L’IRD profite du réaménagement de ses locaux marseillais pour mener un projet pilote de flexi-bureau pour ses 55 agents de la direction RH grâce à Sharvy.

2022

Lancement de Sharvy

55

Agents de la Direction RH

46

Postes de travail

0,8

Taux de foisonnement

Contexte de l’IRD

L’IRD (Institut de Recherche pour le Développement) est un organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s’engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et les Outre-mer français. Son objectif est de proposer des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face.

Après 2 années de crise sanitaire où le télétravail a tenu éloigné les équipes des locaux, le retour « à la normale » a été préparé pour faciliter la vie au bureau. C’est pourquoi, un réaménagement des locaux prenant en compte des nouvelles façons de travailler (salle de créativité, salle en mode projet, bulles, espaces de convivialité, coworking, salle d’allaitement) et la possibilité de 3 jours de télétravail hebdomadaires ont été mis en place. En parallèle de ces nouveaux modes de travail, l’IRD souhaitait mener un projet pilote de flexi-bureau au sein de sa direction Ressources Humaines. Or pour le mener à bien, s’équiper un outil de desk booking était nécessaire.

“À la DRH, les effectifs n’ont cessé de progresser depuis 2021 pour faire face à un accroissement d’activité. Attribuer des bureaux individuels et nominatifs n’était plus possible. Intuitivement, avec nos nouvelles règles de télétravail le flexi-bureau est apparu comme une solution idéale. Restait à mettre cela en pratique !”

Nelly BARDET
En charge du projet – Conceptrice Multimédia pour la Formation A Distance, IRD

Mise en place de Sharvy

L’IRD souhaitait une mise en place de l’application de desk booking Sharvy pour la nouvelle année 2022. C’est pourquoi, et en seulement 2 mois à compter d’octobre, la solution était paramétrée et effective au sein de l’IRD : création de l’espace, intégration des spécificités, affectation d’une équipe à chaque agent pour une meilleure attribution… Avec son algorithme d’optimisation, l’application permet d’attribuer les postes de travail adaptés à chaque agent au fil des demandes de réservations, puis de leur confirmer.

Grâce à la mise en place de Sharvy, les 55 personnes rattachées à la DRH savent qu’elles auront bien un poste de travail assuré si elles viennent sur site, alors que le service ne dispose que de 46 postes de travail. Soit, un taux de foisonnement de 0,8 – ce qui équivaut en moyenne – à 8 postes de travail pour 10 collaborateurs.

Fonctionnalités favorites

Les 4 fonctionnalités les plus utilisées au quotidien par l’IRD sont :

La réservation de bureaux par les agents, permettant le partage des postes de travail entre tous (le flex office).
L’algorithme équitable, qui permet d’attribuer un poste de travail automatiquement et de manière équitable entre tous les agents.
Le plan dynamique des bureaux, afin d’indiquer simplement aux agents le poste de travail qui leur est attribué.
Les statistiques, pour suivre en temps réel l’occupation des bureaux et l’adoption de cette nouvelle organisation des espaces de travail.

Bénéfices observés

Au quotidien, le flexi-bureau se conjugue de la façon suivante : les agents sont rattachés par équipe à 2 ou 3 bureaux, parmi les 16 de la DRH. Une fois sur site, ils ont le choix de leur poste de travail au sein des bureaux désignés. Cela dépend de leurs tâches de la journée et de leurs besoins. Le flexi-bureau répond ainsi au besoin de flexibilité, de plus en plus plébiscité par les salariés.

L’application Sharvy permet d’enlever une charge mentale aux agents : avant leur venue sur site, ils savent s’ils auront un bureau disponible et lequel. Ce qui participe à la démarche de QVCT instaurée par l’IRD depuis quelques années.

Le passage au flexi-bureau a également eu un effet bénéfique sur les relations entre collègues. En effet, ils ont ainsi l’opportunité de s’assoir à côté d’une personne différente chaque jour et de rencontrer des collègues avec qui, ils n’auraient peut-être jamais eu l’occasion d’échanger.

Il est à noter que des casiers et des box (avec un compartiment pour ordinateur portable, des pots à crayons, etc) sont à disposition pour garder sous clé et transporter ses affaires personnelles d’un bureau à l’autre.

“Ce sont de nouvelles habitudes à expérimenter, que les nouveaux venus adoptent très vite. Elles ont vocation à s’étendre à d’autres délégations régionales et autres services de l’IRD. Changer de bureau a un effet bénéfique sur les relations, cela permet de mieux se connaitre, en mélangeant les équipes.”

Nelly BARDET
En charge du projet – Conceptrice Multimédia pour la Formation A Distance, IRD

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