Aparcamiento compartido : cómo funciona y ventajas para arrendadores!

Hoy en día, muchas empresas comparten el mismo edificio y, por tanto, el mismo aparcamiento. Algunos propietarios presentan este concepto como una solución ideal: optimización del espacio, ahorro financiero, mayor comodidad para los empleados, etc.

Pero en realidad, el panorama suele ser menos halagüeño. Con plazas infrautilizadas, conflictos de asignación y falta de herramientas de gestión adecuadas, el aparcamiento compartido puede convertirse rápidamente en una fuente de frustración más que en una solución.

El verdadero reto no es sólo compartir espacios, sino poner en marcha un sistema claro, justo y eficaz para todas las empresas y sus empleados.

En este artículo, echamos un vistazo a cómo funciona actualmente el aparcamiento compartido, señalamos las limitaciones habituales y mostramos cómo esta limitación puede convertirse en una ventaja real para las empresas.

Aparcamiento compartido en un edificio de varios ocupantes: ¿cómo funciona?

El concepto de aparcamiento compartido parece sencillo: varias empresas situadas en el mismo edificio utilizan un espacio común para aparcar a sus empleados. Sobre el papel, todos ganan. Pero en la práctica, las cosas se complican.

Cada empresa tiene sus propias necesidades: algunas tienen pocos empleados, otras muchos. Algunas tienen horarios de trabajo flexibles y visitantes ocasionales, otras no.

En la mayoría de los casos, cada empresa dispone de un número determinado de plazas de aparcamiento en función de la superficie de sus oficinas, por lo que el arrendador suele asignar un distintivo por plaza para el control de acceso. Pero hoy en día, este sistema ya no funciona: con el teletrabajo y unas necesidades más flexibles, las empresas ya no quieren que cada distintivo corresponda rígidamente a una plaza.

Sin normas claras ni herramientas de gestión, las plazas de aparcamiento se convierten rápidamente en una fuente de conflictos: algunos empleados encuentran plazas libres por la mañana, pero otros nunca lo hacen, mientras que algunas plazas permanecen sin utilizar todo el día porque están asignadas.

Así que el aparcamiento compartido no consiste sólo en « poner a todo el mundo en el mismo espacio ». Se trata de diseñar un sistema inteligente que tenga en cuenta :

• • El número de plazas disponibles y cómo están distribuidas.
  • Las necesidades específicas de cada empresa.
  • La flexibilidad y equidad necesarias para cambiar los horarios de trabajo y las visitas.
  • La transparencia y sencillez a la hora de reservar y utilizar los espacios.

Si se diseña adecuadamente, se convierte en una verdadera palanca de comodidad y eficacia.

Propietarios: ¿cómo pueden crear un aparcamiento compartido en su edificio?

Como se habrá dado cuenta, este concepto es mucho más que abrir las puertas del aparcamiento a todas las empresas. Para que realmente funcione, necesita una organización rigurosa y las herramientas adecuadas.

1. Haga un inventario de sus plazas y distribúyalas equitativamente.

El primer paso es averiguar cuántas plazas hay disponibles en su aparcamiento y cómo se van a asignar. Sin esto, y en un edificio con varios inquilinos, los conflictos surgen rápidamente: algunas empresas se quejan de la falta de plazas, mientras que otras dejan algunas sin ocupar.

El resultado es tensión entre los inquilinos, quejas repetidas y la impresión de que el edificio está mal gestionado.

Por ejemplo, una empresa con 50 empleados tiene 20 espacios asignados. Un inventario muestra que sólo 12 espacios están ocupados algunos días, porque varios empleados trabajan a distancia. Los 8 espacios restantes pueden ser utilizados temporalmente por empresas vecinas, para que no permanezcan vacíos.

Esta fase de inventario es crucial: sienta las bases de un sistema justo y eficaz, evitando conflictos y garantizando que todas las empresas se beneficien realmente del aparcamiento.

2. Digitalice la gestión del aparcamiento y facilite las reservas.

Incluso con un inventario preciso y una asignación de plazas bien pensada, la gestión de un aparcamiento (a mano) entre varias empresas puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza.

A falta de una herramienta, el sistema sigue siendo frágil: hojas de cálculo Excel, intercambios de correos electrónicos, llamadas telefónicas y simples tablas expuestas en la entrada que conducen rápidamente a errores. Tarde o temprano, sus inquilinos empezarán a quejarse.

En un momento en el que existen soluciones digitales (como Sharvy) que facilitan :

• • Reservar y declarar espacios no utilizados: los empleados de cada empresa pueden reservar su espacio con antelación, e indicar que un espacio asignado no se utilizará un día concreto. Esta información permite a otras empresas y empleados aprovechar las plazas libres, maximizando la ocupación del aparcamiento.

• • Asignación justa de plazas: uno de los puntos fuertes de la solución Sharvy es la asignación automática y justa de plazas en función de las necesidades y cuotas de cada empresa. Por ejemplo, el algoritmo de Sharvy funciona asignando primero las plazas a quienes menos las han utilizado en los últimos 60 días. Este sistema deslizante tiene en cuenta el número de espacios asignados, el estatus del usuario (titular/solicitante) y su nivel de prioridad (en una escala de 0 a 100), para garantizar que cada empleado se beneficie de una distribución justa a largo plazo.

• • Control y notificaciones en tiempo real: las soluciones de gestión de aparcamientos como Sharvy también proporcionan una visibilidad instantánea de la ocupación, anticipan los picos de demanda y aportan pruebas objetivas en caso de litigio.

• • Gestión flexible: el arrendador puede optar por gestionar él mismo todo el aparcamiento o dejar que cada empresa gestione su espacio de forma independiente, con sus propias normas de prioridad y gestión. Esta modularidad permite adaptar el aparcamiento a las necesidades específicas de cada actor y evita los conflictos derivados de las diferencias de organización.

Con una herramienta como ésta, puede transformar el aparcamiento en un servicio fluido, transparente y equitativo que limite los conflictos y refuerce su imagen de propietario atento y profesional.

3. Establezca normas y buenas prácticas.

Tenga en cuenta que, incluso con una buena herramienta de gestión, las normas siguen siendo esenciales. Aclaran los derechos y las prioridades de cada empresa arrendataria.

Empiece por definir los criterios de prioridad. Ciertas categorías de empleados deben tener un acceso preferente al aparcamiento, como las personas con movilidad reducida (PMR), las mujeres embarazadas y las personas que comparten coche. Estas prioridades pueden fijarse directamente en la solución, lo que permite al algoritmo respetarlas automáticamente antes de redistribuir las demás plazas.

Al mismo tiempo, puede establecer reglas de ocupación estratégicas : por ejemplo, favorecer el llenado completo de una planta antes de pasar a la siguiente, o reservar un cupo permanente para los visitantes. Estas prácticas agilizan la circulación, limitan los cruces innecesarios y facilitan la gestión diaria.

Por último, anime a sus inquilinos a declarar espacios libres cuando no estén en uso (teletrabajo, viajes de negocios, vacaciones). Estos espacios pueden redistribuirse automáticamente, maximizando la tasa de ocupación y demostrando la eficacia de su gestión.

Las ventajas del aparcamiento compartido para las empresas inquilinas y para usted, el propietario.

1. Para las empresas que utilizan el aparcamiento compartido.

En un sistema tradicional, cada empresa tiene una cuota fija de plazas, a menudo definida en el contrato de arrendamiento.

¿El problema? Estas plazas permanecen vacías cuando un empleado está teletrabajando o de viaje… mientras que a pocos metros, otra empresa está desesperadamente escasa de plazas. El resultado: aparcamientos medio llenos y empleados obligados a aparcar fuera, a veces a su costa.

El aparcamiento compartido rompe esta rígida lógica. Gracias a un inventario preciso y a una solución digital, las plazas no utilizadas se reasignan automáticamente a quienes las necesitan.

La otra ventaja es la previsibilidad. En un sistema tradicional, todo el mundo juega al juego del primero que llega « » . Con el reparto y la reserva anticipada, los empleados saben si tienen plaza como muy tarde el día anterior. Esto reduce el estrés, mejora la puntualidad y hace que el día a día sea mucho más fluido.

Por último, el aparcamiento compartido permite incorporar criterios equitativos que los sistemas fijos no pueden gestionar: dar prioridad a los que comparten coche, a las mujeres embarazadas, a las personas con movilidad reducida y a los empleados que viajan desde lejos. En términos prácticos, esto evita frustraciones y refuerza la percepción de equidad, lo que rara vez ocurre en un sistema tradicional en el que ciertos empleados son « » privilegiados simplemente porque disponen de una plaza de aparcamiento fija.

2. Para usted, el arrendador del edificio.

Las ventajas son igualmente significativas. En un modelo tradicional, usted asigna un número fijo de espacios a cada empresa. Sobre el papel, es sencillo. Pero en la práctica, es una fuente de ineficacia y tensiones, como hemos dicho antes.

Algunas empresas no utilizan todos sus espacios, mientras que otras tienen grandes carencias. Acaba habiendo zonas del aparcamiento que están vacías, mientras los inquilinos se quejan de que no tienen suficiente capacidad.

Con un aparcamiento compartido, puede convertir este quebradero de cabeza en un argumento de venta. Las plazas de aparcamiento ya no se asignan empresa por empresa, sino que se optimizan edificio por edificio.

Por ejemplo, en un edificio con 5 empresas, si una de ellas sólo utiliza el 50% de sus plazas determinados días, estas plazas quedan disponibles para las demás, sin que usted tenga que crear ninguna infraestructura nueva. Se pasa de un aparcamiento percibido como una limitación a un servicio diferenciador.

El otro beneficio es la reducción de la fricción. En un sistema fijo, usted es a menudo el árbitro de los conflictos: « nuestro vecino tiene demasiadas plazas », « nosotros no tenemos suficientes », « deberíamos revisar la distribución ». Con una herramienta digital y un algoritmo justo, la transparencia es total y la gestión está prácticamente automatizada. Las quejas se reducen y usted gana en tranquilidad.

Por último, el aparcamiento compartido se convierte en un activo comercial: en lugar de anunciar una cuota limitada y rígida, puede prometer a sus clientes potenciales un sistema flexible, justo y digitalizado que garantice un mejor acceso al aparcamiento. En un mercado en el que los servicios marcan la diferencia, se trata de una poderosa palanca para atraer y retener a sus inquilinos.

En conclusión

El aparcamiento compartido no es una varita mágica, sino una forma inteligente de aprovechar al máximo un recurso limitado. Donde el modelo tradicional congela el uso y crea frustraciones, el uso compartido hace que las cosas sean más fluidas, equilibra las cosas y proporciona un verdadero valor añadido, tanto para las empresas como para los propietarios.

Lo que marca la diferencia no es sólo la idea de compartir espacios, sino la forma en que se organiza: con normas claras, una solución digital como Sharvy y un enfoque transparente. Aquí es donde el aparcamiento pasa de ser una cuestión espinosa a una palanca estratégica para mejorar el día a día de las empresas y aumentar el atractivo del edificio.

¿Tiene alguna pregunta? Consulte las preguntas frecuentes.

¿Quiere saber más? Consulte nuestros últimos artículos para estar al día.