Qu’est-ce que le desk booking ? – Définition
Aux antipodes de l’organisation « classique » du travail, le flex office fait souffler, ces dernières années, un vent de liberté dans les entreprises. Il s’agit d’un mode d’organisation dans lequel plus aucun bureau n’est attitré à un collaborateur.
Sur le principe, les collaborateurs tout comme les entreprises y gagnent. Toutefois, cette affirmation est vraie, seulement si les entreprises parviennent à :
- Déterminer un « bon » taux de foisonnement. Autrement dit, un ratio adéquat et justifiable entre le nombre de postes de travail disponibles et le nombre de collaborateurs.
- Déployer/intégrer un outil permettant à leurs collaborateurs de trouver facilement un poste de travail, afin que ce ne soit pas une course effrénée chaque matin, à la meilleure place.
Pour y parvenir, il existe divers outils de « Desk Booking », autrement dit, en français : des outils de réservation de postes de travail.
Grâce à ces derniers, les collaborateurs anticipent leur venue sur site, et indiquent en amont, s’ils souhaitent obtenir un poste de travail, à quelle date et pour une journée entière ou une demi-journée.
Une fois la demande effectuée, et après quelques minutes, l’outil va leur attribuer un numéro de bureau et va leur indiquer son emplacement dans l’entreprise. Cela, en fonction d’un algorithme et de règles d’usage définies au préalable par l’administrateur de la solution.
Le jour-j, le collaborateur se rend au poste de travail attribué, et effectue un « check in » (via un QR code par exemple) sur l’outil de desk booking.
Le desk booking convient-il à toutes les entreprises ?
La mise en place d’un système de réservation de bureaux est justifiée non seulement, pour les entreprises qui souhaitent adopter et réussir leur transition vers le flex office, mais également pour celles qui envisagent d’opter pour un modèle d’organisation hybride.
Par exemple, on peut penser aux entreprises qui choisissent le desk sharing, le smart office, le hot desking ou encore le desk hoteling. Autrement dit, des modèles d’organisation entremêlant télétravail et présentiel, où aucun poste de travail est attribué à un collaborateur.
Ces modèles sont souvent considérés comme un atout essentiel pour allier performance et bien-être au travail, tout en favorisant une culture d’entreprise positive. Cependant, ils peuvent être difficiles à déployer de manière durable si un outil de desk booking n’est pas mis en place.
Par conséquent, le desk booking convient à toutes les entreprises qui optent pour ces nouvelles organisations du travail, plus « nomades » et plus flexibles. Et cela, quelle que soit la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et/ou la zone géographique.
Recourir à un outil de desk booking : quels avantages pour les entreprises & pour les collaborateurs ?
Le recours à un système de réservation de bureaux (desk booking) présente de nombreux avantages. Nous en énumérons les plus importants ci-dessous.
Pour les collaborateurs, les avantages du desk booking sont nombreux :
- Réserver en toute autonomie un poste de travail à l’emplacement et à la date de leur choix
- Filtrer et sélectionner une zone et/ou un poste de travail en fonction de leurs préférences
- Limiter le stress lié à l’incertitude d’obtenir un poste de travail
- Faciliter leur quotidien et d’anticiper l’organisation de leur semaine de travail
- Travailler dans des environnements variés stimulants leur créativité et leur productivité
Pour les entreprises, c’est également un moyen de :
- Définir des règles d’usage et des bonnes pratiques quant à l’attribution des postes de travail
- Monitorer le taux d’occupation des locaux et d’en sortir des statistiques grâce à cet outil
- Stimuler la collaboration en proposant à la réservation des salles de réunion/coworking
- Réduire les coûts de l’immobilier en optant pour des locaux plus petits, mais mieux optimisés
- Attirer les nouvelles générations qui attendent de nouveaux idéaux (flexibilité & liberté) !
Comment mesurer l’efficacité du desk booking au sein d’une organisation?
L’évaluation de l’efficacité du desk booking au sein d’une organisation nécessite une analyse approfondie basée sur des critères spécifiques. Voici quelques éléments clés à prendre en compte pour mesurer l’impact de cette pratique sur la productivité et l’efficacité opérationnelle.
L’un des premiers indicateurs à considérer est l’utilisation optimale des espaces de travail. Cela implique d’évaluer la fréquence d’occupation des bureaux, la réduction des espaces sous-utilisés et la maximisation de la capacité globale des installations.
La satisfaction des collaborateurs constitue également un baromètre essentiel de l’efficacité du desk booking. Des enquêtes régulières, des retours d’expérience et des évaluations de la perception des collaborateurs quant à la flexibilité offerte par cette pratique permettent de mesurer son impact sur le bien-être au travail et la motivation des équipes.
En parallèle, l’analyse des coûts liés aux espaces de travail, tels que la gestion des baux, l’entretien des locaux et les coûts énergétiques, offre une perspective financière sur l’efficacité du desk booking. De même, l’aptitude à s’adapter aux changements organisationnels est un aspect crucial de l’efficacité du desk booking. La capacité à ajuster rapidement les configurations de bureaux en fonction des évolutions de l’entreprise, des équipes et des projets démontre la flexibilité opérationnelle que cette pratique peut offrir.
Enfin, la productivité individuelle et collective des collaborateurs peut être évaluée en fonction de la mise en œuvre du desk booking. L’observation des performances, des délais de livraison et des indicateurs de réalisation des objectifs permet d’établir un lien entre l’utilisation efficace de l’espace de travail et la performance globale de l’organisation.
Recourir à un outil de desk booking : quels avantages pour les entreprises & pour les collaborateurs ?
