Flex office : quelles sont les économies envisageables ?

Le spleen des bureaux fantômes ? Voici une curieuse métaphore qui s’est abattue dans la vie des Français depuis le début de la pandémie du Covid-19, avec son corollaire : le télétravail.

L’origine de cette métaphore est la suivante : depuis la fin de la pandémie, la France traverse une période inflationniste de grande ampleur, qui évidemment, touche les entreprises et les contraignent à réévaluer leurs priorités.

En conséquence, les dirigeants ne peuvent, désormais, plus faire l’autruche face à l’irrésistible ascension du flex office. Ce dernier surgit alors telle une nouvelle ère, reléguant le concept de l’attribution classique des espaces de travail au rang d’antiquité. Or, si les dirigeants sont nombreux à vouloir tirer profit du nomadisme professionnel et du flex office, pour réaliser de belles économies, il ne faut pas qu’ils se dirigent aveuglement vers cette pratique.

Dans cet article, découvrez les coûts qu’engendre le flex office, les économies (souvent insoupçonnées) suite à la mise en œuvre de cette pratique, ainsi que nos conseils pour une transition en douceur et pour éviter des coûts substantiels.

Une piqûre de rappel : qu’est-ce que le flex office ?

Par essence, le flex office consiste à ne plus attribuer un poste de travail précis à un collaborateur. Une fois sur site, ils n’ont qu’à choisir leur point d’ancrage pour la journée et débuter leurs tâches. En ce sens, c’est une pratique qui permet aux collaborateurs de reprendre le pouvoir sur leur environnement de travail.

À chaque jour, ses envies, ses objectifs et ses affinités. L’idée étant que chaque espace puisse répondre à un usage. C’est là toute la notion de flexibilité du travail : fini la rigidité des bureaux attitrés, de la même place tous les jours avec, en visu, les mêmes collègues.

Par conséquent, c’est une solution novatrice pour créer des équipes désilotées et des rencontres impromptues. C’est un brassage vertueux, qui permet de créer un environnement de travail dynamique. Les synergies qui sont créées favorisent l’agilité, la productivité et la créativité

Pour autant et parce qu’il impacte l’organisation du travail en tant que tel, le flex office ne s’improvise pas. Il s’apprend, se pratique et s’installe pas à pas.

C’est la raison pour laquelle, nous avons créé un guide complet avec de nombreux conseils activables relayant les avantages, les pré-requis, les bonnes pratiques et des retours d’expériences divers pour réussir votre transition vers le flex office ! Téléchargez-le gratuitement juste ici.

 Les coûts qu’engendre le flex office…

Si le flex office séduit de plus en plus les employeurs soucieux de réduire leurs coûts et d’optimiser, à bon escient, leurs espaces de travail, il ne faut pas omettre qu’avant d’obtenir de belles économies, le le flex office nécessite un investissement de départ considérable. Lors de son déploiement, on distingue deux typologies de coûts : les dépenses lors du passage au flex office et les dépenses du quotidien, liées à la gestion de celui-ci.

1.  Le réaménagement des espaces de travail.

De surcroît, avec le flex office vos bureaux changent de visage, et sont résolument plus collaboratifs, créatifs et conviviaux ! Que ce soit à l’issue d’un déménagement d’entreprise, tout comme d’une réorganisation de vos espaces de travail, vous devez quoiqu’il en soit, (ré)aménager vos locaux en conséquence.

Dans un environnement en flex office, les employeurs organisent leurs espaces de travail selon la notion : « Activity Based Workspace ». L’idée cachée derrière cette notion est que chaque espace de l’entreprise doit répondre à une activité donnée. Nul besoin de réaliser de grands travaux, c’est davantage une question d’optimisation et d’aménagement d’espaces variés, évolutifs et modulables.

En poursuivant cet objectif, on peut imaginer créer divers espaces de travail, avec :

• • • Les indispensables : les postes de travail individuels et les open-spaces.
    • Les espaces offrant une confidentialité sonore : PhoneBooth, meeting room, huddle room.
    • Des espaces collaboratifs : corpoworking, les espaces informels et les espaces de détente, etc.

Or, ce réaménagement des espaces de travail s’accompagne (généralement) de diverses dépenses.

Parmi elles, on peut citer les dépenses liées aux services d’un cabinet d’architecture pour repenser les nouveaux locaux et l’aménagement des nouveaux espaces. Dans le même sens, il existe également des cabinets, comme Parella, qui éclairent les employeurs sur leurs prises de décision en apportant  des solutions immobilières sur mesure.

Dans le même temps, on peut relever des dépenses liées à une éventuelle main-d’œuvre pour la réalisation des travaux au sein des locaux : déplacement des cloisons, revêtement des sols, installation de sources lumineuses nouvelles, nouvelles peintures, solutions pour assurer le confort thermique des collaborateurs, etc. À l’évidence, si ces dépenses peuvent être anticipées, elles ne sont tout de même pas à négliger lors du passage au flex office.

2.  L’achat du matériel informatique & technologique.

Parce qu’il s’appuie sur le digital, le flex office nécessite également d’opérer des modifications au niveau des équipements informatiques. Rappelons-le : dans un environnement en flex office, différents profils émergent : des collaborateurs sédentaires aux ultra-nomades qui changent régulièrement d’espace de travail au cours d’une journée.

En corrélation, cette organisation du travail créée différents besoins :

• • • Un besoin d’universaliser les postes de travail de l’entreprise. En considérant que les collaborateurs n’ont plus de bureau fixe, ces derniers doivent pouvoir s’installer sur n’importe quel poste de travail. La mission des entreprises consiste finalement à « universaliser » leurs postes de travail pour faciliter le flex office. Il est donc judicieux d’installer au sein des open-spaces, des ordinateurs aux performances similaires et des tailles d’écrans identiques.

• • • Un besoin de fournir, à chacun des collaborateurs, des ordinateurs portables. Ces derniers doivent, pour le coup, être choisis en fonction du métier et des missions de son utilisateur. Par exemple, un commercial privilégiera un ordinateur portable léger, un infographiste lui, préférera un modèle ultra-performant.

• • • Un besoin d’équiper et de moderniser les salles de réunion. Notamment, en les équipant de matériels audiovisuels pour accueillir les visioconférences. Par exemple, en installant des écrans interactifs, des vidéoprojecteurs, des haut-parleurs et microphones, une technologie « Plug & Play», etc.

Toutefois, bien d’autres équipements informatiques sont à ajouter dans cette « liste de courses ». On peut citer : des stations d’accueil (compatibles avec l’ensemble des ordinateurs portables), des claviers et des souris sans fil, des imprimantes multifonctions pour chaque open-space, etc.

Enfin, n’omettez pas que la mobilité de ces équipements (en raison du flex office), peut accroître le risque de détérioration, de perte, tout comme de vol. Veillez à l’anticiper en disposant d’un parc de remplacement par exemple.

3. L’achat du mobilier.

À l’évidence, des achats sont également à prévoir pour meubler les nouveaux espaces de travail et répondre aux besoins de chacun des collaborateurs. Soulignons que vos collaborateurs sont tous différents physiquement. Par conséquent, le mobilier disponible (et notamment, dans le cadre du flex office) doit pouvoir s’adapter à chacun. Par exemple :

• • • L’assise doit être réglable en hauteur.
    • Le dossier doit pouvoir s’incliner selon les mouvements du corps.
    • Les accoudoirs doivent être réglables afin de soulager les épaules et la nuque.
    • L’appui-tête doit également être réglable pour soulager les cervicales.
    • Des sièges à roulettes sont préférables pour s’adapter à tout type de sol.

En parallèle, rappelons que la sédentarité est un fléau de la vie de bureau. Ainsi, veillez à augmenter le mouvement au sein de vos espaces de travail, en installant des bureaux debout et des tables hautes. Vous pouvez également proposer des ballons d’assises connus pour leurs bienfaits ergonomiques.

De même, il faut penser à installer divers rangements et casiers afin que les collaborateurs puissent ranger leurs effets personnels, d’où l’importance d’appliquer une « Clean desk policy ». En parallèle, divers éléments de décoration seront nécessaires, comme des plantes et arbustes, des portemanteaux, des lampes d’appoint, etc.

Quoiqu’il en soit, gardez en tête que vos espaces de travail doivent s’adapter au nomadisme professionnel, tout en essayant de recréer le confort comme à la maison : c’est ce qu’on appelle le « Home at office ».

4.  La gestion du flex office (sur le long terme).

Une attention particulière doit être portée à la gestion quotidienne du flex office. En optant pour cette organisation du travail, il convient de prendre le partage de bureaux au pied de la lettre, en effectuant une mutualisation des postes de travail.

Ainsi, si votre entreprise compte une quinzaine de collaborateurs, vous devez proposer uniquement, une dizaine de postes de travail individuel. Pour ce faire, tout est une question d’organisation et de gestion des postes en interne, sous forme de roulement.

Or, cela nécessite (inévitablement) l’investissement dans une solution de desk booking.

Rappelons que lors d’une transition, vos collaborateurs seront souvent réticents à changer leur routine et auront tendance à vouloir venir plus que d’habitude, ce qui peut engendrer une suroccupation.

Sur le long terme, un manque d’organisation peut conduire à des pics d’affluence et ainsi, à avoir trop de collaborateurs sur site le même jour. Pour éviter cela, une solution de desk booking, comme Sharvy, garantit à chacun des collaborateurs, un poste de travail à leur arrivée sur site. Ainsi, vous vous écartez du fonctionnement classique du flex office, qui repose sur le principe du « premier arrivé, premier servi ». Vos collaborateurs peuvent réserver une place en amont de leur venue et se délester de ce stress quotidien.

À l’évidence, la mise en place de ce type d’outil engendre des dépenses : abonnement, déploiement auprès des administrateurs, spécificités techniques, installation de matériel de contrôle d’accès, développements spécifiques, etc. Cependant, gardez en tête les bénéfices (et les futures économies liées au flex office) que vous en tirerez.

Les économies envisageables grâce au flex office !

1. Une réduction des charges immobilières.

Chaque année, l’IDET dévoile le coût d’un poste de travail en entreprise, en France. L’étude menée en 2023, révèle qu’un poste de travail coûterait, en moyenne, 13 500 € par an et par collaborateur. Dès lors, si l’on prend l’exemple d’une entreprise comptant 50 collaborateurs, les dépenses liées aux charges immobilières s’élèvent à plus de 675 000 € par an. Exorbitant, n’est-ce pas ?

Aujourd’hui, les bureaux représentent le 2nd poste de dépenses des entreprises, après la masse salariale. En conséquence, et face aux prix vertigineux de l’immobilier, la plupart des entreprises décident d’agir en optant pour le flex office.

La raison ? Elle est évidente : depuis la fin de la pandémie du Covid-19 et la recrudescence du télétravail, les collaborateurs sont rarement réunis (tous en même temps) sur leur lieu de travail. Les surfaces sont ainsi, devenues trop grandes, et de nombreux bureaux restent vacants. Les dirigeants constatent, amèrement, un faible taux d’occupation de leurs bureaux.

Or, en renonçant à conserver un poste de travail par collaborateur et en réduisant les surfaces nécessaires, grâce au flex office, les dirigeants parviennent à améliorer la rentabilité de leurs locaux. En ce sens, il devient possible pour eux, de réduire le nombre de postes de travail, tout comme de déménager et louer des locaux plus petits, mais plus qualitatifs et enrichis de services qui améliorent la Qualité de Vie au Travail (QVT).

Par conséquent, si l’on reprend l’exemple d’une entreprise comptant 50 collaborateurs, celle-ci passerait de 50 postes de travail à 40 postes de travail. Avec 50 postes, les dépenses annuelles seraient de 675 000 €. Toutefois, en passant à 40 postes grâce au flex office, l’entreprise peut réaliser une économie de près de 135 000 € soit 25% sur une année, ce qui n’est pas négligeable !

À ceci s’ajoutent les gains de bien-être des collaborateurs, une augmentation de la productivité, etc. Des retours sur investissement difficilement quantifiables, mais bien réels !

2. Une diminution des coûts énergétiques.

Nul doute : l’inflation couplée à la crise écologique en toile de fond, poussent les entreprises à réduire leurs dépenses énergétiques. Grâce au flex office, les économies liées aux consommations d’énergies sont significatives !

En effet, en limitant la surface louée, ces derniers peuvent limiter leurs dépenses énergétiques et réaliser de belles économies. Par exemple, pour le chauffage, tout comme la climatisation (représentant près de 50% de la facture d’énergie) mais également, l’électricité (près de 20% de la facture d’énergie), ainsi qu’une réduction des appareils électroniques en marche.

En parallèle, gardez en tête que le flex office est un levier intéressant face aux réglementations qui vont s’accentuer durant les prochaines années. En France, le gouvernement impose l’Éco Énergie Tertiaire (EET) : une obligation réglementaire qui engage tous les acteurs du tertiaire vers la sobriété énergétique. Elle impose une baisse de la consommation d’énergie des entreprises du secteur tertiaire de plus de 1000 m². En 2030, cette réduction devra atteindre 40%, puis 50% en 2040, et enfin, 60% en 2050 (par rapport à 2010). Un point à ne pas négliger en tant qu’employeur et à prendre en compte !

3. Une réduction du budget « Parking ».

À l’évidence, le recours massif au flex office et la recrudescence du télétravail bouleversent la gestion du parking d’entreprise. En conséquence, beaucoup de places de stationnement restent vacantes.

En parallèle, lorsqu’une entreprise bénéficie de bureaux en location dans un immeuble, elle dispose (la plupart du temps) d’un nombre de places défini selon le nombre de m² qu’elle dispose. Par conséquent, si elle libère des m² dans ses bureaux grâce au flex office, il ne faut pas oublier qu’elle va disposer de moins de places de parking allouées.

Or, les coûts pouvant émaner d’une mauvaise gestion et d’un parking en jachère sont substantiels pour les entreprises ! Un parking d’entreprise sous-exploité et mal optimisé entraîne des dépenses inutiles, voire des surcoûts pour l’entreprise. C’est pourquoi, la mise en place d’une démarche de flex office va de pair avec l’optimisation du parking d’entreprise.

Ainsi, vous pouvez tirer profit de l’existant, en réallouant les surfaces disponibles au sein de votre parking pour éviter d’en financer des nouvelles. Puis, en digitalisant et en dynamisant sa gestion via une application dédiée, comme Sharvy, vous pouvez gagner jusqu’à 30% de places.

Dès lors, vous pourrez envisager de résilier vos contrats de location de places, devenus inutiles, et générer des économies immédiates : de 1500 à 2000€ à l’année par place de parking.

4. Une réduction des coûts liés à la cafétéria d’entreprise.

Ne l’oublions pas ! Le flex office offre une nouvelle organisation du travail qui pousse les collaborateurs à alterner des jours de présence et des jours en télétravail. La plupart du temps, ces derniers alternent entre deux jours en télétravail et trois jours sur site.

En corrélation, on observe une baisse du taux de fréquentation de la cafétéria d’entreprise, en moyenne de 20%, selon Catherine GUIZOL – Directrice Workplace Transformation & Innovation chez Ipsen.

Toutefois, ce n’est pas le seul constat ! À présent, l’une des plus grandes difficultés pour les personnes en charge du restaurant d’entreprise est sans aucun doute, la fluctuation du nombre de convives selon les journées. Outre le coût économique, cette hybridation du travail entraîne des problématiques RSE. L’objectif aujourd’hui pour le gestionnaire, est de parvenir à anticiper le nombre de couverts, afin de prévoir les bonnes quantités, réduire le gaspillage alimentaire et limiter les coûts.

À l’aide d’une application dédiée, comme Sharvy, vous pouvez moderniser et simplifier la gestion de votre cafétéria d’entreprise. Au sein de l’application, vous définissez les créneaux ouverts à la réservation, leur capacité d’accueil, ainsi qu’une heure limite de réservation pour le jour-j. À la suite de ce paramétrage, l’application peut être utilisée par vos collaborateurs. Ces derniers peuvent anticiper leur présence à la cafétéria et réserver un créneau pour les jours souhaités.

Nul doute : ce mode de fonctionnement vous permet d’anticiper l’affluence et le nombre de couverts, mais également, de commander les bonnes quantités pour optimiser vos coûts liés à la cafétéria de votre entreprise !

En conclusion

À l’évidence, et en raison des coûts croissants de l’immobilier d’entreprise, le passage en flex office des entreprises promet d’importants retours financiers (même si des dépenses sont nécessaires pour sa mise en œuvre).

Toutefois, il serait dommage de considérer le flex office seulement sous cet aspect. Au-delà des futures économies, le flex office est également un véritable accélérateur de mue organisationnelle ! C’est une belle occasion de repenser les modes de travail actuels et de s’ouvrir vers les nouvelles pratiques qui fidélisent et séduisent les talents.

Cela, tout en privilégiant la transparence et en proposant du sens, c’est-à-dire en mettant en avant le gain attendu pour chacun, sans pour autant cacher le levier de rationalisation immobilière. De cette façon, vous avancez dans la bonne direction.

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