5 razones para adoptar el flex parking en su empresa !

Fuente de ingresos a la vez que de injusticias, el estacionamiento de vehículos de empresa plantea hoy cuestiones espinosas, múltiples debates y numerosas paradojas.

En el pasado, las empresas no tenían que preocuparse de gestionar su(s) aparcamiento(s) de empresa, precisamente porque el recurso del “parking” era abundante y barato. Hoy, sin embargo, esto ya no es así, y los empresarios deben tomar medidas proactivas para mejorar el día a día de sus empleados.

Y no lo olvidemos: el coche sigue dominando los desplazamientos casa-trabajo. Como consecuencia, no se pueden satisfacer las necesidades de aparcamiento de todos los empleados (automovilistas). ¿Cuál es la razón? La escasez de espacio y el coste exponencial de construir y alquilar nuevos aparcamientos, lo que obliga a los empresarios a planificar sus necesidades de aparcamiento con la mayor precisión posible. Como resultado, en los días punta, los aparcamientos sufren una escasez crónica de plazas para hacer frente a la demanda de los usuarios.

¿La solución? El aparcamiento flexible, un concepto innovador que ha conquistado a las empresas en los últimos años, al aumentar el número de plazas con un coste marginal cero. Más información en este artículo.

Del aparcamiento “clásico” al flex parking : definiciones, problemas y perspectivas.

El flex parking consiste simplemente en compartir las plazas de aparcamiento asignadas a una empresa con todos sus empleados. Como resultado, el aparcamiento se convierte en colaborativo y abierto a todos los miembros de la empresa.

En definitiva, la idea que subyace al flex parking es la siguiente : hoy en día, con el resurgimiento del teletrabajo y los nuevos paradigmas en el mundo laboral, los desplazamientos de los empleados son cada vez más episódicos y la asignación de plazas de aparcamiento en las empresas es cada vez más compleja.

En consecuencia, cada día se desocupa un número creciente de plazas con nombre propio, por diversos motivos (viajes de trabajo, teletrabajo, días libres, etc). Sin embargo, estas plazas de aparcamiento no pueden ser utilizadas por otros empleados, ya que son plazas reservadas.

El resultado es que el aparcamiento está lleno (cuando en realidad no lo está), lo que puede resultar molesto y frustrante para muchos empleados, que pierden un tiempo considerable (unos veinte minutos de media) cada semana buscando aparcamiento cerca de su lugar de trabajo.

El flex parking es una solución popular a estos problemas. La razón es que, para que funcione, suele ir acompañado de una solución de gestión del aparcamiento. Ésta no sólo garantiza un reparto equitativo de las plazas, sino que también proporciona una asignación automatizada de las mismas, una gestión simplificada de las incidencias, un control óptimo de los accesos sin restricciones y, sobre todo, una ocupación optimizada del aparcamiento.

Así que, en esta era de individualismo, el flex parking es una forma de invertir esa tendencia y poner a todos los empleados en pie de igualdad. La aplicación Sharvy puede (simplemente) ser su mano derecha en este proceso.

Pero, ¿para quién es el flex parking?

Flex parking está dirigido a todas las empresas públicas y privadas, autoridades locales y universidades que deseen :

• • • Reducir/evitar los costes que puedan derivarse del barbecho de su(s) aparcamiento(s).
    • Facilitar a sus empleados el aparcamiento y mejorar su QWL.
    • Facilitar la gestión de un deslocalización de empresa.
    • Gestionar eficazmente su política de aparcamiento.

¿Por qué el flex parking es cada vez más atractivo para las empresas? Las 5 razones principales !

1.  Un deslocalización de empresa y una respuesta a nuevas limitaciones.

Ya sea para reorientar sus actividades, beneficiarse de alquileres más bajos, acercarse a su actividad principal, aprovechar la aparición de nuevos países industriales o insuflar nueva vida a su negocio y reinvertir de forma más estratégica tras la adopción masiva y desinhibida del teletrabajo, muchas empresas optan por la deslocalización.

Y aunque ganan en muchos frentes, (a menudo) pierden en lo que se refiere al aparcamiento. Pongamos un ejemplo: mientras que la sede central de la empresa solía contar con unas cien plazas de aparcamiento, la nueva sede sólo dispone de unas cincuenta para 200 empleados.

Como consecuencia, la presión del aparcamiento ha aumentado tras el traslado.

Ante estos nuevos retos, muchas empresas deciden recurrir al flex parking cuando trasladan su sede. Es una oportunidad para ellas de “multiplicar” su(s) aparcamiento(s) y jugar con las distintas necesidades de estacionamiento, en función del tipo de usuario.

Al poner en común sus plazas de aparcamiento mediante el flex parking, ya no están obligados a tener una plaza para cada empleado y pueden ofrecer acceso al aparcamiento a un mayor número de empleados, lo que mejora notablemente el bienestar en el lugar de trabajo.

2.  Un beneficio financiero (a menudo insospechado) para las empresas.

Al aprovechar al máximo lo que ya existe y reasignar el espacio disponible dentro del aparcamiento para evitar tener que financiar nuevas instalaciones, el flex parking puede ofrecer a las empresas una importante ventaja económica.

Al mismo tiempo, al digitalizar y dinamizar su gestión mediante una aplicación dedicada, pueden ganar hasta un 30% más de plazas. Así, podrían plantearse rescindir sus contratos de alquiler de plazas en el/los aparcamiento(s) vecino(s), que se han vuelto innecesarios, y generar un ahorro inmediato: de 1.500 € a 2.000 € al año, por plaza de aparcamiento.

A este respecto, Sophie VOLLAND, Directora de Servicios Generales del Grupo Atlantic, subraya que la inversión en una solución de gestión de aparcamientos ofrece importantes ventajas financieras a la empresa. Nos da más detalles: “Alquilar plazas de aparcamiento cuesta a la empresa 153.000 euros al año. Gracias al aparcamiento flexible, el ahorro potencial puede llegar a 38.000 euros al año, lo que está muy lejos del coste anual de la solución Sharvy”.

Si tiene curiosidad por saber más, eche un vistazo a nuestro estudio de caso haciendo clic aquí, y vaya un paso más allá descargando nuestro Libro Blanco sobre cómo optimizar su presupuesto de aparcamiento.

3.  Optimización del tamaño y de la ocupación de los aparcamientos gracias al flex parking.

Aún hoy, pocas empresas disponen de datos reales y objetivos sobre la utilización de sus aparcamientos. Esta falta de estadísticas, unida a una gestión poco acertada del aparcamiento, explica en parte la saturación del mismo y, a la inversa, su infrautilización.

Aunque la concienciación sobre este tema entre las empresas es todavía muy baja, el tema del “aparcamiento” se está convirtiendo en una parte cada vez más importante de sus decisiones estratégicas. Ahora quieren aprovechar las ventajas del flex parking y la digitalización que conlleva, para mejorar la gestión de su(s) aparcamiento(s).

Al dar el salto al flex parking, las empresas pueden recopilar, interpretar y realizar un seguimiento de una amplia gama de datos (estadísticas de ocupación y uso del aparcamiento, historial de actividad, tráfico entrante y saliente, etc), lo que les permite tomar las decisiones de gestión adecuadas y mejorar la experiencia de aparcamiento para los usuarios.

4.  Una solución innovadora para los puntos de recarga compartidos.

Ahora, con los cambios en la normativa y las prácticas que impulsan la transición a la electricidad total, las empresas inmobiliarias, los promotores y los copropietarios quieren avanzar hacia el (futuro) cumplimiento de la normativa medioambiental.

Al optar por el aparcamiento flexible y, por supuesto, utilizar una solución dedicada como Sharvy, las empresas obtienen una auténtica interfaz de reserva para garantizar el acceso a la recarga eléctrica a todos sus empleados.

El funcionamiento cotidiano es muy sencillo. Los usuarios hacen una solicitud de reserva de plaza de aparcamiento desde Sharvy. Especifican si desean una plaza de aparcamiento equipada con un punto de recarga. En caso afirmativo, se les asignará una plaza concreta, con un número de plaza (por ejemplo, la plaza nº405), o se les asignará una plaza libre.

El mismo día, se dirigen a la plaza reservada (y se orientan con un mapa dinámico disponible en la aplicación si no conocen el aparcamiento). Una vez allí, enchufan su vehículo y comienzan a cargar desde la aplicación. Sharvy detecta inmediatamente el vehículo e indica también la potencia de carga y la energía cargada. Una vez finalizada la carga, se interrumpe automáticamente.

Hay que tener en cuenta que, en el caso de los edificios de oficinas, los vehículos estarán parados varias horas : una potencia de 7,4 kW es más que suficiente. Esto da una autonomía de 30 a 40 km por hora de recarga.

De este modo, las empresas despliegan un servicio eficiente de puntos de recarga eléctrica compartidos y mejoran el día a día de sus empleados. Al mismo tiempo, fomentan una movilidad con bajas emisiones de carbono y mejoran su política de RSC.

5. Flex parking, una solución para simplificar la gestión de las autorizaciones de acceso.

No cabe duda : en términos de limitaciones logísticas, el flex parking es una oportunidad para que las empresas simplifiquen y agilicen la gestión del acceso al aparcamiento de la empresa.

Anteriormente, la empresa disponía de lectores de tarjetas y distintivos RFID para filtrar, controlar y autorizar el acceso al aparcamiento de la empresa, pero esta gestión era lenta y tediosa. No solo hay que recoger la solicitud de acceso al aparcamiento, crear un distintivo y/o tarjeta RFID, asignarle un usuario, configurar los parámetros en el software de gestión de RRHH y luego enviárselo al empleado.

Al mismo tiempo, y a más largo plazo, hay que ocuparse de las pérdidas, asegurarse de que la barrera del aparcamiento se abre en caso de olvido de la tarjeta, acordarse de recuperar la tarjeta al final del contrato del empleado y hacerla anónima, etc. Todos estos factores hacen de esta tarea una labor engorrosa con poco valor añadido. Todos estos factores hacen de esta tarea una labor engorrosa con escaso valor añadido.

Para las empresas que buscan un nuevo impulso, el flex parking es una oportunidad para modernizar la gestión de los accesos a los aparcamientos. Por ejemplo, optando por una cámara de reconocimiento de matrículas. Cuando se acerca un vehículo autorizado a acceder al aparcamiento, la barrera de seguridad se abre automáticamente. De este modo, los usuarios no tienen que perder tiempo buscando sus tarjetas identificativas y la experiencia de aparcamiento mejora notablemente.

Aunque el flex parking tiene mucho que ofrecer a las empresas, ¿existen inconvenientes?

1. Se requiere una inversión inicial.

Como fuente de nuevas opciones, el flex parking debe convertirse ahora en un componente clave de las distintas políticas de la empresa : RRHH en particular, pero también compras y RSC.

Sin embargo, la integración de las tecnologías implicadas en el flex parking requiere una inversión inicial.

Es evidente que la instalación de diversos sensores, cámaras e infraestructuras de comunicación puede representar una inversión financiera considerable. A las pequeñas y medianas empresas a veces les resulta difícil justificar estos costes, sobre todo si tienen limitaciones presupuestarias. Así que, aunque los costes se amortizan obviamente a largo plazo, ¡hay que tenerlos en cuenta!

2. Hay que apoyar la resistencia al cambio.

No cabe duda : la introducción de una solución de flex parking implica un periodo de adaptación. Los empleados responsables de la gestión del sistema, así como los usuarios, tendrán que familiarizarse con esta nueva solución. Esta fase de introducción DEBE conducir a una fase de aprendizaje progresivo.

Sin embargo, tenga en cuenta que cuando se anuncie este cambio (y aunque sea positivo), no es imposible que sus empleados reaccionen de formas a menudo inesperadas.

Por un lado, puede haber cierta inercia por parte de los empleados. En otras palabras, los empleados no protestan, pero tampoco les siguen el juego. Al final, hay una falta de reacción al cambio.  

Por otra parte, cuando el cambio se impone a los empleados y éstos sienten que no hay otro recurso, es posible que observe rebelión y sabotaje por parte de los empleados con peor rendimiento. Algunos pueden recurrir a la manipulación y a estratagemas destinadas a comprometer el éxito del proyecto.

En consecuencia, la resistencia al cambio puede tener causas y formas de manifestarse muy diferentes en función de cada empleado, por eso es tan importante dar respuestas y soluciones individualizadas.

3. Un tiempo para dedicarse a la configuración del aparcamiento.

Cabe señalar que una solución de este tipo puede configurarse en función de las necesidades de la empresa. En consecuencia, el administrador del flex parking debe tomarse primero el tiempo necesario para configurar la solución elegida.

Por tanto, debe recrear “virtualmente” el aparcamiento de la empresa. Esto significa elaborar un mapa dinámico del aparcamiento, con el número de plazas y sus tipos. A continuación, debe definir las reglas de prioridad y las características específicas de gestión. Por ejemplo, se puede optar por asignar plazas a los empleados (en calidad de titulares), en función de criterios predefinidos (distancia del domicilio al trabajo, domicilio mal comunicado por transporte público, niños a los que hay que llevar y traer del trabajo todos los días, posibles restricciones médicas, etc). A continuación, se importan y crean los perfiles de los usuarios.

En consecuencia, este proceso es relativamente largo y requiere tiempo y atención para crearlo correctamente. Sin embargo, algunas soluciones, como Sharvy, ofrecen a los administradores la posibilidad de transmitir únicamente los planos del aparcamiento y comunicar las especificaciones de gestión deseadas. Por lo tanto, si el flex parking debe crearse rápidamente, este servicio ahorra al administrador una cantidad de tiempo considerable. Así que merece la pena tener esto en cuenta a la hora de elegir una solución.

En general, el tiempo necesario para implantar una solución de flex parking varía en función del perfil del espacio que se va a crear (especificaciones técnicas, instalación de equipos de control de acceso, desarrollos específicos, etc). En la mayoría de los casos, deberá contar con un plazo mínimo de 3 a 4 semanas.

En conclusión

Los aparcamientos de las empresas son, en pocas palabras, un potencial latente. Siendo conscientes de su valor añadido, y del maná financiero que yace bajo sus pies, las empresas pueden lograr grandes cosas.

Para los empleados, es el punto de entrada a su entorno de trabajo. Para los visitantes, suele ser su primer contacto con la empresa que visitan. Por tanto, es vital abordar el problema de la gestión de los aparcamientos de las empresas de frente, para ofrecer una experiencia de aparcamiento positiva a todos los usuarios.

En definitiva, aunque el flex parking está conquistando a cada vez más empresas por las ventajas antes mencionadas, también debe tener en cuenta que mejora significativamente el día a día y el bienestar de sus empleados. La razón es obvia: aparcar en el centro de las ciudades se ha convertido en un infierno. Sus empleados están ansiosos por no encontrar una plaza de aparcamiento y, sobre todo, pierden una cantidad considerable de tiempo buscándola. Al mismo tiempo, pueden sufrir daños en sus vehículos: vandalismo, arañazos, robos y muchos otros percances. Por no hablar de que contribuyen a la congestión del tráfico y provocan una contaminación innecesaria.

Para sus empleados y su empresa, el flex parking es la forma perfecta de liberar todo el potencial de su aparcamiento.

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