Qu’est-ce que le Workspace-as-a-Service (WaaS) ?
Le Workspace-as-a-Service (WaaS) désigne une nouvelle approche de l’espace de travail dans laquelle les bureaux, les services & les équipements sont gérés comme des ressources flexibles, accessibles à la demande et pilotées par la donnée.
Dans un modèle WaaS, l’entreprise ne considère plus le bureau comme un espace fixe attribué en permanence à un collaborateur, mais comme un service évolutif capable de s’adapter aux usages réels.
Les postes de travail, salles de réunion, parkings, bornes de recharge & espaces collaboratifs deviennent ainsi réservables & mutualisés selon les besoins quotidiens des équipes.
Pourquoi le Workspace-as-a-Service transforme les entreprises ?
Le développement du travail hybride a profondément modifié l’utilisation des bureaux.
Aujourd’hui, les entreprises doivent gérer des taux de présence variables, des besoins de collaboration plus dynamiques et une forte pression sur les coûts immobiliers. Le modèle WaaS répond à ces enjeux en apportant plus de flexibilité & de pilotage.
L’espace de travail devient alors un service ajustable en temps réel : les collaborateurs réservent uniquement les ressources dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Cette approche permet d’éviter les espaces sous-utilisés tout en améliorant l’expérience collaborateur.
Comment fonctionne concrètement le Workspace-as-a-Service ?
Le WaaS repose sur des applications capables de centraliser la gestion des espaces & des services associés.
Depuis une application unique (exemple : Sharvy), les collaborateurs peuvent :
- Réserver un poste de travail,
- Choisir un créneau pour une salle de réunion,
- Réserver une place de parking,
- Accéder à une borne de recharge,
L’entreprise peut ensuite appliquer des règles intelligentes selon les métiers, les zones ou les niveaux de priorité.
Par exemple, certains collaborateurs peuvent être autorisés à réserver uniquement dans une zone dédiée à leur équipe, tandis que certaines ressources peuvent être mutualisées entre plusieurs départements.
Le système analyse également les données d’occupation afin d’optimiser l’utilisation réelle des espaces.
Le rôle des solutions comme Sharvy dans le modèle WaaS
Le Workspace-as-a-Service ne repose pas uniquement sur la flexibilité des espaces, mais sur la capacité de l’entreprise à piloter ses ressources de travail comme de véritables services. C’est dans cette logique que des solutions comme Sharvy prennent tout leur sens.
Sharvy permet de centraliser l’ensemble des ressources du quotidien (bureaux, salles, parkings, bornes de recharge, etc) dans une plateforme unique accessible aux collaborateurs. Chaque espace devient alors réservable à la demande, selon les besoins réels & la présence sur site.
Mais la valeur du modèle WaaS ne se limite pas à la réservation. La plateforme permet surtout d’organiser intelligemment les usages. Une entreprise peut par exemple créer des zones dédiées à certains métiers ou équipes, définir des règles d’accès spécifiques, limiter certaines réservations ou adapter les capacités selon les périodes de forte affluence.
Grâce aux données de présence & d’occupation, l’entreprise obtient une vision précise de la manière dont ses espaces vivent au quotidien. Elle peut identifier les zones sous-utilisées, anticiper les besoins futurs et ajuster son organisation de façon continue.
Avec cette approche, les bureaux ne sont plus des espaces figés attribués définitivement. Ils deviennent des ressources dynamiques, flexibles et pilotées en temps réel, capables de s’adapter aux nouveaux rythmes de travail hybrides et aux besoins évolutifs des collaborateurs.