Workplace management software : définition & enjeux.
Un logiciel de Workplace Management permet aux entreprises d’améliorer la gestion de leurs espaces de travail. Il vise à structurer et à optimiser les locaux, grâce au recueil de diverses données.
Ces dernières années, si ces logiciels ont le vent en poupe, ce n’est pas pour rien !
La raison est évidente : aujourd’hui, le nomadisme gagne du terrain au sein des entreprises. Le télétravail se généralise, tout comme les réunions en visioconférences ainsi que les open-spaces. En parallèle, de nouvelles organisations du travail voient le jour : flex office, desk sharing, hot desking, etc.
Face à ces mutations du monde du travail, les employeurs constatent, sans grande surprise, que les Facility Managers & Workplace Managers (gestionnaires de bureaux) se retrouvent face à de nouvelles problématiques (encore) inconnues il y a quelques années :
- L’avènement du travail hybride signe-t-il la fin des bureaux tels que nous les avons toujours connus ?
- Comment intégrer les préoccupations sociales et environnementales au sein des espaces de travail ?
- Comment offrir plus de flexibilité, tout en améliorant la qualité de vie et le bien-être au travail ?
- Enfin, comment anticiper et s’adapter à ces nouveaux paradigmes du monde du travail ?
Pour répondre à ces problématiques, les gestionnaires de bureaux optent dorénavant pour les logiciels de Workplace Management. Que l’objectif soit de savoir quelle proportion d’espaces peut être libérée pour faire des économies, tout comme de connaître comment mieux configurer les espaces et offrir de meilleures conditions de travail aux collaborateurs qui les occupent, ces logiciels deviennent leur bras droit au quotidien.
Toutefois, quels sont les avantages de ces logiciels de Workplace Management ?
Ces softwares offrent autant d’avantages du côté des collaborateurs que du côté des entreprises.
Du côté des collaborateurs, ils leur permettent, non seulement, de reprendre le pouvoir sur leur environnement de travail. Mais également, d’anticiper leurs besoins en réservant un poste de travail en amont de leur venue sur site. Cela, à distance et à n’importe quelle heure de la journée. Ils peuvent également bénéficier d’un plan du bâtiment et disposent d’un aperçu des postes de travail disponibles pour la journée. De ce fait, les conflits de planning disparaissent et la nostalgie des bureaux traditionnels ne se fait plus ressentir chez les collaborateurs. Ces derniers apprécient (pleinement) l’organisation du travail hybride. Notamment parce qu’à travers ces logiciels, il est possible de créer différentes zones de desk sharing, afin que vos collaborateurs ne perdent pas leurs repères.
Du côté des entreprises, ces logiciels sont sans précédent ! Ils permettent bien évidemment, d’introduire (en douceur) les nouvelles formes de travail. Cela, en limitant les problématiques qui émergent dans les environnements de travail hybride. En parallèle, ils offrent aux gestionnaires, un suivi en temps réel de l’occupation et de l’utilisation des espaces de travail, en possédant des données fiables et actuelles.
Enfin, et de manière générale, ces logiciels empêchent les collaborateurs de préempter des bureaux, d’en prendre possession inlassablement ou d’occuper des espaces communs et des salles de réunion sans raison apparente et valable. C’est pourquoi, ils permettent d’optimiser l’expérience collaborateur, tout en améliorant le bien-être, la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT) de ces derniers. Cela, en permettant la réservation d’un poste de travail et/ou d’une salle.
Comment mettre en place votre solution de Workplace Management ?
Tout d’abord, prenez le temps de discuter avec les personnes décisionnaires de votre entreprise. Notamment, des besoins actuels, des attentes des collaborateurs et surtout : des fonctionnalités recherchées pour ce type de logiciel.
À noter qu’avec la généralisation du travail hybride, et la progression du flex office au sein des entreprises, il est judicieux que votre logiciel de Workplace Management dispose, à minima, des fonctionnalités suivantes :
- Réservation & libération intuitive d’un poste de travail.
- Vue en temps réel des disponibilités & ajout des critères de recherche (ex : double écran).
- Gestion des réservations (modification et annulation en quelques clics).
- Définition de zones par équipes pour faciliter la cohésion & les interactions.
- Rapport d’analyse & suivi du taux d’occupation de vos espaces de travail.
- Plan dynamique des étages pour retrouver facilement son poste de travail.
- Intégration SIRH & solutions tierces que vous utilisez en interne.
- Option de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Par la suite, identifiez les solutions qui semblent répondre à vos besoins ainsi qu’à votre budget, puis réalisez un tableau en classant ces dernières par ordre de préférence. Listez les avantages et les inconvénients pour chacune d’entre elles.
Au-delà des fonctionnalités et du coût, vous devez également prêter attention à quelques critères indispensables qui vous aiguilleront face à une pléthore de logiciels de Workplace Management.
Ainsi, prenez garde à l’accompagnement et à la diligence du Service Client. Assurez-vous que votre prestataire vous apporte un bouquet de services, afin d’obtenir des réponses rapides et efficaces en cas de problèmes. Veillez également à ce que la solution envisagée dispose d’une version web & mobile et surtout qu’elle soit intuitive et rapide à prendre en main pour vos collaborateurs.
De même, veillez à ce que la solution envisagée respecte les bonnes pratiques de sécurité pour préserver votre entreprise, et participer à l’amélioration de l’expérience collaborateur. Pour finir, le dernier élément à prendre en compte (et non des moindres) est de vous assurer que la solution s’intègre facilement avec votre écosystème. Notamment, avec vos logiciels SIRH (Lucca, Kelio, SAP, Cegedim, etc). Mais aussi, vos plateformes de communication (Microsoft Teams, Outlook, etc) et les autres outils professionnels en interne (Lecteurs & badges RFID par exemple).
Enfin, une dernière étape est indispensable avant de choisir officiellement votre solution. C’est bien évidemment, de demander une démonstration et/ou de tester gratuitement l’application, comme nous le proposons chez Sharvy, pour disposer d’une expérience plus concrète.
