Das IRD stellt den Parkplatz seiner Räumlichkeiten in Marseille als Gemeingut dar und teilt seine 40 Parkplätze unter seinen 260 Bediensteten mithilfe von Sharvy.
2021
Einsatz von Sharvy
260
Nutzer
40
Zu verwaltende Plätze
2 Monate
Zeitrahmen für die Bereitstellung
Hintergrund der IRD
Das IRD (Forschungsinstitut für Entwicklung) ist eine öffentliche französische multidisziplinäre Forschungseinrichtung, die sich seit fast 80 Jahren für faire Partnerschaften mit den Ländern des Südens und den französischen Überseegebieten einsetzt. Gemeinsam bieten Wissenschaftler und Partner des Instituts konkrete Lösungen für die globalen Herausforderungen an, denen sich die Gesellschaften und der Planet gegenübersehen.
Im Jahr 2021 hat das IRD den Schwerpunkt auf einen Ansatz zur Verbesserung der LQT insbesondere mit der Möglichkeit von 3 Tagen Telearbeit pro Woche wurden eingeführt. Die Verbreitung von Hybridarbeit sowie der vom IRD geplante Plan zur Energieeinsparung führten dazu, dass sich die Frage nach der Optimierung der Parkplätze stellte.
Vor Sharvy wurde ein System mit jährlich zugewiesenen Parkplätzen eingeführt. Bei 40 Plätzen für 260 Bedienstete, selbst bei Telearbeit, selbst wenn nicht alle Bediensteten mit dem Auto unterwegs sind, kann die Situation mathematisch gesehen nur zu Frustrationen führen, und das Thema ist heikel! Zumal der Parkplatz im Alltag aufgrund von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Termine usw.) nicht immer voll ist. Kurzum: Der Parkplatz ist eines der Ärgernisse des Büroalltags.
„Festzustellen, dass der Parkplatz strukturell leere Plätze hat, wenn man Bediensteten den Zugang verweigert, ist für alle unbefriedigend, sowohl für die Nutzer als auch für die Logistikabteilung. Am Rande: Innerhalb der Logistikabteilung konnte man ab und zu während des Urlaubs eines Jahresnutzers Plätze ergattern und diese den Kollegen zur Verfügung stellen. Aber wie viel Zeit und Energie ging bei dieser Bastelei verloren, und wie viel potenzielle Kritik. Wir haben uns gedacht, dass es doch eine agilere Lösung geben muss!“
Justine MASTIO LENZ
Leiterin der Abteilung Einkauf, Vermögen und Logistik, IRD
Einrichtung von Sharvy
Das IRD wollte die Sharvy-Anwendung bis zum neuen Jahr 2022 implementiert haben. Aus diesem Grund wurde die Lösung innerhalb von nur zwei Monaten ab Oktober im IRD implementiert. Innerhalb weniger Wochen richteten die IRD-Teams, die vom Sharvy-Support begleitet wurden, ihren Platz ein.
Die 40 Plätze werden weiterhin namentlich und ganzjährig von der Parking Commission vergeben. Diese Parkplätze, Autos, Motorräder und Fahrräder, müssen jedoch heute von den Interessenten jede Woche beim Erhalt der Sharvy-Benachrichtigung bestätigt werden, um beibehalten zu werden; andernfalls fallen sie automatisch in den gemeinsamen Topf und werden von Sharvy an die Antragsteller unter Einhaltung der vom IRD festgelegten Prioritätsregeln vergeben. Sharvy kommt, um der Kritik ein Ende zu setzen, indem es die Parkplatzvergabe automatisiert und Fairness einführt.
Die Administratoren der Anwendung behalten auch die Kontrolle, um das System zu „knacken“ und Persönlichkeiten der Governance bei Bedarf einen vorrangigen Parkplatz zu reservieren.
Bevorzugte Funktionen
Die fünf Funktionen, die das IRD im Alltag am häufigsten nutzt, sind :
- Die Reservierung und Freigabe von Plätzen durch Agenten, wodurch die Plätze von allen gemeinsam genutzt werden können.
- Single Sign On, um die Authentifizierung der Mitarbeiter an der Anwendung zu erleichtern und zu sichern.
- Dynamischer Parkplatzplan, um den Bediensteten einfach den ihnen zugewiesenen Platz anzuzeigen.
- Benutzerprofile, z. B. für Inhaber, vorrangige oder normale Antragsteller.
- Die Reservierung von Plätzen für VIP-Besucher, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens usw. durch den Administrator.
Beobachtete Vorteile
Die Sharvy-Lösung hat es ermöglicht, den Firmenparkplatz als Gemeingut zu etablieren, bei dem die Plätze von den Bediensteten geteilt werden. Nunmehr sind es über 260 dem Standort zugeordnete Bedienstete sowie externe Kollegen aus den Büros der Regionaldelegation Südost, die sich über die Sharvy-App registrieren lassen können, um auf Wunsch einen zeitlich begrenzten Parkplatz in Anspruch zu nehmen.
Die App, die sich als echter Vorteil für den Mitarbeiter darstellt, wurde von allen Bediensteten schnell angenommen. Während vorher nur 40 Personen Zugang zum Parkplatz hatten, können nun alle Bediensteten diesen nutzen. Die Einführung von Sharvy ist Teil des vom IRD eingeführten LQT-Ansatzes.
„Die Annahme der App erfolgte in Rekordzeit. Und selbst diejenigen, die nicht oft mit dem Auto kommen, haben sich ein Konto bei Sharvy angelegt. So können sie sich die Möglichkeit offen halten, ihr Auto zu nehmen und einen Platz in einer Gegend zu bekommen, in der das oft ein Rätsel ist.“
Justine MASTIO LENZ
Leiterin der Abteilung Einkauf, Vermögen und Logistik, IRD
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