Die Familienkasse der Loire (Frankreich)kann dank Sharvy 98 % des Parkplatzbedarfs ihrer 300 Mitarbeiter mit 60 Parkplätzen decken.

Kontext von Familienkasse der Loire (CAF)

Die Familienkasse der Loire (CAF auf Französisch) ist eine privatrechtliche Einrichtung, die für die Verwaltung und Auszahlung von Familienbeihilfen zuständig ist. Sie ist Teil des nationalen Netzwerks, das von der Nationalen Familienkasse (CNAF) koordiniert wird. Die CAF bietet Familien im Departement Beihilfen in Form von Einkommenszuschüssen, Ausstattungsbeihilfen sowie Betreuungs- und Beratungsdiensten an.

Der Sitz der CAF der Loire im Zentrum von Saint Etienne beschäftigt etwa 300 Mitarbeiter und verfügt über einen Parkplatz mit 60 Stellplätzen. Daher musste die Personalabteilung in der Vergangenheit eine Liste mit der Zuteilung der Stellplätze manuell verwalten. Dabei stützte sie sich auf geografische Kriterien, familiäre Zwänge oder auch Gesundheitszustand und Behinderung. Je mehr Kriterien erfüllt waren, desto größer war die Chance, einen Platz zu erhalten. So wurden einmal im Jahr alle 60 Parkplätze des Parkhauses entsprechend der Punktzahl der Mitarbeiter vergeben. Bei Abwesenheit war es sehr häufig der Fall, dass der Inhaber einen seiner Kollegen benachrichtigte, damit dieser seinen Parkplatz nutzen konnte. Dieses informelle System warf jedoch drei große Probleme auf:

• Aus Gründen der Fairness gegenüber neuen Mitarbeitern, die ihre Kollegen noch nicht kannten und daher nicht von dieser Platzverteilung profitieren konnten.

• Nur eine Handvoll Mitarbeiter hatte Zugang zum Parkplatz, während die anderen lange Minuten lang nach einem Platz in den umliegenden Straßen suchen mussten, wo das Parkplatzangebot sehr gering ist.

• Schließlich blieben täglich bestimmte Parkplätze unbesetzt, weil ihre Inhaber abwesend waren.

Frustrationen und Beschwerden über die Parkplatzsituation waren daher häufig, insbesondere seit der Einführung von zwei Tagen Homeoffice pro Woche, wodurch sich diese Probleme noch verschärft haben. Aus diesem Grund haben sich die Personal- und IT-Abteilungen des Themas angenommen, um den Parkplatz der CAF de la Loire umzugestalten und zu einem gemeinsamen Gut zu machen.

Implementierung von Sharvy

Nachdem die Personalabteilung das Problem erkannt hatte, suchte die IT-Abteilung nach einer Lösung, die eine effiziente gemeinsame Nutzung der Parkplätze der CAF der Loire ermöglicht. Nach einigen Tests und einer Präsentation erwies sich Sharvy, die Anwendung zur Verwaltung von Firmenparkplätzen, als diejenige, die diesen Anforderungen am besten entsprach.

Zunächst füllten die Mitarbeiter der CAF der Loire ein Formular aus, in dem ihnen anhand geografischer Kriterien, familiärer Verpflichtungen usw. eine bestimmte Punktzahl zugewiesen wurde. Auf dieser Grundlage erstellte die Personalabteilung zwei Listen: eine Hauptliste und eine Nebenliste. Die Mitarbeiter auf der Hauptliste erhielten einen Platz, den sie an den Tagen, an denen sie nicht vor Ort sind, freigeben müssen. Die Mitarbeiter auf der Nebenliste können hingegen an den Tagen, an denen sie einen Platz wünschen, einen Antrag stellen, um den Platz eines abwesenden Kollegen zu erhalten. Diese Listen werden jährlich überarbeitet, um Änderungen in der Situation bestimmter Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Um mehr Gerechtigkeit zwischen den Mitarbeitern zu schaffen, hat die CAF der Loire den fairen Zuteilungsalgorithmus von Sharvy ausgewählt. Damit wird ein verfügbarer Platz an den Antragsteller vergeben, der in den letzten zwei Monaten am wenigsten Plätze erhalten hat. Es werden also nicht diejenigen bevorzugt, die ihre Reservierungen am schnellsten vorgenommen haben. Auf diese Weise haben alle Antragsteller die gleichen Chancen, einen Platz zu erhalten. Um die Platzvergabe zu optimieren, ist Sharvy mit dem HRIS der CAF der Loire verbunden. Auf diese Weise wird die Reservierung gesperrt und die erhaltenen Plätze werden freigegeben, wenn in dieser Software eine Abwesenheit gemeldet wird.

Um den Zugang zum Parkplatz zu optimieren, wurde außerdem ein IoT-Modul an der automatischen Schranke installiert und mit der App verbunden. Wenn ein Mitarbeiter am Tag X eine aktive Reservierung hat, erscheint in seiner Sharvy-App die Schaltfläche „Öffnen” und er kann den Parkplatz befahren. Hat er hingegen keine Reservierung, erhält er keinen Zugang. Dieses System verhindert Fehler oder Missbrauch, indem es die Zufahrt zum Parkplatz nur auf Personen beschränkt, die einen Platz erhalten haben.

Nach Abschluss der Konfiguration informierten die Abteilungen Personalwesen und Kommunikation die Mitarbeiter der CAF der Loire über die bevorstehenden Änderungen und stellten ihnen einen von Sharvy bereitgestellten Benutzerleitfaden für die Anwendung zur Verfügung. Auf diese Weise konnten sich die Mitarbeiter schnell mit dem Tool vertraut machen, das im September 2022 eingeführt wurde.

Beliebteste Funktionen von CAF der Loire

Beobachtete Vorteile

Der Hauptvorteil von Sharvy für die CAF der Loire bestand darin, dass der Parkplatz nun allen Mitarbeitern offensteht, die ihn nutzen möchten. Er ist nun ein gemeinsames Gut, das von allen geteilt wird. Er ist nicht mehr ein Privileg, das nur etwa 60 Personen vorbehalten ist. Und dennoch wird allen Mitarbeitern ein Platz garantiert, wenn sie ihn benötigen. Tatsächlich werden heute 98 % der Parkplatzanfragen erfüllt, Überbelegungen sind sehr selten. So fördert Sharvy das Wohlbefinden der Mitarbeiter der CAF der Loire am Arbeitsplatz. Sie müssen sich nicht mehr jeden Morgen Gedanken darüber machen, einen Parkplatz zu finden.

Die Einfahrt in den Parkplatz wurde durch die Installation des IoT-Moduls ebenfalls erheblich vereinfacht. Früher mussten die Mitarbeiter aus ihrem Fahrzeug aussteigen, um am Tor ihre Karte zu entwerten. Jetzt müssen sie nicht mehr aus ihrem Auto aussteigen, alles läuft über ihr Smartphone! Einige Inhaber besaßen Fernbedienungen, die größtenteils abgeschafft wurden, was zu finanziellen Einsparungen führte und die Verwaltung für das Team „Environnement de Travail” (Arbeitsumfeld) vereinfachte.

Da die Sharvy-Lösung für die Verwaltung von Parkplätzen voll und ganz zufriedenstellend ist, wird sie in Kürze auch für die Steuerung von Ladestationen für Elektrofahrzeuge eingesetzt werden. Mit anderen Worten: Über die App können die Nutzer den Ladevorgang ihres Fahrzeugs starten und stoppen. Sie können sich auch benachrichtigen lassen, wenn der Ladevorgang abgeschlossen ist, und ihren Verbrauch verfolgen. Die Administratoren haben ihrerseits einen Überblick über die verschiedenen Ladevorgänge und den Status ihrer Ladestationen in Echtzeit.

Sie haben ein Problem mit der Optimierung Ihres Firmenparkplatzes? Möchten Sie seine Verwaltung modernisieren und gerechter gestalten?

Machen Sie es wie die CAF der Loire und entscheiden Sie sich für Sharvy!