Oficina flexible : ¿cuál es el ahorro potencial?

¿El bazo de las oficinas fantasma? He aquí una curiosa metáfora que ha invadido la vida en españa desde el inicio de la pandemia de Covid-19, con su corolario : el teletrabajo.

El origen de esta metáfora es el siguiente : desde el final de la pandemia, España atraviesa un periodo de inflación elevada, que obviamente afecta a las empresas y las obliga a replantearse sus prioridades.

En consecuencia, los directivos ya no pueden esconder la cabeza bajo el ala ante el irresistible auge de la oficina flexible. La oficina flexible emerge como una nueva era, relegando el concepto de asignación tradicional de espacios de trabajo a la categoría de antigüedad. Y aunque muchos directivos están dispuestos a aprovechar el nomadismo profesional y la oficina flexible para conseguir ahorros significativos, no deben dejarse arrastrar ciegamente por esta práctica.

En este artículo, descubra más sobre los costes de la oficina flexible, el ahorro (a menudo insospechado) que puede suponer la implantación de esta práctica y nuestros consejos para realizar una transición fluida y evitar costes sustanciales.

Un breve recordatorio : ¿qué es la oficina flexible?

 La esencia de la oficina flexible es que los empleados ya no tienen asignado un puesto de trabajo específico. Una vez en el lugar, simplemente eligen su punto de anclaje para el día y comienzan sus tareas. En este sentido, es una práctica que permite a los empleados recuperar el control sobre su entorno de trabajo.

Cada día tiene sus propios deseos, objetivos y afinidades. La idea es que cada espacio pueda utilizarse para un fin específico. En eso consiste la flexibilidad en el trabajo : la rigidez de los escritorios fijos, el mismo sitio todos los días con los mismos compañeros a la vista, es cosa del pasado.

Como resultado, es una solución innovadora para crear equipos desestructurados y reuniones improvisadas. Es un círculo virtuoso que crea un entorno de trabajo dinámico. Las sinergias creadas fomentan la agilidad, la productividad y la creatividad.

Sin embargo, como repercute en la propia organización del trabajo, la oficina flexible no se improvisa. Hay que aprenderla, practicarla y aplicarla paso a paso.

Por eso hemos creado una guía completa con una serie de consejos prácticos sobre las ventajas, los requisitos previos, las mejores prácticas y diversos comentarios para que la transición a la oficina flexible sea un éxito. Descárgatela gratis aquí.

 Los costes de la oficina flexible…

Aunque la oficina flexible resulta cada vez más atractiva para las empresas que buscan reducir costes y optimizar sus espacios de trabajo, no hay que olvidar que requiere una inversión inicial considerable. El despliegue de una oficina flexible conlleva dos tipos de costes: los costes del cambio a una oficina flexible y los costes cotidianos de su gestión.

1.  La reorganización de los espacios de trabajo.

Además, la oficina flexible da un nuevo aspecto a sus oficinas, haciéndolas más colaborativas, creativas y fáciles de usar. Tanto si te mudas como si reorganizas tu espacio de trabajo, necesitas (re)equipar tus instalaciones en consecuencia.

En un entorno de oficina flexible, los empresarios organizan sus espacios de trabajo según la noción de “espacio de trabajo basado en la actividad“. La idea que subyace a este concepto es que cada zona de la empresa responda a una actividad determinada. No hacen falta grandes obras; se trata más bien de optimizar y acondicionar espacios variados, evolutivos y modulables.

Con este objetivo en mente, podemos imaginar la creación de varios espacios de trabajo, con :

• • • Lo esencial : puestos de trabajo individuales y espacios abiertos.
    • Espacios que ofrecen privacidad de audio : PhoneBooth, sala de reuniones, huddle room.
    • Espacios de colaboración : corpoworking, espacios informales y zonas de descanso, etc.

Sin embargo, esta reorganización de los espacios de trabajo va (normalmente) acompañada de diversos gastos.  

Por ejemplo, contratar los servicios de un estudio de arquitectura para replantear los nuevos locales y la distribución de los nuevos espacios. También hay empresas, que pueden ayudar a los empresarios a tomar las decisiones correctas ofreciéndoles soluciones inmobiliarias a medida.

Al mismo tiempo, puede haber costes asociados a la mano de obra necesaria para llevar a cabo obras en los locales: traslado de tabiques, revestimiento de suelos, instalación de nuevas fuentes de luz, nueva pintura, soluciones para garantizar el confort térmico de los empleados, etcétera. Evidentemente, aunque estos costes pueden preverse, no deben pasarse por alto a la hora de cambiar a una oficina flexible.

2.  Adquisición de equipos informáticos y tecnológicos.

Al basarse en la tecnología digital, la oficina flexible también exige introducir cambios en los equipos informáticos. No lo olvidemos: en un entorno de oficina flexible surgen distintos perfiles : desde empleados sedentarios hasta ultranómadas que cambian regularmente de espacio de trabajo durante el día.

En correlación, esta organización del trabajo crea necesidades diferentes :

• • • Necesidad de universalizar los puestos de trabajo de la empresa. Dado que los empleados ya no tienen un escritorio fijo, necesitan poder trabajar en cualquier puesto que deseen. En última instancia, la tarea de las empresas es “universalizar” sus puestos de trabajo para facilitar la oficina flexible. Por eso tiene sentido instalar ordenadores con prestaciones similares y tamaños de pantalla idénticos en espacios abiertos.

• • • Necesidad de universalizar los puestos de trabajo de la empresa. Dado que los empleados ya no tienen un escritorio fijo, necesitan poder trabajar en cualquier puesto que deseen. En última instancia, la tarea de las empresas es “universalizar” sus puestos de trabajo para facilitar la oficina flexible. Por eso tiene sentido instalar ordenadores con prestaciones similares y tamaños de pantalla idénticos en espacios abiertos.

• • • Necesidad de equipar y modernizar las salas de reunión. En particular, dotándolas de equipos audiovisuales para videoconferencias. Por ejemplo, instalando pantallas interactivas, videoproyectores, altavoces y micrófonos, tecnología “Plug & Play”, etc.

Sin embargo, hay muchos más equipos informáticos que añadir a esta “lista de la compra”. Por ejemplo, estaciones de acoplamiento (compatibles con todos los portátiles), teclados y ratones inalámbricos, impresoras multifunción para cualquier oficina de planta abierta, etc.

Por último, no olvide que la movilidad de estos equipos (debido a la oficina flexible) puede aumentar el riesgo de daños, pérdidas o robos. Asegúrate de anticiparte a ello disponiendo de una flota de repuesto, por ejemplo.

3. La compra de muebles.

Evidentemente, también habrá que hacer compras para amueblar los nuevos espacios de trabajo y satisfacer las necesidades de cada empleado. Todos sus empleados son físicamente diferentes. Por ello, el mobiliario disponible (sobre todo en una oficina flexible) debe adaptarse a cada individuo. Por ejemplo :

• • • La altura del asiento debe ser regulable.
    • El respaldo debe poder reclinarse con los movimientos del cuerpo.
    • Los reposabrazos deben ser ajustables para aliviar los hombros y el cuello.
    • El reposacabezas también debe ser ajustable para aliviar la tensión del cuello.
    • Los asientos con ruedas son preferibles para adaptarse a cualquier tipo de suelo.

Al mismo tiempo, conviene recordar que el sedentarismo es una lacra de la vida en la oficina. Así que asegúrate de aumentar el movimiento en tus espacios de trabajo, instalando escritorios de pie y mesas altas. También puedes ofrecer asientos de bola, conocidos por sus beneficios ergonómicos.

Asimismo, hay que pensar en instalar varios armarios y taquillas para que los empleados puedan guardar sus objetos personales, de ahí la importancia de aplicar una “política de escritorio limpio“. Al mismo tiempo, se necesitarán diversos elementos decorativos, como plantas y arbustos, percheros, lámparas de acento, etc.

En cualquier caso, tenga en cuenta que sus espacios de trabajo deben adaptarse al nomadismo profesional, al tiempo que intentan recrear las comodidades del hogar: es lo que llamamos “Home at office“.

4.  Gestión de oficina flexible (a largo plazo).

Hay que prestar especial atención a la gestión diaria de la oficina flexible. Cuando se opta por este tipo de organización del trabajo, es importante tomar al pie de la letra el uso compartido de la oficina, poniendo en común los puestos de trabajo.

Así, si tu empresa tiene unos quince empleados, sólo necesitas ofrecer unos diez puestos de trabajo individuales. Para ello, todo es cuestión de organización y gestión interna de los puestos de trabajo, por turnos.

Pero esto (inevitablemente) requiere invertir en una solución de reserva de mesas.

Recuerde que, durante una transición, sus empleados se mostrarán a menudo reacios a cambiar su rutina y tenderán a querer venir más de lo habitual, lo que puede provocar una sobreocupación.

A largo plazo, la falta de organización puede provocar picos de ocupación y, en consecuencia, demasiados empleados en el mismo día. Para evitarlo, una solución de reserva de escritorios como Sharvy garantiza a cada empleado un puesto de trabajo a su llegada. De este modo, se aleja del enfoque tradicional de oficina flexible, que se basa en el principio de “el primero que llega, primero se sirve“. Sus empleados pueden reservar un lugar antes de su llegada y liberarse de este estrés cotidiano.

Evidentemente, la puesta en marcha de este tipo de herramientas implica costes: suscripción, despliegue ante los administradores, especificaciones técnicas, instalación de equipos de control de acceso, desarrollos específicos, etc. Pero no pierdas de vista los beneficios.

Posible ahorro gracias a la oficina flexible!

1. Una reducción de los gastos inmobiliarios.

En 2023, un puesto de trabajo cuesta una media de 13 500 euros por empleado y año. Así pues, si tomamos el ejemplo de una empresa con 50 empleados, los gastos vinculados a las cargas inmobiliarias ascienden a más de 675 000 euros al año. Exorbitante, ¿verdad?

Hoy en día, las oficinas representan la 2nd mayor partida de gastos de las empresas, después de la masa salarial. Por ello, y ante la escalada de los precios inmobiliarios, la mayoría de las empresas optan por la oficina flexible.

¿Y la razón? Es obvia : desde el final de la pandemia de Covid-19 y el resurgimiento del teletrabajo, los empleados rara vez están juntos (todos al mismo tiempo) en su lugar de trabajo. Como consecuencia, el espacio se ha vuelto demasiado grande y muchas oficinas permanecen vacías. Los directivos se sienten amargamente decepcionados por el bajo índice de ocupación de sus oficinas.

Al no mantener un puesto de trabajo por empleado y reducir la superficie necesaria, gracias a la oficina flexible, los directivos pueden mejorar la rentabilidad de sus locales. Esto les permite reducir el número de puestos de trabajo, así como trasladarse y alquilar locales más pequeños, pero de mayor calidad, potenciados por servicios que mejoran la Calidad de Vida en el Trabajo (CVT).

Así, si tomamos el ejemplo de una empresa con 50 empleados, pasaría de 50 puestos de trabajo a 40. Con 50 puestos de trabajo, el gasto anual sería de 675 000 euros. Sin embargo, al reducirse a 40 puestos de trabajo gracias a la oficina flexible, la empresa puede ahorrar casi 135 000 euros, es decir, un 25% en el transcurso de un año, ¡una cantidad nada desdeñable!

A esto hay que añadir las ganancias en bienestar de los empleados, el aumento de la productividad, etc. El retorno de la inversión es difícil de cuantificar, pero es real.

2. Menores costes energéticos.

No cabe duda: la inflación unida a la crisis ecológica empujan a las empresas a reducir sus costes energéticos. Gracias a la oficina flexible, los directivos pueden tomar medidas importantes.

Limitando la superficie que alquilan, los inquilinos pueden limitar sus gastos energéticos y conseguir ahorros significativos. Por ejemplo, en calefacción y aire acondicionado (que suponen casi el 50% de la factura energética) y electricidad (casi el 20% de la factura energética), además de reducir el número de aparatos electrónicos en uso. Al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que la oficina flexible es una palanca interesante frente a normativas que se harán más estrictas en los próximos años.

3. Una reducción del presupuesto de “Aparcamiento”.

Es evidente que el uso generalizado de la oficina flexible y el auge del teletrabajo están teniendo un gran impacto en la gestión de los aparcamientos de las empresas. Como consecuencia, muchas plazas de aparcamiento permanecen vacías.

Al mismo tiempo, cuando una empresa alquila oficinas en un edificio, se le asigna (la mayoría de las veces) un número de plazas en función del número de m² de que dispone. Por tanto, si libera m² en sus oficinas, es posible que se le asignen menos plazas de aparcamiento.

Y, sin embargo, los costes que pueden derivarse de una mala gestión y de un aparcamiento en barbecho son considerables para las empresas. Un aparcamiento de empresa infrautilizado y mal optimizado genera gastos innecesarios e incluso costes adicionales para la empresa. Por eso, la implantación de una oficina flexible va de la mano de la optimización del aparcamiento de su empresa.

De este modo, puede aprovechar al máximo lo que ya existe, reasignando el espacio disponible dentro de su aparcamiento para evitar la financiación de otros nuevos. Después, digitalizando y dinamizando su gestión a través de una aplicación dedicada, como Sharvy, puedes ganar hasta un 30% más de plazas.

A partir de ese momento, puede plantearse rescindir sus contratos de alquiler de plazas de aparcamiento, que se han vuelto inútiles, y generar un ahorro inmediato: de 1 500 a 2 000 euros al año por plaza.

4. Reducción de los costes de la cafetería de la empresa.

¡No lo olvidemos! La oficina flexible es una nueva forma de organizar el trabajo que anima a los empleados a alternar entre días in situ y días trabajando desde casa. La mayoría de las veces, los empleados alternan entre dos días de teletrabajo y tres días in situ.

En correlación, se ha producido una caída en el número de personas que utilizan la cafetería de la empresa, con un descenso medio del 20%.

Pero no es el único problema. En la actualidad, una de las mayores dificultades para los responsables del restaurante de empresa es, sin duda, el número fluctuante de comensales en un día determinado. Además del coste económico, esta hibridación del trabajo conlleva problemas de RSE. Hoy en día, el objetivo del responsable es ser capaz de anticipar el número de cubiertos, con el fin de planificar las cantidades adecuadas, reducir el desperdicio de alimentos y limitar los costes.

Con la ayuda de una aplicación específica como Sharvy, puede modernizar y simplificar la gestión de la cafetería de su empresa. Dentro de la aplicación, usted define las franjas horarias abiertas a la reserva, su capacidad y una hora límite para las reservas del día. Una vez realizados estos ajustes, la aplicación puede ser utilizada por sus empleados. Pueden anticipar su presencia en la cafetería y reservar una franja horaria para los días que deseen.

No cabe duda: esta forma de trabajar le permite prever el número de personas y el número de cubiertos, pero también pedir las cantidades adecuadas para optimizar los costes de la cafetería de su empresa.

En conclusión

Evidentemente, y dado el aumento de los costes de los inmuebles corporativos, el paso a una oficina flexible para las empresas promete importantes beneficios económicos (aunque se requieran gastos para ponerlo en práctica).

Sin embargo, sería una lástima ver la oficina flexible sólo desde este punto de vista. La oficina flexible es también un verdadero acelerador del cambio organizativo. Es una gran oportunidad para replantearse las actuales formas de trabajar y abrirse a nuevas prácticas que atraigan y retengan el talento.

Todo ello fomentando la transparencia y dando sentido a la situación, es decir, destacando los beneficios esperados para todos, sin ocultar la palanca de la racionalización inmobiliaria. De este modo, se avanza en la dirección correcta.

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