Pourquoi choisir le flex office pour ses espaces de travail ?

Le monde professionnel se tourne de plus en plus vers un environnement de travail hybride, où les salariés alternent entre jours de présence et télétravail. Dans ce contexte, et afin d’absorber efficacement les changements qui rythment notre quotidien, le flex office s’installe petit à petit au sein des entreprises.

Toutefois, qu’est-ce que c’est et quels sont les avantages à mettre en place cette organisation du travail ? Focus dans cet article !

Qu’est-ce que le flex office ?

L’idée du flex office (ou flex desk) part initialement du constat que les collaborateurs d’une entreprise ne sont pas toujours tous en même temps à leurs bureaux. Entre les congés, le télétravail, les déplacements ou encore les réunions, un poste de travail nominatif n’est jamais utilisé à 100% tous les jours. Selon CBRE, il serait même libre environ 40% du temps. Voire plus depuis la forte croissance du télétravail et du travail flexible ces derniers mois.

Ainsi, le flex office offre une certaine liberté au collaborateur. Il n’est pas obligé de s’assoir au même endroit tous les jours, il n’a plus de bureau attitré et peut donc changer de lieu selon ses tâches et ses envies : un bureau dans un open space, s’installer dans un espace de corpoworking, sur une table à la cafétéria, dans une zone de hot desking… C’est une organisation du travail qui bouleverse les codes des organisations plus traditionnelles avec des bureaux individuels et nominatifs notamment.

Pour autant et parce qu’il impacte l’organisation du travail en tant que tel, le flex office ne s’improvise pas. Il s’apprend, se pratique et s’installe pas à pas. C’est l’objectif de notre guide ci-dessous : avantages, pré-requis, risques, bonnes pratiques et retours d’expériences divers : on vous livre les 8 règles d’or à respecter pour réussir votre transition vers le flex office !

Quels sont les avantages ?

En quelques années, le flex office a prouvé son impact positif sur les organisations. Il offre en effet de nombreux avantages, tant pour le salarié que pour l’entreprise.

1. Pour le salarié

Une meilleure efficacité : selon ses missions ou son humeur, il est libre et peut choisir où il souhaite travailler pour être le plus productif.
Plus d’interactions et rencontres : dans certaines entreprises, il n’est pas évident de rencontrer des collègues d’autres équipes. Avec le flex office, on choisit l’endroit où on désire s’installer. Cela permet donc d’échanger avec des personnes que nous ne côtoierions pas en temps normal.
Une créativité accrue : en favorisant les échanges entre des équipes différentes, le flex office permet de stimuler la créativité de tous. Les employés peuvent challenger leurs idées, échanger avec des personnes ayant des parcours divers…
Remédier à la routine : tous les jours, l’environnement de travail du collaborateur peut changer. Il n’y a donc pas de routine et d’ennui pour ce dernier, qui connaitra de la nouveauté chaque jour.
Une amélioration du bien-être au travail : la flexibilité que procure cette nouvelle organisation, favorise également la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT) de l’ensemble des collaborateurs.

2. Pour l’entreprise

Une meilleure image de marque employeur : l’entreprise est plus attractive car elle s’adapte aux tendances actuelles et aux nouvelles attentes des candidats, elle a une image innovante.
Un gain de places et d’argent : les bureaux ne sont plus nominatifs et l’entreprise déterminer un taux de foisonnement adéquat de ses bureaux. En conséquence, plusieurs collaborateurs utilisent le même en alternance selon leurs moments de présence sur site. En partageant un même poste entre plusieurs employés, l’entreprise peut réduire leur quantité significativement, et améliorer leur taux d’occupation. Ce gain de places peut se traduire par une réduction du nombre de m² qui engendre automatiquement une baisse importante du budget immobilier. Surtout lorsqu’on sait que l’Arseg estime le coût d’un poste de travail autour des 10 000€ par an !
La création de nouveaux espaces : en permettant de réduire le volume de postes de travail, le flex office permet de gagner des m². Il peut donc permettre à l’entreprise de créer de nouveaux espaces de convivialité tels que des salles de pause, d’échanges, des cafétérias, des zones de corpoworking…