Dans un monde du travail en constante évolution, et face aux conséquences économiques & sociales de la crise du Covid-19, on constate à vue d’œil, que de nouveaux modes d’organisation s’installent, au sein des entreprises. Notamment : le flex office & le desk sharing.

Deux anglicismes bien distincts, mais encore confondus par de nombreuses personnes. En effet, si tous deux reflètent de nouvelles formes d’environnements de travail en entreprise, ils sont la conséquence logique d’une fragmentation des usages professionnels et d’une flexibilité du travail accrue.

Toutefois, ils ne sont pas des synonymes. Alors, dans cet article : focus sur les principales différences entre le flex office & le desk sharing ! En bonus, on vous aide à choisir le mode de fonctionnement qui vous convient, et on vous livre cinq précieux conseils à garder en tête.

Flex office & desk sharing : une piqûre de rappel sur leur essor fulgurant !

Ces dernières années, du fait de l’augmentation du prix de l’immobilier, du recours massif au télétravail, conjugués aux conséquences de la crise du Covid-19, nombreuses sont les entreprises qui souhaitent repenser leur organisation du travail et se moderniser.

En parallèle, et ce n’est plus un secret : de nombreux métiers ne nécessitent plus de présence physique au bureau. Cela, à partir du moment où le collaborateur dispose d’un ordinateur & d’une connexion Internet. En conséquence, et avec l’accroissement du télétravail, on observe une chute drastique du taux d’occupation des lieux de travail. Les entreprises se retrouvent ainsi dans une situation délicate : avec de nombreux bureaux vacants, qu’elles paient au prix fort.

Face à ce constat, l’organisation classique du travail selon laquelle chaque collaborateur dispose d’un même espace de travail toute l’année devient peu à peu obsolète.

C’est pourquoi, beaucoup d’entreprises souhaitent redistribuer la superficie dont elles disposent. Cela, non plus dans une logique de personnes, mais d’usages. Dans cette optique, elles offrent aux collaborateurs la liberté et la commodité, selon leur humeur et leurs missions, de choisir l’espace de travail dans lequel ils seront les plus productifs.

Dès lors, de nouvelles formes d’organisation du travail émergent, et parmi elles, nous retrouvons le flex office et le desk sharing. Deux termes à distinguer.

Comment différencier le flex office du desk sharing ? Rappel des définitions & explications !

Que ce soit le flex office tout comme le desk sharing, ces deux nouvelles formes d’organisation aboutissent à ne plus répartir les postes de travail entre les collaborateurs de façon rigide. Toutefois, une distinction est à noter :

Le flex office consiste tout simplement à ne plus attribuer un poste de travail précis à un collaborateur. En conséquence, l’entreprise aménage différents types d’espaces que chaque collaborateur pourra investir librement, en fonction de ses envies, de ses missions, et de ses projets. Dans ce type d’organisation, on retrouve souvent : des bureaux libres, des salles de réunion, des espaces de concentration avec des cabines acoustiques, des salles de coworking, etc. Il arrive également que ces espaces soient ouverts à la réservation, de façon à ce que chaque collaborateur puisse anticiper aisément sa semaine. En parallèle, le collaborateur peut également choisir de travailler depuis chez lui, au rythme convenu avec son manager.

Le desk sharing lui, consiste à partager un même espace, ou un même bureau fixe entre plusieurs collaborateurs de l’entreprise. Il s’opère généralement entre les collaborateurs de la même équipe afin de favoriser les échanges autour des sujets communs, directement depuis leurs postes de travail. Dès lors, il épouse régulièrement les mêmes caractéristiques que le format open-space. Et finalement, ce concept permet à chacun de garder ses repères, tout en stimulant la créativité et la collaboration. Ainsi, c’est une belle façon de renforcer l’esprit d’équipe et d’éviter les bureaux individuels, parfois trop à l’écart des autres collaborateurs.

Dès lors, et pour ces deux anglicismes, on constate que le bureau individuel prend fin, au profit d’une dynamique collaborative, accompagnée d’un travail hybride.

Comment choisir son mode de fonctionnement : flex office vs desk sharing ?

Cela ne fait nul doute : le défi des employeurs et/ou managers aujourd’hui, est de parvenir à trouver la formule qui correspond le mieux à l’entreprise, mais également à ses collaborateurs. Cela, en proposant une organisation ainsi que des aménagements adéquats & stimulants, qui impactent, de manière bénéfique, le bien-être et la QVCT des collaborateurs.

Une tâche pas si évidente, n’est-ce pas ? Pour vous aider, distinguons les points à garder à l’esprit pour chaque mode de fonctionnement.

1er mode de fonctionnement : le flex office. À privilégier si :

  • Il n’est pas vu par les collaborateurs comme une forme de dépossession de leurs espaces de travail. Rappelons qu’en optant pour le flex office, toute forme de personnalisation (dessins & photos de son enfant, son mug et ses dossiers) devient impossible. Dès lors, il ne faut pas qu’il apparaisse pour ces derniers comme un nomadisme subit.
  • Les collaborateurs jouent (vraiment) le jeu du flex office, et ne s’installent pas toujours au même endroit. Si tel est le cas, ces derniers peuvent empêcher le décloisonnement & la diversification des liens au sein des équipes.
  • Au quotidien, ce n’est pas une course effrénée à la meilleure place! Il est vrai que le flex office obéit à l’adage qui dit que le premier venu est le premier servi. Et malheureusement, on pourrait penser qu’entre adultes, la répartition équitable des postes de travail se réalise d’elle-même. Toutefois, il n’en est rien. Par conséquent, si vous ne disposez pas d’une solution digitale dédiée à sa gestion, il est possible que cette organisation produise l’effet inverse escomptée, et créée des tensions.

C’est pourquoi, si c’est l’organisation du travail que vous souhaitez privilégier, il est important de mettre toutes les chances de votre côté. Notamment, pour éviter les frictions et faire que cette nouvelle organisation se passe bien. Cela, en choisissant une application web & mobile dédiée à sa gestion & à la répartition équitable des postes de travail, comme Sharvy.

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2ème mode de fonctionnement : le desk sharing. À privilégier si :

  • Vos collaborateurs adoptent une attitude responsable & respectueuse de la communauté. Le desk sharing se rapproche étroitement du format de l’open-space. Par conséquent, assurez-vous que ce format convienne à vos collaborateurs. Pour beaucoup de personnes, les open-spaces sont un vaste mélange d’équipes plus dissipées. Par conséquent, celui-ci peut être une source de stress et de déconcentration qu’il faut avoir conscience afin de pallier à cet inconvénient (séparation acoustique, mise à disposition d’un casque pour ne pas déranger ses voisins, etc).
  • Vos collaborateurs souhaitent garder un minimum de repères. À l’inverse du flex office, où certains collaborateurs peuvent se retrouver désorienter à l’idée de changer de bureau quotidiennement, le desk sharing peut davantage leur convenir. Notamment, parce qu’il n’implique pas de changement si radical de voisins et/ou d’espaces de travail. Par conséquent, le temps d’adaptation pour chacun, est également moins long !
  • La confidentialité de certains sujets est requise entre chaque pôle. Le desk sharing est un réel avantage en termes de confidentialité. Généralement, lorsqu’on opte pour le desk sharing, les équipes de chaque pôle se retrouvent à proximité. Par conséquent, elles peuvent traiter aisément des sujets plus confidentiels et propres à leurs missions.

5 conseils pour réussir votre transition vers votre nouvelle organisation du travail !

1.  Pensez à digitaliser au préalable les modes d’échanges & les habitudes de travail

Nul doute : la transition des méthodes de travail traditionnelles vers le flex office et/ou le desk sharing doit se réaliser par paliers. L’idée est de repenser petit à petit les usages, en digitalisant les pratiques déjà en place, tout en adaptant les supports et les méthodes de travail.

Par conséquent, il est judicieux d’avoir, au préalable, introduit divers outils. Par exemple ceux :

  • Opérant une dématérialisation des documents, comme : Payfit, Lucca, etc.
  • Facilitant une collaboration au quotidien sur les projets en cours, comme : Notion, Asana.
  • Offrant une communication instantanée, comme : Teams, Slack, Google Chat, etc.

De ce fait, vous n’opérez pas un changement de l’environnement, ainsi que des habitudes de travail trop brusque. D’autant plus que, désormais, l’évolution des outils est tellement rapide qu’elle challenge à la fois les compétences des équipes, mais également, la stratégie digitale de l’entreprise.

2.  Consultez des cas clients concrets pour apprendre à ce sujet & vous inspirer !

Que ce soit le flex office tout comme le desk sharing, ce ne sont pas de simples tendances, mais de véritables évolutions. C’est pourquoi, il est essentiel de passer par une phase de diagnostic afin d’analyser les habitudes des collaborateurs. Mais également, pour prendre en compte toutes les spécificités liées à certains métiers et certains départements. Durant cette période, prenez le temps d’identifier les points qui peuvent faire blocage, ainsi que les solutions pour y remédier.

En parallèle, c’est aussi le moment d’apprendre et de vous inspirer auprès d’autres entreprises. Par exemple, en consultant des cas clients à ce sujet. Cela vous aiguillera peut-être sur certains choix à réaliser par rapport à votre entreprise.

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Pour vous inspirer, voici des exemples d’entreprises qui ont adopté le flex office et/ou le desk sharing :

  • Adidas : D’une part, pour favoriser la communication interne & les échanges au sein des équipes. D’autre part, parce que c’est un bon moyen de montrer que l’entreprise suit les exigences liées au monde de demain, en créant des espaces innovants et connectés.
  • LeBoncoin France : Une entreprise qui est parvenu à créer un environnement de travail dynamique, dans lequel aucun collaborateur, y compris les membres de l’administration, n’ont de bureaux attitrés. Cela favorise l’agilité et la souplesse entre les équipes.
  • SNCF : L’entreprise souhaitait réduire de 22% la surface des bureaux. Grâce à la mise en place du flex-office, les résultats sont éloquents ! Avec, un objectif de réduction atteint, et plus de 80% des collaborateurs satisfaits.

3.  N’oubliez pas de multiplier les espaces collaboratifs & les zones de concentration

Nul doute : ces nouveaux environnements de travail (flex office comme desk sharing) bousculent les schémas jusqu’alors établis. À présent, les collaborateurs sont amenés à investir différents lieux au cours de leurs journées, en fonction de leurs tâches et de leurs projets du moment. C’est pourquoi, et pour répondre à ces besoins, il est important de leur offrir plusieurs typologies d’espaces et d’ambiances variées.

D’une part, des espaces collaboratifs, favorisant les échanges et permettant de lever les barrières classiques que représentent les bureaux individuels.

D’autre part, des zones de concentration. Par exemple, en installant des cabines acoustiques, également appelées « phone booth » ou « focus room ». Qui ne sont ni plus, ni moins, que des espaces de concentration où les collaborateurs peuvent s’isoler pour travailler. Ces cabines sont particulièrement plébiscitées pour les tâches de production (rédaction d’articles, développement, etc).

4.  Adoptez une solution digitale de gestion des espaces partagés !

Pour faciliter cette transition, il est judicieux de la digitaliser. Pour y parvenir, et pour accompagner au mieux vos collaborateurs dans ce changement d’organisation, vous pouvez opter pour une application web & mobile dédiée à sa gestion, comme Sharvy.

À l’aide de cette application, vos collaborateurs pourront aisément réserver un poste de travail, et ainsi, anticiper leurs plannings de présence et leur organisation sur les semaines à venir.

En parallèle, cette solution permet de lever les craintes quant à cette nouvelle organisation, qui répond à l’adage du premier venu, premier servi. Notamment, puisque les postes de travail sont attribués automatiquement, selon un algorithme équitable et des règles définies au préalable par l’administrateur.

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5.  Respectez une période de test assez souple & récupérez le retour d’expérience de vos collaborateurs

Il y aura toujours des écarts entre la théorie et la mise en pratique. C’est pourquoi, une phase de test permettra de mettre en évidence les points à améliorer en priorité. Cela, en fonction des retours d’expériences de vos collaborateurs.

Selon une étude menée par le Cabinet JLL, c’est plus de 75% des entreprises qui misent sur une période de test pour lever différentes barrières.

Régulièrement, à l’annonce d’une telle modification de l’environnement de travail, les entreprises sont nombreuses à passer par un mouvement d’opposition de la part des collaborateurs. Beaucoup considèrent que le flex office et/ou le desk sharing ne peut pas s’adapter à leurs contraintes métiers ou à leurs statuts.

Cependant, en intégrant tout ou partie de vos collaborateurs dès la genèse du projet, vous les préparer en amont à un déploiement plus large. En parallèle, vous leur communiquez que leurs avis et retours d’expériences seront pris en compte. Cela participe à lever les préjugés et les opinions défavorables. C’est pourquoi, respecter une période de test assez souple est tout de même judicieux.

En conclusion

La gestion des espaces partagés en entreprise ne constitue guère une tâche aisée. Les difficultés que peuvent rencontrer les services en charge de cette tâche peuvent se multiplier. Cela notamment, si dès la genèse du projet, les frontières sont flous entre le flex office et le desk sharing.

Toutefois, que ce soit l’un ou l’autre mode de fonctionnement, chacun à son lot d’avantages et son lot d’inconvénients. Cependant, il y en a forcément un qui sera plus en adéquation avec vos méthodes de travail, et avec les habitudes de vos collaborateurs. Pour le connaître, prenez note des conseils et des principales différences évoquées précédemment dans cet article. Après cela, la phase de test est judicieuse pour vous permettre de trancher définitivement entre l’une des deux méthodes.

Une question ? Consultez la FAQ suivante !  

Combien de temps doit durer la période de test ?

Une période de test de 3 mois est idéale. Elle permet à chacun de commencer à prendre de nouvelles habitudes, et si c’est le cas, de prendre en main l’utilisation d’une application dédiée. Ce laps de temps laisse également la possibilité aux services en charge de cette nouvelle organisation, d’affiner leur stratégie, au vu des comportements des collaborateurs, et ceux qui jouent le jeu, ou non. Au-delà de trois mois, il est judicieux d’opérer un déploiement plus large, de façon à ce que les collaborateurs puissent s’organiser et prévoir leurs besoins sur du plus long terme.

Un collaborateur réticent ou résistant à ces changements, est-ce normal ?

La résistance au changement est un comportement tout à fait naturel ! Toutefois, le fait que certains collaborateurs vous fassent part de cette résistance, n’est pas nécessairement une opposition quant à l’introduction de cette nouveauté, mais plus une crainte de perdre leurs repères et les habitudes de travail qu’ils appréciaient. C’est pourquoi, ces nouveaux modes de fonctionnement nécessitent d’autant plus d’accompagnement et de pédagogie de la part des managers, pour passer outre les appréhensions. Cependant, gardez en tête que la résistance au changement est tout de même un point positif dans la mesure où elle révèle l’importance de l’environnement de travail aux yeux des collaborateurs ! Un point à considérer dans cette nouvelle stratégie.

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