API al servicio del lugar de trabajo: ¿y si tus oficinasse comunicaran con tus herramientas de RR.HH?

Tus herramientas de RR.HH. saben quiénes son tus empleados. Tus herramientas de gestión del workplace saben cómo utilizan las oficinas. Sin embargo, en muchas empresas, ambos sistemas siguen funcionando de forma independiente.

Con el auge del trabajo híbrido, esta separación ya no tiene sentido. Hoy, las empresas buscan ofrecer una mejor experiencia a sus empleados, optimizar el uso de sus espacios de trabajo y tomar decisiones basadas en datos fiables. Pero cuando las herramientas de RR. HH. y las soluciones de gestión del workplace funcionan por separado, parte de ese valor se pierde.

¿Y si tus oficinas pudieran, por fin, comunicarse con tus herramientas de RR. HH.? Eso es precisamente lo que hacen posible las API. Al conectar las soluciones de gestión del workplace con el resto del ecosistema digital de la empresa, permiten que los datos circulen automáticamente, simplifican numerosos procesos y ofrecen una visión más completa y coherente del entorno de trabajo. Descúbrelo en este artículo.

API: el lenguaje común de las herramientas empresariales.

En un entorno de trabajo cada vez más digitalizado, las API (interfaces de programación de aplicaciones) se han convertido en indispensables para que las diferentes herramientas que se utilizan a diario en la empresa puedan comunicarse entre sí.

En la práctica, una API actúa como intermediario que permite a dos programas intercambiar información de forma automática. Evita la introducción manual repetida de datos, reduce el riesgo de errores y garantiza una mejor circulación de los datos entre los sistemas.

Hoy en día, las empresas se apoyan en una gran variedad de aplicaciones: un software de gestión de recursos humanos (SIRH) para gestionar a los empleados, una solución de reserva de despachos, un sistema de control de acceso y herramientas colaborativas, como plataformas de generación de informes y de inteligencia empresarial. Sin embargo, estas herramientas se han implantado a menudo de forma independiente unas de otras y siguen funcionando de manera aislada.

El resultado es que la información está dispersa, algunos datos deben introducirse varias veces y , en ocasiones, los equipos carecen de una visión global de su organización. Por ejemplo, un empleado puede estar registrado en el SIRH sin que su incorporación se tenga en cuenta automáticamente en las herramientas de gestión de espacios y reservas.

Es precisamente ahí donde las API cobran todo su sentido. Al conectar los distintos componentes del ecosistema digital, permiten que los datos circulen de forma fluida entre las aplicaciones. La información de RR. HH. puede alimentar automáticamente las herramientas de gestión del espacio de trabajo, los datos de ocupación de las oficinas pueden enriquecer los cuadros de mando para la toma de decisiones, y los responsables disponen de indicadores más fiables para dirigir a sus equipos.

¿Por qué es importante que los datos del lugar de trabajo y de RR. HH. interactúen?

No es ninguna novedad: hoy en día, las empresas disponen de una cantidad considerable de datos. Por un lado, RR. HH. conoce la plantilla, los equipos, los días de teletrabajo, así como las altas y bajas de los empleados. Por otro lado, las herramientas de gestión del lugar de trabajo registran las reservas de despachos, la ocupación de los aparcamientos, el uso de las salas de reuniones y los accesos a los edificios.

El problema es sencillo: esta información sigue estando (con demasiada frecuencia) compartimentada. Cada una de estas herramientas posee una parte de la información, pero ninguna ofrece una visión global. Sin embargo, al hacer que se comuniquen entre sí mediante las API, las empresas pueden transformar estos datos en auténticas herramientas de gestión.

↪ Comprender mejor los usos reales de sus espacios de trabajo.

El auge del teletrabajo y de la oficina flexible ha transformado profundamente los hábitos de trabajo. Sin embargo, muchas empresas siguen organizando sus oficinas con una visión parcial de la realidad.

Al hacer que los datos de RR. HH. y del lugar de trabajo interactúen, resulta mucho más fácil responder a preguntas que, sin embargo, son esenciales:

• • ¿Se utilizan realmente las oficinas tal y como estaba previsto?
  • ¿Hay equipos a los que les faltan puestos de trabajo de forma habitual?
  • ¿Qué días se concentra el mayor número de empleados en las oficinas?
  • ¿Siguen los espacios actuales adaptándose a los nuevos usos?

En otras palabras, las decisiones ya no se basan en impresiones, sino en datos concretos.

↪ Automatice los procesos entre sus herramientas.

Seamos sinceros: a nadie le gusta tener que introducir varias veces la misma información en diferentes programas.

Cuando un empleado se incorpora a la empresa, deja su puesto o cambia de equipo, esta actualización suele tener que realizarse no solo en el SIRH, sino también en las herramientas de reserva, los sistemas de control de acceso y las soluciones de gestión de aparcamientos (si las hay).

Gracias a las API, estos intercambios pueden ser automáticos. Se realiza un único cambio, que luego se sincroniza en todas las aplicaciones afectadas. Resultado: menos tareas administrativas, menos errores y un ahorro real de tiempo para los equipos.

↪ Ofrecer una experiencia más fluida a los empleados.

Conectar las herramientas no solo sirve para ganar en eficiencia. También es una forma de mejorar la experiencia de los empleados. Eso es precisamente lo que permite Sharvy.

Tomemos el ejemplo de un nuevo empleado. Desde su primer día, ya puede disponer de su cuenta de Sharvy, acceder al aparcamiento de la empresa, disfrutar de los derechos de acceso correspondientes a su perfil y reservar todo tipo de servicios puestos a su disposición (puntos de recarga, cafetería, taquilla, ducha, sala de descanso, etc).

Sin intercambio de correos electrónicos, sin tener que volver a introducir datos, sin intervención manual: todo se sincroniza automáticamente gracias a las API que conectan el SIRH con las distintas herramientas del lugar de trabajo.

De este modo, Sharvy recupera automáticamente la información necesaria para actualizar los perfiles de usuario y asignar los derechos adecuados. De este modo, los empleados disfrutan de un proceso fluido desde su llegada, mientras que los equipos de RR.HH., TI y del lugar de trabajo evitan numerosas tareas administrativas repetitivas. Los datos circulan automáticamente entre las aplicaciones, lo que garantiza que la información esté siempre actualizada y que la experiencia sea coherente para todos los usuarios.

↪ Transformar los datos en auténticas herramientas de apoyo a la toma de decisiones.

A primera vista, una reserva de despacho o una plaza de aparcamiento ocupada pueden parecer simples datos operativos. En realidad, revelan mucho sobre las formas de trabajo de la empresa.

Al cruzarlos con los datos de RR. HH., permiten anticipar las necesidades de espacio, optimizar las superficies, ajustar las políticas de trabajo híbrido y prestar un mejor apoyo a los empleados.

Esto es precisamente lo que permite Sharvy. Gracias a sus API y a sus numerosas integraciones, la información circula automáticamente entre las distintas herramientas de la empresa. De este modo, los datos del lugar de trabajo se centralizan, las tareas administrativas se simplifican y los equipos disponen de una visión más completa para gestionar sus espacios de trabajo.

Sharvy: cuando el lugar de trabajo se integra de forma natural en el ecosistema de RR. HH.

Durante mucho tiempo, la gestión de los espacios de trabajo recayó principalmente en los servicios generales y de inmuebles. El departamento de RR. HH. gestionaba a los empleados, el departamento de TI administraba las herramientas digitales y cada uno actuaba dentro de su ámbito de competencia. Sin embargo, con el desarrollo del trabajo híbrido, esta organización alcanza rápidamente sus límites. Las decisiones tomadas por un departamento tienen ahora un impacto directo en los demás.

Ahí es donde Sharvy cobra todo su sentido. La aplicación no se limita a gestionar reservas de despachos o plazas de aparcamiento: forma parte de una lógica más global, en la que el espacio de trabajo se convierte en un auténtico servicio en beneficio de toda la empresa.

En la práctica, esto significa que una misma plataforma puede ayudar al departamento de RR. HH. en la acogida de los empleados, facilitar el día a día de los equipos de gestión del espacio de trabajo, simplificar la labor de los equipos de TI y proporcionar a la dirección indicadores útiles para orientar su estrategia inmobiliaria. Cada uno sigue utilizando sus propias herramientas y métodos, pero con una visión común de los espacios de trabajo.

Este enfoque también evita un escollo frecuente: la proliferación de aplicaciones especializadas que, aunque responden cada una a una necesidad concreta, no se comunican entre sí. En lugar de añadir una capa de complejidad, Sharvy se integra en el entorno existente y contribuye a crear un lugar de trabajo más coherente, donde los espacios, los servicios y los empleados funcionan siguiendo una misma lógica.

En conclusión

A medida que las empresas digitalizan sus espacios de trabajo, surge de forma natural una pregunta: ¿por qué seguir utilizando por separado herramientas que, en el fondo, gestionan a los mismos empleados? Facilitar la interacción entre los datos de RR. HH. y los del lugar de trabajo supone dotarse de los medios para comprender mejor los hábitos de uso, simplificar el día a día de los equipos y tomar decisiones más acertadas.

Sharvy se inscribe en esta lógica. Al integrarse de forma natural en el ecosistema digital de la empresa, la solución no sustituye a las herramientas existentes, sino que las conecta para que funcionen conjuntamente. Un enfoque que permite crear un entorno de trabajo más fluido, más inteligente y, sobre todo, más adaptado tanto a las expectativas de los empleados como a los retos de las organizaciones.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte la siguiente pregunta frecuente!  

¿Es complejo implementar una integración mediante API?

El nivel de complejidad depende de las herramientas que se vayan a conectar y de las necesidades de la empresa. Cuando las soluciones cuentan con API documentadas y estándar, la integración puede ser relativamente rápida. Algunas plataformas también ofrecen conectores listos para usar que simplifican considerablemente la implementación.

¿Son seguros los intercambios de datos a través de una API?

Sí, siempre que las API se hayan diseñado y configurado de acuerdo con las buenas prácticas de seguridad. Los intercambios suelen estar autenticados, cifrados y limitados a los datos estrictamente necesarios. También es fundamental cumplir con los requisitos del RGPD y definir con precisión los derechos de acceso a la información.

¿Cómo puedo saber si mis herramientas son compatibles con las API?

La mayoría de los programas profesionales recientes ofrecen una API o conectores con las principales soluciones del mercado. Antes de poner en marcha un proyecto, se recomienda consultar la documentación técnica de sus herramientas o ponerse en contacto con sus desarrolladores para identificar las integraciones ya disponibles.

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