Tasa de oficinas compartidas : ¿qué es? – Definición

La tasa de oficinas compartidas es la relación entre el número de puestos de trabajo individuales disponibles y el número de empleados de una empresa.

En otras palabras, una empresa puede decidir establecer una tasa de oficinas compartidas de 0,7. Esto significa que sólo ofrecerá 7 puestos de trabajo.

Hay que tener en cuenta que el cálculo de una tasa de oficinas compartidas se hace necesario cuando una empresa decide hacer una transición a la oficina flexible. Hay que tener en cuenta que esto es esencial, sobre todo porque esta nueva organización del trabajo implica que ya no se asigna un puesto de trabajo específico a un empleado.

En correlación, y en el marco de esta optimización inmobiliaria, la empresa decidirá regularmente reducir el espacio de oficina necesario. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta reducción no es proporcional a la tasa de oficinas compartidas. Hay que tener en cuenta otros parámetros. Por ejemplo, la eficiencia del edificio, el nivel de densidad del espacio, la tasa de ocupación, etc.

¿Cuáles son los factores que influyen en el cálculo de la tasa de oficinas compartidas?

Por supuesto, el cálculo de la tasa de oficinas compartidas depende de muchos factores.

El primer factor obvio que influye en el cálculo de su tasa de oficinas compartidas es su política de teletrabajo. Entre otras cosas, porque ya no tiene sentido mantener una oficina individual asignada a un empleado, ya que éste no estará presente in situ a tiempo completo. Por lo tanto, está justificado tener en cuenta el número medio de días que teletrabajan sus empleados.

Sin embargo, tenga en cuenta que la tasa de oficinas compartidas que puede elegirse fácilmente (sin teletrabajo) es de 0,8. Es decir, 8 puestos de trabajo por cada 10 empleados. Por supuesto, esto puede aplicarse con un ciclo de empresa “clásico” (viajes de negocios, tiempo libre, enfermedad, ausencias, etc.).

El segundo factor que influye directamente en el cálculo de su tasa es, evidentemente, sus categorías “profesionales”. Pero también, los perfiles y usos de cada uno. Si en tu empresa trabajan mayoritariamente comerciales y/o asesores, está claro que una tasa de oficinas compartidas inferior a 0,7 estará justificada. Es decir, 7 puestos de trabajo por cada 10 empleados. La razón principal es que esta categoría “profesional” se desplaza regularmente. En consecuencia, rara vez están juntos en la oficina.

Por último, el tercer factor que también puede influir en su tasa de oficinas compartidas es la evolución de sus indicadores. Para ser coherente con sus necesidades actuales y futuras, asegúrese de seguir su evolución y planificar con antelación. Por ejemplo, evalúe la tasa de ocupación media de sus espacios de trabajo en los últimos meses. Observe la organización remota/presencial de sus empleados. Haga balance del número de empleados y prevea su crecimiento, etc.

Basándose en estos 3 factores, le resultará más fácil determinar una tasa de oficinas compartidas coherente con sus necesidades actuales y futuras. Además, estará poniendo todas las posibilidades de su parte para sobresalir en su transición a la oficina flexible.

¿Cuáles son las ventajas de calcular la tasa de oficinas compartidas? 

Aunque la oficina flexible genera reglas disruptivas y desestructurantes respecto a los hábitos tradicionalmente anclados en las empresas, su implantación y el cálculo de una tasa aportan muchas ventajas para la empresa.

Por un lado, permite replantear los espacios de la empresa de manera que mejore la calidad de vida de los empleados. De hecho, los metros cuadrados liberados al ahorrar puestos de trabajo pueden utilizarse para crear nuevos espacios. En ellos se pueden hacer llamadas telefónicas sin molestar a los compañeros, reunirse en grupo o trabajar con tranquilidad.

Por otra parte, si el objetivo de la empresa es más reducir sus costes, la implantación de una tasa de oficinas compartidas, puede permitirle ahorrar. Esto puede hacerse en alquileres, tasas y/o impuestos. En concreto, reduciendo el número de puestos de trabajo, puede ahorrar entre un 15% y un 35% de superficie. Por supuesto, estas ganancias sólo serán efectivas si decide devolver los metros cuadrados ganados.

Paralelamente, la transición a la oficina flexible, y la implantación de una tasa, puede ser simplemente una oportunidad para que la empresa se traslade a edificios más ecológicos y/o se reubique en el centro de la ciudad. Puede optar por locales más pequeños, pero cercanos a las infraestructuras de transporte y servicios.

Por último, también puede ser una oportunidad para combinar la optimización inmobiliaria con una nueva organización del trabajo. Evidentemente, esto repercutirá en la salud, el bienestar en el trabajo y la motivación de los empleados. Por tanto, puede ser una oportunidad para mejorar la madurez digital de la empresa y adoptar diversas herramientas digitales. Por ejemplo, una herramienta de reserva del puesto de trabajo que permita a cada empleado organizarse bien. En particular, anticipando su semana y sus necesidades.