Comment calculer le taux de foisonnement de vos bureaux ?

Moteur de l’accroissement du télétravail, la crise du Covid-19 n’a finalement fait que révéler une mutation déjà bien amorcée dans le monde du travail.

À présent, le constat est sans équivoque : le nomadisme gagne drastiquement du terrain au sein des entreprises et réduit peu à peu l’emprise du poste de travail fixe. Face à ce phénomène, le flex-office prend alors, aujourd’hui plus que jamais, tout son sens et s’invite dans nos bureaux.

Porteur à la fois de promesses et de risques, le déploiement du flex office accentue le besoin d’orchestrer les usages et de repenser les espaces de travail au sein des entreprises. En parallèle, et pour susciter l’adhésion des collaborateurs, sa mise en œuvre réclame également à l’entreprise de réfléchir à son taux de mutualisation des postes. Autrement dit, à se pencher sur le calcul de son taux de foisonnement.

Toutefois, comment s’y prendre ? Coup de projecteur sur son calcul (et de nombreux conseils en bonus) dans cet article !

Qu’est-ce que le taux de foisonnement des bureaux ? – Définition

Le taux de foisonnement, que l’on peut également appeler le « taux de flex-office », « le taux de desk sharing » ou encore, le « taux de mutualisation des postes », correspond au ratio entre le nombre de postes de travail individuels disponibles et le nombre de collaborateurs d’une entreprise.

Cependant, quelle est son utilité ?

Rappelons que ces dernières années, le travail hybride est devenu la norme, et nous vivons une adoption massive et décomplexée du télétravail.

En conséquence, les entreprises s’interrogent sur le rôle du bureau, ainsi que son occupation. Beaucoup observent, amèrement, de nombreux espaces vacants, qu’elles paient au prix fort. C’est dans ce contexte que le flex-office est naturellement apparu dans les réflexions immobilières.

Le flex-office prône une optimisation de l’espace en mettant en adéquation la présence humaine et la surface utilisée. Désormais, les entreprises ne raisonnent plus sur le modèle suivant, à savoir : un poste de travail par personne !

C’est pourquoi, selon une étude menée en 2021, par le Cabinet JLL, la norme observée est de : 0,67 poste de travail par utilisateur en moyenne, sur la base de deux jours de télétravail par semaine.

Autrement dit, et en arrondissant ce taux de foisonnement, cela signifie qu’on compte en moyenne, 7 postes de travail pour 10 collaborateurs. En conséquence, il n’y a nul doute à dire que la pandémie a rabattu les cartes du travail en présentiel, et n’a fait que révéler le besoin croissant de reconfigurer les espaces en entreprise, non plus dans une logique de personnes, mais d’usages.

Comment calculer le taux de foisonnement de vos bureaux ? 3 règles d’or !

Le calcul du taux de foisonnement n’est pas une tâche aisée.

La raison est telle que, si celui-ci est trop bas (et qu’il équivaut à 0,9 soit 9 postes de travail pour 10 collaborateurs) et bien, ces derniers risquent de se (re)sédentariser en s’appropriant de nouveaux bureaux. Avec un tel taux, il est évident que les collaborateurs de cette entreprise ne rencontreront pas de difficultés à trouver un espace de travail individuel.

Par ailleurs, si le taux de foisonnement est trop élevé (et qu’il équivaut à 0,5 soit 5 postes de travail pour 10 collaborateurs) alors dans ce cas précis, l’entreprise risque d’être confrontée à un désengagement de la part de ses collaborateurs. En conséquence, elle devra certainement investir dans des tiers-lieux (corpoworking, espace de coworking, etc). Ce qui, évidemment, n’était sans doute pas l’objectif de départ en optant pour le flex-office.

Ainsi, comment bien choisir son taux de mutualisation ? Voici 3 règles d’or à appliquer.

1. Prenez en compte le nombre de jours de télétravail par semaine.

Gardez en tête que la politique de télétravail influence directement le calcul de votre taux de foisonnement. Ainsi, prenez le temps de définir les usages, et de déterminer le nombre (moyen) de jours de télétravail de vos collaborateurs, si ce n’est pas déjà fait.

En parallèle, sachez tout de même qu’un taux de foisonnement de 0,8 soit 8 postes de travail pour 10 collaborateurs, est le taux de flex-office qui peut naturellement être mis en œuvre sans télétravail. Autrement dit, uniquement avec un cycle d’entreprise « classique » (déplacements professionnels & journées de formation, RTT, maladies, absences, etc).

Néanmoins, il est évident que le recours au télétravail facilite l’adhésion de vos collaborateurs au flex-office, notamment parce qu’il réduit le sentiment de « bureaux vides ». Mais également, parce qu’il va vous permettre d’atteindre un taux de foisonnement financièrement intéressant.

2.  Étudiez vos catégories « métiers », les profils et les usages de chacun.

Cela peut paraître une évidence, mais il convient de le rappeler : si dans votre entourage, vous connaissez une entreprise dans laquelle la transition vers le flex-office s’est très bien déroulée, avec un taux de foisonnement de 0,7 – le risque fréquent est de vouloir se calquer sur le même taux de foisonnement.

Et bien, sachez que c’est une bien belle erreur ! La raison est évidente : un taux de foisonnement élevé sera justifié pour une entreprise dont les collaborateurs sont principalement des commerciaux et/ou des consultants, puisque ces derniers sont régulièrement en déplacements. En revanche, ce même taux ne sera (sans doute) pas adapté pour d’autres catégories de métier (RH, Business Developer, Marketing, etc).

Dès lors, et pour déterminer le taux de mutualisation des postes qui correspond à votre entreprise, ne négligez pas votre secteur d’activité, vos catégories « métiers » et le quotidien de vos collaborateurs. Ces facteurs influencent directement votre taux de foisonnement.

3.  Veillez à suivre divers indicateurs pour bien anticiper vos besoins actuels et à venir.

La troisième règle d’or pour déterminer un taux de flex-office cohérent avec vos besoins actuels et ceux à venir, est de suivre divers indicateurs. Par exemple, prenez le temps :

• • • D’évaluer avec précision le taux d’occupation moyen de vos espaces de travail. Pour cela, pensez à tenir compte du recours au télétravail, du nombre de jours de RTT et de congés de chacun, ainsi que du nombre moyen de déplacement professionnel par semaine.

• • • D’observer si l’organisation distanciel/présentiel de deux collaborateurs fait qu’ils ne se croisent jamais. Dans le cas suivant, peut-être est-il préférable qu’ils partagent un bureau ?

• • • De recenser le nombre de collaborateurs, en anticipant éventuellement une croissance d’effectifs. Veillez également à tenir compte des périodes d’affluence et des périodes creuses durant l’année. Enfin, et si vous avez déjà mis en place un outil de desk booking, comme Sharvy, il est intéressant d’observer le taux de réservation d’un poste de travail individuel, d’un poste au sein d’un open-space, des salles, etc. Observez par la suite, les tendances qui se dessinent.

Ces indicateurs aiguilleront vos décisions et vous permettront également de les justifier auprès de vos collaborateurs.

Quelle est l’utilité de mesurer le taux de foisonnement de ses bureaux ?

La mesure de votre taux de foisonnement est non seulement, un indicateur très important à calculer pour exceller dans votre stratégie de flex-office. Mais c’est également, un moyen de déterminer si votre entreprise doit avoir recours ou non, à un outil de réservation de postes de travail, autrement dit, un outil de desk booking.

À titre d’exemple, une entreprise qui retient un taux de flex-office à 0,9 n’a pas de craintes à avoir, puisque les collaborateurs ne vont pas réellement rencontrer de difficultés à trouver un poste de travail à l’arrivée sur site. Dans ce cas précis, la réservation d’un espace de travail est non seulement, moindre, mais en plus de ça, sera totalement contre-productive.

Évidemment, dans la situation ci-dessus, le risque de déployer un outil de réservation est que les collaborateurs ne l’utilisent pas. Quelques rares bons élèves prendront le pli de la réservation, mais la majorité ne le feront pas à terme. En effet, pourquoi réserver un espace de travail alors, qu’ils sont certains d’en trouver un chaque matin ?

En parallèle, l’outil peut procurer un sentiment de frustration. Notamment, lorsqu’un collaborateur n’ayant pas effectué de réservation se retrouve à une place réservée par un autre. Le collaborateur bon élève, devra engager une négociation pour espérer récupérer son poste de travail, qui, dans certains cas, peut malheureusement cristalliser des tensions.

C’est pourquoi, nous recommandons un outil de desk booking, lorsque votre taux de foisonnement est inférieur ou égal à 0,8.

Vous êtes en recherche d’un outil de desk booking ? Demandez une démonstration de la solution Sharvy !

Utilisation vs occupation des bureaux : faut-il miser uniquement sur le taux de foisonnement ?

Bien évidemment, la réponse est non. Se pencher sur l’occupation des espaces de travail en mesurant le taux de foisonnement est une chose : savoir s’ils sont bien utilisés en est une autre.

C’est pourquoi, pour exceller dans le déploiement du flex-office au sein de votre organisation, il est crucial de définir une stratégie immobilière conciliant harmonieusement l’occupation et l’utilisation de vos espaces.

Dès lors, et pour optimiser durablement l’utilisation de vos espaces de travail, il faut faire en sorte que ces derniers offrent tout ce dont vos collaborateurs ont besoin. D’autant plus qu’aujourd’hui, parvenir à répondre aux attentes criantes des collaborateurs est un point essentiel. Non seulement, cela vous permet d’améliorer l’expérience collaborateur, mais c’est également une bonne manière de retenir et de fidéliser vos meilleurs talents. Ainsi, et pour y parvenir, veillez à :

1.  Étudier et comprendre les pratiques & les besoins de vos collaborateurs.

À présent, nombreux sont les salariés qui souhaitent s’affranchir des contraintes spatio-temporelles liées au modèle canonique du travail : notamment, la journée figée de 9h-18h, le présentéisme ou encore les bureaux attitrés.

L’étude Actineo, menée en 2019 souligne une demande croissante de flexibilité. En effet, pour un tiers des actifs, la liberté de pouvoir choisir plus librement le lieu de travail selon ses besoins, est une demande significative, que les employeurs doivent désormais, entendre et prendre en compte. Tout comme le désir d’autonomie grandissant, avec la mise en place d’une politique de télétravail, si ce n’est pas déjà le cas.

Cependant, les besoins peuvent varier d’un collaborateur à l’autre, selon le service/pôle qu’il occupe, ses tâches et ses aspirations. Dès lors, cela demande d’observer les pratiques des collaborateurs, de comprendre leurs habitudes et leurs besoins.

Pour y parvenir, les méthodes sont nombreuses. La plus rapide, tout en n’étant pas une corvée pour vos collaborateurs est tout simplement de réaliser un questionnaire, à diffuser en interne. La deuxième alternative est de réaliser des entretiens individuels ou collectifs avec vos collaborateurs. C’est une méthode tout aussi efficace, mais qui demande d’y accorder plus de temps.

2.  Offrir divers espaces : salles de réunion, open-spaces & espaces collaboratifs, etc.

Pour de nombreux collaborateurs, le bien-être au travail est synonyme d’ergonomie des espaces.

D’autant plus qu’au cours d’une même journée, les salariés sont de plus en plus nombreux à jongler d’une tâche à l’autre. Par exemple, pour l’une d’entre elles, ils auront besoin de réaliser une session de brainstorming, et préféreront s’installer dans une salle de réunion. Alors que pour d’autres tâches, comme la création et/ou la rédaction de contenu, ces derniers privilégierons un espace de travail plus calme, éloigné des nuisances sonores de l’open-space par exemple.

C’est pourquoi, disposer uniquement de bureaux cloisonnés ou d’un open-space n’est plus suffisant pour booster l’engagement et la productivité de vos collaborateurs. Ainsi, pour optimiser durablement l’utilisation de vos espaces, et parvenir à ce qu’ils soient adaptés aux besoins de chacun, veillez à créer différents types d’espaces, comme :

• • • Des cabines acoustiques
    • Des salles de réunion formelles et informelles
    • Une salle de pause et/ou des alcôves calmes
    • Des zones de desk sharing et/ou de flex office
    • Des terrasses extérieures
    • Éventuellement des zones de coworking, etc.

3.  Améliorer la gestion de vos espaces de travail.

Soyez vigilent sur un point : le taux de foisonnement peut parfois cristalliser les tensions.

La raison est évidente : avec la mise en place du flex-office, les collaborateurs n’ont plus la certitude, une fois sur site, de trouver un poste de travail libre. Cela est d’autant plus probable lorsque le taux de foisonnement est inférieur à 0,7 soit : 7 postes de travail pour 10 collaborateurs.

Par conséquent, cette nouvelle organisation du travail peut devenir contre-productive, si elle est mal encadrée, qu’elle génère du stress et de la frustration. C’est pourquoi, pour repenser vos espaces de travail tout en évitant ces écueils, il est nécessaire de s’outiller.

À ce titre, la solution Sharvy peut (véritablement) être votre bras droit. Au travers d’une application web & mobile, vous offrez à vos collaborateurs la possibilité de réserver un poste de travail en amont de leur venue sur site. Ainsi, en permettant le desk booking au sein de votre entreprise, vous évitez l’encombrement des lieux et garantissez à vos collaborateurs un travail serein.

Avec un tel outil, vos collaborateurs gagnent en flexibilité et peuvent planifier à l’avance leur présence au bureau : ce qui impactera directement leur productivité. C’est pourquoi, l’alliance du présentiel et du distanciel est désormais choisit par de nombreuses entreprises.

Chez Sharvy, nous serions ravis de vous présenter une démonstration de la solution, et vous accompagner sur ces sujets. Nos experts sont là pour vous aider et vous conseiller.

En conclusion

Le déploiement du flex-office et la mise en place d’un taux de foisonnement peut bouleverser les pratiques et les habitudes des collaborateurs. Une phase de Test & Learn auprès des différentes équipes qui ont une appétence pour ce type de modèle peut être justifiée avant le déploiement général.

Toutefois, gardez en tête que le taux de foisonnement est pilotable dans la durée. Il peut être réduit au fur et à mesure du développement du télétravail, soit par la cession de certaines surfaces devenues inutiles, soit par l’absence de prise de surfaces supplémentaires quand les effectifs augmentent.

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