¿Cómo optimizar el índice de ocupación del aparcamiento de su empresa?

Ante el brusco cambio de los modelos de trabajo en los últimos años, las empresas han tenido que superar rápidamente multitud de retos. ¿El más llamativo? Sin duda: la transición de una organización del trabajo tradicional a un modelo híbrido. Un cambio que ha provocado una avalancha de preguntas dentro de las empresas.

Sin embargo, tanto si se percibe como un quebradero de cabeza desde el punto de vista de la gestión, de la organización o incluso jurídico, el trabajo híbrido es ahora una nueva realidad, que está sacudiendo las prácticas de movilidad de los empleados e introduciendo nuevos rituales.

Al mismo tiempo, la llegada de nuevos medios de transporte de autoservicio (patinetes eléctricos, bicicletas eléctricas, coches compartidos, etc.) combinada con la creciente necesidad de flexibilidad de los empleados (teletrabajo, oficina flexible, hot desking, etc.) está poniendo patas arriba la forma en que las empresas gestionan sus aparcamientos.

Si las empresas no abordan esta cuestión y dejan en barbecho la gestión de su(s) aparcamiento(s), se enfrentan a costes considerables y a una tasa de optimización decreciente.

Por eso, ahora deben replantearse sus métodos operativos para optimizar los beneficios y limitar los impactos negativos del trabajo híbrido.

¿El punto de partida? El índice de ocupación del aparcamiento de la empresa. En este artículo, desciframos cómo analizarlo y optimizarlo para sacarle partido, ¡y ahorrar!

La paradoja de los aparcamientos de empresa : ¿vacíos y caros?

Antes de continuar, conviene contextualizar un poco. Recordemos que, hoy en día, la combinación de trabajo presencial y a distancia forma parte del día a día del 55% de los empleados, según el Barómetro 2022 de la empresa JLL. El mismo estudio también revela que el 45% de los empleados hace malabares entre el trabajo en un tercer lugar (trabajo cooperativo y corpoworking), el trabajo en casa y el trabajo presencial.

Como resultado, la movilidad de los empleados está aumentando y la asistencia a la oficina está disminuyendo.

Esta nueva realidad está provocando un descenso de la tasa de ocupación de los espacios de trabajo y, en correlación, de los aparcamientos de las empresas.

Como resultado, se estima que 1/3 del tiempo, las plazas de aparcamiento de la empresa permanecen vacías. Esto se debe a diversas razones : teletrabajo, enfermedad, viajes de negocios, emergencias familiares, etc. A largo plazo, esto puede generar frustración, molestias y conflictos internos.

Esto lleva a la conclusión obvia de que los aparcamientos de las empresas están en su mayoría infrautilizados y mal optimizados, lo que genera gastos innecesarios o incluso costes adicionales para la empresa.

Por eso se le llama paradoja : aparcamientos vacíos y, sin embargo, tan caros para la empresa.

¿La solución? Empiece por conocer las necesidades de movilidad de sus empleados y analice la tasa de ocupación del aparcamiento de su empresa para tomar las decisiones correctas.

Antes de seguir, un recordatorio : ¿qué es el índice de ocupación?

El índice de ocupación es simplemente un indicador de rendimiento que mide la ocupación de una entidad en relación con su capacidad total durante un periodo determinado. Sin embargo, esta definición sigue siendo muy amplia. Tomemos pues un ejemplo concreto y apliquémoslo a la entidad en cuestión, es decir, el aparcamiento de la empresa.

Cabe señalar que, en general, existen dos tipos de índice de ocupación :

• • Índice de ocupación teórico : corresponde al número de reservas y accesos permanentes menos el número de plazas liberadas.

• • El índice de ocupación real : como su nombre indica, corresponde al número de plazas de aparcamiento realmente ocupadas durante un periodo determinado. Puede observarlo gracias a un historial de solicitudes de apertura de las barreras de su aparcamiento, o mediante los sensores de ocupación de los asientos.

¿Por qué y cómo analizar el índice de ocupación del aparcamiento de su empresa?

Es probable que, antes de leer este artículo, analizar el índice de ocupación del aparcamiento de su empresa no fuera una prioridad. Sin embargo, un seguimiento regular del índice de ocupación le permite estar alerta, en el momento oportuno, de la evolución de las necesidades de sus empleados.

El objetivo es tomar las decisiones correctas a tiempo y adaptar su política de aparcamiento en consecuencia.

Pero, ¿cómo hacerlo? El análisis del índice de ocupación puede hacerse de varias maneras. Depende de su situación. Por ejemplo :

• • Si dispone de una solución dedicada a la gestión de aparcamientos, como Sharvy : una pestaña dentro de la aplicación le permite obtener una visión general de diversas estadísticas. En esta pestaña encontrará la tasa de ocupación de su aparcamiento. Para un análisis más detallado, es interesante observar esta ocupación por día, por hora (por ejemplo, en un día típico) y también hacer una media según los días de la semana. Esto puede hacerse distinguiendo los distintos tipos de espacios. Al mismo tiempo, también es una buena idea controlar la actividad de sus empleados, distinguiendo entre los que tienen un asiento asignado, los empleados con acceso mediante reserva y los visitantes.

• • Si no dispone de una solución dedicada a la gestión de su aparcamiento : el análisis del índice de ocupación puede ser más restrictivo. Por un lado, porque debe hacerse “a mano”, con la herramienta que utilice (hoja de cálculo Excel, por ejemplo). Por otro, porque es necesario un seguimiento regular, lo que requiere más tiempo. Para calcularlo, y obtener la ocupación real, basta con observar el historial de solicitudes de apertura de puertas.

¿Cómo optimizar el índice de ocupación del aparcamiento de su empresa?

1. Interprete (correctamente) el cálculo del índice de ocupación.

Calcular el índice de ocupación es sólo el primer paso. Para optimizarlo adecuadamente, primero hay que interpretarlo correctamente.

Para ello, comience por observar la relación entre el número de llegadas teóricas y el número de plazas de su aparcamiento.

Si la relación es elevada, esto puede indicar una posible tensión en su aparcamiento. Si esta tensión refleja la realidad, habrá que adoptar medidas correctoras.

Por ejemplo, puede decidir hacer más fluidas las solicitudes de plazas de aparcamiento adaptando su política de teletrabajo. Otra opción es simplemente recordar las buenas prácticas. Puede ocurrir que un usuario no se presente, a pesar de haber reservado una plaza de aparcamiento. Obviamente, si varios usuarios se comportan así, esto satura su aparcamiento, porque una plaza reservada no se utiliza, ni puede ser utilizada por otros usuarios. En correlación, esto también afecta a su tasa de ocupación real.

En este punto, la solución Sharvy permite mitigar estos inconvenientes. Por ejemplo, volviendo a poner la plaza de aparcamiento en cuestión en el “fondo común” y a disposición de otros usuarios cuando el usuario con reserva no se presenta.

Por otra parte, si esta proporción es baja, y no todos sus empleados tienen acceso a su aparcamiento (todavía), puede plantearse darles acceso, en forma de reserva. De este modo, fomentará la equidad y mejorará su calidad de vida y sus condiciones de trabajo. Al mismo tiempo, pone fin a los tradicionales criterios de asignación basados en la antigüedad y/o la jerarquía. Puede hacerlo fácilmente con una aplicación dedicada a la gestión de aparcamientos, como Sharvy.

✔   Nuestros consejos :

En última instancia, tenga en cuenta que la clave es una buena interpretación. Las decisiones que resulten de este análisis ayudarán a mantener una experiencia de aparcamiento positiva para los usuarios, evitando problemas recurrentes en la gestión del aparcamiento.

2.  Ponga en común sus plazas para optimizar el índice de ocupación del aparcamiento de su empresa

Recuerde un punto importante : demasiados accesos permanentes limitan el número de plazas disponibles para los usuarios con acceso de reserva.

Por consiguiente, y para optimizar el uso de cada plaza de aparcamiento, es más sensato compartir las plazas con todos sus empleados y visitantes. No obstante, es habitual que algunos empleados (por ejemplo, los miembros del Comité Ejecutivo y del Comité de Dirección) conserven un acceso permanente al aparcamiento de la empresa.

Sin embargo, si recibe quejas recurrentes (por ejemplo, de usuarios que no pueden obtener una reserva), pero al mismo tiempo su tasa de ocupación real no es tan alta, ¡esto debería alertarle!

✔   Nuestros consejos :

Esto puede significar que los titulares del aparcamiento no están jugando el juego y no liberan su plaza de aparcamiento cuando están ausentes. Si este es el caso, considere la posibilidad de identificar a estos usuarios y ofrecerles acceso al aparcamiento sólo mediante reserva. Se trata de un ajuste sensato y puede resultar más adecuado a las necesidades reales de estos usuarios.

En el caso contrario, piense en comunicar a los usuarios con acceso permanente la importancia de liberar su plaza de aparcamiento en caso de ausencia.

3.  Facilite y haga más fluido el acceso al aparcamiento de su empresa

Para la mayoría de las empresas, la principal preocupación sigue siendo la recepción segura de visitantes, personal y clientes. Sin embargo, no basta con controlar las idas y venidas de los usuarios. Es importante instalar un sistema de control de acceso de vehículos.

Por supuesto, esto está justificado : hoy en día, cada vez hay más formas de entrar en una empresa. Ya sea la simple “puerta” de entrada, las vías de emergencia, el/los aparcamiento(s), las zonas de entrega y/o descarga. Todos ellos son puntos de acceso que, en última instancia, complican la experiencia de recepción y aparcamiento de los usuarios.

Por tanto, si el aparcamiento de su empresa está infrautilizado, puede deberse a su accesibilidad. Se observan (todavía) con regularidad colas en las puertas de los ascensores del aparcamiento, así como medios de identificación difíciles y/o lentos.

Si este es su caso, es su deber hacer que el acceso al aparcamiento de su empresa sea más fluido y fácil. Esto puede ayudarle indirectamente a optimizar su tasa de ocupación.

✔   Nuestros consejos :

Para hacer más atractivo el acceso a su aparcamiento, puede dar prioridad a :

• • Cámaras con reconocimiento de matrículas : cuando se acerca un vehículo autorizado a entrar en el aparcamiento, la barrera de seguridad se abre automáticamente. De este modo, los usuarios no tienen que perder tiempo buscando sus tarjetas identificativas y/o RFID. Así, el acceso al aparcamiento es más fluido y rápido, sobre todo en horas punta.

• • El módulo IoT vinculado a una aplicación dedicada, como Sharvy : en este caso, el teléfono de tus empleados se convierte en un auténtico mando a distancia, capaz de abrir el portón y/o la barrera de seguridad. Solo si el usuario está autorizado a acceder al aparcamiento de la empresa. De este modo, moderniza su control de acceso, facilita la entrada de empleados y visitantes y limita las largas esperas en caso de robo/perdida de tarjetas y/o tarjetas de acceso.

Sin embargo, si no está seguro de los beneficios y la eficacia de estas soluciones de control de acceso, consulte uno de nuestros estudios de casos dedicados. Por ejemplo, desde 2019, Sharvy acompaña al Grupo Atlantic en la optimización de la ocupación de las 87 plazas de aparcamiento de su sede parisina, que alberga a 250 empleados.

4.  Dar más importancia a los desplazamientos multimodales

Como empresa, usted tiene un impacto directo en la movilidad de sus empleados.

Por ello, es importante replantearse los usos de su aparcamiento. Por un lado, optimizar su ocupación, adoptando una política de aparcamiento fiable y equitativa. Por otro, fomentar la rotación en el uso de las plazas de aparcamiento.

Al dar prioridad a este punto, se consigue que los titulares del aparcamiento sean menos reticentes a liberar sus plazas y utilicen más la movilidad blanda para ir al trabajo (transporte público, bicicleta, coche compartido de empresa, etc.). Todo ello sin perder el uso de la plaza de aparcamiento, lo que fomenta la multimodalidad.

Como resultado, usted transforma la gestión pasiva de su aparcamiento en un verdadero espacio para compartir entre sus empleados. Esto no sólo mejora el atractivo del aparcamiento de su empresa, sino que también fomenta la multimodalidad y, por tanto, aumenta su tasa de ocupación.

✔   Nuestros consejos :

Para ir más allá y aumentar los desplazamientos multimodales, considere la posibilidad de instalar estaciones de carga para coches eléctricos en su aparcamiento.

Al mismo tiempo, tenga en cuenta la importancia de la versatilidad dentro de su aparcamiento. Así que, además de estaciones de carga compartidas, instale diversas infraestructuras, como: una flota de bicicletas, aparcamientos para dos ruedas, taquillas para cualquier equipaje, un espacio seguro para aparcar bicicletas, patinetes eléctricos y NEV (Nuevos Vehículos Eléctricos Individuales). De este modo, sus empleados se sentirán más animados a utilizarlos. Además, convertirá su aparcamiento en un centro de movilidad y servicios diversos.

5.  Desarrollar una política de aparcamiento fiable, justa y eficaz

Una de las últimas soluciones para optimizar el índice de ocupación de su aparcamiento es, por supuesto, desarrollar una política de aparcamiento fiable y adaptada a su empresa.

Por ejemplo, adoptando una gestión dinámica y equitativa de su aparcamiento. Sus empleados anticipan su presencia en la empresa y prevén si necesitan aparcamiento. La aplicación Sharvy le permite destacar en esta gestión, y funciona de la siguiente manera:

• • Si un empleado ocupa un puesto y tiene previsto ausentarse de la oficina, lo liberará de forma responsable e independiente y lo devolverá al “fondo común”.

• • Por el contrario, si el empleado solicita una plaza, hará una petición (a través de la aplicación Sharvy) y se le asignará una plaza según un algoritmo justo.

La ventaja de una aplicación de este tipo es que ofrece a sus empleados una visión de la disponibilidad o indisponibilidad de plazas de aparcamiento. Esto les permite anticiparse (hasta con 4 semanas de antelación) y elegir su medio de transporte en consecuencia.

Así, si su aparcamiento está bastante saturado y un empleado no puede obtener una reserva para un día concreto, podrá optar por el transporte público, el coche compartido o incluso un vehículo de dos ruedas (bicicleta, moto, scooter eléctrico). Esta visión les permite anticipar sus desplazamientos y evitar perder tiempo cada mañana buscando aparcamiento.

✔   Nuestros consejos :

Hoy en día, integrando las tecnologías digitales, ¡las posibilidades de gestión del aparcamiento de su empresa son infinitas! Puede imaginar normas de buen uso, sistemas de priorización o reparto de plazas entre usuarios, normas de equidad, etc.

Si tiene dudas al respecto, póngase en contacto con nuestros expertos de Sharvy y/o solicite una demostración de la solución.

¿Qué conclusiones pueden extraerse?

No cabe duda de que los hábitos de movilidad de sus empleados están cambiando. La generalización del teletrabajo y la introducción de la oficina flexible están influyendo en la organización del trabajo.

Como consecuencia, las necesidades de aparcamiento de su empresa también están cambiando. Por ello, tiene sentido modernizar y digitalizar su gestión, por ejemplo adoptando soluciones de aparcamiento inteligentes, como Sharvy.

Este tipo de solución le permite analizar, de forma precisa, la ocupación del aparcamiento de su empresa. Esto le permite obtener informes claros y detallados, al tiempo que define reglas de acceso adaptadas a su empresa y específicas para las necesidades de sus empleados.

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