Facturación y puntos de recarga: ¿cómo simplificar la gestión para tus empleados?

¿Ha instalado puntos de recarga en el aparcamiento de tu empresa? Es un excelente primer paso para apoyar la transición hacia la movilidad eléctrica. Sin embargo, a menudo surge una pregunta cuando ya es demasiado tarde: ¿cómo va a gestionar su uso en el día a día?

Y es que, detrás de un punto de recarga, se esconde una realidad más compleja de lo que parece.

Un empleado recarga su vehículo personal, otro utiliza un coche de empresa y un visitante se conecta de forma ocasional. Pero, ¿quién debe pagar? ¿A qué tarifa? ¿Cómo realizar un seguimiento del consumo? Y, sobre todo, ¿cómo evitar que estas cuestiones se conviertan en una sucesión de archivos de Excel, comprobaciones manuales e intercambios que consumen mucho tiempo?

A medida que los vehículos eléctricos se generalizan, las puntos de recarga se convierten en un auténtico servicio que se ofrece a los empleados. Por lo tanto, deben ser tan fáciles de usar como de gestionar.

En este artículo, descubra los principales retos relacionados con la facturación de las puntos de recarga en la empresa, los errores que hay que evitar y las soluciones que permiten automatizar su gestión para ofrecer una experiencia más fluida tanto a los empleados como a los responsables de las instalaciones. Enfoque.

¿Por qué la facturación de las puntos de recarga se está convirtiendo en un reto para las empresas?

Con el auge de los vehículos eléctricos e híbridos enchufables, las puntos de recarga se están imponiendo progresivamente como un equipamiento imprescindible en las empresas. Esta evolución también viene impulsada por la normativa que fomenta, e incluso impone en algunos casos, el despliegue de infraestructuras de recarga en los aparcamientos de las empresas.

Sin embargo, aunque esta evolución supone una ventaja para la movilidad y la calidad de vida en el trabajo, también complica la gestión diaria. No todos los usuarios tienen los mismos derechos ni las mismas condiciones de acceso: algunos disfrutan de una recarga gratuita, a otros se les debe facturar en función de su consumo, mientras que algunas empresas optan por asumir una parte de los costes.

Cada situación puede requerir una gestión diferente. Sin una solución adecuada, los equipos encargados de los servicios generales y de la movilidad deben lidiar con diversa información: quién ha utilizado un punto de recarga, en qué momento, durante cuánto tiempo y qué cantidad de energía se ha consumido. Estos datos son imprescindibles para establecer una facturación justa, pero su recopilación y tratamiento pueden resultar rápidamente muy laboriosos cuando se realizan de forma manual.

Además, el reto no se limita a la facturación. Las empresas también necesitan realizar un seguimiento del uso de sus infraestructuras para comprobar que las estaciones de recarga estén suficientemente disponibles, identificar posibles abusos y prever mejor sus gastos energéticos. Disponer de una visión clara del consumo por usuario o por estación de recarga se convierte, por tanto, en una verdadera herramienta para gestionar eficazmente su parque de recarga.

Los distintos métodos de facturación posibles.

Una vez instaladas las estaciones de recarga, la empresa debe definir una política de recarga clara. ¿Debe ofrecer este servicio de forma gratuita? ¿Solicitar una contribución a los empleados? ¿Facturar únicamente determinados usos?

No existe una única respuesta correcta: la elección depende del modelo de negocio de la empresa, del perfil de los usuarios y de sus objetivos (beneficio para los empleados, control de costes, optimización de las infraestructuras, etc.).

1. La recarga gratuita: una ventaja ofrecida a los empleados.

Algunas empresas optan por asumir íntegramente los costes de recarga. Este enfoque puede suponer una auténtica ventaja en lo que respecta a la marca como empleador, especialmente en un contexto en el que cada vez más empleados optan por un vehículo eléctrico.

Esta gratuidad también facilita la gestión: la empresa no tiene que calcular los consumos individuales ni implantar un sistema de facturación.

Sin embargo, esta solución puede alcanzar rápidamente sus límites cuando aumenta el número de usuarios. Sin un seguimiento preciso, a la empresa le resulta difícil medir sus gastos energéticos, distribuir el uso de forma equitativa o evitar que un mismo vehículo monopolice una estación de recarga durante demasiado tiempo.

2. La facturación según el consumo real (por kWh).

La facturación por kilovatio-hora consumido es, en la actualidad, uno de los métodos más utilizados. Cada recarga se asocia a un usuario y se factura en función de la cantidad de energía realmente consumida.

Este enfoque se considera más equitativo: cada uno paga únicamente lo que consume. Además, permite a la empresa controlar mejor sus costes al disponer de una visión precisa de los consumos.

Sin embargo, para funcionar de manera eficaz, este método requiere un sistema capaz de identificar automáticamente a los usuarios, medir el consumo y generar los datos necesarios para la facturación.

Con Sharvy, las empresas pueden precisamente simplificar esta gestión al reunir la reserva de plazas de aparcamiento y el uso de las estaciones de recarga en una única aplicación. De este modo, un empleado puede reservar una plaza equipada con un punto de recarga desde la aplicación, según las normas definidas por la empresa (acceso prioritario, duración máxima, franjas horarias disponibles, etc).

Una vez finalizada la recarga, la información relacionada con la sesión se asocia automáticamente al usuario correspondiente: duración de la recarga, consumo de energía, historial de uso, etc. De este modo, los equipos encargados del aparcamiento disponen de una visión clara de los usos y pueden aplicar más fácilmente su política de facturación, sin necesidad de realizar un seguimiento manual.

3. La tarifa plana mensual: una solución más sencilla de gestionar.

Algunas empresas prefieren establecer una tarifa plana mensual para los empleados que utilizan regularmente las estaciones de recarga. El principio es sencillo: el usuario abona un importe definido de antemano, independientemente de su nivel exacto de consumo.

Esta solución facilita la gestión administrativa y ofrece mayor visibilidad tanto a los empleados como a la empresa. Sin embargo, puede resultar menos precisa, ya que no refleja necesariamente el consumo real de cada usuario.

4. La asunción parcial de los gastos de recarga.

Otro modelo consiste en repartir los costes entre la empresa y el empleado. Por ejemplo, la empresa puede financiar una parte de la recarga como parte de una prestación para los empleados, mientras que este se hace cargo del resto.

Este enfoque permite encontrar un equilibrio entre el apoyo a la transición eléctrica y el control presupuestario. No obstante, requiere definir claramente las normas aplicables: ¿a qué usuarios afecta? ¿Qué parte se sufraga? ¿Cómo se realiza el seguimiento del consumo?

En definitiva, sea cual sea el modelo elegido, el principal reto sigue siendo el mismo: disponer de datos fiables para aplicar las normas de facturación adecuadas. Sin una herramienta adecuada, la gestión puede volverse rápidamente compleja, sobre todo cuando coexisten varios perfiles de usuarios y varias modalidades de financiación.

¿Cómo automatizar toda la gestión de la recarga en la empresa?

1. Centralizar los datos de uso en una única plataforma.

Cuando la información relacionada con los puntos de recarga se encuentra dispersa entre diferentes herramientas y archivos, su gestión se convierte rápidamente en una tarea que requiere mucho tiempo. Una plataforma centralizada permite reunir en un mismo lugar a los usuarios, las reservas, los consumos y los costes asociados. De este modo, los equipos disponen de una visión clara del uso de las infraestructuras, sin tener que realizar múltiples comprobaciones manuales.

2. Integrar la gestión de las estaciones de recarga con la del aparcamiento.

Un punto de recarga nunca es independiente: siempre está vinculado a una plaza de aparcamiento. Por lo tanto, resulta lógico gestionar estos dos elementos de forma conjunta. Al asociar el aparcamiento y la recarga, el empleado puede reservar directamente una plaza equipada con un punto de recarga y la empresa puede incluso realizar un seguimiento de la ocupación de sus espacios.

Esta gestión es totalmente posible gracias a la aplicación Sharvy. Los empleados reservan su plaza, acceden a los servicios disponibles y los equipos administrativos realizan un seguimiento sencillo de los usos.

3. Automatizar las normas de facturación.

Gracias a una solución específica, la empresa puede aplicar una tarifa diferente en función del perfil del usuario, distinguir entre vehículos particulares y de empresa, así como establecer un límite máximo de consumo.

Una vez configuradas estas reglas, los datos de recarga se asocian automáticamente al usuario correspondiente: número de sesiones, duración de la recarga, cantidad de energía consumida y coste asociado. De este modo, la empresa ya no tiene que recopilar la información manualmente, verificar cada uso ni recalcular los importes a facturar.

4. Reducir las tareas administrativas.

La automatización de la gestión de los puntos de recarga permite, ante todo, simplificar el día a día de los equipos encargados de su seguimiento. Sin una solución específica, la información suele estar dispersa entre lecturas manuales, archivos de Excel e intercambios con los empleados para identificar los consumos y verificar los usos.

Al utilizar una aplicación como Sharvy, los datos de recarga se recopilan automáticamente: la empresa conoce a los usuarios, las sesiones realizadas, los consumos asociados y los costes correspondientes. Las reglas definidas previamente se aplican de forma automática, lo que limita las intervenciones manuales y reduce el riesgo de errores.

Entonces, ¿por qué combinar la gestión del aparcamiento con la gestión de los puntos de recarga?

Los puntos de recarga y las plazas de aparcamiento son dos elementos indisolubles: un punto de recarga solo resulta útil si la plaza asociada está disponible en el momento adecuado. Sin embargo, en muchas empresas, estos dos aspectos aún se gestionan por separado, lo que puede generar rápidamente dificultades en el día a día.

Al combinar estos dos aspectos, la empresa simplifica tanto:

↪ La experiencia de los empleados: estos pueden reservar directamente una plaza equipada con un punto de recarga, según las normas definidas por la empresa, sin tener que utilizar varias herramientas ni realizar trámites adicionales. De este modo, saben de antemano que les espera una plaza adecuada y pueden organizar más fácilmente sus desplazamientos.

↪ El uso de las infraestructuras: por ejemplo, evitando que una plaza equipada con un punto de recarga sea reservada por un vehículo que no necesita recargarse. De este modo, la empresa optimiza el uso de sus equipos existentes y garantiza un mejor acceso a los puntos de recarga para los empleados que realmente los necesitan.

↪ Seguimiento y gestión del uso: al agrupar los datos relacionados con el aparcamiento y la recarga, los equipos disponen de una visión más completa de sus infraestructuras: tasa de ocupación de las plazas equipadas, frecuencia de uso de los puntos de recarga, consumo y necesidades reales de los empleados. Esta información permite ajustar más fácilmente la política de movilidad y las inversiones futuras.

Gracias a Sharvy, las empresas disponen de una solución única para gestionar tanto sus aparcamientos como sus puntos de recarga. La gestión operativa se simplifica, al tiempo que se ofrece una experiencia más fluida a los empleados: una única herramienta para reservar, acceder a los servicios disponibles y realizar un seguimiento del uso de los equipos.

En conclusión

La facturación de las estaciones de recarga en la empresa no debe convertirse en un obstáculo para el desarrollo de la movilidad eléctrica. Si bien los empleados esperan, ante todo, un servicio sencillo y accesible, las empresas, por su parte, necesitan mantener un control claro sobre los usos y los costes asociados. El verdadero reto consiste, por tanto, en encontrar el equilibrio adecuado entre la facilidad de uso y una gestión eficaz para acompañar con tranquilidad la evolución de los nuevos hábitos de movilidad en la empresa.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte la siguiente pregunta frecuente!  

¿Es obligatorio facturar la recarga de los vehículos eléctricos en la empresa?

No, una empresa no está obligada a facturar la recarga a sus empleados. Puede optar por ofrecer este servicio de forma gratuita, establecer una participación económica o facturar según el consumo real. La elección depende de su política de movilidad, de sus objetivos y del número de usuarios afectados.

¿Cómo se puede evitar que un punto de recarga sea acaparado por un solo vehículo?

El establecimiento de normas de uso permite organizar mejor el acceso a las estaciones de recarga: reserva obligatoria, tiempo máximo de estacionamiento, prioridades en función de las necesidades o seguimiento del uso. Esto garantiza un uso más equitativo de las infraestructuras disponibles.

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