Pourquoi et comment mettre en place le desk sharing ?

Le desk sharing, c’est quoi ?

Le desk sharing, comme sa traduction l’indique, est tout simplement le fait de partager les bureaux en entreprise. Fini les bureaux individuels et attitrés, place au partage ! Les espaces sont repensés et optimisés dans ce sens. Toutefois, attention, il n’est pas à confondre avec le flex desk / flex office.

Curieux de connaître les principales différences entre le flex office & le desk sharing ? Consultez notre article à ce sujet !

La tendance du desk sharing se développe de plus en plus ces derniers mois du fait du contexte sanitaire. Les collaborateurs alternent entre jours de présence au bureau et télétravail, ou sont en déplacement. De ce fait, beaucoup de bureaux restent vides tous les jours, ce qui représente un coût important pour les entreprises.

Les avantages du desk sharing pour les collaborateurs

Au-delà de réduire les coûts de l’entreprise, c’est également un levier de performance et d’attractivité des futurs talents. De plus, cela favorise également une nouvelle dynamique collaborative et stimule la créativité de chaque collaborateur.

Toutefois, ces espaces innovants, où le desk sharing peut être mis en plcae, doit aussi s’accompagner d’espaces de concentration et de silence. Ces espaces sont des zones conçues pour les collaborateurs qui souhaitent passer un coup de téléphone, effectuer des visioconférences ou encore profiter de quelques heures au calme, sans être dérangé par des discussions.

Qu’est-ce que l’entreprise y gagne ?

Par conséquent, les avantages pour l’entreprise sont multiples :

• Une meilleure circulation de l’information entre les collaborateurs
• Un environnement plus propice aux échanges et rencontres entre collaborateurs d’équipes différentes
• Un esprit d’équipe renforcé et le travail collaboratif favorisé
• Une optimisation des espaces permettant d’en créer des nouveaux (salles de pause, cafétéria d’entreprise, bulles de réunion, espace de corpoworking, zone de hot desking, etc)
• Une réduction de la superficie des bureaux et donc des coûts (jusqu’à 25% d’économies en moyenne)

Comment réussir son passage au desk sharing ?

Plusieurs points sont à considérer pour réussir sa transition vers le desk sharing. Notamment :

• Se baser sur des données fiables d’occupation et de volonté des équipes avant de prendre ces décisions de stratégie immobilière.
• Déterminer le taux de foisonnement “idéal” de vos bureaux.
• Limiter la taille des open spaces pour ne pas avoir des plateaux de centaines de personnes, vos collaborateurs souhaitent garder du calme et de l’intimité.
• Bien informer les managers et les équipes en amont pour les préparer à ces changements.
• Equiper les bureaux pour répondre aux besoins de chacun : écran, clavier, souris, support d’ordinateur…
• Fournir à chaque collaborateur un casier afin qu’il puisse y ranger ses documents, effets personnels…
• Digitaliser cette transformation à l’aide d’une solution de réservation de places pour accompagner le collaborateur au quotidien. Toutefois, les avantages du desk booking sont nombreux ! Ce type d’outil vous permettra également d’améliorer le bien-être au travail et de favoriser l’équité au sein de votre entreprise.

Curieux d’en savoir plus ? Consultez un cas client dédié et découvrez comment implanter le desk sharing sur un site acceuillant 2 600 collaborateurs sur Paris. 

Comment une application dédiée peut-elle aider les collaborateurs à ce sujet ?

Par exemple, il existe des applications dédiées (comme Sharvy) au desk sharing et à l’accompagnement de vos collaborateurs. Dans cette application, ces derniers demandent un créneau pour un poste de travail, les jours où ils viennent sur site. Suite à cette action, l’algorithme de l’application leur attribue un poste selon leur équipe d’affectation. Dès lors, et si les collaborateurs jouent le jeu, la gestion de ces espaces de travail est optimisée. Par conséquent, et dans le même temps, les plannings de présence sont mieux organisés et l’entreprise dispose d’une vue globale sur le taux de remplissage de son site.

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