Facturation & bornes de recharge : comment simplifier la gestion pour vos collaborateurs ?

Vous avez installé des bornes de recharge sur votre parking d’entreprise ? C’est une excellente première étape pour accompagner la transition vers la mobilité électrique. Mais une question se pose souvent trop tard : comment allez-vous gérer leur utilisation au quotidien ?

Et oui : derrière une borne de recharge se cache une réalité plus complexe qu’il n’y paraît.

Un collaborateur recharge son véhicule personnel, un autre utilise une voiture de fonction, un visiteur se branche ponctuellement. Mais qui doit payer ? À quel tarif ? Comment suivre les consommations ? Et surtout, comment éviter que ces questions se transforment en une succession de fichiers Excel, de vérifications manuelles & d’échanges chronophages ?

À mesure que les véhicules électriques se démocratisent, les bornes deviennent un véritable service proposé aux collaborateurs. Elles doivent donc être aussi simples à utiliser qu’à administrer.

Dans cet article, découvrez les principaux enjeux liés à la facturation des bornes de recharge en entreprise, les erreurs à éviter & les solutions permettant d’automatiser leur gestion pour offrir une expérience plus fluide aux collaborateurs, comme aux gestionnaires de site. Focus.

Pourquoi la facturation des bornes devient-elle un enjeu en entreprise ?

Avec l’essor des véhicules électriques & hybrides rechargeables, les bornes de recharge s’imposent progressivement comme un équipement incontournable en entreprise. Cette évolution est également portée par les réglementations qui encouragent, voire imposent dans certains cas, le déploiement d’infrastructures de recharge sur les parkings d’entreprise.

Or, si cette évolution représente un atout pour la mobilité & la qualité de vie au travail, elle complexifie aussi la gestion quotidienne. Tous les utilisateurs n’ont pas les mêmes droits, ni les mêmes conditions d’accès : certains bénéficient d’une recharge gratuite, d’autres doivent être facturés en fonction de leur consommation, tandis que certaines entreprises choisissent de prendre en charge une partie des coûts.

Chaque situation peut nécessiter une gestion différente. Sans une solution adaptée, les équipes en charge des services généraux & de la mobilité doivent alors jongler avec différentes informations : qui a utilisé une borne, à quel moment, pendant combien de temps et quelle quantité d’énergie a été consommée. Ces données sont indispensables pour établir une facturation juste, mais leur collecte & leur traitement peuvent rapidement devenir chronophages lorsqu’ils sont réalisés manuellement.

L’enjeu ne se limite d’ailleurs pas à la facturation. Les entreprises ont également besoin de suivre l’utilisation de leurs infrastructures afin de vérifier que les bornes sont suffisamment disponibles, d’identifier les éventuels abus, comme de mieux anticiper leurs dépenses énergétiques. Disposer d’une vision claire des consommations par utilisateur ou par borne devient alors un véritable levier pour piloter efficacement son parc de recharge.

Les différentes méthodes de facturation possibles.

Une fois les bornes installées, l’entreprise doit définir une politique de recharge claire. Doit-elle offrir ce service gratuitement ? Demander une participation aux collaborateurs ? Facturer uniquement certains usages ?

Il n’existe pas une seule bonne réponse : le choix dépend du modèle de l’entreprise, du profil des utilisateurs & de ses objectifs (avantage collaborateur, maîtrise des coûts, optimisation des infrastructures, etc).

1. La recharge gratuite : un avantage proposé aux collaborateurs.

Certaines entreprises choisissent de prendre entièrement en charge les coûts de recharge. Cette approche peut être un véritable avantage en matière de marque employeur, notamment dans un contexte où de plus en plus de collaborateurs adoptent un véhicule électrique.

En France, lorsqu’une entreprise met à disposition des bornes de recharge sur son parking, un collaborateur peut recharger gratuitement son véhicule personnel sur son lieu de travail sans que cet avantage soit considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations sociales. Cette mesure est actuellement prévue jusqu’au 31 décembre 2027 (Arrêté du 25 février 2025).

Cette gratuité offre également une gestion simplifiée : l’entreprise n’a pas besoin de calculer les consommations individuelles, ni de mettre en place un système de facturation.

Cependant, cette solution peut rapidement atteindre ses limites lorsque le nombre d’utilisateurs augmente. Sans suivi précis, l’entreprise peut difficilement mesurer ses dépenses énergétiques, répartir les usages de manière équitable ou éviter qu’une borne soit monopolisée trop longtemps par un même véhicule.

2. La facturation selon la consommation réelle (au kWh).

La facturation au kilowattheure consommé est aujourd’hui l’une des méthodes les plus utilisées. Chaque recharge est associée à un utilisateur et facturée selon la quantité d’énergie réellement consommée.

Cette approche est perçue comme plus équitable : chacun paie uniquement ce qu’il utilise. Elle permet également à l’entreprise de mieux maîtriser ses coûts en ayant une vision précise des consommations.

Cependant, pour fonctionner efficacement, cette méthode nécessite un système capable d’identifier automatiquement les utilisateurs, de mesurer les consommations et de générer les données nécessaires à la facturation.

Avec Sharvy, les entreprises peuvent justement simplifier cette gestion en réunissant la réservation des places de parking & l’utilisation des bornes de recharge au sein d’une seule application. Un collaborateur peut ainsi réserver une place équipée d’une borne depuis l’application, selon les règles définies par l’entreprise (accès prioritaire, durée maximale, créneaux disponibles, etc).

Une fois la recharge effectuée, les informations liées à la session sont automatiquement associées au bon utilisateur : durée de recharge, consommation d’énergie, historique des utilisations, etc. Les équipes en charge du parking disposent ainsi d’une vision claire des usages et peuvent plus facilement appliquer leur politique de facturation, sans avoir à effectuer de suivi manuel.

3. Le forfait mensuel : une solution plus simple à administrer.

Certaines entreprises préfèrent mettre en place un forfait fixe mensuel pour les collaborateurs qui utilisent régulièrement les bornes. Le principe est simple : l’utilisateur paie un montant défini à l’avance, quel que soit son niveau exact de consommation.

Cette solution facilite la gestion administrative et offre davantage de visibilité aux collaborateurs comme à l’entreprise. En revanche, elle peut être moins précise puisqu’elle ne reflète pas forcément la consommation réelle de chaque utilisateur.

4. La prise en charge partielle des frais de recharge.

Un autre modèle consiste à partager les coûts entre l’entreprise & le collaborateur. Par exemple, l’entreprise peut financer une partie de la recharge dans le cadre d’un avantage collaborateur, tandis que celui-ci prend en charge le reste.

Cette approche permet de trouver un équilibre entre accompagnement à la transition électrique & maîtrise budgétaire. Elle nécessite néanmoins de définir clairement les règles applicables : quels utilisateurs sont concernés ? Quelle part est prise en charge ? Comment suivre les consommations ?

Finalement, quel que soit le modèle choisi, le principal enjeu reste le même : disposer de données fiables pour appliquer les bonnes règles de facturation. Sans outil adapté, la gestion peut rapidement devenir complexe, notamment lorsque plusieurs profils d’utilisateurs & plusieurs modes de prise en charge coexistent.

Comment automatiser toute la gestion de la recharge en entreprise ?

1. Centraliser les données d’usage dans une seule plateforme.

Lorsque les informations liées aux bornes sont dispersées entre différents outils & fichiers, leur gestion devient rapidement chronophage. Une plateforme centralisée permet de retrouver au même endroit les utilisateurs, les réservations, les consommations & les coûts associés. Les équipes disposent ainsi d’une vision claire de l’utilisation des infrastructures, sans avoir à effectuer de multiples vérifications manuelles.

2. Intégrer la gestion des bornes avec celle du parking.

Une borne de recharge n’est jamais indépendante : elle est toujours liée à une place de parking. Il est donc logique de gérer ces deux éléments ensemble. En associant parking & recharge, le collaborateur peut réserver directement une place équipée d’une borne et l’entreprise peut même suivre l’occupation de ses espaces.

Cette gestion est tout à fait possible grâce à l’application Sharvy. Les collaborateurs réservent leur emplacement, accèdent aux services disponibles & les équipes administratives suivent facilement les usages.

3. Automatiser les règles de facturation.

Grâce à une solution dédiée, l’entreprise peut appliquer un tarif différent selon le profil de l’utilisateur, distinguer les véhicules personnels des véhicules de fonction, comme définir un plafond de consommation.

Une fois ces règles configurées, les données de recharge sont automatiquement associées au bon utilisateur : nombre de sessions, durée de recharge, quantité d’énergie consommée & coût associé. L’entreprise n’a donc plus besoin de récupérer les informations manuellement, de vérifier chaque utilisation, comme de recalculer les montants à facturer.

4. Réduire les tâches administratives.

L’automatisation de la gestion des bornes de recharge permet avant tout de simplifier le quotidien des équipes qui en assurent le suivi. Sans solution dédiée, les informations sont souvent éparpillées entre relevés manuels, fichiers Excel & échanges avec les collaborateurs pour identifier les consommations & vérifier les usages.

En utilisant une application comme Sharvy, les données de recharge sont collectées automatiquement : l’entreprise connaît les utilisateurs, les sessions effectuées, les consommations associées & les coûts correspondants. Les règles définies en amont sont appliquées automatiquement, ce qui limite les interventions manuelles et réduit le risque d’erreurs.

Alors, pourquoi associer gestion du parking & gestion des bornes de recharge ?

Les bornes de recharge & les places de parking sont deux éléments indissociables : une borne n’est utile que si la place associée est disponible au bon moment. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, ces deux sujets sont encore gérés séparément, ce qui peut rapidement créer des difficultés au quotidien.

En associant ces deux sujets, l’entreprise simplifie à la fois :

↪ L’expérience des collaborateurs: ces derniers peuvent réserver directement une place équipée d’une borne, selon les règles définies par l’entreprise, sans avoir à utiliser plusieurs outils ou à effectuer des démarches supplémentaires. Ils savent ainsi à l’avance qu’une place adaptée les attend et peuvent organiser plus facilement leurs déplacements.

↪ L’utilisation des infrastructures : par exemple, en évitant qu’une place équipée d’une borne soit réservée par un véhicule qui n’a pas besoin de recharge. L’entreprise optimise ainsi l’utilisation de ses équipements existants et garantit un meilleur accès aux bornes pour les collaborateurs qui en ont réellement besoin.

↪ Le suivi et le pilotage des usages : en regroupant les données liées au stationnement & à la recharge, les équipes disposent d’une vision plus complète de leurs infrastructures : taux d’occupation des places équipées, fréquence d’utilisation des bornes, consommations & besoins réels des collaborateurs. Ces informations permettent d’ajuster plus facilement la politique de mobilité et les investissements futurs.

Grâce à Sharvy, les entreprises disposent d’une solution unique pour gérer à la fois leur(s) parking(s) & leurs bornes de recharge. La gestion opérationnelle est simplifiée tout en offrant une expérience plus fluide aux collaborateurs : un seul outil pour réserver, accéder aux services disponibles & suivre l’utilisation des équipements.

En conclusion

La facturation des bornes de recharge en entreprise ne doit pas devenir un frein au développement de la mobilité électrique. Si les collaborateurs attendent avant tout un service simple & accessible, les entreprises ont, de leur côté, besoin de garder une maîtrise claire des usages & des coûts associés. Le véritable enjeu est donc de trouver le bon équilibre entre facilité d’utilisation & pilotage efficace pour accompagner sereinement l’évolution des nouveaux usages de mobilité en entreprise.

Une question ? Consultez la FAQ suivante !  

Est-il obligatoire de facturer la recharge des véhicules électriques en entreprise ?

Non, une entreprise n’est pas obligée de facturer la recharge à ses collaborateurs. Elle peut choisir de proposer ce service gratuitement, de mettre en place une participation financière comme de facturer selon la consommation réelle. Le choix dépend de sa politique de mobilité, de ses objectifs & du nombre d’utilisateurs concernés.

Comment éviter qu’une borne de recharge soit monopolisée par un seul véhicule ?

La mise en place de règles d’utilisation permet de mieux organiser l’accès aux bornes : réservation obligatoire, durée maximale de stationnement, priorités selon les besoins ou suivi des usages. Cela garantit une utilisation plus équitable des infrastructures disponibles.

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