¿Y si su aparcamiento y sus oficinas se gestionaran desde una misma plataforma?

Acudir a la oficina nunca debería comenzar con una serie de incertidumbres. ¿Encontraré una plaza de aparcamiento? ¿Dónde me sentaré hoy?

Sin embargo, en muchas empresas, el aparcamiento y las oficinas corporativas siguen gestionándose por separado, con herramientas y procesos distintos que complican innecesariamente el día a día tanto de los empleados como de los equipos de RR. HH. y de los servicios generales.

¿Y si el problema no se debiera a la falta de plazas, sino a una gestión fragmentada? Al fin y al cabo, el aparcamiento y las oficinas de la empresa responden a la misma necesidad: permitir que todos puedan acudir al trabajo en las mejores condiciones.

Una plataforma única permite precisamente simplificar esta gestión, optimizar la ocupación de los espacios y ofrecer una experiencia más fluida para todos. Eso es lo que vamos a descubrir en este artículo.

Los aparcamientos y las oficinas responden al mismo reto: gestionar recursos limitados.

En una empresa, algunos recursos son indispensables en el día a día, pero no siempre se utilizan de forma óptima. Este es, en particular, el caso de las plazas de aparcamiento y los espacios de oficinas.

Una plaza de aparcamiento puede permanecer vacía todo un día cuando un empleado trabaja desde casa. Una oficina puede estar desocupada varios días a la semana porque su usuario habitual no se encuentra en las instalaciones. Sin embargo, estos espacios siguen teniendo un gran valor tanto para la organización como para los empleados que los necesitan.

Con la generalización del trabajo híbrido y la oficina flexible, las empresas deben replantearse ahora su forma de gestionar sus aparcamientos y oficinas. Ya no se trata únicamente de disponer de suficientes espacios, sino de lograr compartirlos de manera eficaz entre empleados cuyos hábitos de presencia cambian constantemente.

En definitiva, la problemática es la misma para ambos recursos: ¿cómo garantizar que cada espacio disponible sea utilizado en el momento adecuado y por la persona adecuada?

Sin una gestión adecuada, las consecuencias no tardan en hacerse evidentes:

• • Empleados que no tienen visibilidad sobre las plazas disponibles (aparcamientos y oficinas).
  • Espacios disponibles pero sin utilizar.
  • Equipos de RR. HH. y servicios generales sobrecargados a diario.
  • Falta de visibilidad sobre la tasa real de ocupación de los espacios.

Por lo tanto, optimizar la gestión del aparcamiento y las oficinas de la empresa no consiste necesariamente en crear más espacios, sino en aprovechar mejor los que ya existen. Gracias a una organización más flexible y a herramientas adecuadas, las empresas pueden mejorar la experiencia de los empleados al tiempo que controlan sus costes inmobiliarios.

Ya que, en el fondo, un aparcamiento y una oficina responden a la misma lógica: son recursos compartidos a los que se debe poder acceder de forma sencilla, equitativa y eficaz.

¿Por qué ya no tiene sentido utilizar dos programas informáticos diferentes?

Durante mucho tiempo, la gestión del aparcamiento de la empresa y la de las oficinas han evolucionado por separado. Por un lado, una herramienta para asignar y reservar plazas de aparcamiento. Por otro lado, una solución de reserva de oficinas para facilitar el trabajo flexible. Dos usos distintos, pero que, sin embargo, responden a una misma realidad: organizar la presencia de los empleados en las instalaciones.

Hoy en día, con la evolución de las formas de trabajo, esta separación resulta cada vez más difícil de justificar. Cuando un empleado prepara su visita a la oficina, no piensa en dos pasos: «Primero reservo mi plaza de aparcamiento y luego busco mi despacho». Simplemente busca organizar su jornada laboral de la forma más sencilla posible. 

Entonces, ¿por qué imponerle varias herramientas, varias conexiones y varios procesos de reserva?

↪ Una experiencia fragmentada para el empleado.

Multiplicar las plataformas genera rápidamente complejidad. Un empleado debe memorizar diferentes accesos, comprender las normas de funcionamiento propias de cada herramienta y alternar entre varias interfaces.

Por el contrario, una experiencia centralizada permite satisfacer una necesidad sencilla: saber, con unos pocos clics, dónde trabajar y cómo acceder a su lugar de trabajo.

Esta fluidez se convierte en un verdadero reto para la adopción. Una herramienta demasiado compleja o dispersa corre el riesgo de ser menos utilizada, aunque técnicamente responda a las necesidades de la empresa.

↪ Una gestión más compleja para los equipos internos.

Por lo que respecta a los equipos de RR.HH., los servicios generales y los responsables del lugar de trabajo, gestionar dos programas también supone multiplicar las tareas administrativas:

• • Configurar varias herramientas.
  • Gestionar diferentes cuentas de usuario.
  • Atender las solicitudes a través de varias interfaces.
  • Consolidar manualmente los datos para obtener una visión global.

Sin embargo, el objetivo de una solución de gestión del espacio de trabajo es precisamente simplificar el día a día, no añadir una capa adicional de complejidad.

↪ Datos difíciles de aprovechar.

El principal obstáculo de una gestión separada radica también en la falta de visibilidad. Los datos del aparcamiento de la empresa y de las oficinas permanecen aislados, cuando en realidad cuentan una misma historia: la de la afluencia real a las instalaciones.

¿Cuántos empleados acuden a las instalaciones cada día? ¿Qué días registran mayor afluencia? ¿Se ajustan realmente las plazas de aparcamiento disponibles a las necesidades? ¿Están suficientemente optimizados los espacios de trabajo?

Sin una visión global, resulta más difícil tomar las decisiones adecuadas en lo que respecta a la distribución de las instalaciones, la reducción de los costes inmobiliarios y la organización del trabajo híbrido.

Por ello, cada vez son más las empresas que buscan hoy en día agrupar la gestión de sus aparcamientos y oficinas corporativas en una misma plataforma: un enfoque más sencillo para los empleados y más eficaz para las organizaciones.

Las ventajas de una única aplicación para gestionar los aparcamientos de empresa y las oficinas.

↪ Mayor visibilidad sobre el uso de sus espacios.

Cuando la gestión de su aparcamiento y de sus oficinas se basa en una única aplicación, dispone de una visión más completa de la ocupación de sus instalaciones.

De este modo, podrá comprender mejor:

• • Qué días registran mayor afluencia en sus instalaciones.
  • Qué recursos tienen mayor demanda.
  • Qué espacios permanecen infrautilizados.
  • Cómo evolucionan los hábitos de presencia de sus empleados.

Estos datos le permiten dejar atrás una gestión basada en estimaciones y tomar decisiones fundamentadas en los usos reales. De este modo, podrá adaptar sus espacios, anticiparse a sus necesidades y optimizar sus costes inmobiliarios.

↪ Una experiencia más sencilla para sus empleados.

Para sus empleados, acudir a la oficina debería seguir siendo una experiencia fluida. No deberían tener que buscar dónde aparcar y luego dónde sentarse, utilizando varias herramientas diferentes.

Con una única aplicación (como Sharvy), pueden organizar su jornada desde un mismo espacio. Pueden consultar la disponibilidad en tiempo real, reservar una plaza de aparcamiento o un despacho de la empresa con unos pocos clics, y ajustar sus reservas en función de los cambios en su agenda.

Al centralizar estas funciones en un mismo lugar, Sharvy facilita la adopción del trabajo híbrido y mejora la experiencia diaria de los empleados, que se benefician de una organización más fluida y autónoma.

↪ Una gestión más equitativa de sus recursos.

Cuando el número de plazas de aparcamiento y de oficinas disponibles es limitado, la cuestión de la equidad pasa rápidamente a ser fundamental.

¿Cómo evitar que algunos empleados reserven siempre los mismos recursos? ¿Cómo garantizar un acceso justo a los espacios disponibles?

Una plataforma de gestión le permite definir sus propias normas:

• • Prioridades en función de determinados perfiles o necesidades (personas con movilidad reducida, mujeres embarazadas, etc.).
  • Limitación de las reservas (por ejemplo, mediante la implantación de créditos).
  • Gestión de áreas (Recursos Humanos, marketing, desarrollo, etc.).
  • Seguimiento del uso real de los espacios.

De este modo, se crea un funcionamiento más transparente, en el que las normas son claras para todos y en el que cada recurso puede distribuirse de forma más óptima.

↪ Una solución adaptada a las nuevas formas de trabajo.

El trabajo híbrido ha transformado de forma duradera la forma en que sus empleados ocupan sus instalaciones. Los despachos fijos están dando paso progresivamente a espacios compartidos, mientras que los aparcamientos también deben adaptarse a una presencia variable.

Disponer de una solución capaz de gestionar estas dos dimensiones le permite afrontar esta evolución con mayor tranquilidad. Ya no se limita a gestionar los espacios disponibles: dirige un entorno de trabajo flexible, capaz de adaptarse a las necesidades reales de sus equipos.

Ese es precisamente el objetivo de una solución como Sharvy: permitir a las empresas centralizar la gestión de sus aparcamientos y oficinas corporativas en una misma plataforma. Gracias a la reserva de espacios, a las normas personalizables y a los indicadores de ocupación, dispondrá de las herramientas necesarias para optimizar sus recursos al tiempo que mejora la experiencia de los empleados.

¿Cómo centraliza Sharvy la gestión del aparcamiento corporativo y de las oficinas?

La gestión del aparcamiento de la empresa y de las oficinas implica numerosos parámetros: empleados afectados, disponibilidades variables, normas de acceso, prioridades y evolución de las necesidades a lo largo del tiempo. Para dar respuesta a estos retos, Sharvy permite agrupar estos usos en una misma aplicación y facilitar su gestión diaria.

La solución puede conectarse a su entorno de RR. HH. gracias a integraciones mediante API con sistemas de gestión de RR.HH. (SIRH) como Lucca, Horoquartz, Kelio, etc. Esta sincronización permite mantener automáticamente actualizada la información de los empleados y evitar la doble introducción de datos y las operaciones manuales en caso de altas, bajas y cambios de situación.

Más allá de la reserva, Sharvy también permite tener en cuenta las normas específicas de cada empresa: acceso a determinadas zonas, criterios de prioridad, organización por turnos o gestión multisede. De este modo, cada organización puede definir un funcionamiento adaptado a sus limitaciones y a sus necesidades.

Cuando el número de solicitudes supera los recursos disponibles, Sharvy se basa en un algoritmo de asignación equitativa para distribuir las plazas de forma más equilibrada. Este algoritmo analiza, en particular, el historial de reservas de los últimos 60 días y tiene en cuenta las necesidades específicas de los empleados para evitar que un pequeño número de usuarios acapare sistemáticamente los mismos recursos.

Al reunir la gestión del aparcamiento y de las oficinas en una única aplicación, Sharvy ofrece una mayor visibilidad sobre el uso de los espacios y ayuda a las empresas a organizar de forma más sencilla sus entornos de trabajo híbridos.

Criterios que debe tener en cuenta antes de elegir una plataforma.

Elegir bien su solución no consiste simplemente en seleccionar la herramienta que ofrezca más funcionalidades. El verdadero reto es encontrar una solución que simplifique realmente el día a día, tanto para sus empleados como para los equipos encargados de la gestión de los espacios.

Por lo tanto, el primer criterio a tener en cuenta es la experiencia del usuario: sus empleados deben poder encontrar una plaza de aparcamiento o reservar un despacho con unos pocos clics, sin tener que comprender la complejidad que se esconde tras esta gestión. La solución también debe poder adaptarse a su funcionamiento, con normas personalizables según sus necesidades: prioridades de acceso, gestión de zonas, diferentes sedes y restricciones específicas.

La integración con sus herramientas existentes es también un aspecto esencial. Una solución capaz de conectarse a su sistema de gestión de recursos humanos (SIRH) o a su entorno informático permite evitar las actualizaciones manuales y mantener unos datos de los empleados siempre fiables.

Por último, opte por una herramienta que le ofrezca una visión clara del uso de sus espacios gracias a indicadores de ocupación y datos concretos.

En conclusión

Durante mucho tiempo, el aparcamiento y las oficinas se han considerado dos cuestiones distintas. Sin embargo, detrás de estos dos retos se esconde una misma realidad: la de una empresa que debe adaptarse a unos empleados con hábitos de trabajo más flexibles y variados.

Hoy en día, la cuestión ya no es solo saber cuántas plazas de aparcamiento y puestos de trabajo dispone, sino cómo permite que cada persona pueda acceder a ellos de forma sencilla, en el momento en que lo necesite.

Al reunir la gestión del aparcamiento y de las oficinas de la empresa en una misma plataforma, ofrece una respuesta más coherente a los nuevos hábitos del trabajo híbrido. Los empleados ganan en autonomía, mientras que los equipos internos disponen de una mayor visibilidad para adaptar sus espacios en función de los usos reales.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte las siguientes preguntas frecuentes!  

¿Esta gestión es adecuada únicamente para las grandes empresas?

No. Los retos de la gestión de espacios compartidos afectan a todas las organizaciones que cuentan con recursos limitados: sede central, oficinas en varias ubicaciones, espacios de oficina flexible o aparcamientos con un número de plazas inferior al número de empleados.

¿Cuál es la principal ventaja para los equipos de RR. HH. y servicios generales?

Una plataforma centralizada les permite reducir las tareas administrativas relacionadas con la gestión de las solicitudes, disponer de una mayor visibilidad sobre el uso de los espacios y tomar decisiones basadas en datos concretos en lugar de en estimaciones.

¿Puede una plataforma de gestión de espacios contribuir a una estrategia de RSE?

Sí. Al mejorar el conocimiento de los usos, las empresas pueden dimensionar mejor sus espacios, limitar los recursos no utilizados y apoyar políticas relacionadas con la movilidad sostenible, como el seguimiento del uso de las plazas destinadas a vehículos eléctricos o al uso compartido del coche.

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