Nuevos usos en el lugar de trabajo : ¿cuáles hay que favorecer?

No cabe duda : los contornos del futuro del trabajo parecen ir tomando forma poco a poco. Un cambio de paradigma del que las empresas y los empleados son plenamente conscientes.

Ahora que el cambio hacia un entorno de trabajo más flexible está en marcha, están surgiendo nuevas formas de trabajar que las empresas deben adoptar. Para seguir siendo competitivas y atraer a los mejores talentos, las empresas no tienen más remedio que adaptarse a estos nuevos retos.

¿Cómo será el panorama profesional del mañana? Echemos un vistazo a 5 nuevos usos en el lugar de trabajo y en rápido crecimiento.

Nuevas expectativas de los empleados por el lugar de trabajo, que no deben ignorarse!

BNP Paribas Real Estate, evoca los resultados de un estudio europeo sin precedentes, realizado con IFOP entre 3 500 empleados de 7 países europeos, sobre sus aspiraciones para la oficina del mañana. El estudio revela que la visión que tienen los empleados de la oficina y sus expectativas al respecto difieren de un país a otro. Por ejemplo :

• • El 70% de los empleados del Reino Unido cree que la oficina sigue siendo sólo un lugar de trabajo. Donde se debe pasar el menor tiempo posible, muy por delante de los alemanes (53%) y los españoles (52%), que también son mayoría en esta opinión.

• • Por el contrario, más de uno de cada dos franceses (51%) considera la oficina como un lugar para la interacción social, la convivencia y el trabajo en colaboración. Esta opinión es compartida por el 61% en los Países Bajos y el 56% en Bélgica.

A la hora de planificar el espacio, los empleados suelen aspirar a una mezcla de socialización y concentración :

• • Como era de esperar, el Reino Unido, que considera la oficina únicamente como un lugar para trabajar, prefiere los espacios confidenciales y la concentración individual (53% frente al 43% de los lugares de trabajo en grupo).

• • España prefiere espacios que fomenten el trabajo en equipo (56% frente al 32% de espacios individuales).

• • Los Países Bajos aprecian ambos tipos de espacios (55% para los espacios individuales, 54% para el trabajo en grupo), e incluso la oficina flexible (45%). En Francia, la opinión de los empleados está bastante dividida entre espacios confidenciales (46%) y espacios de trabajo colaborativo (44%). Sin embargo, el 46% reclama la presencia de espacios de fácil uso (cafetería, sala de estar, sala de juegos, etc).

La conclusión es que nos encontramos en un punto de inflexión en lo que se refiere al entorno de trabajo. Hoy en día, la calidad de los espacios y servicios que ofrecen las empresas desempeña un papel esencial tanto para retener a los empleados como para atraer a nuevos talentos.

5 nuevos usos en el lugar de trabajo, ¡y están en auge!

1.  El flex office, un auténtico acelerador del cambio organizativo.

En los últimos años, el trabajo híbrido se ha convertido en la norma, y estamos asistiendo a una adopción masiva y desinhibida del teletrabajo. Lo que antes era una opción de emergencia se ha convertido, en el espacio de unos pocos meses, en una comodidad apreciable. Y ahora, en un requisito para muchos empleados. No parece haber vuelta atrás.

Este contexto está enfrentando a las empresas a una nueva realidad : cuanto más ambicioso es el número de días de teletrabajo, menos sentido tiene mantener un puesto de trabajo por empleado. Entre otras cosas, porque los empresarios observan con amargura un gran número de espacios vacantes, por los que pagan un alto precio.

Ante este fenómeno, las empresas necesitan reinvertir de forma más estratégica. Por eso el flex office (también conocida como flex desk) es cada vez más popular. La razón es obvia : esta práctica va de la mano de la organización híbrida del trabajo. Desterritorializa el puesto de trabajo al decretar que ya no tiene sentido asignar un puesto específico a cada empleado.

De este modo, los empleados son libres de elegir dónde trabajan en función de sus necesidades, sus tareas y sus objetivos del día. Esto se hace sin preocupaciones jerárquicas y/o corporativistas.

Así que, la oficina flexible pretende acabar con el sedentarismo y crear un nuevo entorno de trabajo más cordial e informal. Se trata de una fertilización cruzada virtuosa, en la que se anima a los equipos de cada división a mezclarse y estrechar lazos.

Tenga en cuenta que otros anglicismos, como desk sharing y hot desking. Comparten las mismas características que el flex office, con algunos matices.

✔  El flex office, para qué necesidades?

Por un lado, el flex office responde a una necesidad empresarial. La realidad hoy en día es que, cuando uno se pasea por las oficinas, ¾ de las veces se da cuenta de que están vacías. Por tanto, las empresas tienen una baza que jugar aquí, optimizando sus espacios de trabajo para reducir sus costes inmobiliarios. No lo olvidemos : estos espacios desocupados tienen un coste, que la oficina flexible puede absorber.

Por otra parte, el flex office responde a la necesidad de flexibilidad de los empleados. La flexibilidad que proporciona la oficina flexible permite a los empleados diversificar su lugar de trabajo. También, trabajar desde espacios más informales y fáciles de usar. En otras palabras, lugares donde los empleados se sientan “como en casa”, como las oficinas reinventadas.

¿Tiene curiosidad por saber cómo el IRD satisfizo sus necesidades gracias a la oficina flexible? Descargue el estudio de caso dedicado y descubra más sobre su enfoque para mejorar la Calidad de Vida en el Trabajo (CVT).

2.  Activity-Based Working, a cada espacio, una actividad determinada.

Originario de los Países Bajos, Activity-Based Working (ABW) es una forma diferente de concebir el trabajo, que implica una reorganización del espacio y el tiempo. En este tipo de organización, la empresa ofrece a sus empleados diversos espacios en los que trabajar.

Se trata de combinar, en cantidad suficiente : lugares para aislarse y favorecer la concentración, salas de reunión de todos los tamaños – huddle room, meeting box, focus room, etc – así como zonas para relajarse y disfrutar de una comida.

Cabe destacar que cada una de estas zonas cuenta con mobiliario ergonómico. Además, se presta especial atención a la acústica y la luminosidad de los espacios (Lightning design). Las empresas se toman el tiempo necesario para crear diferentes ambientes luminosos. También, con la intensidad adecuada para cada espacio. Estos detalles de iluminación no sólo reducen el cansancio de los empleados, ¡sino que también mejoran la productividad!

✔  Activity-Based Working, para qué necesidades?

Este tipo de disposición es cada vez más popular entre las empresas que buscan crear equipos desestructurados y reuniones improvisadas. El movimiento inducido por el ABW anima al personal a cruzarse e intercambiar ideas. Esto crea un entorno de trabajo dinámico y fomenta sinergias que mejoran la agilidad, la creatividad y la productividad.

En consecuencia, el Activity-Based Working responde más a una necesidad de optimización y desarrollo de espacios variados, evolutivos y modulares.

3.  El teletrabajo, una valiosa baza para que las empresas optimicen el lugar de trabajo.

La práctica del teletrabajo no es nueva (¡ni de 2020!). Sin embargo, antes de la crisis del Covid-19, el teletrabajo seguía siendo marginal y estaba reservado a determinados trabajadores : generalmente los autónomos, que trabajaban por cuenta propia (los famosos “Digital nomads“), o determinados directivos cuya actividad y horario les permitían organizar su trabajo de forma flexible.

Pero la pandemia Covid-19 ha puesto patas arriba muchos aspectos de nuestra vida cotidiana, y no sólo la forma en que organizamos nuestro trabajo. Aunque en aquel momento el trabajo desde casa no era más que una simple “forma de trabajar”. Se convirtió en una auténtica palanca para mantener la actividad ante una crisis sanitaria mundial.

Hoy, según un estudio realizado por el IESE y Savills Aguirre Newman, el teletrabajo se está convirtiendo en un elemento permanente en las empresas. A razón de dos días por semana. Las razones para recurrir a esta práctica son múltiples : reducción del tiempo de desplazamiento, mayor conciliación de la vida profesional y personal de los empleados. También, tiempo extra de sueño, mayor concentración, flexibilidad horaria para dejar a los hijos en el colegio, etc.

Además, se ha convertido en un reflejo evidente en caso de nevadas, huelgas, brotes epidémicos y/o, simplemente, cansancio. En algunos casos, los médicos incluso recomiendan aumentar la cantidad de teletrabajo de un empleado. Este, si lo consideran necesario. Esta solución ya no escandaliza a nadie y se está convirtiendo en la nueva norma.

Por último, el teletrabajo implica adaptaciones en términos de gestión y organización. Así que, hay que señalar que cada empresa decide cómo va a funcionar. La mayoría de las veces, se crea una carta de teletrabajo. Este, para dar un marco a esta práctica y un marco de referencia común.

✔  El teletrabajo, para qué necesidades?

En los últimos años, con la noción de flexibilidad particularmente popular entre los empleados. Así, las empresas no han tenido más remedio que encontrar soluciones para satisfacer las nuevas demandas. El teletrabajo parece ser una forma sensata de satisfacer las expectativas de los empleados.

Al mismo tiempo, para los empresarios y los responsables de RRHH, el teletrabajo se ha convertido en una valiosa baza para atraer y retener a las generaciones Z e Y. Estos últimos, hacen del teletrabajo un criterio nada desdeñable. Como resultado, es una apuesta segura que, para un mismo puesto y salario, los candidatos preferirán la empresa que ofrezca mayor flexibilidad. Y, por tanto, la posibilidad de teletrabajar unos días.

4.  Corpoworking, un auténtico centro de colaboración en el lugar de trabajo.

Lejos de ser un fenómeno efímero, los espacios de corpoworking están en auge y, sobre todo, en sintonía con los cambios en el mundo laboral.

Este concepto traslada los códigos del coworking al mundo corporativo. Creado a partir de la fusión de las palabras “Corporate” y “Working“. Resulta cada vez más atractivo para las empresas que buscan repensar y revitalizar sus espacios de trabajo.

Están creando espacios de trabajo flexibles y colaborativos, similares a los espacios de coworking. Pero, en sus propias instalaciones. En este espacio, similar a un tercer lugar, trabajan juntos empleados de la misma empresa y personas ajenas a ella. Pueden ser autónomos, proveedores de servicios, freelancers o jóvenes start-ups.

A diferencia de los espacios de coworking, los espacios de corpoworking no están abiertos a todo el mundo. Están sujetos a la autorización de la empresa de acogida.

Hoy en día, con la generalización del teletrabajo, aumenta el deseo de los trabajadores de encontrar espacios de trabajo alternativos. Flexibles y estimulantes, estos espacios contribuyen a borrar las fronteras entre las distintas actividades de una empresa. También, favorecen la colaboración y la cooperación interfuncionales. Al mismo tiempo, reúnen competencias que antes estaban compartimentadas dentro de los departamentos.

Esto, a su vez, estimula el aprendizaje y la generación de ideas, que se ponen de manifiesto en los eventos organizados en el espacio corpoworking (talleres, debates, reuniones y almuerzos conjuntos). Estos espacios son, por tanto, una oportunidad para que los empleados enriquezcan su red profesional.

✔  El corpoworking, para qué necesidades?

Corpoworking responde a dos necesidades comunes de empresas y empleados.

Para las empresas, la creación de un espacio de este tipo no sólo les permite optimizar y remodelar metros cuadrados desocupados alquilándolos o prestándolos (según deseen) a empresarios externos, autónomos y start-ups que buscan un espíritu de compartir. Pero también es una oportunidad para modernizarse e innovar. Al optar por esta vía, mejoran su marca de empleador. También, demuestran a sus empleados que comprenden los retos que plantean la gestión de los espacios de trabajo y el trabajo flexible. Estos espacios responden a las necesidades de las empresas que desean acelerar su crecimiento, desarrollar una dinámica colectiva y crear sinergias entre actores internos y externos.

Para los empleados, este tipo de espacios responde a una necesidad cada vez más frecuente: recrear el sentimiento de pertenencia a una comunidad. Sobre todo a raíz de las crisis sanitarias, que han distanciado a los empleados entre sí. De hecho, los espacios de corpoworking actúan en última instancia como puntos de encuentro de todos los talentos, donde se crean sinergias gracias a eventos “corporativos”. Estos eventos, apreciados por los empleados, pueden ser tanto internos (como desayunos, almuerzos conjuntos, talleres, etc.). Como externos (mesas redondas, conferencias, etc). Por último, los espacios de corpoworking mejoran la calidad de vida y las condiciones de trabajo de los empleados.

5.  El smart office, un lugar de trabajo inteligente e innovador.

Smart office es un espacio de trabajo en el que las nuevas tecnologías se ponen al servicio de las necesidades y el bienestar de los empleados. El objetivo es que los empleados puedan trabajar en condiciones óptimas y mejorar su productividad.

No olvidemos que los empleados pierden un tiempo y una energía preciosos en tareas y actividades que no tienen ningún valor añadido : buscar aparcamiento, encontrar un puesto de trabajo libre (sobre todo en las grandes empresas), hacer cola en la zona de restauración, etc.

Para hacer frente a estos retos, la oficina inteligente incluye, por ejemplo :

• • Una serie de equipos y tecnologías IoT : salas de reuniones inteligentes y conectadas con cámaras y tecnología “click-and play” (para que sus empleados puedan compartir fácilmente sus contenidos y/o presentaciones), software y herramientas de videoconferencia (Zoom, Teams, Google Meet), asistentes de voz digitales, herramientas de intranet y redes sociales internas, y posiblemente mercados de servicios para empleados, etc.

• • Aplicaciones web y móviles intuitivas : facilitan el seguimiento de las agendas de todos y la reserva de espacios (plazas de aparcamiento, puestos de trabajo, franjas horarias en la cafetería de la empresa, etc). En función de la aplicación elegida, también es posible controlar la tasa de ocupación de cada espacio y el uso de los recursos. La aplicación Sharvy hace todo esto posible, ¡con sólo unos clics!

• • Inteligencia artificial y software de automatización de procesos : principalmente para mejorar la eficiencia operativa.

✔  El smart office, para qué necesidades?

Al optar por la oficina inteligente, las empresas pueden responder a las necesidades económicas, medioambientales y sociales actuales.

Por ejemplo, al controlar la calefacción, la ventilación y/o el aire acondicionado en función de los datos recogidos, así como la tasa de ocupación, las empresas pueden optimizar el consumo energético de sus oficinas, reducir la cantidad de espacio ocupado y recortar los costes asociados al mantenimiento de las salas. Estos factores permiten a las empresas mejorar el rendimiento energético de sus edificios y, además, ahorrar considerablemente.

¿En qué nuevos usos debe centrarse su empresa?

Como puede ver, el diseño de los espacios de trabajo debe reflejar las necesidades y actividades de SUS empleados.

Sin embargo, en las empresas está surgiendo una tendencia que parece responder a las expectativas de un amplio abanico de empleados. Se trata de invertir la relación entre espacio individual y colectivo.

En lugar de dedicar tradicionalmente el 70% del espacio a los puestos de trabajo y el 30% a otras funciones, ahora se trata de dar prioridad a los espacios de colaboración. Los metros cuadrados liberados de este modo se destinan sobre todo a un centro social, un lugar para vivir y trabajar de manera informal, así como a una gama más amplia de espacios temáticos (talleres creativos, zonas de presentación, zonas de descanso, zonas de restauración, etc.).

Una vez conseguida esta optimización, el siguiente paso consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre las distintas disposiciones mencionadas : entre intercambios informales y formales, profesionales y personales, relajación y concentración.

Para saber cuál es el mejor para su empresa, implique a sus equipos en su proyecto. Por tanto, escuche a sus empleados para identificar los métodos de trabajo que mejor se adaptan a su plantilla, a sus categorías de empresa y a sus objetivos.

Tenga en cuenta también que es posible combinar varios usos nuevos en su lugar de trabajo.

Por ejemplo, la oficina flexible va de la mano del teletrabajo, y ambos pueden combinarse perfectamente con el Activity-Based Working (ABW).

Del mismo modo, el corpoworking es interesante para proponerlo con el teletrabajo, porque ofreces espacios polivalentes que pueden ser utilizados de forma diferente por los empleados según deseen a lo largo de la jornada laboral y/o la semana.

¿Necesita apoyo en este proceso? ¿Le gustaría hacer una transición suave a una oficina flexible, escritorio compartido o hot desking? Póngase en contacto con un experto de Sharvy para obtener asesoramiento y una solución personalizada para su empresa.

En conclusión

No cabe duda de que, aunque haya perdido su monopolio, la oficina está aquí para quedarse. En la práctica, sigue siendo el primer lugar capaz de proporcionar infraestructuras esenciales que no pueden duplicarse en casa. También es la principal encarnación espacial de la empresa, un lugar donde se transmiten conocimientos, valores y un proyecto común.

Sin embargo, en los últimos años, las exigencias al espacio de trabajo nunca han sido tan altas. Y con razón : los empleados de hoy en día pasan constantemente de una actividad a otra a lo largo del día, y participan en cinco modos distintos de trabajo : concentración, socialización, colaboración, aprendizaje y regeneración.

Por supuesto, ningún espacio (por sí solo) puede satisfacer todas estas necesidades, pero cada uno de ellos debe favorecer el rendimiento. Por eso las empresas deben replantearse sus espacios de trabajo en este sentido, para responder a las nuevas expectativas de sus empleados.

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