3 modelos económicos para gestionar un aparcamiento de empresa

El aparcamiento de la empresa ya no es un espacio neutro que basta con llenar: se ha convertido en un recurso limitado, disputado y estratégico. Entre el regreso masivo a la oficina algunos días, el auge del trabajo híbrido y la llegada de los vehículos eléctricos, la cuestión ya no es solo « cuántas plazas tenemos? », sino sobre todo « cómo distribuirlas de forma inteligente? ». 

Ante esta tensión, surgen tres grandes modelos de gestión. El primero, el FIFO, se basa en una lógica sencilla de orden de llegada. El segundo se apoya en una asignación equitativa de las plazas de aparcamiento controlada por un algoritmo, como en el caso de Sharvy. El tercero introduce una lógica de créditos, en la que el acceso al aparcamiento se regula mediante derechos de uso en el tiempo.

Tres enfoques, tres visiones muy diferentes, pero un mismo reto: transformar el aparcamiento en un sistema más eficaz y más adaptado a los usos actuales.

El modelo FIFO (First In, First Out): la gestión cronológica del aparcamiento de empresa.

↪ El funcionamiento de este modelo.

El modelo FIFO (First In, First Out) se basa en una única regla: el primer coche en llegar es el primero en ser atendido. En la práctica, las plazas de aparcamiento no se reservan ni se asignan con antelación. Los empleados llegan por la mañana y simplemente aparcan en la primera plaza disponible.

No existe una lógica de prioridad, ni segmentación por perfil, ni sistema de arbitraje. El aparcamiento funciona como un flujo continuo: las plazas se liberan y se reutilizan inmediatamente por orden de llegada de los vehículos. Se trata de una gestión puramente cronológica del recurso.

↪ Ventajas e inconvenientes.

Una de las principales ventajas del FIFO es su simplicidad. No se necesita tecnología ni configuraciones complejas: el sistema está operativo de inmediato y es fácil de entender para todos los empleados.

Pero esta simplicidad tiene su reverso. El modelo crea una fuerte dependencia de la hora de llegada, lo que puede generar comportamientos forzados (llegar muy temprano para asegurarse una plaza). No hay optimización del espacio ni garantía de equidad en el tiempo: los mismos perfiles pueden verse sistemáticamente favorecidos, mientras que otros se quedan regularmente sin solución.

En períodos de gran tensión, el sistema se vuelve rápidamente impredecible y fuente de frustración.

↪ El interés económico del modelo FIFO.

Desde un punto de vista económico, el FIFO resulta atractivo, ya que su implantación y mantenimiento son prácticamente gratuitos. No requiere software, ni infraestructura de gestión, ni normas complejas que administrar.

Sin embargo, este « bajo coste directo » enmascara los costes indirectos: pérdida de tiempo de los empleados, menor flexibilidad, posible infrautilización de los recursos y tensión interna relacionada con el acceso al aparcamiento. 

En realidad, el FIFO es un modelo de optimización minimalista: reduce los costes de gestión, pero no optimiza el valor de uso del aparcamiento de la empresa.

↪ ¿A qué empresas se dirige este modelo?

El FIFO sigue siendo adecuado para las empresas que disponen de una gran capacidad de aparcamiento en relación con la demanda. En estos contextos, la restricción es baja y la simplicidad prima sobre la optimización.

También resulta adecuado para estructuras en las que la gestión del aparcamiento no es una cuestión estratégica: pequeñas empresas, emplazamientos poco frecuentados y organizaciones en las que la presencia física de los empleados es previsible.

Por el contrario, tan pronto como la demanda aumenta o se vuelve variable (trabajo híbrido, saturación de las instalaciones, etc.), este modelo muestra rápidamente sus límites y requiere una evolución hacia otros modelos.

El modelo de asignación equitativa de plazas de aparcamiento: la aplicación Sharvy.

↪ El funcionamiento de este modelo.

Aquí se cambia completamente de lógica: la plaza de aparcamiento ya no es un recurso que se ocupa por orden de llegada, sino un recurso gestionado y distribuido según reglas de equidad definidas de antemano.

En este modelo, todo se basa en una aplicación de gestión de aparcamientos, como Sharvy. Los empleados se conectan a la plataforma, indican sus necesidades (días de presencia, necesidad de un punto de recarga, posibles restricciones) y formulan una solicitud de reserva de plaza de aparcamiento. A cambio, el sistema asigna automáticamente las plazas disponibles según las reglas definidas por la empresa.

Cabe destacar que este tipo de solución también permite mantener voluntariamente determinadas plazas con asignación fija. Por ejemplo, las empresas pueden optar por reservar plazas dedicadas a la dirección, a determinados perfiles estratégicos o a usos específicos (visitantes habituales, vehículos de servicio, etc.), al tiempo que dejan que el resto del aparcamiento se gestione de forma dinámica y equitativa. Esto permite combinar la flexibilidad general con la estabilidad para determinadas necesidades internas.

El algoritmo puede integrar a continuación varios parámetros: rotación equitativa entre los usuarios, priorización de determinados perfiles (personas con movilidad reducida, mujeres embarazadas), gestión de cuotas por equipo y por departamento, y optimización de las plazas disponibles en función de las ausencias o las vacaciones.

También se ha integrado el caso de las estaciones de recarga: las franjas horarias se pueden reservar para evitar conflictos de uso y maximizar su disponibilidad, al tiempo que se garantiza una distribución coherente entre los usuarios de vehículos eléctricos.

↪ Ventajas e inconvenientes.

La principal ventaja de este modelo es el equilibrio entre eficiencia y equidad. A diferencia del modelo FIFO, el acceso al aparcamiento ya no depende de la hora de llegada, sino de una lógica estructurada y transparente.

Esto permite un mejor aprovechamiento de las plazas, una reducción de las tensiones internas, una visibilidad anticipada para los empleados, así como una gestión optimizada de las estaciones de recarga.

Por otro lado, este modelo introduce una cierta dependencia de la herramienta digital. Requiere un marco claro, una buena aceptación por parte de los equipos y una definición precisa de las normas de asignación para ser plenamente eficaz.

↪ El interés económico de este modelo.

Desde el punto de vista económico, este sistema permite transformar un coste pasivo en un recurso optimizado. El aparcamiento ya no está simplemente disponible, sino que se aprovecha al máximo de su capacidad.

Las empresas reducen las pérdidas relacionadas con las plazas no utilizadas o mal distribuidas, y mejoran la tasa de ocupación global. Esto también permite rentabilizar mejor las infraestructuras existentes, sin necesidad de aumentar necesariamente la superficie de aparcamiento.

Se trata de un modelo especialmente interesante en una lógica de racionalización de los costes inmobiliarios y de transición hacia usos más flexibles.

↪ ¿A qué empresas se dirige este modelo?

Este modelo resulta especialmente adecuado para empresas que se enfrentan a una gran demanda de plazas de aparcamiento o a una variabilidad significativa en la presencia de personal (teletrabajo, oficina flexible, múltiples sedes, etc.).

También resulta adecuado para organizaciones que deseen:

• • Garantizar una percepción de equidad entre los empleados.
  • Estructurar el uso de las infraestructuras de movilidad.
  • Integrar la gestión de los vehículos eléctricos.
  • Evitar los conflictos relacionados con el estacionamiento.

En definitiva, se trata de un modelo para aquellas empresas que ya no desean sufrir las limitaciones de su aparcamiento, sino gestionarlo activamente como un recurso estratégico.

El modelo de gestión mediante créditos de aparcamiento.

↪ El funcionamiento de este modelo.

A cada empleado se le asigna un número determinado de créditos durante un periodo concreto (mes, trimestre, año). Estos créditos pueden utilizarse posteriormente para reservar una plaza de aparcamiento.

Estos créditos sirven principalmente para limitar y estructurar la frecuencia de acceso. En concreto, cada vez que un empleado utiliza el aparcamiento, se consume un crédito. El número de créditos asignados depende directamente de las normas definidas por la empresa:

• • Los perfiles con una presencia más regular pueden beneficiarse de más créditos.
  • Los empleados con una presencia híbrida pueden tener una cuota intermedia.
  • Ciertos cargos y funciones pueden tener normas específicas (equipos de campo, dirección, mantenimiento, etc.).

El objetivo es crear una jerarquización clara y controlada del acceso al aparcamiento, sin recurrir a una asignación fija de plazas ni a una gestión diaria compleja.

Este sistema también puede combinarse con normas complementarias definidas por la empresa, como la limitación del número de accesos semanales, los periodos de restricción (días de gran afluencia) o incluso ajustes según las políticas de movilidad interna.

En definitiva, el aparcamiento se convierte en un espacio cuyo uso se regula mediante derechos de acceso cuantificados, adaptados a los perfiles y las necesidades de la organización.

↪ Ventajas e inconvenientes.

La principal ventaja de este sistema de créditos de acceso es su capacidad para estructurar el uso del aparcamiento sin tener que gestionar cada día de forma individual. La empresa establece un marco claro (número de entradas autorizadas) y el resto se automatiza. Esto simplifica enormemente la gestión operativa.

Por parte de los empleados, el sistema también aporta claridad: cada uno conoce su « derecho de uso » del aparcamiento y puede organizar sus visitas en consecuencia. 

Pero este modelo también tiene sus límites. Puede crear una percepción de desigualdad entre los distintos estatus si las reglas de asignación de créditos no se explican adecuadamente. También puede generar decisiones forzadas (por ejemplo: « guardar los créditos para más adelante »), lo que puede ser mal recibido en algunas organizaciones. Por último, requiere un marco de gestión claro y estable para evitar malentendidos. 

↪ El interés económico de este modelo.

 Desde el punto de vista económico, la empresa ya no busca únicamente cubrir puestos, sino controlar un volumen global de ingresos.

Esto permite:

• • Nivelar la demanda a lo largo del tiempo.
  • Evitar el uso excesivo del aparcamiento por parte de determinados perfiles.
  • Optimizar el uso global sin ampliar la infraestructura.
  • Alinear mejor el aparcamiento con las políticas de RR. HH. y de presencia.

En la práctica, se trata de un modelo que permite controlar mejor la presión sobre el aparcamiento, al tiempo que se mantiene una cierta flexibilidad de uso para los empleados.

↪ ¿A qué empresas va dirigido este modelo?

Este modelo resulta especialmente adecuado para empresas que desean regular estrictamente el uso del aparcamiento sin incurrir en una gestión diaria compleja.

Resulta especialmente adecuado para organizaciones que agrupan perfiles muy heterogéneos, como directivos, equipos de campo y empleados sedentarios, en las que las necesidades de presencia en la oficina varían considerablemente de un puesto a otro.

También resulta pertinente para las empresas que buscan regular la presencia en las instalaciones de forma más global, controlando los flujos de acceso al aparcamiento en lugar de gestionar cada día de forma individual.

Este sistema también funciona muy bien en estructuras que desean limitar los usos excesivos y evitar desequilibrios de acceso entre los empleados.

¿Cómo elegir el modelo adecuado para su aparcamiento de empresa?

 La elección entre FIFO, la asignación equitativa o el sistema por créditos depende, ante todo, de un elemento central: el nivel de saturación del aparcamiento. Cuanto más se acerque la demanda a la capacidad real, más pertinentes resultan los modelos controlados. Por el contrario, si las plazas son más que suficientes, una lógica sencilla como la FIFO puede seguir funcionando sin mayores problemas.

También hay que tener en cuenta la cultura de la empresa. Algunas organizaciones dan prioridad a la simplicidad y la autonomía, mientras que otras buscan una gestión más estructurada, basada en la equidad, los datos y la optimización de los recursos. El aparcamiento se convierte entonces en un reflejo directo de la forma en que la empresa gestiona sus recursos internos.

Por último, los usos desempeñan un papel clave: presencia híbrida, desarrollo de los vehículos eléctricos, múltiples sedes, etc. Cuanto más variadas son las necesidades, más valor adquiere un modelo flexible.

En conclusión

La gestión del aparcamiento de empresa ya no es un tema secundario: ahora refleja retos muy concretos de organización, equidad y optimización de recursos. Cada modelo responde a una lógica diferente, con sus fortalezas y sus limitaciones.

En el fondo, no existe un modelo universal adecuado, sino únicamente opciones coherentes con el nivel de demanda del aparcamiento, la cultura de la empresa y sus objetivos de movilidad. Cuanto más escaso y estratégico se vuelve el recurso, más debe evolucionar la gestión hacia sistemas estructurados.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte la siguiente pregunta frecuente!  

¿Sigue siendo adecuado el modelo FIFO hoy en día?

Sí, pero solo en contextos en los que la presión sobre el aparcamiento es baja. En cuanto el número de plazas se vuelve insuficiente, genera rápidamente ineficiencias y frustraciones relacionadas con la hora de llegada.

¿Se pueden combinar varios modelos en una misma empresa?

Sí. Es frecuente encontrar enfoques híbridos: un algoritmo equitativo para la mayoría de las plazas, algunas plazas fijas para usos específicos y, en ocasiones, reglas de créditos o cuotas para determinados perfiles. Puede implementar perfectamente esta combinación de modelos desde la aplicación Sharvy.

¿Cómo se gestionan los puntos de recarga en estos modelos?

En los sistemas controlados o equitativos, las estaciones de recarga pueden integrarse directamente en la lógica de reserva y de asignación, con franjas horarias específicas o reglas de prioridad según las necesidades de los vehículos.

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