8 conceptos erróneos sobre la gestión de los aparcamientos de empresa (¡y por qué son erróneos!)

Cuando pensamos en la calidad de vida en el trabajo (CVT), solemos pensar en el teletrabajo, las oficinas ergonómicas y los horarios flexibles, pero rara vez en los aparcamientos de las empresas. Y sin embargo, para muchos empleados, encontrar una plaza de aparcamiento por la mañana puede convertirse en una fuente de estrés diario.

Irónicamente, la gestión del aparcamiento sigue considerándose una cuestión secundaria, casi anecdótica, a pesar de que tiene un impacto directo en la organización, la equidad e incluso la imagen de la empresa.

En las conversaciones con los responsables de RRHH, los jefes de oficina y los propios empleados, a menudo sale a relucir una cuestión: « Los aparcamientos de las empresas son un verdadero quebradero de cabeza, pero así son las cosas ». Esta resignación se explica en parte por la persistencia de ciertas ideas preconcebidas.

Así que ¡vamos al fondo del asunto! En este artículo, echamos un vistazo a las principales ideas preconcebidas en torno al aparcamiento de empresa, para confrontarlas con la realidad y allanar el camino hacia una gestión más moderna (y más justa).

1. « Un aparcamiento de empresa es sólo un lugar para aparcar coches ».

Esta es probablemente una de las ideas más persistentes en lo que se refiere a los aparcamientos de empresa. Es un lugar puramente funcional, sin ningún valor añadido real. Pero esta visión está desfasada (e incluso es contraproducente).

El aparcamiento es a menudo el primer y último punto de contacto físico entre un empleado y su empresa durante el día. Lo que ocurre allí (y lo que no) influye en su estado de ánimo, su estrés, su puntualidad e incluso su percepción de la empresa.

Una mala experienci0a (falta de espacio, ausencia de normas claras, favoritismo percibido) puede generar frustración incluso antes de que comience la jornada laboral. Por el contrario, un sistema de aparcamiento fluido, transparente y justo contribuye a mejorar el ambiente de trabajo y el sentimiento de reconocimiento.

También es una herramienta de gestión estratégica. Gestionar un aparcamiento no es sólo asignar plazas: es optimizar un recurso costoso (terreno, seguridad, mantenimiento), adaptar la oferta a la demanda real y anticiparse a los cambios (teletrabajo, flexibilidad, nuevos usos).

Con las herramientas adecuadas (reservas a la carta, gestión dinámica, pooling), una empresa puede maximizar el uso de su espacio sin tener que crear necesariamente nuevas plazas.

✔️ Nuestra opinión: el aparcamiento de las empresas es un indicador de la cultura corporativa. Refleja la forma en que la organización gestiona la equidad, su atención al detalle y su capacidad para innovar en cuestiones concretas. Descuidarlo suele ser señal de una gestión desequilibrada. Valorarlo envía un mensaje claro: la experiencia del empleado cuenta.

2. « Por orden de llegada es más justo ».

A primera vista, esta sabiduría convencional puede parecer atractiva por su sencillez, pero no garantiza una verdadera equidad. Equivale a decir que la persona que llega primero tiene ventaja, lo que parece legítimo en muchas situaciones (por ejemplo, hacer cola para comprar un billete). Todo el mundo tiene las mismas posibilidades de llegar el primero, así que sobre el papel nadie se ve favorecido.

Sin embargo, esta idea enmascara una serie de realidades menos evidentes.

En primer lugar, ignora las desigualdades entre los trabajadores desde el principio. No todo el mundo puede llegar « primero » de la misma manera: algunos no disponen de la flexibilidad horaria, otros tienen limitaciones familiares, problemas de transporte o problemas de salud que limitan su capacidad para presentarse con antelación.

Decir que es justo es olvidar que el acceso a la primera fila no es igual para todos, y que esta regla favorece a menudo a los que ya tienen una ventaja social o material. Por tanto, este sistema puede ampliar las diferencias en lugar de reducirlas.

Es más, este método conduce a veces a una competición sin sentido, en la que el objetivo ya no es conseguir lo que se necesita, sino simplemente ser el más rápido. Esto puede crear estrés, frustración y tensión entre compañeros, especialmente en contextos en los que los recursos (en este caso: plazas de aparcamiento) son limitados.

Por último, hay que subrayar que la equidad no significa necesariamente aplicar la misma regla a todo el mundo, sino reconocer las diferencias y ajustar los criterios en función de las necesidades y las situaciones.

✔️ Nuestro punto de vista: En Sharvy, creemos que la equidad no puede reducirse a una lógica cronológica rígida. Este principio favorece a menudo a los que están más disponibles, no necesariamente a los que tienen mayor prioridad. Por eso nuestro algoritmo asigna las plazas de aparcamiento de forma más justa, teniendo en cuenta el historial de uso del aparcamiento (últimos 60 días), las limitaciones personales (mujeres embarazadas, personas con movilidad reducida, etc.) y un sistema de créditos. De este modo, todo el mundo tiene una oportunidad real de acceder al recurso, en función de sus necesidades y no de su velocidad.

3. « El teletrabajo implica una menor necesidad de plazas de aparcamiento ».

De hecho, si algunos empleados trabajan desde casa ciertos días de la semana, podría pensarse que los aparcamientos de las empresas están ahora muy infrautilizados. Menos gente en la empresa = menos coches = menos necesidad de plazas de aparcamiento… en teoría.

Pero en realidad, las cosas son mucho más matizadas. Hoy en día, los días de presencia en las instalaciones suelen estar concentrados: los empleados eligen acudir a la oficina los mismos días (a menudo a mitad de semana), lo que se traduce en un alto nivel de tráfico a determinadas horas, y una tasa de ocupación muy variable de un día para otro.

El resultado es que algunos días el aparcamiento está prácticamente vacío, mientras que otros está saturado, y los empleados tienen que pasar mucho tiempo buscando una plaza, y a veces se marchan frustrados.

Además, en este entorno híbrido, las plazas de aparcamiento fijas asignadas durante todo el año ya no son adecuadas. Un espacio puede permanecer vacío durante varios días, cuando podría haber sido utilizado por otras personas. El resultado es un derroche de espacio que no es ni práctico, ni rentable, ni sostenible.

Por último, cabe destacar que la necesidad de acudir en coche no desaparece con el teletrabajo. El transporte público es a veces inadecuado, caro y poco fiable, dependiendo de la zona. Algunas personas siguen prefiriendo su propio coche, sobre todo cuando sólo vienen dos días a la semana y quieren optimizar su trayecto.

✔️ Nuestra opinión: El teletrabajo hace que los aparcamientos de las empresas sean más complejos de gestionar y pone de manifiesto lo absurdo que resulta mantener plazas fijas, a menudo reservadas a los ejecutivos y directivos, que con mayor frecuencia están en movimiento, en reuniones externas o teletrabajando. Como resultado, estas plazas permanecen vacías mientras los demás empleados luchan por encontrar aparcamiento. Es hora de pasar a un sistema de gestión más flexible, compartido y equitativo, en el que todos puedan acceder a una plaza de aparcamiento en función de su presencia real, y no de su estatus jerárquico. ¡Eso es lo que hace posible la solución Sharvy!

4. « No hay suficientes plazas de aparcamiento, no podemos hacer nada al respecto ».

Esta línea de pensamiento refleja un sentimiento de impotencia bastante común en las empresas que se enfrentan a una escasez de plazas de aparcamiento. Se basa en la idea de que el problema es puramente físico : si sólo hay 50 plazas para 100 empleados, siempre habrá escasez.

Ante esta lógica, a menudo llegamos a la conclusión de que no hay solución, a menos que construyamos un nuevo aparcamiento (lo que es costoso, lleva tiempo y a veces es imposible, según las limitaciones del lugar).

Pero esta percepción pasa por alto una realidad esencial: el problema no es la falta de plazas, sino su mala gestión. En muchas empresas, algunas plazas se asignan durante todo el año a personas que sólo acuden a la oficina dos o tres días a la semana, ¡o incluso menos!

El resultado es que muchas plazas permanecen desocupadas durante gran parte del tiempo, mientras otros empleados conducen en círculos para encontrar aparcamiento. Esta infrautilización del aparcamiento es muy común, y a menudo es invisible, porque las plazas están « reservadas » y no compartidas.

Además, la falta de un sistema de reserva y control en tiempo real agrava la situación. Sin una solución adecuada, es difícil saber quién estará allí, quién necesita realmente un espacio y cómo optimizar la disponibilidad existente. Por lo tanto, la impresión de saturación suele provenir de una gestión rígida y opaca, no de la falta de plazas.

✔️ Nuestro punto de vista: Decir que no se puede hacer nada es a menudo una reacción ante un sistema rígido. Pero en realidad, una mejor organización abre un margen de maniobra insospechado. El verdadero reto no es sólo el número de plazas, sino garantizar que beneficien a quienes las necesitan, en el momento adecuado.

5. « Reservar plazas es demasiado complejo para ponerlo en marcha ».

Este temor es comprensible: el miedo a añadir una capa de gestión y tecnología que pueda alterar los hábitos y hacer más engorroso el trabajo diario de los empleados y los servicios generales. Es fácil imaginar un sistema que sería engorroso, llevaría mucho tiempo y sería difícil de entender, lo que provocaría frustración y conflictos.

Sin embargo, esta supuesta complejidad suele deberse al desconocimiento de las soluciones existentes y a experiencias pasadas mal gestionadas. Reservar una plaza de aparcamiento no debería ser más complicado que reservar un día libre.

En realidad, suelen ser los sistemas sin reserva (con plazas fijas y no compartidas) los que generan más estrés e ineficacia. Los empleados dan vueltas en círculos buscando una plaza, algunos monopolizan el espacio, otros se sienten engañados. Esta indefinición alimenta la frustración mucho más que un sistema de reserva.

Un buen sistema de reservas se basa en 3 elementos clave:

• • Simplicidad (sólo unos clics).
  • Transparencia (todo el mundo puede ver lo que hay disponible).
  • Equidad (igualdad de condiciones, sin privilegios basados en criterios subjetivos).

Lo complejo no es la tecnología en sí, sino la forma en que está diseñada e integrada en el uso cotidiano.

✔️ Nuestro punto de vista: Creemos que la verdadera complejidad reside en seguir gestionando las plazas de aparcamiento en las empresas sin herramientas, en un estado de confusión, con conflictos y recursos mal utilizados. Un sistema de reservas bien diseñado no hace más engorrosa la gestión, sino que la hace más fluida, justa y tranquila para todos.

6. « La gestión del aparcamiento de una empresa sólo afecta a los servicios generales ».

Se trata de una visión muy compartimentada de las responsabilidades dentro de una empresa. Es cierto que los servicios generales (y los servicios técnicos/logísticos) se encargan a menudo del aspecto operativo: mantenimiento, seguridad, control de acceso al aparcamiento, etc. Pero reducir el tema del aparcamiento a una simple cuestión logística es descuidar su impacto mucho más amplio, tanto en la experiencia de los empleados como en el rendimiento colectivo.

El aparcamiento tiene un impacto directo en el día a día de los empleados: llegar a la oficina estresado después de haber pasado 20 minutos intentando encontrar una plaza de aparcamiento, o tener que salir antes para no perder una plaza disponible, son irritantes que tienen un efecto perjudicial sobre el bienestar, la puntualidad e incluso la motivación.

Así que es tanto una cuestión de recursos humanos (CVT), como de gestión (política de movilidad) y del equipo de RSC (optimización del uso, fomento de soluciones alternativas).

La gestión del aparcamiento, especialmente en un contexto de teletrabajo y oficina flexible, se está convirtiendo por tanto en una palanca estratégica para dirigir la organización del trabajo, apoyar la equidad entre los empleados y mejorar la fluidez dentro de la empresa.

Convertir esto en una cuestión puramente técnica es perder la oportunidad de tomar medidas concretas sobre el compromiso y la coherencia de las políticas internas.

✔️ Nuestra opinión: En nuestra opinión, la gestión de los aparcamientos va mucho más allá del ámbito de los servicios generales. Es una cuestión transversal que afecta a la movilidad, el bienestar, la equidad y la rentabilidad. Por lo tanto, merece ser abordada tanto por RRHH como por RSC y la dirección general.

7. « Basta con un guardia de seguridad y una barrera para gestionar el acceso al aparcamiento ».

Este error tan común simplifica en exceso una cuestión mucho más compleja. Es cierto que un guardia de seguridad puede controlar las tarjetas de identificación y una barrera puede regular la entrada, pero este método suele llevar mucho tiempo y ser poco flexible.

Gestionar manualmente quién puede y quién no puede entrar, comprobar las tarjetas de identificación, ocuparse de los descuidos y los errores lleva mucho tiempo y a veces genera tensiones innecesarias.

Además, este sistema no tiene en cuenta las necesidades fluctuantes: ¿quién está realmente ese día? ¿Quién ha reservado plaza pero no se presenta (no-shows)? La simple presencia de un guardia de seguridad no resuelve estos problemas de organización, ni garantiza la equidad entre los empleados.

Hoy en día, soluciones más modernas como las cámaras con reconocimiento de matrículas ofrecen una gestión mucho más fluida y automática.

Pueden identificar los vehículos autorizados en tiempo real, sin intervención humana, y adaptar el acceso según reglas definidas (por ejemplo, según las reservas y prioridades en la aplicación Sharvy). Esto aligera la carga de los equipos, reduce los errores y mejora considerablemente la experiencia del usuario.

✔️ Nuestra opinión: La gestión basada en insignias puede convertirse rápidamente en algo engorroso y frustrante. Para hacer frente a los retos actuales, debemos centrarnos en sistemas inteligentes y automatizados, como el reconocimiento de matrículas, que faciliten la vida a todos.

8. « Un buen aparcamiento debería estar lleno al 100% ».

A primera vista, parece lógico pensar que para que un aparcamiento sea rentable, todas las plazas deben estar ocupadas en todo momento. Sin embargo, esta idea pasa por alto un aspecto esencial: una tasa de ocupación máxima no significa necesariamente una gestión eficaz y satisfactoria.

Un aparcamiento saturado al 100% puede convertirse rápidamente en una fuente de estrés y tensión para los usuarios. Sin margen de error, la más mínima ausencia o retraso provoca un desabastecimiento inmediato, con el personal dando vueltas en círculos en busca de una plaza, perdiendo tiempo y acabando por abandonar sus vehículos en otro lugar.

Es más, la ocupación total no deja espacio para necesidades puntuales y específicas, como visitantes, socios y emergencias.

Es más, en un contexto profesional en el que la asistencia varía de un día para otro (teletrabajo, reuniones fuera de la sede, horarios flexibles), aspirar sistemáticamente al 100% de ocupación equivale a menudo a ignorar la necesidad de flexibilidad.

Una gestión inteligente favorecerá una tasa de ocupación óptima, a menudo en torno al 85-90%, que garantice a la vez una buena utilización de los recursos y un mínimo de fluidez para los usuarios.

✔️ Nuestra opinión: Creemos que un buen aparcamiento no tiene por qué estar lleno a reventar. El objetivo no es llenar todas las plazas, sino facilitar a todo el mundo el acceso a una plaza cuando la necesite, sin frustraciones ni pérdidas de tiempo. Un uso razonado y fluido es mejor que una saturación total, sinónimo de estrés y conflicto. Así que el reto es optimizar el uso, no sólo maximizar la ocupación.

En conclusión

Por último, existen muchas ideas preconcebidas en torno a la gestión de los aparcamientos de empresa, a menudo debidas a la falta de comprensión de los verdaderos retos y a la costumbre.

Sin embargo, los aparcamientos no son simples plazas fijas : reflejan la forma en que las empresas organizan su día a día, cuidan de sus empleados y se adaptan a los cambios en el lugar de trabajo, como el teletrabajo.

En lugar de considerar el aparcamiento como un problema insoluble o un mero puesto logístico, debemos pensar en él como una palanca para mejorar el bienestar, la equidad y la eficacia colectiva. Adoptando soluciones inteligentes, como Sharvy, es posible transformar este espacio, a menudo infravalorado, en un verdadero activo para su empresa y sus equipos.

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