El IRD explota el aparcamiento de sus locales de Marsella como bien común y comparte sus 40 plazas entre sus 260 empleados gracias a Sharvy.

2021

Despliegue de Sharvy

260

Usuarios

40

Plazas a gestionar

2 meses

Tiempo de despliegue

Contexto de IRD

El IRD ( Instituto de Investigación para el Desarrollo) es un organismo público francés de investigación pluridisciplinar que, desde hace casi 80 años, se compromete en asociaciones equitativas con los países en desarrollo y los territorios franceses de ultramar. Su objetivo es proponer soluciones prácticas a los retos globales a los que se enfrentan la sociedad y el planeta.

En 2021, el IRD ha puesto el acento en una iniciativa para mejorar la calidad de vida al trabajo (CVCT), en particular con la posibilidad de 3 días de teletrabajo por semana. La generalización del trabajo híbrido y el plan de ahorro energético del IRD han planteado la cuestión de cómo optimizar las plazas de aparcamiento.

Antes de Sharvy, existía un sistema de plazas de aparcamiento asignadas por año. Sin embargo, con 40 plazas para 260 empleados, incluso con teletrabajo, incluso cuando no todo el mundo se desplaza en coche, la situación está matemáticamente abocada a la frustración, ¡y la cuestión es espinosa! Sobre todo porque el aparcamiento no siempre está lleno a diario, debido a las ausencias (vacaciones, enfermedad, citas, etc.). En resumen, el aparcamiento es una de las molestias de la vida cotidiana en la oficina.

“El hecho de que el aparcamiento tenga plazas estructuralmente vacías cuando se deniega el acceso al personal es insatisfactorio para todos, tanto para los usuarios como para el departamento de logística. Al margen, dentro del departamento de logística, podríamos de vez en cuando recuperar plazas durante las vacaciones de algún titular y cederlas a sus colegas. Pero qué pérdida de tiempo y energía, y de críticas potenciales. Sabíamos que tenía que haber una solución más ágil.”

Justine MASTIO LENZ
Jefa del Departamento de Compras, Patrimonio y Logística, IRD

Implementación de Sharvy

El IRD quería disponer de la aplicación Sharvy para el nuevo año 2022. Por ello, y en sólo 2 meses a partir de octubre, la solución era efectiva en el IRD. En pocas semanas, los equipos del IRD, apoyados por Sharvy, instalaron su espacio.

Las 40 plazas siguen siendo asignadas nominativamente durante todo el año por la Comisión de Aparcamiento. Sin embargo, estos aparcamientos para coches, motos y bicicletas deben ahora ser confirmados por los titulares cada semana cuando reciben la notificación de Sharvy, para poder ser mantenidos, de lo contrario, caen automáticamente en el bote común, y son asignados por Sharvy a los solicitantes de acuerdo con las reglas de prioridad definidas por el IRD. Sharvy ha llegado para acabar con las críticas automatizando y estableciendo la equidad en la asignación de plazas de aparcamiento.

Los administradores de la aplicación también tienen la facultad de “forzar” el sistema y reservar una plaza prioritaria para los miembros del Consejo de Administración del IRD, en caso de necesidad.

Funciones favoritas

Las 5 funcionalidades más utilizadas a diario por IRD son :

La reserva y liberación de plazas por parte de los agentes, que permite que las plazas sean compartidas por todos (el flex parking).
El Single Sign On, para facilitar y asegurar la autenticación de los agentes en la aplicación.
Un mapa dinámico del aparcamiento, para que los agentes puedan ver fácilmente qué plaza tienen asignada.
Los perfiles de usuarios : titulares de plazas, usuarios prioritarios y usuarios habituales.
La reserva por parte del administrador de plazas para visitantes VIP, personalidades, etc.

Beneficios observados

La solución Sharvy ha permitido utilizar el aparcamiento de la empresa como un bien común, donde las plazas se comparten entre el personal. Ahora, más de 260 empleados que trabajan en el centro, además de colegas externos de las oficinas de la Delegación Regional del Sureste, pueden registrarse en la aplicación Sharvy para aprovechar una plaza temporal si lo desean.

La aplicación, que supone una verdadera ventaja para los empleados, fue adoptada rápidamente por todo el personal. Si antes solo 40 personas tenían acceso al aparcamiento, ahora todo el personal puede beneficiarse de él. La introducción de Sharvy forma parte del enfoque CVCT del IRD.

“La aplicación se adoptó en un tiempo récord. E incluso los que no suelen venir en coche han creado una cuenta en Sharvy, para poder llevar su coche y tener sitio en un barrio donde suele ser un quebradero de cabeza.”

Justine MASTIO LENZ
Jefa del Departamento de Compras, Patrimonio y Logística, IRD

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