Das IRD nutzt die Neugestaltung seiner Räumlichkeiten in Marseille (Frankreich), um ein Pilotprojekt für ein Flex Office für seine 55 Mitarbeiter der HR-Direktion mithilfe von Sharvy durchzuführen.

2022

Einsatz von Sharvy

Bedienstete der Personalabteilung

Arbeitsplätze

0,8

Desk Sharing-Rate

Hintergrund der IRD

Das IRD (Institut de Recherche pour le Développement) ist eine öffentliche französische multidisziplinäre Forschungseinrichtung, die sich seit fast 80 Jahren für gleichberechtigte Partnerschaften mit den Ländern des Südens und den französischen Überseegebieten einsetzt. Ihr Ziel ist es, konkrete Lösungen für die globalen Herausforderungen vorzuschlagen, denen die Gesellschaften und der Planet gegenüberstehen.

Nach zwei Jahren Gesundheitskrise, in denen die Teams durch Telearbeit von den Räumlichkeiten ferngehalten wurden, wurde die Rückkehr zur “Normalität” vorbereitet, um das Leben im Büro zu erleichtern. Deshalb wurde eine Umgestaltung der Räumlichkeiten unter Berücksichtigung neuer Arbeitsweisen (Kreativraum, Raum im Projektmodus, Blasen, Räume für Geselligkeit, Coworking, Stillraum) und die Möglichkeit von 3 Tagen Telearbeit pro Woche eingeführt. Parallel zu diesen neuen Arbeitsformen wollte das IRD in seiner Personalabteilung ein Pilotprojekt für Flex Office durchführen. Um dies zu erreichen, war ein Desk-Booking-Tool erforderlich.

“In der Personalabteilung stieg die Zahl der Mitarbeiter ab 2021 stetig an, um die gestiegene Aktivität zu bewältigen. Die Zuweisung von individuellen, namentlich gekennzeichneten Büros war nicht mehr möglich. Intuitiv erschien das Flex Office mit unseren neuen Telearbeitsregeln als ideale Lösung. Nun musste es nur noch in die Praxis umgesetzt werden!”

Nelly BARDET
Projektleiterin – Multimedia-Konzepterin für Fernunterricht, IRD

Einrichtung von Sharvy

Das IRD wollte die Sharvy-Deskbooking-Anwendung bis zum neuen Jahr 2022 einführen. Aus diesem Grund und in nur zwei Monaten ab Oktober war die Lösung innerhalb des IRD parametrisiert und wirksam: Erstellung des Raums, Integration der Besonderheiten, Zuordnung eines Teams zu jedem Bediensteten für eine bessere Zuweisung… Mit ihrem Optimierungsalgorithmus ermöglicht die Anwendung, jedem Bediensteten im Laufe der Buchungsanfragen die geeigneten Arbeitsplätze zuzuweisen und diese dann zu bestätigen.

Dank der Implementierung von Sharvy wissen die 55 Personen, die der Personalabteilung zugeordnet sind, dass sie einen gesicherten Arbeitsplatz haben, wenn sie vor Ort kommen, obwohl die Abteilung nur über 46 Arbeitsplätze verfügt. Dies entspricht einer Sharing-Rate von 0,8, was im Durchschnitt 8 Arbeitsplätzen pro 10 Mitarbeiter entspricht.

Bevorzugte Funktionen

Die vier Funktionen, die das IRD im Alltag am häufigsten nutzt, sind :

Die Reservierung von Schreibtischen durch Agenten, wodurch Arbeitsplätze unter allen aufgeteilt werden können.
Der faire Algorithmus, mit dem ein Arbeitsplatz automatisch und gleichmäßig unter allen Agenten zugewiesen wird.
Dynamischer Büroplan, um den Agenten einfach anzuzeigen, welcher Arbeitsplatz ihnen zugewiesen wurde.
Statistiken, um die Belegung der Büros und die Akzeptanz der neuen Arbeitsplatzorganisation in Echtzeit zu verfolgen.

Beobachtete Vorteile

Im Alltag sieht das Flex Office folgendermaßen aus: Die Mitarbeiter werden in Teams zwei oder drei der 16 Büros der Personalabteilung zugeteilt. Sobald sie vor Ort sind, können sie ihren Arbeitsplatz innerhalb der zugewiesenen Büros frei wählen. Dies hängt von ihren Aufgaben am Tag und ihren Bedürfnissen ab. Das Flex Office entspricht somit dem Bedürfnis der Arbeitnehmer nach Flexibilität, das immer beliebter wird.

Die Sharvy-Anwendung nimmt den Bediensteten eine mentale Belastung ab: Bevor sie zum Einsatzort kommen, wissen sie, ob und welches Büro sie zur Verfügung haben werden. Dies trägt zum Ansatz der Qualität des Lebens am Arbeitsplatz bei, den das IRD seit einigen Jahren verfolgt.

Der Übergang zum Flex Office hat sich auch positiv auf die Beziehungen zwischen den Kollegen ausgewirkt. So haben sie die Möglichkeit, jeden Tag neben einer anderen Person zu sitzen und Kollegen zu treffen, mit denen sie sich sonst vielleicht nie ausgetauscht hätten.

Außerdem stehen Schließfächer und Boxen (mit Laptopfach, Stifteköcher usw.) zur Verfügung, um persönliche Dinge unter Verschluss zu halten und von einem Büro zum anderen zu transportieren.

“Es sind neue Gewohnheiten, die man ausprobieren muss und die die Neuankömmlinge sehr schnell annehmen. Sie sollen auch auf andere Regionaldelegationen und andere Abteilungen des IRD ausgeweitet werden. Das Büro zu wechseln wirkt sich positiv auf die Beziehungen aus, man lernt sich besser kennen, da sich die Teams mischen.”

Nelly BARDET
Projektleiterin – Multimedia-Konzepterin für Fernunterricht, IRD

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