¿Cómo simplifica Sharvy la facturación multiuso en la empresa?

Las empresas nunca han compartido tanto sus espacios. Entre las oficinas flexibles, los aparcamientos de empresa y las estaciones de recarga para vehículos eléctricos, los usos se multiplican… y con ellos, las cuestiones de seguimiento y facturación. ¿Quién utiliza qué? ¿Cuándo? ¿Y según qué normas?

En algunos países, el simple hecho de aparcar en el lugar de trabajo puede facturarse a los empleados. En otros, son las recargas eléctricas las que deben controlarse con precisión. El problema no es tanto la facturación en sí, sino la capacidad de disponer de datos fiables, centralizados y explotables.

Es en este contexto donde herramientas como Sharvy cobran todo su sentido.

En este artículo, veremos por qué la facturación multiuso se ha convertido en un verdadero reto para las empresas y cómo una gestión inteligente de los usos puede reducir considerablemente su complejidad.

La complejidad de la facturación multiuso en las empresas.

La facturación puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza para las empresas y los gestores de instalaciones. Entre puntos de recarga, oficinas flexibles, aparcamientos… Cada uso tiene sus propias reglas y necesidades. Comprender esta complejidad es esencial para entender el interés de una solución centralizada como Sharvy.

1. Los diferentes usos que hay que gestionar.

↪ Las estaciones de recarga eléctrica.

Con la proliferación de los vehículos eléctricos, las empresas y los gestores deben ofrecer puntos de recarga accesibles en los aparcamientos de la empresa y realizar un seguimiento preciso de su uso. La facturación puede variar en función del tiempo de recarga, la potencia suministrada y la suscripción del usuario. Sin una herramienta adecuada, resulta difícil realizar un seguimiento de cada sesión de recarga y emitir una factura exacta y transparente.

↪ Espacios de oficinas (coworking, flex office).

Las oficinas compartidas o flexibles también requieren una gestión precisa de las reservas y los usos. Algunos usuarios reservan espacios por franjas horarias, otros por días o por semanas. Por lo tanto, la facturación debe ser flexible y reflejar exactamente la duración y el tipo de uso. Los errores o las aproximaciones pueden generar conflictos y una mala experiencia para el usuario.

↪ Aparcamientos de empresa.

En muchos países, especialmente en Europa (por ejemplo, Luxemburgo), algunas empresas cobran a sus empleados por las plazas de aparcamiento, sobre todo en las zonas urbanas, donde el aparcamiento es limitado y caro. La facturación no se limita a una simple suscripción mensual: puede variar según el tipo de plaza (interior, exterior, premium), la duración del uso e incluso la frecuencia de presencia.

Por lo tanto, las empresas deben gestionar diferentes perfiles: los empleados abonados, los que utilizan el aparcamiento de forma puntual o los visitantes. Sin un sistema centralizado, realizar un seguimiento de todas estas transacciones se complica rápidamente.

2. Problemas encontrados.

↪ Una gestión manual tediosa y errores frecuentes.

Algunas empresas intentan gestionar la facturación mediante archivos Excel. Sin embargo, este enfoque presenta varias limitaciones:

• • Pérdida de tiempo: los equipos dedican muchas horas a recopilar datos, calcular importes y generar facturas.
  • Errores frecuentes: entradas incorrectas, olvidos en la facturación, facturación doble…
  • Dificultad de adaptación: ajustar las tarifas o integrar nuevos usos se convierte en un proceso complejo y lento.

Estas dificultades demuestran que la facturación manual ya no se adapta a las necesidades actuales de las empresas, especialmente cuando hay varios departamentos implicados.

↪ Multiplicación de las plataformas de facturación.

En muchas organizaciones, cada tipo de uso (estaciones de recarga, oficinas flexibles, aparcamientos) se gestiona con un software diferente. Esta fragmentación crea varias dificultades:

• • Los equipos deben navegar entre varias interfaces para realizar un seguimiento del consumo y generar facturas.
  • La consolidación de datos se convierte en una tarea que requiere mucho tiempo, ya que es necesario recuperar, comparar y cruzar información procedente de diferentes sistemas.
  • Aumenta el riesgo de incoherencias entre plataformas, lo que puede generar disputas con los empleados.

La multiplicación de herramientas complica el día a día y limita la visibilidad global sobre los usos y los ingresos.

↪ Un seguimiento complejo de los pagos y consumos.

Incluso cuando la facturación está parcialmente automatizada, el seguimiento de los pagos y consumos sigue siendo un reto.

En primer lugar, es necesario cotejar los datos para saber quién ha utilizado qué recurso, en qué fecha y a qué tarifa. Sin embargo, pueden producirse errores de seguimiento que den lugar a impagos o reembolsos incorrectos. Sin olvidar que los informes financieros suelen estar fragmentados y son difíciles de analizar, lo que complica la toma de decisiones y la gestión de los ingresos.

En el caso de los aparcamientos de empresa, por ejemplo, realizar un seguimiento preciso de las plazas utilizadas por los empleados y facturar correctamente según el tipo de uso puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza, sobre todo en los países en los que el pago de las plazas es obligatorio.

La aplicación Sharvy: ¿una solución todo en uno?

Ante la creciente complejidad de los usos y la fragmentación de las herramientas, las empresas necesitan ante todo una visión clara y centralizada del uso de sus espacios y servicios. Es precisamente en este punto donde Sharvy se distingue.

Sharvy ofrece una interfaz única que permite gestionar todos los usos del sitio, independientemente de los servicios ofrecidos:

• • Reserva de plazas de aparcamiento, clásicas o equipadas con un punto de recarga.
  • Seguimiento preciso de las estaciones de recarga: usuarios, sesiones, consumo en kWh, duración de uso, posibles incidencias.
  • Reserva de espacios de trabajo: oficinas y coworking, por franjas horarias, por medio día o por día completo.
  • Gestión de usuarios y derechos de acceso, según los perfiles (colaboradores, visitantes, proveedores).

Toda esta información se centraliza en una única herramienta, que ofrece una visión global y en tiempo real de los usos. Esta centralización es esencial para garantizar la fiabilidad de los datos necesarios para establecer normas de facturación claras y equitativas.

Sharvy también simplifica la gestión de las transacciones y el control de acceso. Gracias a su integración con soluciones de pago como Stripe y sistemas de control de acceso, la aplicación permite vincular el uso, la autorización y el pago, al tiempo que reduce las intervenciones manuales.

En concreto, ¿cómo simplifica Sharvy cada uso?

Tomemos el caso de una empresa internacional situada en una gran metrópoli europea, donde se facturan las plazas de aparcamiento a los empleados y se ponen a su disposición puntos de recarga.

Antes de Sharvy, los equipos de gestión tenían que cruzar varias herramientas para reconstruir los usos: reservas por un lado, consumo eléctrico por otro, presencia real de los empleados en otros lugares. La facturación se basaba entonces en estimaciones o reprocesamientos manuales, con un alto riesgo de errores y disputas.

Con Sharvy, cada uso se registra automáticamente en el momento en que se produce. Cuando un empleado reserva una plaza de aparcamiento equipada con una estación de recarga para un día, la aplicación asocia la reserva al usuario, registra la duración de la ocupación y realiza un seguimiento preciso del consumo en kWh.

Al final del mes, estos datos se consolidan: el departamento financiero sabe exactamente cuántos días se ha utilizado la plaza, cuánta energía se ha consumido y qué tarifas aplicar a la facturación. Por lo tanto, tiene una visión global, pero es Sharvy quien lo gestiona todo automáticamente.

Se pueden enviar notificaciones automáticas a los usuarios para informarles de los importes adeudados o de los pagos pendientes, lo que reduce los intercambios manuales y los malentendidos.

En este contexto, Sharvy no se posiciona como una herramienta de facturación, sino como la base de datos fiable que hace posible una facturación justa y transparente.

En conclusión

A medida que las empresas diversifican sus servicios (aparcamientos, puntos de recarga, etc.), la cuestión ya no es solo ofrecer estos usos, sino gestionarlos con precisión. La facturación multiuso es solo una consecuencia directa de un reto más amplio: disponer de datos fiables, centralizados y explotables.

Sharvy responde a esta necesidad estructurando los usos reales, aportando visibilidad y estableciendo un marco claro para unas normas de facturación justas y transparentes, sin sobrecargar los procesos existentes. Al devolver a los equipos el control sobre sus espacios y servicios, Sharvy permite a las empresas ganar en eficiencia, equidad y tranquilidad.

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