Smart working : le concept qui bouleverse le modèle du bureau traditionnel ?

Au sein de l’écosystème professionnel, le smart working émerge tel un phare guidant les entreprises vers de nouveaux horizons organisationnels.

Il façonne une nouvelle ère, où l’efficacité se marie à la flexibilité et où la technologie devient une nouvelle alliée du rendement. C’est pourquoi, de plus en plus d’employeurs sont intriguées par cette approche novatrice et souhaitent en savoir plus.

Si tel est votre cas, bonne nouvelle ! Dans cet article, nous plongeons au cœur de cette métamorphose, explorant les multiples facettes du smart working, ses défis & ses implications dans la redéfinition des normes professionnelles contemporaines.

Mais avant de poursuivre, qu’est-ce que le smart working ? Définition & origines.

Aux origines du smart working, on retrouve (évidemment) le concept du télétravail. Mis en lumière par la crise sanitaire, il est devenu une norme que de nombreuses entreprises adoptent. Cependant, il implique le respect d’horaires prédéfinis & se limite (dans la plupart des cas) au domicile du collaborateur.

Le smart working, quant à lui, est une vision étendue du télétravail. Il abolit les horaires fixes & implique de pouvoir travailler où le collaborateur le souhaite, à l’instar des digital nomades (cafés, aéroports, espaces de coworking, etc).

Par conséquent, c’est un concept novateur qui reflète une volonté des entreprises d’embrasser une culture organisationnelle axée sur la performance, l’innovation et la satisfaction des collaborateurs.

En ce sens, le smart working repose sur quatre concepts fondamentaux.

• • • La flexibilité temporelle & spatiale s’érige en pilier, permettant aux collaborateurs de déployer leurs compétences indépendamment des contraintes de lieu et d’horaires. Par conséquent, la rigidité organisationnelle connue jusqu’alors est abandonnée, pour offrir des conditions de travail plus agiles.

• • • En parallèle, l’autonomie individuelle constitue une pierre angulaire, conférant aux collaborateurs la responsabilité de gérer leurs propres tâches, impulsant un sens accru de l’engagement et de l’efficacité. Le smart working offre ainsi, une approche plus transversale du monde de l’entreprise, basée sur la responsabilisation, l’autonomie & la confiance accordée aux collaborateurs.

• • • La technologie soutient cette approche en facilitant la collaboration à distance et en garantissant une communication fluide.

• • • Enfin, l’accent mis sur les résultats transcende le besoin traditionnel d’une présence physique au travail. En optant pour le smart working, les employeurs privilégient une évaluation basée sur les accomplissements, impulsant une culture orientée vers la performance et la réalisation des objectifs organisationnels.

Par conséquent, ces quatre piliers entrelacés définissent l’écosystème complexe du smart working, réaffirmant sa pertinence dans le paysage professionnel contemporain.

Le smart working : un modèle gagnant-gagnant entre les collaborateurs & l’entreprise ?

À l’évidence, la crise sanitaire a créé un besoin urgent de réinvention, et les entreprises l’ont bien compris. En offrant un cadre flexible & innovant, le smart working est en marche pour devenir « la nouvelle norme de travail », éliminant la représentation asservissante du travail & offrant une multitude d’avantages tant pour les entreprises que pour leurs collaborateurs.

1.  Les avantages du smart working pour les entreprises.

Nul doute : le 1er avantage pour les entreprises est d’ordre économique. À l’évidence, ces dernières continuent d’entretenir des bureaux physiques, mais rationalisent leurs mètres carrés. Les surfaces des locaux sont réduites (ce qui permet de réaliser des économies de coûts), tout comme utilisées à d’autres fins.

Par exemple, de nombreuses entreprises décident de créer des espaces de corpoworking dans lesquels évoluent ensemble, des collaborateurs & des personnes extérieures à l’entreprise. Cela peut être des prestataires, des indépendants, des freelances et même des jeunes start-ups ! Une manière novatrice d’optimiser et de remodeler les mètres carrés inoccupés, en les louant/prêtant (selon les souhaits de l’entreprise) à des travailleurs en quête d’esprit de partage.

En parallèle, le smart working permet aux entreprises de s’offrir un vivier de talents à l’international. La recherche de nouveaux profils à recruter est beaucoup plus étendue, puisque le lieu n’est plus une contrainte à l’embauche. Cette caractéristique entraîne également un impact écologique positif, ne serait-ce que du point de vue des économies liées au transport.

De surcroît, le smart working renforce la rétention des talents en répondant aux attentes croissantes des collaborateurs en matière de flexibilité. Rappelons que les plus belles marques employeurs se trouvent dans des organisations respectueuses du bien-être de leurs collaborateurs et de l’environnement de travail.

2.  Les avantages du smart working pour les collaborateurs.

Du côté des collaborateurs, le smart working offre une meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle, améliorant le bien-être général. En effet, la possibilité de définir ses propres horaires et de travailler à distance permet à ces derniers de mieux gérer leurs obligations familiales et personnelles.

En parallèle, le smart working réduit la contrainte des déplacements quotidiens, ce qui peut considérablement améliorer la qualité de vie des collaborateurs. En réduisant les trajets domicile-travail, les collaborateurs ont moins de stress quant aux transports, mais ils économisent également du temps et contribuent à une diminution de l’empreinte carbone.

De même, les collaborateurs ont la possibilité de choisir l’endroit où ils se sentent le plus productifs, que ce soit à domicile, dans un espace de coworking, comme dans un café. Cette personnalisation de l’environnement de travail peut avoir un impact significatif sur la motivation et la créativité de ces derniers.

In fine, le smart working offre aux collaborateurs la flexibilité nécessaire pour équilibrer leurs responsabilités professionnelles et personnelles, réduire les contraintes liées aux déplacements et personnaliser leur environnement de travail, contribuant ainsi à améliorer leur qualité de vie au travail.

L’adoption du smart working : 5 défis (et nos meilleurs conseils) à retenir !

Bien que le smart working présente indéniablement de nombreux avantages, il est crucial de reconnaître et de comprendre les défis qui accompagnent ce modèle organisationnel avant de l’adopter. Cette prise de conscience préalable est essentielle pour anticiper les obstacles potentiels.

1.  Le réaménagement de vos espaces de travail dans le cadre du smart working.

Nul doute : dans le cadre du smart working, votre environnement de travail doit s’adapter à un modèle de travail flexible.

Par conséquent, chaque espace de votre entreprise doit répondre à une activité donnée. Nul besoin de réaliser de grands travaux, c’est davantage une question d’optimisation et d’aménagement d’espaces variés, évolutifs et modulables.

Ainsi, vous devez offrir divers espaces pour booster l’engagement et la productivité de chacun. Par exemple, pensez à des espaces où la confidentialité sonore et visuelle est respectée (PhoneBooth, meeting box, huddle room, etc), afin que vos collaborateurs en présentiel puissent échanger avec ceux à distance. Prévoyez également des espaces plus collaboratifs, avec quelques tables et fauteuils qui donnent lieu à divers échanges.

N’oubliez pas que vos collaborateurs recherchent une vraie valeur ajoutée en venant dans les locaux de l’entreprise. C’est pourquoi, ces derniers doivent rester attractifs, ils ne doivent pas être qu’un simple lieu de travail, mais plutôt un lieu de rencontre où vos collaborateurs partagent des moments conviviaux !

Par conséquent, l’un des défis majeurs réside dans la nécessité de repenser la conception traditionnelle de vos locaux pour favoriser la collaboration, l’agilité et l’efficacité de vos équipes.

Or, n’oubliez pas un point important : lors de votre réaménagement, vous avez très probablement choisi de réduire la surface de vos locaux pour réaliser des économies de coûts (à l’évidence, c’est une démarche judicieuse). Cependant, la crainte de ne pas bénéficier d’un poste de travail à l’arrivée sur site peut s’installer chez vos collaborateurs. Alors, comment faire ?

✔️ Nos conseils ?

Dans le cadre du smart working, le réaménagement de vos locaux doit s’accompagner de la définition d’un taux de foisonnement. Il correspond au ratio entre le nombre de postes de travail individuels disponibles et le nombre de collaborateurs de votre entreprise.

Pour le définir, sachez premièrement qu’un taux de foisonnement de 0,8 soit 8 postes de travail pour 10 collaborateurs, est le taux qui peut naturellement être mis en œuvre sans télétravail. Autrement dit, uniquement avec un cycle d’entreprise « classique » (déplacements professionnels & journées de formation, RTT, maladies, absences, etc).

Comme vous l’aurez compris, ce n’est pas un taux qui correspond à une entreprise ayant adopté le smart working, dans la mesure où le ¾ du temps, les équipes sont à distance.

En revanche, un taux de foisonnement à 0,5 soit 5 postes de travail pour 10 collaborateurs peut être plus judicieux et correspond davantage à une entreprise dont les collaborateurs sont ultra-nomades.

En parallèle, il est fondamental de recourir à une solution de desk booking. Celle-ci permet à vos collaborateurs de réserver un poste de travail et d’éviter de nombreux écueils (manque de place, surbooking, inconfort, mécontentement, etc).

Sur ce point, la solution Sharvy de Workplace Management répondra à vos attentes ! Non seulement, elle permet à vos collaborateurs d’anticiper leurs besoins jusqu’à 4 semaines à l’avance, mais l’application peut également s’interfacer avec divers outils de votre quotidien : SIRH, contrôle d’accès, authentification, etc.

2.  La préservation de la culture d’entreprise & du sentiment d’appartenance.

À l’évidence, le smart working entraîne une dispersion physique de vos collaborateurs, compromettant ainsi les interactions informelles qui contribuent à la création d’un esprit d’équipe.

C’est pourquoi, vous devez adopter une approche proactive & stratégique pour maintenir une culture d’entreprise forte, favorisant l’engagement de vos collaborateurs et la transmission des valeurs organisationnelles, malgré la distance.

Dans le même sens, la reconnaissance des réussites individuelles et collectives est cruciale pour maintenir le moral et renforcer le sentiment d’appartenance. Ainsi, veillez à ce que des programmes de récompenses virtuelles, tout comme des mentions spéciales lors de réunions en ligne, soient évoqué(e)s pour célébrer les contributions de vos collaborateurs et favoriser un environnement positif.

✔️ Nos conseils ?

Efforcez-vous à communiquer de manière régulière et transparente sur les valeurs organisationnelles, les objectifs et les réussites de votre entreprise. En parallèle, organisez régulièrement des réunions en ligne, des séminaires virtuels, tout comme des sessions de team-building à distance qui peuvent favoriser les interactions informelles, stimuler l’esprit d’équipe et renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Par exemple, il est courant d’organiser des cafés virtuels hebdomadaires où vos collaborateurs peuvent discuter de manière informelle de leurs projets, de leurs expériences professionnelles, tout comme de sujets en dehors du travail.

3.  L’effacement des frontières entre la vie professionnelle et la vie privée.

L’un des défis majeurs du smart working (pour certains de vos collaborateurs), réside dans la difficulté à dissocier le travail de la vie privée, en raison de l’effacement des frontières physiques et temporelles entre ces deux sphères.

Dans le cadre du smart working, vos collaborateurs peuvent se retrouver confrontés à des sollicitations professionnelles en dehors des « heures normales » de travail, compromettant ainsi leur capacité à déconnecter du contexte professionnel. Malheureusement, cette absence de frontières peut produire l’effet inverse, et entraîner une détérioration de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, conduisant à une potentielle surcharge de travail et à des niveaux accrus de stress.

Par ailleurs, l’avènement des technologies numériques, bien que facilitant le travail à distance, peut également contribuer au stress de vos collaborateurs. La disponibilité constante (via les dispositifs électroniques) peut créer une pression implicite pour être toujours connecté et réactif, entraînant éventuellement, des difficultés à s’accorder des moments de repos nécessaires. Cette utilisation intensive des technologies peut également susciter des préoccupations relatives à la protection des données personnelles et à la confidentialité, ajoutant une dimension supplémentaire au stress perçu.

✔️ Nos conseils ?

La flexibilité (poussée à l’extrême) dans le cadre du smart working, peut aboutir à certaines dérives.

C’est pourquoi, depuis le 1er janvier 2017, le droit à la déconnexion fait partie des sujets à aborder dans le cadre de la NAO (Négociation Annuelle Obligatoire) sur la qualité de vie au travail, dans toutes les entreprises dotées d’une représentation syndicale. Les entreprises qui ne répondent pas à ce critère doivent néanmoins veiller au respect du droit à la déconnexion, qui s’applique même en l’absence de charte ou d’accord collectif.

En d’autres termes, et en tant qu’employeur, vous devez mettre en place des règles appropriées pour permettre l’exercice de ce droit. Bien évidemment, vous êtes libre d’instaurer les mesures & les outils que vous jugez nécessaires pour assurer la déconnexion de vos collaborateurs.

Par exemple, l’entreprise Michelin a mis en place un outil numérique qui envoie une alerte au collaborateur dès lors qu’il se connecte plus de 5 fois à sa messagerie (à distance), en dehors de ses heures de travail.

Une autre mesure (non-contraignante et efficace) est l’ajout, dans les signatures email des collaborateurs, d’un message mentionnant l’existence du droit à la déconnexion. Par exemple : “Si vous recevez ce message après 18h, vous n’êtes pas tenu d’y répondre”.

En somme, l’adoption de ces pratiques disciplinaires, combinée à une organisation judicieuse, permettra d’atténuer la difficulté inhérente à la séparation entre vie professionnelle et vie privée dans le contexte du smart working.

4.  Une vigilance vis-à-vis de la sécurité des données inhérente au smart working.

Nul doute : les données font partie de ce que les entreprises ont de plus précieux. Un piratage, comme une fuite de données, peut nuire à la réputation de l’entreprise et aboutir à des conséquences financières & logistiques importantes.

Or, dans le cadre du smart working, le travail à distance (domicile, coworking, corpoworking, etc) est bien plus régulier que dans une organisation « classique ». Ainsi, les connexions à distance sont plus fréquentes et malheureusement, ces dernières peuvent être sujettes à des failles de sécurité, mettant en péril la confidentialité des informations sensibles.

Par ailleurs, la dépendance accrue aux plateformes de communication en ligne, ainsi qu’aux services de stockage cloud expose les entreprises à des risques de compromission de données. D’autant plus que les cybercriminels ciblent souvent ces canaux pour accéder à des informations confidentielles, que ce soit par le biais du phishing, comme d’autres attaques sophistiquées.

Enfin, la diversité des réglementations à l’échelle internationale en matière de protection des données complique la mise en place de politiques de sécurité uniformes. Les entreprises doivent ainsi naviguer à travers des exigences légales disparates, ajoutant une couche de complexité à la gestion de la sécurité des données.

C’est pourquoi, la sécurité des données dans le cadre du smart working constitue un défi majeur, nécessitant une approche stratégique et une mise en œuvre rigoureuse de mesures de protection.

✔️ Nos conseils ?

Pour protéger efficacement l’ensemble de vos données, vous pouvez premièrement utiliser un VPN pour sécuriser les connexions de vos collaborateurs lorsqu’ils accèdent aux ressources de votre entreprise depuis des réseaux publics. Le VPN permet de crypter vos données. Par conséquent, si des pirates informatiques parviennent à intercepter ces dernières, ils ne seront pas en mesure d’en voir le contenu.

En parallèle, vous pouvez utiliser une authentification multi-facteurs (AMF). Celle-ci vient renforcer la sécurité des comptes et des accès aux applications utilisées en interne. Vos collaborateurs devront non seulement, entrer leur(s) mot(s) de passe pour accéder à leurs comptes, mais ils recevront également un code via SMS à saisir lors de la connexion.

À cela, pensez à instaurer des politiques strictes sur l’utilisation des dispositifs personnels pour le travail, incluant des exigences de sécurité telles que des logiciels antivirus à jour. Enfin, utilisez des solutions comme Microsoft Azure, avec des fonctionnalités de chiffrement et de contrôle d’accès avancées.

5.  La gestion du temps & de la productivité.

Rappelons qu’avec le smart working, les collaborateurs effectuent (la plupart du temps), leurs missions à distance et de manière autonome. Or, qui dit souplesse, dit aussi liberté d’organisation.

Cependant, certains collaborateurs peuvent avoir du mal à maintenir une auto-discipline sans une supervision directe d’un environnement de travail. En ce sens, la procrastination et le manque de structure peuvent entraîner divers retards dans la réalisation des tâches assignées.

En parallèle, il ne faut pas oublier que la communication à distance peut également entraîner quelques retards dans les réponses. C’est le cas notamment, si vos collaborateurs travaillent avec des fuseaux horaires différents. Cela peut ralentir le processus de prise de décision et conduire à des pertes de temps dans l’avancement des projets.

✔️ Nos conseils ?

Pour surmonter ces défis inhérents au smart working, vous pouvez adopter différentes stratégies.

D’une part, communiquez clairement les attentes en termes de résultats, de délais et d’objectifs. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend ses responsabilités et les délais associés à ses tâches.

En parallèle, établissez des lignes directrices claires en matière de communication, puis définissez des plages horaires spécifiques pour vos réunions les plus importantes. Cela permet à vos collaborateurs de planifier leur journée de manière plus efficace.

D’autre part, encouragez vos collaborateurs à établir des listes de tâches quotidiennes. La planification peut aider ces derniers à rester organisé, à prioriser les activités et à maintenir la concentration sur les objectifs à atteindre. Ainsi, vous pouvez leur proposer divers outils de gestion de projet, comme : Asana, Notion, Trello, etc.

Enfin, n’oubliez pas de reconnaître les défis du smart working (et principalement : du travail à distance). Offrez un soutien émotionnel à vos collaborateurs, cela renforce la résilience & influe directement sur la productivité et l’auto-discipline.

En conclusion

Nul doute : le smart working est un modèle novateur, qui redéfinit la nature même du travail. Il offre une flexibilité sans précédent, permettant aux collaborateurs de prospérer dans un environnement professionnel plus agile, où l’autonomie et la responsabilité sont mis à l’honneur.

Par conséquent, il n’est pas « simplement » une réponse aux contingences actuelles, mais plutôt un catalyseur de transformations durables. Ainsi, et dans les années à venir, il y a de fortes chances que le smart working demeure un pilier essentiel de la dynamique professionnelle mondiale. L’évolution des mentalités et des pratiques professionnelles, combinée à l’émergence de technologies innovantes, laisse entrevoir un paysage professionnel où la flexibilité devient la norme.

Or, et pour que le smart working atteigne son plein potentiel, des ajustements continus dans les politiques d’entreprise, les méthodes de gestion, tout comme dans les compétences individuelles seront essentiels.

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