Comment créer un système de réservation de places de parking en entreprise ?

Un parking d’entreprise engendre certaines frustrations chez les collaborateurs. Comment créer un système de réservation de places satisfaisant tout le monde et prenant en compte différents paramètres ?

Pourquoi mettre en place un système de réservation de places de parking ?

Un système de réservation de places de parking donne l’opportunité à tout ou partie de ses collaborateurs de stationner sur le parking de l’entreprise. Plus seulement les managers avec des places attitrées ou les premiers arrivés sur le site n’auront accès au parking. Les cartes sont redistribuées pour permettre à chacun de profiter de ce service de l’entreprise.

Les places du parking sont ainsi partagées entre les collaborateurs. Les personnes avec une place à leur nom pourront la déclarer comme disponible. Cela, les jours où ils seront en télétravail ou congés pour permettre à d’autres de la réserver.

Par conséquent, un système de réservation a pour but d’optimiser la gestion actuelle du parking et aussi d’améliorer son taux d’occupation. En parallèle, cela facilite le quotidien des collaborateurs, améliore leur bien-être, leur Qualité de Vie et leurs Conditions de Travail (QVCT).

Comment mettre en place un système de réservation de places efficace ?

Pour mettre en place un système de réservation de places de parking en entreprise, il est important de suivre quelques étapes simples. Il faut se poser les bonnes questions.

1. Faire un bilan de la situation actuelle

La première étape, et surement la plus essentielle, est de regarder la situation actuelle : Quelle est la politique de stationnement de l’entreprise ? Comment est géré le contrôle d’accès ? Qui a accès ? Quel est le taux d’occupation moyen du parking ? Quelles sont les demandes et besoins des collaborateurs ? Les places attitrées sont-elles tous les jours occupées ? Le but est de poser les choses. Mais aussi, de comprendre le fonctionnement du parking et de faire ressortir les axes d’amélioration.

2. Attribuer un profil à chaque collaborateur afin de faciliter la réservation de places

De même, dans une entreprise, tous les collaborateurs n’ont pas le même statut. Ni les mêmes habitudes de transport. Il est donc normal que tous n’aient pas le même profil pour accéder au parking. Que certains soient titulaires d’une place, alors que d’autres devront en réserver une chaque jour. Bien souvent, les managers auront une place attitrée. Et à l’inverse, un collaborateur à qui on rembourse une partie de ses titres de transport devra lui demander une place.

Cependant, d’autres paramètres peuvent être pris en compte. Notamment, pour définir les propriétaires de places ou les prioritaires. Comme : la distance domicile-travail, la pratique ou non du covoiturage entre collègues, les personnes à mobilité réduite, etc. Par conséquent, la diffusion d’un questionnaire de mobilité auprès des employés permettra ainsi de prioriser certains collaborateurs plus que d’autres. En d’autres termes, en se basant sur des critères précis et non pas seulement sur le statut hiérarchique.

3. Choisir le bon outil de réservation de places

De la même manière, une fois que nous avons fait un bilan de la situation actuelle et défini qui seront les titulaires et personnes prioritaires, il est temps de choisir notre outil. Plusieurs options s’offrent alors au gestionnaire de parking :

• Mettre en place un système de réservation de places “fait-maison”, via un tableur Excel par exemple. Le gestionnaire centraliserait toutes les demandes des collaborateurs faites par email par exemple et distribuerait ensuite les places disponibles. En bref, ce système est gratuit, mais peut s’avérer être très chronophage. Notamment, pour des parkings de plusieurs dizaines ou centaines de places. Mais également, avec des typologies différentes (électrique, PMR, grandes, petites, etc).

• Sélectionner une solution dédiée de réservation de places de parking. Le coût est évidemment différent de la première option. Toutefois, le temps gagné est très significatif. L’avantage de ce type d’outil est que le gestionnaire est libéré de cette mission. Il peut donc se consacrer à ses autres tâches. En effet, le principe de ces outils (comme Sharvy) est le suivant : les collaborateurs font leurs demandes dans l’application, les titulaires déclarent les jours où leur place sera disponible. La solution redistribue ensuite automatiquement les places selon le type de place souhaité. Mais également, selon les règles de priorité définies auparavant. Par conséquent, l’expérience collaborateur est améliorée. Ainsi, l’entreprise s’inscrit dans une véritable démarche RSE, notamment en favorisant la smart mobility.

4. Vérifier son système de contrôle d’accès

Au-delà du bon système de réservations de places, il est important de vérifier si son système de contrôle d’accès est le plus adapté. Par exemple, les solutions sont diverses : donner l’accès à tout le monde grâce à son badge, installer une caméra à reconnaissance de plaques permettant l’ouverture de la barrière seulement à ceux ayant une réservation le jour J…

Par conséquent, les outils dédiés de réservation proposent généralement des options pour accompagner les entreprises sur ce sujet-là ou s’interfacer avec des solutions tierces.

5. Communiquer auprès des collaborateurs sur l’amélioration du système de réservation de places !

De même, pour qu’un système de réservation de places de parking fonctionne, le plus important est de bien informer ses collaborateurs. Comment doivent-ils réserver une place ? Quand auront-ils l’information de la place obtenue ? S’ils sont bien informés et que la communication est faite auprès de tous, l’adoption de ce type d’outil est généralement très bonne. Les collaborateurs jouent rapidement le jeu puisqu’ils y voient un avantage concret pour eux. Par conséquent, ils peuvent accéder au parking et savoir où stationner ! Et cela, sans perdre de temps à chercher une place le matin.

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