¿Qué es el hot desking? – Definición

El hot-desking es un concepto originario del Reino Unido. Se trata de una organización del trabajo en la que los empleados ya no tienen su propia oficina. Comparten el mismo espacio de trabajo, pero en horarios diferentes.

Esta práctica se inspira en el “hot racking” o “hot bunking”, que hace referencia a los hábitos de los marineros que, debido a la escasez de literas, se ven obligados a compartir una con varios compañeros. Estos últimos suelen dormir por turnos y ocupar las literas aún calientes de sus sustitutos al final de la guardia. Al copiar esta práctica, el hot desking permite optimizar la presencia de los equipos en la oficina y garantizar la rentabilidad de los espacios de trabajo.

En este sentido, el hot desking permite hacer frente a los retos del trabajo híbrido y/o de la oficina flexible, que consiste en que los empleados alternen el trabajo in situ con el trabajo a domicilio. Por tanto, el hot desking permite a los empleados trabajar en función de sus necesidades, en espacios de oficina privados o compartidos.

¿Cómo funciona el hot desking en las empresas?

Cabe señalar que cuando una empresa opta por este tipo de organización, cada puesto de trabajo dispone del equipamiento de oficina necesario, que incluye: ordenadores fijos, material de oficina, sillas ergonómicas, etc. Una vez in situ, el empleado sólo tiene que conectar su ordenador portátil y empezar a trabajar inmediatamente.

Sin embargo, existen diferentes prácticas. Algunas empresas prefieren mantener el sistema clásico de hot-desking, que se basa en el adagio de “el primero que llega es el primero que se atiende”. De este modo, los más madrugadores tienen poco donde elegir y apenas corren el riesgo de que sus compañeros les hagan la competencia. A partir de las 9 de la mañana, sin embargo, los asientos escasearán.

En definitiva, se trata de una organización que puede provocar rápidamente algunos enfrentamientos. Así que es un punto que debe discutir con sus empleados, para acordar unas normas de gestión adecuadas, con el fin de conciliar flexibilidad, comodidad y equidad en el día a día.

Por eso, para destacar en esta nueva organización y mejorar la experiencia de los empleados, muchas empresas optan por integrar en sus prácticas una solución digital dedicada. Esta última permite a los empleados reservar un espacio de trabajo y/o un puesto de trabajo antes de acudir al lugar. Esto también se conoce en las empresas como “reserva de puestos de trabajo“. De este modo, pueden estar seguros de que dispondrán de un puesto de trabajo cuando lleguen al lugar, algo más incierto si eligen la primera opción.

¿Cuáles son las ventajas del hot desk para la empresa y para los empleados?

Desde el punto de vista empresarial, no es de extrañar que sea muy popular entre los empresarios. Entre otras cosas, porque reduce el número de oficinas específicas. En correlación, optimiza el uso del espacio de trabajo reduciendo los costes inmobiliarios hasta un 30%.

Al mismo tiempo, el hot desking permite responder a las expectativas de los empleados, que ahora quieren más flexibilidad. Al optar por esta práctica, la empresa consigue ser más competitiva atrayendo y reteniendo a sus talentos. Además, consigue reducir sus tasas de absentismo y de rotación, mejorando el bienestar de sus empleados en el trabajo.

Por el lado de los empleados, no cabe duda de que contribuye en gran medida a mejorar la colaboración interfuncional entre equipos. Cada empleado es libre de sentarse donde desee, en función de las tareas y necesidades del día. Como resultado, los grupos de trabajo y/o equipos de proyecto pueden reunirse más fácilmente para debatir sobre el proyecto. Esto mejora su productividad y creatividad diarias.

Al mismo tiempo, los empleados están más contentos. Esta flexibilidad laboral contribuye a crear un entorno de trabajo más cómodo y dinámico. Por tanto, el hot desk mejora la experiencia de los empleados, ofreciéndoles mayor autonomía y satisfacción. En correlación, mejora la Calidad de Vida y las Condiciones de Trabajo (CVCT) de todos.