collaborateurs à recourir à des solutions de stationnement payantes.

Les difficultés sont particulièrement marquées dans les grandes agglomérations où l’offre de stationnement est limitée & coûteuse. Pour les collaborateurs, ces frais peuvent rapidement représenter un budget conséquent. Pour les entreprises, ils soulèvent des questions d’équité, de gestion des ressources & de politique de mobilité.

L’entreprise doit-elle rembourser les frais de parking domicile-travail ?

C’est l’une des questions les plus fréquentes des employeurs comme des collaborateurs : lorsqu’un collaborateur doit payer un parking pour venir travailler sur site, l’entreprise est-elle tenue de prendre en charge cette dépense ? La réponse est simple : dans la plupart des cas, non.

↪ Aucune obligation légale de remboursement des frais de parking.

Contrairement aux frais engagés dans le cadre d’une mission professionnelle, les frais de parking liés aux trajets domicile-travail sont considérés comme des dépenses personnelles. À ce titre, la réglementation française n’impose pas aux employeurs de rembourser les frais de stationnement supportés par leurs collaborateurs pour se rendre sur leur lieu de travail habituel.

D’ailleurs, la France n’est pas une exception en matière de prise en charge des frais de parking domicile-travail. Dans la plupart des pays européens, ces dépenses sont considérées comme relevant du choix personnel du collaborateurs quant à son mode de transport.

Autrement dit, un collaborateur qui choisit de venir en voiture et de stationner dans un parking payant à proximité de l’entreprise ne peut pas exiger le remboursement de ces frais au titre d’une obligation légale.

Cette règle s’explique par le fait que le choix du mode de transport utilisé pour effectuer le trajet domicile-travail relève généralement de la responsabilité du collaborateurs.

↪ Les obligations de l’employeur concernent les transports collectifs.

Si les frais de parking ne font pas l’objet d’une prise en charge obligatoire, la loi prévoit néanmoins certaines obligations en matière de mobilité.

Les employeurs doivent notamment rembourser au moins 50% du coût des abonnements aux transports publics utilisés par les collaborateurs pour leurs trajets domicile-travail. Cette obligation concerne par exemple les abonnements de train, de métro, de tramway, comme de bus (Article R3261-1 du Code du travail, Legifrance).

L’objectif est d’encourager l’utilisation des mobilités alternatives à la voiture individuelle et de faciliter les déplacements quotidiens des collaborateurs.

↪ Dans quels cas l’entreprise peut-elle choisir de rembourser le parking ?

Même en l’absence d’obligation légale, certaines entreprises décident de prendre en charge tout ou partie des frais de parking de leurs collaborateurs.

Cette décision peut répondre à plusieurs objectifs :

• • Améliorer l’expérience collaborateur.
  • Faciliter le retour sur site.
  • Compenser l’absence de parking d’entreprise.
  • Accompagner une politique de mobilité spécifique.
  • Répondre à des contraintes géographiques & organisationnelles.

Par exemple, une entreprise implantée dans un centre-ville où les possibilités de stationnement sont limitées peut choisir d’accorder une participation aux frais de parking. De même, certaines organisations prévoient des remboursements ponctuels lorsque le parking interne est complet.

Pourquoi mettre en place une politique de prise en charge du parking ?

Même si la loi n’impose pas aux employeurs de rembourser les frais de parking domicile-travail, de plus en plus d’entreprises choisissent d’encadrer ce sujet au travers d’une politique dédiée. Pourquoi ? Parce que le stationnement est devenu un véritable enjeu d’expérience collaborateur, d’équité & d’attractivité.

1. Faciliter la venue sur site.

À l’heure du travail hybride, convaincre les collaborateurs de revenir au bureau est devenu un défi pour de nombreuses organisations. Or, lorsque venir sur site implique de chercher une place pendant plusieurs minutes, comme de payer un parking à proximité, l’expérience collaborateur peut rapidement se dégrader.

Mettre en place une politique de prise en charge du parking permet alors de réduire certains freins à la présence sur site et d’offrir davantage de confort aux collaborateurs concernés.

2. Répondre à des contraintes géographiques spécifiques.

Toutes les entreprises ne bénéficient pas des mêmes conditions d’accessibilité. Les sites implantés en centre-ville, dans des zones d’activité très fréquentées, comme dans des secteurs mal desservis par les transports en commun sont souvent confrontés à des problématiques de stationnement plus importantes.

Dans ces situations, une participation aux frais de parking peut constituer une solution pour accompagner les collaborateurs et tenir compte des contraintes réelles auxquelles ils sont confrontés.

3. Favoriser l’équité entre les collaborateurs.

La question du parking est souvent source de frustrations. Certains collaborateurs disposent d’une place attribuée, tandis que d’autres doivent se garer à l’extérieur et assumer des frais supplémentaires.

Une politique claire permet de définir des règles transparentes : qui peut bénéficier d’une place de parking ? Dans quels cas un remboursement est-il possible ? Quels critères de priorité sont appliqués ?

L’objectif n’est pas nécessairement de rembourser tout le monde, mais de garantir un traitement équitable et compréhensible pour l’ensemble des collaborateurs.

4. Renforcer l’attractivité de l’entreprise.

Les avantages liés à la mobilité font désormais partie des éléments pris en compte par les candidats lorsqu’ils choisissent un employeur. Au même titre que le télétravail, les titres de transport, comme le forfait mobilités durables, la prise en charge du stationnement peut contribuer à renforcer la marque employeur.

Pour certaines populations, notamment dans les zones où la voiture reste indispensable, cet avantage peut même constituer un critère différenciant.

5. Mieux maîtriser les coûts liés au stationnement.

Paradoxalement, mettre en place une politique de parking permet aussi de mieux contrôler les dépenses. En définissant des règles précises, des plafonds de remboursement & des critères d’éligibilité, l’entreprise évite les demandes ponctuelles traitées au cas par cas et limite les risques d’incohérence.

Cette démarche offre également une meilleure visibilité sur les besoins réels en stationnement et facilite le pilotage des coûts associés.

Une politique qui ne doit pas se limiter au remboursement du parking.

Toutefois, rembourser les frais de parking ne constitue pas toujours la solution la plus efficace. Dans de nombreuses entreprises, le véritable enjeu consiste avant tout à optimiser l’utilisation des places disponibles.

Avant de prendre en charge des frais de stationnement externes, il est souvent pertinent de s’interroger sur l’occupation réelle du parking de l’entreprise : les places sont-elles utilisées de manière optimale ? Certaines restent-elles inoccupées lorsque les collaborateurs télétravaillent ? Les règles d’attribution sont-elles adaptées aux nouveaux modes de travail ?

C’est précisément sur ces problématiques que les solutions de gestion du parking comme Sharvy apportent une réponse, en permettant aux entreprises d’optimiser leurs espaces de stationnement et de limiter le recours aux parkings payants externes.

Comment automatiser la gestion du parking d’entreprise avec Sharvy ?

↪ Réserver une place de parking avant de venir sur site.

L’un des principaux défis des entreprises aujourd’hui est de garantir aux collaborateurs une visibilité sur les places disponibles avant leur venue au bureau. Sans système de réservation, certains collaborateurs peuvent arriver sur site sans solution de stationnement, tandis que des places restent parfois inoccupées toute la journée.

Avec Sharvy, les collaborateurs peuvent consulter les disponibilités en temps réel et réserver une place de parking en quelques clics selon leurs jours de présence. En cas de télétravail ou d’absence, leur réservation peut être libérée (s’ils sont titulaires) afin de remettre la place à disposition d’autres utilisateurs.

Cela permet d’augmenter le taux d’occupation du parking et de réduire les situations où des collaborateurs sont contraints de se garer dans un parking externe payant faute de place disponible.

↪ Prioriser l’accès au parking d’entreprise selon des règles internes.

Toutes les places de parking n’ont pas vocation à être attribuées de manière identique. Certaines entreprises souhaitent par exemple donner la priorité à des collaborateurs présents quotidiennement sur site, à des personnes en situation de handicap & aux femmes enceintes, comme à des profils ayant des contraintes particulières de mobilité.

Sharvy permet de configurer facilement ces règles d’attribution afin d’automatiser l’accès aux places selon les critères définis par l’entreprise. Cette approche favorise une gestion plus équitable du stationnement tout en limitant les arbitrages manuels & les frustrations.

↪ Réduire le recours au parking payant externe.

Lorsque le parking d’entreprise est mal exploité, certains collaborateurs peuvent être contraints de se garer dans des parkings publics ou privés payants à proximité du site.

En optimisant l’utilisation des places disponibles & en améliorant leur rotation, Sharvy contribue à réduire ces situations. Les collaborateurs disposent d’une meilleure visibilité sur les places accessibles, ce qui limite le recours aux solutions de stationnement externes.

↪ Centraliser toutes les demandes liées au stationnement.

La gestion du parking ne se limite pas à la réservation des places. Annulations, demandes exceptionnelles, gestion des accès comme suivi des usages : autant de tâches qui peuvent rapidement devenir chronophages lorsqu’elles sont traitées manuellement.

Sharvy centralise l’ensemble de ces informations dans une seule plateforme. Les équipes RH, workplace & les services généraux bénéficient ainsi d’une vision claire des usages et peuvent piloter plus efficacement leur politique de stationnement.

↪ Facturer certaines places de parking directement depuis l’application Sharvy.

Sharvy permet également aux entreprises de mettre en place une gestion payante de certaines zones de stationnement si elles le souhaitent. Il est par exemple possible de facturer les places réservées aux visiteurs ou de demander une participation financière aux collaborateurs pour l’utilisation de certaines places & services spécifiques (bornes de recharge, location de vélo d’entreprise, etc).

L’ensemble du processus est automatisé au sein de la plateforme, ce qui évite les traitements administratifs manuels et garantit une gestion transparente pour tous les utilisateurs.

Enfin, comment encadrer le remboursement des frais de parking avec une politique claire ?

Si l’entreprise choisit de prendre en charge certains frais de parking, il est essentiel de définir des règles précises afin de garantir un traitement équitable et d’éviter les demandes au cas par cas.

La politique de stationnement doit notamment préciser les situations ouvrant droit à un remboursement (parking interne complet, venue exceptionnelle sur site, contraintes particulières, etc), les conditions de prise en charge, les éventuels plafonds applicables ainsi que les justificatifs à fournir.

Une communication claire auprès des collaborateurs permet également de limiter les incompréhensions et de simplifier la gestion administrative. L’objectif est de disposer d’un cadre transparent, cohérent et facilement applicable par l’ensemble des parties prenantes.

En conclusion

Bien que les employeurs ne soient pas légalement tenus de rembourser les frais de parking engagés par les collaborateurs pour leurs trajets domicile-travail, le stationnement est devenu un véritable sujet d’organisation & d’expérience collaborateur. Entre la généralisation du travail hybride, les difficultés d’accès à certains sites et la nécessité de garantir une gestion équitable des places disponibles, les entreprises ont tout intérêt à structurer leur politique de stationnement.

Cependant, avant même de se poser la question du remboursement des frais de parking, il est souvent pertinent de s’interroger sur l’utilisation des ressources existantes. Une meilleure gestion des places disponibles permet non seulement de limiter le recours aux parkings externes payants, mais aussi de réduire les tâches administratives associées aux demandes de remboursement.

Grâce à une solution comme Sharvy, les entreprises peuvent privilégier la réservation des places, définir des règles d’attribution adaptées à leurs besoins, centraliser les demandes de stationnement et, si nécessaire, mettre en place une facturation simplifiée de certaines zones de parking. Résultat : une gestion plus efficace, plus équitable et plus transparente pour l’ensemble des collaborateurs.

Une question ? Consultez la FAQ suivante !  

Les frais de parking sont-ils considérés comme des frais professionnels ?

Les frais de parking liés à un déplacement professionnel peuvent être considérés comme des frais professionnels et être remboursés par l’employeur. En revanche, les frais de stationnement engagés dans le cadre des trajets domicile-travail sont généralement assimilés à des dépenses personnelles.

Comment limiter les demandes de remboursement de frais de parking ?

La meilleure solution consiste souvent à optimiser l’utilisation des places de parking existantes. En permettant aux collaborateurs de réserver leur place à l’avance et en améliorant le taux d’occupation du parking, les entreprises réduisent les situations où les salariés sont contraints de recourir à un stationnement externe payant.

Peut-on facturer les places de parking via Sharvy ?

Oui. Sharvy permet de mettre en place une gestion payante de certaines zones de stationnement. Les entreprises peuvent par exemple facturer les places destinées aux visiteurs ou demander une participation financière aux collaborateurs selon leur politique interne. L’ensemble du processus est automatisé au sein de la plateforme.

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