La CAF de la Loire parvient à satisfaire 98% des besoins de stationnement de ses 300 collaborateurs avec 60 places de parking, et ce grâce à Sharvy.

2022

Lancement de Sharvy

Places

300

Collaborateurs

98%

Demandes satisfaites

Contexte de la CAF de la Loire

La Caisse d’Allocations Familiales de la Loire (CAF) est un organisme de droit privé chargé de gérer et de verser les prestations liées aux allocations familiales. Elle s’inscrit dans le réseau national coordonné par la Caisse Nationale des Allocations Familiales (CNAF). La CAF propose aux familles du département des aides sous forme de compléments de revenus, d’aide à l’équipements, ainsi que des services de suivi et de conseil.

Le siège de la CAF de la Loire basé dans le centre de Saint Etienne compte environ 300 collaborateurs pour un parking de 60 places. Si bien qu’historiquement, la direction des Ressources Humaines devait gérer manuellement une liste d’attribution des places. Pour ce faire, elle se basait sur des critères géographiques, de contraintes familiales ou encore de santé et handicap. Plus on remplissait de critères, plus on avait de chance d’obtenir une place. Ainsi, une fois par an, les 60 places que comptaient le parking étaient toutes attitrées à un collaborateur selon son nombre de points. En cas d’absence, il était très fréquent que le titulaire prévienne l’un de ses collègues pour lui faire bénéficier de son stationnement. Cependant, ce système informel posait trois problèmes majeurs :

Un souci d’équité envers les nouveaux arrivants qui ne connaissaient pas encore leurs collègues et donc ne pouvaient pas bénéficier de ce partage de places.
Une poignée de collaborateurs avait accès au parking, alors que les autres devaient chercher de longues minutes une place dans les rues alentour où l’offre de stationnement est très faible.
Enfin, des places nominatives étaient quotidiennement inoccupées car leurs titulaires absents.

« Le système de récupération des places de parking en cas d’absence d’un titulaire reposait sur la connaissance préalable de la personne absente et la constitution d’un binôme. Ce fonctionnement pouvait poser problème pour les nouveaux arrivants, qui ne connaissaient pas encore leurs collègues et se retrouvaient sans possibilité de stationnement, malgré la disponibilité apparente de places chaque jour. Ce dispositif pouvait donc sembler peu équitable. »

Didier EPINAT
Responsable Informatique et MSSI – CAF de la Loire

Les frustrations et plaintes concernant le stationnement étaient donc fréquentes, notamment depuis la mise en place du télétravail 2 jours par semaine qui a accentué ces problématiques. C’est pourquoi les services des Ressources Humaines et Informatique ont pris le sujet en main afin de transformer le parking de la CAF de la Loire et en faire un bien commun.

Mise en place de Sharvy chez la CAF de la Loire

Une fois la problématique identifiée par les Ressources Humaines, le service Informatique a recherché une solution permettant le partage efficace des places de parking de la CAF de la Loire. Après quelques tests et une présentation, Sharvy, l’application de gestion de parking d’entreprise, s’est avérée être celle qui répondait le mieux à ce besoin.

« Les équipes Sharvy sont très réactives et disponibles. Dès que nous avons une question, nous avons rapidement un retour ce qui est très appréciable. Nous avons été très bien accompagnés lors de nos tests, puis de notre POC et enfin lors du lancement. »

Didier EPINAT
Responsable Informatique et MSSI – CAF de la Loire

Dans un premier temps, les collaborateurs de la CAF de la Loire ont rempli un formulaire leur attribuant un certain nombre de points selon les critères géographiques, de contraintes familiales, etc. Ainsi, la direction des Ressources Humaines a créé deux listes : une liste principale et une secondaire. Les collaborateurs figurant dans la liste principale se sont vus attribuer une place qu’ils doivent libérer les jours où ils ne sont pas sur site. Ceux de la secondaire quant à eux peuvent faire leur demande de places les jours où ils en souhaitent une afin d’obtenir celle d’un collègue absent. Ces listes sont révisées annuellement pour prendre en compte des changements de situation de certains agents.

Pour une meilleure équité entre collaborateurs, la CAF de la Loire a sélectionné l’algorithme d’attribution équitable de Sharvy. Il permet d’attribuer une place disponible au demandeur en ayant le moins reçu dans les 2 derniers mois. Et non pas de privilégier les plus rapides à faire leurs réservations. De ce fait, tous les demandeurs ont les mêmes chances d’obtenir une place. Et pour optimiser le partage des places, Sharvy est connectée au SIRH de la CAF de la Loire. De cette manière, la réservation est bloquée et les places obtenues libérées en cas d’absence déclarée dans ce logiciel.

De plus, pour optimiser les accès au parking, un module IoT a été installé sur l’automatisme d’ouverture de la barrière et connecté à l’application. Ainsi, si un collaborateur a une réservation active le jour J, il aura un bouton « Ouvrir » dans son application Sharvy et pourra entrer sur le parking. À l’inverse, s’il n’a pas de réservation, il ne pourra pas y accéder. Ce système permet d’éviter les erreurs ou abus, en limitant les entrées au parking seulement aux personnes ayant obtenu une place.

« L’ouverture de la barrière via l’application est très pratique et facilite vraiment l’entrée au bâtiment. C’est un réel avantage pour nos utilisateurs. Et aussi pour l’entreprise qui n’a plus à gérer les télécommandes et les badges. »

Didier EPINAT
Responsable Informatique et MSSI – CAF de la Loire

Une fois le paramétrage effectué, les directions des Ressources Humaines et Communication ont informé les agents de la CAF de la Loire des changements à venir en leur partageant un guide utilisateur de l’application fourni par Sharvy. De cette manière, les agents ont rapidement adopté l’outil, et ce dès son lancement à la rentrée de septembre 2022.

Fonctionnalités favorites

Parking multisites - Fonctionnalité Sharvy

Les 3 fonctionnalités les plus utilisées chez la CAF de la Loire sont :

Les réservations administrateurs pour forcer l’attribution d’une place à un utilisateur un jour donné.
L’ouverture de la barrière du parking grâce au module IoT et au bouton présent dans l’application Sharvy.
La gestion des priorités pour assurer à des utilisateurs de la liste complémentaire d’obtenir une place de parking sur une période donnée, en cas de grossesse ou problèmes de santé ponctuels par exemple.

Bénéfices observés

L’avantage principal de Sharvy pour la CAF de la Loire a été l’ouverture du parking à l’ensemble des collaborateurs souhaitant y accéder. En effet, c’est désormais un bien commun, partagé entre tous. Ce n’est plus un privilège réservé à une soixantaine de personnes. Et ce, tout en garantissant tout de même une place à l’ensemble des collaborateurs lorsqu’ils en ont besoin. En effet, 98% des demandes de places sont aujourd’hui satisfaites, les situations de saturation sont très rares. Ainsi, Sharvy favorise ainsi le bien-être au travail des agents de la CAF de la Loire. Ils n’ont plus à se soucier tous les matins de trouver une place de parking.

« En moyenne, 98% des demandes de places sont satisfaites. Les tensions auxquelles nous faisions face avant ont été apaisées. Finalement, nos agents sont très satisfaits de la solution Sharvy et de la gestion du parking qui en découle. »

Didier EPINAT
Responsable Informatique et MSSI – CAF de la Loire

L’entrée au parking a également été grandement facilité par l’installation du module IoT. Auparavant, les agents devaient descendre de leur véhicule pour aller badger au portail. Désormais, plus besoin de sortir de leur voiture, tout se passe sur leur smartphone ! Certains titulaires possédaient des télécommandes qui elles ont été en grande partie supprimées permettant de faire des économies financières et faciliter la gestion pour l’équipe Environnement de Travail.

La solution Sharvy apportant totale satisfaction pour la gestion des places de parking, elle sera prochainement déployée pour le pilotage des bornes de recharge pour véhicules électriques. En d’autres termes, depuis l’application, les utilisateurs pourront démarrer et arrêter la recharge de leur véhicule. Ils pourront également être informés lorsque celle-ci est terminée et suivre leurs consommations. Les administrateurs quant à eux auront la vue sur les différentes recharges effectuées et l’état en temps réel de leurs bornes.

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