En un momento en el que la crisis sanitaria está tomando forma y la idea de un “mundo de posguerra” se afianza en nuestras mentes, ya estamos asistiendo a profundos cambios en el mundo del trabajo.

Los empleados quieren ahora combinar el trabajo y la flexibilidad de forma armoniosa. Esta tendencia ya era perceptible antes del comienzo  la crisis sanitaria. Sin embargo, se ha acentuado durante la pandemia y la experiencia del teletrabajo. Ahora, más del 87% de los empleados aspiran a teletrabajar al menos una o dos veces por semana. Al mismo tiempo, el estudio muestra que los empleados que se benefician de esta flexibilidad están dos veces más felices de trabajar en su empresa.

Por lo tanto, está claro que esta noción de trabajo flexible es ahora particularmente popular entre los empleados. Por  eso, las empresas deben formar parte de esta revolución si quieren  fonctionar más ágil y atraer a los mejores talentos.

En este artículo, descubra cómo puede hacerlo usted como empresa y qué buenas prácticas puede aplicar.

Un recordatorio de lo que significa la noción de “trabajo flexible”.

Introducida progresivamente en las empresas, la noción de flexibilidad del trabajo implica directamente un cuestionamiento de la organización del trabajo por parte de la empresa.

En otras palabras, esto implica que las necesidades de cada empleado son únicas. Así pues, cada persona debe poder organizar su régimen laboral de forma personalizada. En particular, deben tener la posibilidad de teletrabajar, de ajustar su horario de trabajo a sus necesidades personales y familiares, y así dejar de estar limitados por el famoso horario de 9 a 18 horas. Por lo tanto, al disfrutar de una mayor flexibilidad en la organización de su semana laboral, los empleados pueden encontrar más fácilmente un mejor equilibrio entre su vida profesional y sus necesidades personales.

Para ello, estos métodos de trabajo flexibles son posibles gracias a los innumerables avances tecnológicos de los últimos años. Pero también por la capacidad de los empleados de dominar diversas herramientas (por ejemplo, videoconferencia, gestión de proyectos y herramientas de gestión de tareas) que permiten a todos chatear y trabajar eficazmente a distancia y desde cualquier lugar geográfico.

Así, a pesar de la cultura persistente del presentismo, las empresas que están introduciendo más flexibilidad en el trabajo son conscientes de las oportunidades que ofrece esta noción, tanto para su competitividad como para el bienestar de sus empleados. Por consiguiente, para estas empresas, la noción de flexibilidad del trabajo rima con el respeto a las necesidades de cada individuo. Así, todo es posible y discutible, ¡y todo el mundo gana!

¿Por qué se ha popularizado el trabajo flexible en los últimos años?

Si el trabajo flexible está en aumento, es porque tanto los empleados como las empresas se benefician de él. ¡Veamos cuáles son estos beneficios en ambos lados!

1. La flexibilidad laboral a los ojos de las empresas

En un contexto de incertidumbre y cambio constante, las empresas no tienen otra solución que ser ágiles y adaptarse a su entorno. Sin embargo, como hemos visto durante la crisis de Covid-19, puede ser difícil superar una crisis de este tipo y minimizar los trastornos causados.

Es en situaciones como ésta cuando la noción de trabajo flexible cobra sentido. En una situación de crisis, permite a las empresas dejar de preocuparse por la continuidad operativa de su empresa y centrarse en mantener su eficiencia. En definitiva, actúa como una red de seguridad.

Por ello, la flexibilidad va ganando terreno en las empresas, y ya no es una situación que se sufra al principio. Permite crear un círculo virtuoso que favorece el compromiso y la productividad de los empleados. Estos últimos encuentran el deseo de volver a trabajar y se establecen relaciones de confianza a largo plazo, siempre que, por supuesto, se elija esta flexibilidad y no se imponga.

Por tanto, si se gestiona bien, este cambio puede ser revolucionario para las empresas en términos de competitividad, innovación y agilidad.

2. La flexibilidad laboral a los ojos de los empleados  

Cada vez más popular entre los empleados, la flexibilidad en el lugar de trabajo es ahora un requisito para una gran parte de la población activa. Según un reciente estudio, uno de cada dos empleados quiere ahora más flexibilidad en la organización de su horario de trabajo, y más del 53% quiere teletrabajar algunos días a la semana.

Sin embargo, estos resultados no son sorprendentes, dados los beneficios de la flexibilidad y la adaptabilidad en el trabajo.

Por un lado, al ofrecer más libertad en la gestión de su tiempo de trabajo, la empresa se esfuerza por mantener una relación de confianza con sus empleados. En este sentido, potencia las nociones de responsabilidad y autonomía que debe demostrar cada empleado, lo que a su vez estimula el compromiso y la motivación. En última instancia, esta flexibilidad les permite desarrollarse profesionalmente y alcanzar cierta satisfacción. Una satisfacción que hoy está en el centro de la productividad y el rendimiento de la empresa. En otras palabras: los empleados están contentos y satisfechos, y las capacidades humanas se valoran gracias a la flexibilidad de  la empresa.

Por otro lado, al abandonar el presentismo en favor del teletrabajo y la flexibilidad de horarios, los empleados pueden equilibrar mejor su tiempo entre las tareas profesionales y las obligaciones personales. Esto reduce el absentismo, la rotación de personal y los días de enfermedad, al tiempo que disminuye el estrés, el impacto medioambiental y la necesidad de desplazarse hacia y desde el trabajo.

Trabajo flexible: ¿cuáles son las claves de una transformación exitosa?

1. Definir un marco claro, con normas y prácticas claras y compartidas

Una de las primeras cosas a considerar  para una transición exitosa es : definir un marco claro.

Esto puede parecer contradictorio, pero es esencial definir un marco de referencia común, con reglas que todos deben respetar. Así , la empresa se asegura de que su política de flexibilidad funcione sin problemas y facilita la creación de relaciones beneficiosas para todos.

Para lograrlo, he aquí algunas preguntas que le ayudarán a definir normas y prácticas claras en su empresa. Estos incluyen :

  • ¿Cuál es el ritmo de teletrabajo ? ¿Uno o dos días a la semana, o más?
  • ¿Permite o prohíbe el teletrabajo en los turnos de trabajo?
  • ¿Cuánto tiempo  deben estar disponibles los empleados?
  • ¿Pueden los empleados trabajar fuera de casa?
  • ¿Qué equipos están disponibles para el teletrabajo?
  • ¿Qué nivel de confidencialidad se espera cuando se teletrabaja?

Al responder a estas preguntas, establecerá normas comunes para cada empleado. Al mismo tiempo, permite prevenir la aparición de posibles conflictos relacionados con la aplicación del trabajo híbrido. Además, armonizas las prácticas de todo el equipo y pones a todos en igualdad de condiciones.

2. Integre las herramientas digitales para cultivar el espíritu de equipo y fomentar el trabajo colaborativo.

Al mismo tiempo, y para garantizar  una buena gestión de esta transición es importante establecer  diversas herramientas digitales. Por un lado, para limitar el aislamiento de ciertos empleados. Por otra parte, fomentar el trabajo en colaboración y mantener los intercambios, incluso a distancia.

Ahora hay muchas soluciones. Por ejemplo, podemos mencionar herramientas :

  • De gestión de proyectos colaborativos, como : Asana, Notion, Trello, Monday, etc.
  • De comunicación en equipo y videoconferencia : Teams, Google Chat y Google Meet, Slack, etc.
  • Que ofrecen la posibilidad de compartir documentos : Google Drive, SharePoint, WeTransfer, etc.

Estas herramientas son esenciales para mantener la dinámica de grupo y la motivación.

3. Desarrolle la compartición de escritorios en su empresa.

La aparición de nuevos métodos de trabajo flexibles en las empresas ha reducido drásticamente la tasa de ocupación de los puestos de trabajo del 80% al 60%. En consecuencia, las empresas deben comprender que la transición hacia un trabajo flexible y adaptable va acompañada de una nueva distribución de los espacios.

Ágil y fácil de usar, el uso compartido de escritorios es una de las soluciones más adecuadas para optimizar los espacios compartidos de las empresas.

Propicias para un entorno de trabajo dinámico, estas oficinas compartidas ofrecen a los empleados la flexibilidad que buscan y permiten romper la rutina, estimular la creatividad y fomentar la interacción entre colegas  y los proyectos de colaboración.

Al mismo tiempo, las beneficios de la oficina compartida son igualemente numerosos en el aspecto empresarial. No olvidemos que hoy en día las oficinas representan un gasto muy importante para las empresas. Incluso es el segundo mayor gasto después de las nóminas. Por ello, muchas empresas han abandonado la oficina tradicional en favor de los espacios compartidos.

Para facilitar esta transición al uso de oficina compartida, es conveniente dotarse de una solución digital para gestionar los espacios compartidos en las empresas. De este modo, podrá apoyar a sus empleados en la adopción diaria de estos nuevos métodos de trabajo flexibles. Con unos pocos clics, los empleados pueden reservar un puesto de trabajo y/o una sala de reuniones. ¡Al mismo tiempo, pueden comprobar la disponibilidad de los próximos días, para organizar su semana y anticipar sus limitaciones personales, a través de una aplicación web y móvil intuitiva, como Sharvy!

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4. No olvides tomar decisiones que representen la inteligencia colectiva 

En otras palabras, se trata de encontrar un buen equilibrio entre el consenso y la toma de decisiones individual. Hay que escuchar y tener en cuenta las necesidades de cada empleado y sus deseos individuales.

Sin embargo, la decisión final debe ser tomada por una sola persona, que representa la inteligencia colectiva. Este es uno de los aspectos fundamentales y de los muchos beneficios de una organización flexible en el trabajo.

De este modo, la empresa evoluciona según sus propios valores, al tiempo que refuerza la cultura empresarial y la implicación de los empleados.

5. No descuides (especialmente) el espacio de trabajo

La flexibilidad y la adaptabilidad en el lugar de trabajo no significan el abandono de las oficinas. Por lo tanto, para garantizar una mejor transición, corresponde al empresario hacer que los empleados quieran venir a trabajar.

Por un lado, es importante encontrar el equilibrio adecuado entre los espacios de oficina y los espacios colectivos. Este último debe ser cuidadosamente diseñado, inteligente y conectado para satisfacer las necesidades de cada individuo. Por ejemplo, la elección de trabajar en un espacio abierto debe ir acompañada de espacios de relajación y concentración. De este modo, la empresa consigue crear un entorno de trabajo estimulante que mejora el bienestar de sus empleados.

Por otro lado, el empresario debe pensar en la puesta en valor de las zonas comunes. Aún hoy, muchas empresas siguen considerando sus áreas de “relajación” como la última rueda del vagón, confinándolas a rincones oscuros y desordenados. Y, evidentemente , estos espacios no son propicios para los intercambios y la convivencia. Por eso, cuando una empresa emprende la transición hacia una mayor flexibilidad en el trabajo, debe pensar en aprovechar esta nueva organización de las oficinas. De este modo, antepone la calidad de vida y el bienestar de sus empleados y hace que quieran venir a la oficina algunos días a la semana.

En conclusión

El mundo del trabajo evoluciona constantemente, y adoptar un enfoque flexible es una forma de mirar al futuro y ser más ágil. Sin embargo, antes de participar en esta revolución y hacer la transición, es importante tomar nota de los consejos anteriores. En efecto, tras el progreso de la tecnología digital y después de situaciones excepcionales (crisis financieras, pandemia mundial) y el cambio de las normas sociales, es importante no dejarse abrumar por las consecuencias de estos acontecimientos. Por ello, esta transición debe llevarse a cabo paso a paso, y los empleados deben estar acompañados para que la adopción sea un éxito.

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¿Cómo puede controlar el desarrollo de sus empleados y el éxito de esta nueva organización?

La transición a una nueva organización del trabajo no siempre es fácil para todos los empleados. Por eso, para tener las mejores posibilidades de que sus equipos se sumen a este nuevo enfoque, es esencial establecer un seguimiento. Para ello, debe recoger los sentimientos de sus empleados, asegurarse de que todos están de acuerdo y recoger las nuevas necesidades que deben satisfacerse. Por otro lado, recuerda tener en cuenta sus testimonios y adaptar tu enfoque a cambio. La idea es iniciar un planteamiento de trabajo flexible en consonancia con la cultura de su empresa y las aspiraciones de sus empleados.

¿Es necesario crear una carta de teletrabajo si se quiere introducir más flexibilidad?

La carta de teletrabajo no es obligatoria, pero sí recomendable. Cuando una empresa se orienta hacia la flexibilidad, conviene definir las reglas del teletrabajo, con el fin de proporcionar un marco a esta nueva organización y poner a todos los empleados en pie de igualdad. De este modo, los trabajadores son conscientes de sus derechos y obligaciones. El objetivo es evitar abusos y/o posibles conflictos fomentando la transparencia y la comunicación.

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