Workplace management software : definición y retos.
El Workplace Management software permite a las empresas mejorar la gestión de sus espacios de trabajo. El objetivo es estructurar y optimizar los locales recopilando una serie de datos.
Hay una buena razón por la que este tipo de software se ha hecho tan popular en los últimos años.
La razón es obvia : hoy en día, el nomadismo gana terreno en las empresas. El teletrabajo está cada vez más extendido, al igual que las reuniones por videoconferencia y los espacios abiertos. Al mismo tiempo, surgen nuevas formas de organizar el trabajo : flex office, desk sharing, hot desking, etc.
Frente a estos cambios en el mundo laboral, los empresarios se encuentran, como es lógico, con que los Facility Managers & Workplace Managers tienen que hacer frente a nuevas cuestiones que hace tan sólo unos años eran inimaginables :
- ¿Significa la llegada del trabajo híbrido el fin de las oficinas tal y como siempre las hemos conocido?
- ¿Cómo integrar las preocupaciones sociales y medioambientales en los espacios de trabajo?
- ¿Cómo ofrecer mayor flexibilidad, mejorando al mismo tiempo la calidad de vida y el bienestar en el trabajo?
- Por último, ¿cómo podemos anticiparnos y adaptarnos a estos nuevos paradigmas del mundo laboral?
Para hacer frente a estos problemas, los directores de oficinas optan ahora por programas informáticos de gestión de puestos de trabajo. Tanto si se trata de saber cuánto espacio se puede liberar para ahorrar, como de configurar mejor los espacios y ofrecer mejores condiciones de trabajo al personal que los ocupa, este software se está convirtiendo en su mano derecha en el día a día.
¿Cuáles son las ventajas del Workplace Management software?
Este software ofrece tantas ventajas a los empleados como a las empresas.
En lo que respecta a los empleados, no sólo recuperan el control de su entorno de trabajo. También pueden anticiparse a sus necesidades reservando un puesto de trabajo antes de su llegada al lugar. Esto puede hacerse a distancia, a cualquier hora del día. También pueden obtener un plano del edificio y una visión general de los puestos de trabajo disponibles para ese día. Como resultado, desaparecen los conflictos de horarios y los empleados dejan de sentir nostalgia de las oficinas tradicionales. Aprecian (plenamente) la organización híbrida del trabajo. Entre otras cosas, porque el software permite crear diferentes zonas de trabajo compartido, para que los empleados no pierdan el norte.
En lo que respecta a las empresas, ¡este software no tiene precedentes! Evidentemente, permite introducir (suavemente) nuevas formas de trabajo. Esto, a su vez, limita los problemas que surgen en los entornos de trabajo híbridos. Al mismo tiempo, ofrecen a los responsables un seguimiento en tiempo real de la ocupación y utilización de los espacios de trabajo, con datos fiables y actualizados.
Por último, y de forma más general, este software impide que los empleados se adelanten a los despachos, tomen posesión de ellos sin cesar u ocupen las zonas comunes y las salas de reunión sin motivo aparente o válido. Por ello, contribuyen a optimizar la experiencia de los empleados, al tiempo que mejoran su bienestar, su Calidad de Vida y sus Condiciones de Trabajo (CVCT). Esto se consigue haciendo posible reservar un puesto de trabajo y/o una sala.
¿Cómo configurar tu solución de Workplace Management?
En primer lugar, tómese el tiempo necesario para hablar con los responsables de su empresa. En particular, sobre las necesidades actuales, las expectativas de los empleados y, sobre todo, las características que busca en este tipo de software.
Cabe señalar que, con la generalización del trabajo híbrido y la oficina flexible en las empresas, tiene sentido que su software de gestión del puesto de trabajo incluya al menos las siguientes funciones:
- Reserva y liberación intuitiva de puestos de trabajo.
- Visualización en tiempo real de la disponibilidad y adición de criterios de búsqueda (por ejemplo : doble pantalla).
- Gestión de reservas (modificación y cancelación en unos pocos clics).
- Definición de zonas de equipo para facilitar la cohesión y la interacción.
- Informe de análisis y seguimiento de la tasa de ocupación de sus espacios de trabajo.
- Plano dinámico para facilitar la ubicación de los puestos de trabajo.
- Integración de HRIS y soluciones de terceros que utilice internamente.
- Opciones de personalización para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.
A continuación, identifica las soluciones que parezcan ajustarse a tus necesidades y presupuesto y elabora una tabla clasificándolas por orden de preferencia. Enumere las ventajas e inconvenientes de cada una.
Además de la funcionalidad y el coste, también debe prestar atención a algunos criterios esenciales que le guiarán a través de la plétora de programas informáticos de gestión de centros de trabajo.
Por ejemplo, preste atención a la asistencia y diligencia del Servicio de Atención al Cliente. Asegúrese de que su proveedor de servicios le ofrece una gama completa de servicios, para que pueda obtener respuestas rápidas y eficaces a cualquier problema que pueda encontrar. También debe asegurarse de que la solución que está considerando tiene una versión web y móvil, y sobre todo que es intuitiva y rápida de usar para sus empleados.
Del mismo modo, asegúrese de que la solución que está considerando cumple con las buenas prácticas de seguridad para proteger su negocio y ayudar a mejorar la experiencia de los empleados. Por último, pero no menos importante, asegúrese de que la solución se integra fácilmente con su ecosistema. En particular, con su software HRIS (Lucca, Kelio, SAP, Cegedim, etc.). Pero también con sus plataformas de comunicación (Microsoft Teams, Outlook, etc.) y otras herramientas profesionales internas (lectores RFID e insignias, por ejemplo).
Por último, un último paso es esencial antes de elegir oficialmente su solución. Se trata, por supuesto, de solicitar una demostración y/o probar la aplicación de forma gratuita, como ofrecemos en Sharvy, para obtener una experiencia más práctica.
