Parking Management : comment exceller & satisfaire ses collaborateurs ?

À présent, les enjeux qui gravitent autour de la gestion du parking d’entreprise, et de son optimisation sont non-négligeables à bien des égards.

La raison est évidente : le recours massif au télétravail, en chœur avec les nouveaux modes d’organisation qui s’installent, comme le flex office et le desk sharing, bouleverse la gestion du parking d’entreprise.

Par essence, ces pratiques réduisent le besoin de stationnement des collaborateurs. Résultat ? Les entreprises engagent une démarche d’optimisation immobilière d’un côté, et parviennent à réaliser des économies. Mais d’un autre côté, elles paient des places de parking au prix fort et qui, bien souvent, restent vacantes si aucune amélioration n’est réalisée.

Cependant, inutile de rappeler que les coûts pouvant émaner d’une mauvaise gestion et d’un parking en jachère sont substantiels pour les entreprises !

C’est pourquoi, la mise en place d’une démarche d’optimisation immobilière va de pair avec l’optimisation du parking d’entreprise. Toutefois, comment s’y prendre ? Quelles mesures engager pour exceller dans la gestion de son parking ? Comment l’améliorer pour satisfaire les attentes criantes des collaborateurs ? Toutes les réponses dans cet article.

Qu’est-ce que le « Parking Management » ? – Définition

Pour comprendre comment exceller dans le « Parking Management », il faut d’abord savoir ce qu’il se cache derrière ce terme. Ce dernier peut tout simplement se définir comme un ensemble de stratégies visant à accroître l’efficacité de l’offre de stationnement d’un parking.

Aujourd’hui, nous ne vous apprenons rien en soulignant le fait que dans de nombreuses entreprises, le parking est l’un de ces irritants du quotidien de la vie au bureau. Bien souvent, ce sujet est épineux et n’aboutit qu’à des frustrations pour les collaborateurs.

C’est pourquoi, les entreprises s’interrogent de plus en plus sur les solutions de « Parking Management » qu’elles pourraient envisager, afin d’améliorer les pratiques jusqu’alors établies au sein de leurs parkings.

D’autant plus, qu’à présent, en intégrant les technologies digitales, les possibilités de gestion sont infinies ! Les entreprises peuvent désormais imaginer des règles de bon usage, des systèmes de priorisation et/ou de mutualisation des places entre usagers, des règles d’équité, etc.

L’objectif est de parvenir à transformer la gestion passive d’un parking d’entreprise, en une gestion intelligente et active.

En gardant en ligne de mire cet objectif, les entreprises offriront à leurs collaborateurs comme à leurs visiteurs une offre de stationnement positive, digne de leur vision ! Elles réaliseront également des économies immédiates (jusqu’à 25% chaque année) comme Sophie VOLLAND nous le précise dans un cas client dédié.

Parking Management : quelles sont les pratiques courantes des entreprises ?

À présent, du fait de l’augmentation démographique, de la congestion du trafic en ville et des nouveaux paradigmes du monde du travail, les entreprises ont tout intérêt à proposer à leurs collaborateurs, prestataires, partenaires et/ou clients, une solution de stationnement.

Cependant, offrir l’accès au parking d’entreprise à tout ou partie des collaborateurs ne suffit pas pour améliorer leur quotidien. La raison est évidente : peu d’entreprises ont des données réelles et objectives sur l’utilisation de leur parking. Ce manque de statistiques mêlé à une gestion infructueuse de ce dernier explique, en partie, la saturation ou à l’inverse, la sous-exploitation du parking.

Pour mieux comprendre, voici quelques exemples de pratiques de gestion actuelle :

1.  Une carence (totale) des réglementations au sein du parking

Il est encore fréquent de retrouver une carence des réglementations au sein du parking dans certaines entreprises. Cette situation se retrouve régulièrement dans les entreprises qui, durant des années, ont eu plus de places de parking que de collaborateurs. D’où l’absence totale de gestion et/ou de contrôle d’accès à l’entrée. Par défaut, l’accès au parking répond à la situation de « First Come First Served ». Autrement dit, 1er arrivé, 1er servi.

Cependant, cette situation engendre de nombreuses frustrations. Les collaborateurs sont contraints, chaque matin, de se lever à l’aube, au risque de ne pas avoir de place au sein du parking. Sur le long terme, cette situation est relativement stressante et peut engendrer des conflits internes et de l’agacement. En parallèle, les collaborateurs ne bénéficient d’aucune visibilité sur la disponibilité des stationnements en amont de leur venue sur site.

2.  Une gestion archaïque du parking

Dans ce cas de figure, le droit d’accès au parking s’effectue la plupart du temps, de façon hiérarchique, selon l’ancienneté des collaborateurs, leurs positions hiérarchiques, leurs fonctions dans l’entreprise, etc.

Ces modes d’attribution sont frustrants et insatisfaisants pour les collaborateurs ! La raison est évidente : cette politique traditionnelle de la place attribuée et nominative, ne permet pas à un autre collaborateur d’en profiter. Cela, même si la place en question reste inoccupée durant toute la journée en cas d’absence du titulaire. C’est donc une préférence statutaire qui devient anachronique au vu des nouveaux paradigmes du monde du travail (flex desk, desk sharing, hot desking, etc).

D’autant plus que le télétravail se généralise en raison de deux jours par semaine pour beaucoup de collaborateurs. Cela contribue évidemment à accroître la vacance des parkings, en même temps que l’imprévisibilité de leur fréquentation.

Enfin, et comme le souligne Frédéric Veynachter, DRH Luxembourg de CTG :

« Pour les collaborateurs, c’est également inconfortable de se reporter sur des parkings extérieurs à ceux de l’entreprise. Cela, même si les notes de frais sont prises en charge. Après les embouteillages du matin, c’est une perte de temps qu’ils aimeraient éviter ! ».

Comme vous l’aurez compris, la gestion archaïque du parking présente elle aussi, de nombreux points d’ombre. Les collaborateurs n’ont donc pas tous la chance de bénéficier du parking de l’entreprise.

3.  Une gestion unilatérale du parking d’entreprise

Cette politique de gestion se traduit, la plupart du temps, par un nombre d’usagers supérieur au nombre de places. Par conséquent, et dans ce cas de figure, le gestionnaire du parking est le seul décisionnaire des droits d’accès au parking. Dès lors, il essaie de contenter un maximum d’usagers, en considérant les singularités de chacun.

Puisque rappelons-le, pour de nombreux collaborateurs l’utilisation de la voiture est inévitable, en raison : de l’éloignement du domicile par rapport au lieu de travail, d’un domicile mal desservi par les transports en commun, d’enfants à emmener et à récupérer, de contraintes médicales, etc.

Cependant, pour le gestionnaire du parking, il peut être difficile de faire respecter le cadre mis en place. Ce dernier manque de contrôle sur l’usage et l’occupation du parking. D’autant plus si le contrôle d’accès au parking est fastidieux, comme cela peut être le cas avec les lecteurs et badges RFID. Notamment, en raison des nombreuses pertes, vols, casses, échange et manque de flexibilité que cela entraîne.

De plus, ce type de contrôle d’accès, qui reste tout de même fréquent au sein des entreprises, ne facilite pas la gestion des parkings multisites. Non seulement, les pratiques ne sont pas harmonisées, mais également, le coût de la mise en œuvre, la maintenance, ainsi que la gestion restent pour le moins, contraignantes pour le gestionnaire du parking.

Finalement, bien que cette gestion considère (plus ou moins) les singularités de chacun et essaie de satisfaire un maximum de collaborateurs, les décisions quant au droit d’accès au parking restent unilatérales. Par conséquent, l’équité quant à l’accès au parking n’est pas toujours satisfaite, et ces politiques de gestion restent également compliquées à faire tenir dans la durée.

Quelles pratiques privilégier pour une gestion optimale de son parking d’entreprise ?

Pour exceller dans la politique de gestion de votre parking d’entreprise et satisfaire vos collaborateurs, il convient de laisser vos salariés maîtres de l’usage du parking, tout en respectant une politique de stationnement propre à votre entreprise.

Toutefois, il est évident que pour les entreprises type – PME, ETI, GE – les besoins de tous les collaborateurs ne seront pas satisfaits. C’est pourquoi, il est intéressant pour ces dernières de digitaliser leurs pratiques et de recourir à une solution SaaS de gestion du parking d’entreprise, comme Sharvy.

Cela permet au gestionnaire du parking de configurer des règles de priorités et d’usage, afin de laisser les usagers réserver et libérer leur place librement via une application dédiée et/ou une interface en ligne.

Dès lors, en temps réel et sur leur smartphone, les collaborateurs ont la possibilité de vérifier les disponibilités au sein du parking, de réserver un emplacement, d’y accéder sans problème grâce à un plan dynamique, de libérer leur place attitrée (si tel est le cas) en cas d’absence, ou encore de signaler un incident au sein du parking.

Ce type de solution offre ainsi, 3 grandes politiques de gestion pour votre parking, à savoir :

1.  Une gestion prévisionnelle

Dans ce cas de figure, vous offrez la possibilité à vos collaborateurs de réserver une place de parking en amont de leur venue. Par exemple, en leur offrant une vision sur la disponibilité ou l’indisponibilité des places de parking, de façon à ce qu’ils anticipent et choisissent leur moyen de transport en conséquence.

2.  Une gestion malléable 

Ici, vous permettez la réattribution des places du personnel absent pour les rendre réservables par d’autres collaborateurs. Ainsi, vous diminuez les plaintes et/ou les frustrations de tout ou partie des collaborateurs ayant moins régulièrement accès au parking. C’est donc une gestion plus flexible que la gestion prévisionnelle.

3.  Une gestion dynamique et équitable 

Dans ce cas de figure, vous combinez les gestions ci-dessus. Autrement dit, vos collaborateurs anticipent leur présence à l’entreprise et prévoient s’ils ont besoin d’un stationnement. Si un collaborateur est titulaire d’une place et qu’il prévoit d’être absent du bureau, il va de manière responsable & autonome, libérer sa place et la remettre dans le « pot commun ». À l’inverse, si le collaborateur est demandeur d’une place, il effectuera une demande (via une application dédiée) et obtiendra une place selon un algorithme équitable. L’objectif d’une telle politique est de permettre aux utilisateurs de consommer en fonction de leurs besoins selon un cadre prédéfini.

À noter que la solution Sharvy vous accompagne sur ces sujets !

En novembre 2022, et sur l’ensemble des utilisateurs de l’application : 96,3% ont obtenu une place de parking ! De plus, et bien que 12,5% des usagers ont des places nominatives, plus d’1/3 du temps les utilisateurs ayant une place attitrée, la partagent avec les autres utilisateurs.

Comment s’y prendre ? 5 actions à réaliser pour exceller dans votre parking management !

1. Réalisez un audit de l’existant : énumérez les points forts et les axes d’amélioration de votre parking.

Rien d’étonnant, mais il convient de le rappeler : cette première étape constitue le point de départ évident qui permet d’y voir plus clair sur les capacités de votre parking, sur ses points forts et ses axes d’amélioration.

C’est pourquoi, il est judicieux de faire le point sur la segmentation actuelle de votre parking :

• • • À date, votre parking d’entreprise favorise-t-il une mobilité multimodale ?
    • Disposez-vous d’espaces de stationnements sécurisés pour les vélos, ou plus généralement pour les NVEI ?
    • L’accès et la sécurité au parking doivent-ils être améliorés ?
    • L’accès au parking pour les visiteurs est-il possible ? Est-il fluide et peu contraignant ?
    • La gestion des parkings multisites est-elle facilitée ?
    • Disposez-vous d’espaces libres, mais inutilisés ? Etc.

La liste de questions essentielles à vous poser est encore longue ! Alors, pour faciliter l’évaluation de votre parking et les possibilités qu’il vous offre, téléchargez gratuitement notre livre blanc et retrouvez les points non-négligeables pour optimiser votre parking d’entreprise.

2.  Distinguez les coûts directs et les coûts indirects afin de tirer profit de l’existant.

Pour connaître et mieux comprendre la part allouée à la gestion de votre parking d’entreprise, il est important de distinguer les coûts directs des coûts indirects.

• • • Les coûts directs (visibles): sur ce point, on distingue les coûts liés aux places de parking en location, des coûts correspondant à la part des places de parking dans le prix de la location de vos bureaux. À titre d’exemple, dans la plupart des grandes villes en France comme Paris, Nice, ou Annecy, une place de parking coûte entre 1 500€ et 2 000€ à l’année selon une étude menée en 2019.

• • • Les coûts indirects (cachés) : Plus difficiles à quantifier, ces coûts dépendent plutôt de la gestion globale du parking de votre entreprise. À titre d’exemple, un collaborateur en région parisienne perd jusqu’à 30 min par jour à rechercher une place, selon une étude d’Harris Interactive. Sur une semaine, cela représente jusqu’à 2h30 de temps perdu qui aurait pu être utilisé par le collaborateur pour être productif pour l’entreprise. À cela, vous devez également quantifier le manque à gagner dû au stress quotidien et aux frustrations d’un collaborateur en raison d’une expérience de stationnement négative.

C’est pourquoi, sur ce deuxième point, l’objectif est de tirer profit de l’existant, tout en identifiant les économies potentielles à réaliser !

3.  Identifiez les actions qui répondent aux besoins et aux attentes de vos collaborateurs.

Une fois les deux premières étapes réalisées, il est important d’orienter (dans le bon sens) votre stratégie de parking management.

D’autant plus qu’aujourd’hui, du fait du stress subi par les citadins dû aux transports, il est judicieux de commencer par vous concentrer sur tout ce qui aura pour objectif de fluidifier les déplacements de vos collaborateurs. Ce qui, évidemment, sera un pas de plus vers leur satisfaction. De plus, le fait d’agir sur les pratiques de mobilité de vos collaborateurs est un levier incontournable pour servir la QVCT, la RSE et l’atteinte d’une mobilité durable, ainsi que la marque employeur.

Pour y parvenir, le plus judicieux est de réaliser une enquête auprès de vos collaborateurs. Pour que celle-ci soit une réussite, préparez un planning de diffusion et de récupération du questionnaire. En parallèle, accompagnez la diffusion du questionnaire par une communication en interne.

Pour vous aiguiller, voici une liste d’aménagements qui sont souvent réclamés par les collaborateurs :

• • • Un abri fermé et sécurisé pour stationner les deux-roues (vélos, motos, NVEI, etc).
    • Des casiers à disposition pour laisser, en sécurité, leurs affaires personnelles (casques, etc).
    • Des bornes à disposition pour recharger les véhicules électriques et hybrides rechargeables.
    • Des places PMR aux normes, avec un chemin accessible, sans danger, ni obstacles !
    • Un système de contrôle d’accès plus fluide à l’entrée du parking de l’entreprise…

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive ! De plus, gardez en tête que les problématiques rencontrées par les entreprises étant propres à chacune, il est important que la politique de stationnement et les actions qui en découlent soient créées spécialement pour répondre aux besoins de VOS collaborateurs.

4.  Ciblez les mesures qui constitueront les piliers de votre politique de stationnement.

Aujourd’hui, il est évident que sans une stratégie de « Parking Management » réfléchie et intuitive, d’une part, les collaborateurs remonteront constamment des plaintes et/ou frustrations au sujet du parking. D’autre part, et du côté de l’entreprise, les coûts pouvant émaner d’une mauvaise gestion seront substantiels !

C’est pourquoi, il est important d’intégrer dans votre politique de stationnement diverses mesures. Vous pouvez par exemple, imaginer :

• • • Des mesures incitatives : en encourageant un usage (plus) rationnel de la voiture par vos collaborateurs, tout en ayant recours à une mobilité plus intelligente. Par exemple, incitez-les au covoiturage, en leur garantissant une place au sein du parking de l’entreprise. Encouragez également l’utilisation de modes de transport moins polluants en contribuant financièrement à l’abonnement aux transports en communs de vos collaborateurs (métro, bus, tramway, etc). Installez les aménagements adéquats pour inciter à la pratique du vélo… L’objectif de ces mesures est de favoriser l’intermodalité et la multimodalité jusqu’à votre parking d’entreprise.

• • • Des mesures préférentielles : les collaborateurs disposant de cet accès sont sûrs de se voir attribuer une place au sein du parking. Par exemple, vous pouvez choisir d’offrir un accès privilégié aux Personnes à Mobilité Réduite (PMR), aux covoitureurs, aux collaborateurs n’ayant aucune autre alternative valable (distance domicile-travail, contraintes médicales, enfants, etc). Par conséquent, ces mesures de parking management visent à améliorer la répartition et l’attribution des places de parking selon des critères précis.

• • • Des mesures pénalisantes : ces dernières dépendent de la culture de l’entreprise et ne sont, bien évidemment, pas adaptées à l’ensemble des entreprises. Bien qu’elles soient souvent mal perçues, elles sont terriblement efficaces. Ainsi, vous pouvez établir un système de sanctions clair et prendre des mesures pour enquêter sur tous ceux qui violent les règles de votre politique de stationnement et les procédures édictés par votre entreprise. Par exemple, des sanctions peuvent être attribuées (interdiction d’accéder au parking durant 10 jours) aux personnes effectuant une réservation de places de parking, et ne se présentant pas le jour en question.

5.  Assurez un contrôle d’accès & une sécurité sans faille de votre parking.

Sans un système de contrôle d’accès au parking, il peut être tentant pour des personnes extérieures à l’entreprise d’y accéder et d’occuper les places réservées aux collaborateurs. Cela ne les empêche pas non plus, de venir vandaliser ou voler les véhicules et/ou équipements présents dans le parking.

C’est pourquoi, il est important de sécuriser l’accès à votre parking d’entreprise. Pour ce faire, disposer d’un portail, d’une barrière de sécurité et/ou d’une borne de contrôle d’accès escamotable est un 1er point important.

Toutefois, et en plus de cette installation, vous pouvez envisager : une présence humaine, une caméra à reconnaissance de plaques d’immatriculation, un module IoT relié à une application mobile dédiée, comme Sharvy, et/ou des lecteurs & badges RFID.

En conclusion

Depuis de nombreuses années, les entreprises n’ont pas réellement eu d’intérêt pour la gestion de leur parking. Cette ressource était jusqu’à présent abondante et peu chère ! Mais aujourd’hui, ce n’est plus vraiment le cas. Il devient (presque) impossible pour les entreprises de fournir une place attitrée à chaque collaborateur.

C’est pourquoi, les stratégies de « Parking Management » prennent tout leur sens. De plus en plus, les entreprises sont conscientes de la plus-value qu’apporte la bonne gestion du parking – tant pour leurs collaborateurs que pour leurs visiteurs – ainsi que la manne financière qui gît sous leurs pieds.

Par conséquent, elles ne résistent plus à prendre des mesures proactives pour optimiser la gestion de leur parking d’entreprise et le taux d’occupation. Cela, tout en réalisant de belles économies, en améliorant le bien-être au travail et en offrant une expérience de stationnement positive à leurs collaborateurs !

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