Flex desk : entre opportunités et risques, comment s’y prendre ?

À l’ère du travail hybride, de nombreuses entreprises désirent prendre le virage d’une nouvelle organisation du travail, en dressant un point d’honneur à la flexibilité, à l’agilité et au digital.  

C’est pourquoi, elles n’hésitent pas à sauter le pas du « flex desk » ! Une manière novatrice d’éviter les pertes financières liées à la désertification de leurs espaces de travail, suite à la généralisation du télétravail. Cela, tout en s’adaptant en permanence aux nouvelles attentes criantes des collaborateurs. Vaste défi, n’est-ce pas ? Mais loin d’être insurmontable.

Cependant, le passage d’une organisation « classique » du travail vers le flex desk n’est pas sans risques, et peut rapidement se transformer en une bombe à retardement. Pour être menée sans heurts, cette transition exige des entreprises une certaine implication pour anticiper et répondre durablement aux besoins des collaborateurs.

Alors, entre opportunités et risques, comment s’y prendre ? La réponse dans cet article.

Qu’est-ce que le flex desk et s’adresse-t-il à tous les métiers ? – Décryptage !

Nul doute : la flexibilité est certainement l’un des besoins les plus répandus parmi les collaborateurs d’une entreprise. Si celle-ci peut se manifester de différentes formes : télétravail, souplesse des horaires et choix de son espace de travail – open-space, call-box, tiers-lieux, corpoworking – elle concerne également l’aménagement et l’optimisation des espaces, d’où le concept du flex desk.

Celui-ci consiste tout simplement à ne plus attribuer un poste de travail précis à chacun des collaborateurs. En conséquence, ces derniers sont libres de choisir où travailler en fonction de leurs besoins, de leurs missions et de leurs objectifs de la journée.

Contrairement aux idées reçues, il faut savoir que le flex desk n’est pas un épiphénomène. Autrement dit, et selon une étude menée par le cabinet JLL, il n’est pas uniquement une affaire de startups et/ou de leaders de la Tech. Les domaines de l’Assurance, de la Banque et de l’Industrie font partie des précurseurs !

Toutefois, si le flex desk a le vent en poupe ces dernières années, il ne faut tout de même pas le considérer comme un moule universel. Son succès tient à sa capacité à se moduler en fonction des métiers, des cultures d’entreprise et des équipes. L’objectif est de formuler une réponse sur mesure à chaque histoire organisationnelle. Par exemple :

Il est compréhensible que les collaborateurs qui se rendent, chaque jour, sur leur lieu de travail et occupent plusieurs écrans de PC fixe pour réaliser leurs missions – par exemple, les développeurs, graphistes, data analyst, etc – ne seront manifestement pas les meilleurs candidats au flex desk et seront un peu plus réticents au changement. À l’inverse, les collaborateurs en mode projet, tout comme ceux en intervention extérieure sur une grande partie de leurs agendas, seront vraisemblablement plus ouverts à ce type de pratique.

De ce constat, on en déduit qu’il ne s’adresse pas à l’ensemble des collaborateurs, et ainsi, qu’il convient de définir au sein de l’organisation, les modes de travail, les métiers et les situations qui sont propices au flex desk. C’est pourquoi, certaines entreprises choisissent d’avoir tous leurs collaborateurs en flex desk, et d’autres dédient seulement une partie de leur bureau à cette pratique.

À quels besoins répond le flex desk ?

Le flex desk est la conséquence directe des changements de paradigmes dans le monde du travail.

D’une part, il répond à un besoin économique. Mobiles et nomades, les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à laisser leur poste de travail vacant. Diverses raisons peuvent l’expliquer : 5 à 6 semaines de congés payés par an, des éventuels arrêts maladie, congés maternité/paternité, des déplacements externes (clients, fournisseurs), et s’ajoute à cela 1 à 2 jours de télétravail par semaine.

La réalité aujourd’hui, est que lorsqu’on circule dans les bureaux, le ¾ du temps on remarque qu’ils sont vides ! C’est donc autant de raisons pour révolutionner et optimiser les espaces de travail, afin de réduire les charges immobilières. Puisque rappelons-le : ces espaces inoccupés ont un coût, que le flex desk peut absorber.

Aujourd’hui, pas moins de 40% des postes de travail sont quotidiennement inoccupés. Et pourtant, le coût en charges immobilières représente le 2ème poste de dépense d’une entreprise, juste après la masse salariale…

D’autre part, le flex desk répond aux nouveaux usages et aux attentes criantes des collaborateurs. Évidemment, le flex desk et la pratique du télétravail vont de pair. Ces pratiques combinées offrent aux collaborateurs davantage d’autonomie, de flexibilité, un management transversal et des valeurs collaboratives fondamentales au sein d’une organisation. Ce qui évidemment, constitue un levier de fidélisation des talents et d’image de marque. À condition bien sûr, que le flex desk soit correctement déployé.

Quelles sont les opportunités & les risques du flex desk ?

1.  Les avantages du flex desk à l’ère du travail hybride.

• • • Une manière novatrice d’en finir avec l’inoccupation : pour bénéficier pleinement de cet avantage, l’idée est de prendre le partage de bureaux au pied de la lettre, en effectuant une mutualisation des postes de travail. Ainsi, si votre entreprise compte une vingtaine de collaborateurs, vous devez proposer uniquement, une dizaine de postes de travail individuel. Pour ce faire, tout est une question d’organisation et de gestion des postes en interne, sous forme de roulement.

• • • Une méthode efficiente pour parvenir à des équipes désilotées et à des rencontres impromptues : dans l’aménagement en flex desk, chaque jour est vecteur de nouvelles rencontres. Ainsi, il devient possible de se retrouver à côté du CEO, du DRH, peu importe ! C’est un brassage vertueux, qui permet de créer un environnement de travail dynamique. Les synergies qui sont créées favorisent l’agilité, la productivité et la créativité. Selon une étude menée par le cabinet JLL, 70% des collaborateurs qui pratiquent le flex desk estiment être plus productifs, et 56% assurent que la collaboration s’est améliorée.

• • • Une pratique qui offre un vent de liberté dans le choix de son espace de travail : en quelque sorte, vos collaborateurs reprennent le pouvoir sur leur environnement de travail. À chaque jour, ses envies, ses objectifs et ses affinités. L’idée étant que chaque espace puisse répondre à un usage. C’est là toute la notion de flexibilité du travail : fini la rigidité des bureaux attitrés, de la même place tous les jours avec, en visu, les mêmes collègues.

• • • Une méthode efficace pour réaliser des gains financiers & environnementaux : en renonçant à conserver un poste de travail par collaborateur et en réduisant les surfaces nécessaires, vous améliorez la rentabilité de vos locaux. En ce sens, il devient possible de louer des locaux plus petits, mais plus qualitatifs et enrichis de services qui améliorent la QVCT. En parallèle, le flex desk a toute sa place dans la démarche RSE de votre entreprise. En limitant la surface louée, vous limitez vos dépenses énergétiques (chauffage, climatisation, électricité, etc). En parallèle, comme le flex desk se conjugue parfaitement avec le télétravail, vous réduisez les trajets quotidiens de vos collaborateurs, et donc les émissions de carbone associées à votre entreprise.

• • • Un accélérateur de mue organisationnelle : en fin de compte, et lorsque son déploiement est réalisé à bon escient, le flex desk est un formidable moyen de mettre en application et de rendre tangible le changement voulu par la plupart des dirigeants à l’ère du travail hybride. C’est une belle occasion de repenser les modes de travail actuels et de s’ouvrir vers les nouvelles pratiques qui fidélisent et séduisent les talents.

2.  Les risques du flex desk : quels sont les écueils à éviter ?

• • • Imaginer que le flex desk est une recette miracle à lui seul : évidemment, ce n’est pas le cas et ça serait une bien belle erreur de penser ainsi. Le flex desk dépend du contexte d’entreprise, de la culture managériale et des nouveaux modes de travail impulsés en amont de son déploiement. C’est un challenge aussi bien pour les collaborateurs que pour les managers : gestion des équipes à distance, veiller à l’intégration de chacun, parvenir à dynamiser le lieu de travail, etc. Il faut veiller à ne pas laisser un collaborateur s’isoler et perdre sa place au sein de l’entreprise.

• • • Ne pas prendre en considération que le flex desk peut engendrer du stress : la mise en place du flex desk peut s’accompagner de frustrations, d’embarras et de perte de temps. Mais également, de questionnement existentiels, du type : « est-ce qu’il y aura un poste de travail disponible à mon arrivée ? ». Dès lors, une nostalgie pour le bureau traditionnel fixe peut vite s’installer. Ce qui s’explique (en partie) par une organisation du flex desk mal maîtrisée et/ou des espaces inadaptés. Pour éviter ces écueils, pensez à des solutions SaaS comme Sharvy, afin que vos collaborateurs anticipent au mieux leurs besoins !

• • • Ne pas tenir compte que les bureaux vont être plus « impersonnels » : par son essence même, le flex desk sonne la fin des espaces attitrés au sein de l’entreprise. Évidemment, cela peut générer chez les collaborateurs, un sentiment d’interchangeabilité ou de dépersonnalisation qui peut nuire à leur engagement. Dès lors, la mise en place d’une solide stratégie de conduite du changement est nécessaire pour désamorcer les résistances.

• • • Ne pas accompagner cette transition en interne : le flex desk nécessite d’accompagner vos managers comme vos collaborateurs à ce changement de paradigme. Changer tous les jours de bureau, c’est devoir s’adapter chaque jour à un déséquilibre qu’ils n’ont pas (réellement) choisi. Vous risquez donc de vous retrouver avec des collaborateurs qui vont avoir des fonctionnements beaucoup plus rigides. Et ainsi, devenir incapables d’accepter d’autres changements. C’est pourquoi, davantage de pilotage et de concertation sont nécessaires (en amont) pour les managers. Cela en vaut le coup puisque à terme, avec le flex desk, la parole est plus libre. Tout le monde vit dans le même espace de travail et il n’y a pas de porte de bureaux à pousser.

Flex desk : comment bien anticiper et organiser votre transition ? Voici 5 conseils !

Si l’aménagement en flex desk présente de belles promesses, il reste tout de même délicat à mettre en place. Il implique que l’entreprise se réinvente dans sa globalité. Cependant, si vous vous sentez prêt à franchir le pas, voici 5 conseils pour mener à bien votre projet et garantir sa réussite.

1.  Posez-vous les bonnes questions et cadrez votre projet.

Ne tombez pas dans le piège des économies aux dépens du bien-être de vos collaborateurs ! C’est pourquoi, la première étape avant de changer votre organisation du travail, est de réaliser un audit en interne. Observez les habitudes et les usages de vos collaborateurs pour définir précisément le cadre de votre projet.

Demandez-vous : Quels sont leurs besoins ? Leurs contraintes ? Comment interagissent vos différents pôles/équipes ? Quelle impulsion souhaitez-vous donner à votre entreprise en passant au flex desk ? Quel degré de mobilité ont vos collaborateurs au sein des différents pôles/équipes ? Autant de questions qui vous permettront d’appréhender votre transition de la meilleure manière qui soit.

En parallèle, interrogez vos managers sur l’implémentation du télétravail au sein de leurs équipes, les freins et les atouts. Mais aussi sur leur vision des bureaux et leur utilité première selon eux. Dégagez des tendances au sein des équipes.

De même, pensez à questionner vos collaborateurs sur leur vision des bureaux. Notamment, avec les choses qui leur plaisent et celles qui leur manquent, la localisation idéale, les transports, leurs modes de travail, etc. Gardez en tête que plus vos collaborateurs sont impliqués en amont, plus ils adhèrent au projet de transformation. C’est un des facteurs clés de succès de votre projet !

Enfin, définissez le cadre de votre projet. Déterminez une personne responsable du projet, définissez les objectifs, réalisez des plans pour comprendre la façon dont le projet va s’articuler, etc. Ensuite, demandez-vous s’il est plus judicieux de réorganiser vos bureaux actuels ou de déménager pour changer entièrement d’espace de travail et construire votre future organisation.

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2.  Trouvez l’équilibre entre flexibilité et règles strictes

Vous l’aurez compris, passer au flex desk demande une réelle préparation en amont. C’est pourquoi, il est indispensable d’encadrer un minimum l’équilibre entre présentiel et distanciel en organisant un roulement cohérent des équipes.

Par exemple, vous pouvez imaginer qu’un collaborateur complètement averse au télétravail aura un calendrier lui indiquant qu’il se rend plusieurs fois par semaine au bureau. À l’inverse, un salarié qui souhaite télétravailler trois jours par semaine se verra assigner deux jours durant lesquels il pourra se rendre sur son lieu de travail. À vous de trouver le juste équilibre selon les besoins de vos équipes.

En parallèle, gardez tout de même en tête qu’il est indispensable de conserver un ratio de place disponible par collaborateur. Par conséquent, calculez le taux de foisonnement (idéal) pour vos bureaux. De manière générale, la majorité des entreprises qui optent pour le flex desk définissent un taux de foisonnement de 0,7 – soit 7 postes de travail pour 10 collaborateurs. En dessous de ce ratio, cela commence à être contraignant pour les collaborateurs, et fastidieux de votre côté, pour organiser un roulement pertinent entre vos équipes.

3.  Multipliez les espaces de travail !

Proposez un large éventail d’espaces pour répondre aux besoins quotidiens de vos collaborateurs.

Par exemple, votre équipe commerciale va avoir besoin de passer du temps au téléphone et/ou en visioconférence, sans déranger les autres collaborateurs aux alentours. En parallèle, vos équipes RH auront besoin d’avoir à disposition des espaces calmes pour pouvoir réaliser des entretiens. Dans le même sens, vos équipes finances, marketing & design ont régulièrement besoin d’un double écran, il faut donc penser à en installer plusieurs dans les zones où elles auront tendance à travailler.

Ainsi, réaménagez vos bureaux en conséquence et créez divers espaces où l’on peut retrouver des :

• • • Postes de travail individuels et des open-spaces ouverts
    • Cabines acoustiques et des espaces de concentration pour s’isoler
    • Salles de réunion informelles et collaboratives équipées de systèmes de visioconférences
    • Espaces informels disséminés au milieu des open-spaces cassant le côté rectiligne des bureaux
    • Espaces de détente et de convivialité dédiés à la vie sociale de l’entreprise, etc.

4.  Optez pour un outil de desk booking !

Pour une transition vers le flex desk en douceur, il est fondamental de proposer à vos collaborateurs des solutions pour réserver un poste de travail et éviter de nombreux écueils (manque de place, surbooking, inconfort, mécontentement, etc).

Sur ce point, la solution Sharvy répondra à vos attentes ! Non seulement, elle permet à vos collaborateurs d’anticiper leurs besoins jusqu’à 4 semaines à l’avance, en réservant un poste de travail et/ou en libérant un poste attitré en prévision d’une absence. Mais l’application vous permet également de créer différentes zones dédiées à chacune de vos équipes.

En ce sens, elle aide vos collaborateurs à conserver leurs repères et à effectuer une transition plus sereine. Chaque équipe pratique, dans ce cas, le flex desk au sein d’un espace délimité, qui lui est dédié de façon immuable.

De plus, Sharvy peut s’interfacer avec divers outils de votre quotidien : SIRH, contrôle d’accès, authentification, etc. De quoi simplifier le quotidien de vos collaborateurs, comme le précise si bien Nelly BARDET, Conceptrice multimédia dans le service Développement des Talents & QVT chez IRD.

“Sharvy nous a permis de mettre en place le flexi-bureau et ainsi, d’optimiser nos espaces de travail. L’application est facile à prendre en main et ergonomique. En seulement deux clics, les collaborateurs réservent une place et un bureau selon leurs besoins ou les libèrent lorsqu’ils ne sont pas sur site.“

Curieux d’en savoir plus sur la mise en place du desk booking et de Sharvy ? Consultez nos cas clients.

5.  Adaptez votre équipement matériel, informatique & digital.

Rappelons que pour passer au flex desk, il est primordial de se doter d’outils à la pointe de la technologie, en vous rapprochant de la notion de smart office.

C’est pourquoi, et si ce n’est pas déjà le cas, la mise en place d’une Digital Workplace est un prérequis. Elle regroupe un ensemble de technologies, de plateformes et d’outils numériques de communication et de collaboration (messagerie instantanée, partage et gestion de documents, etc) et de bureautique (logiciels professionnels, emails, agenda, etc) dont vos collaborateurs peuvent avoir besoin pour s’acquitter de leurs tâches.

En parallèle, et d’autant plus dans le cadre du flex desk, il est indispensable de donner à chacun de vos collaborateurs des adaptateurs pour se plugger sur les différents postes de travail. De même, n’oubliez pas d’installer des écrans à disposition dans tous les espaces de collaboration avec la technologie « click and play » afin que vos collaborateurs puissent partager aisément leur contenu et/ou leur présentation.

Enfin, ne négligez pas le fait que mettre en place une organisation flexible sous-entend également d’accompagner vos collaborateurs chez eux, en télétravail, et de leur assurer un confort optimal. Ainsi, en home-office tout comme au bureau, proposez-leur des sièges ergonomiques, un bureau adapté à leur espace, et/ou même un nouvel écran pour ceux qui le souhaitent.

Gardez en tête que la mise en place d’un éventail d’équipements adaptés à votre culture d’entreprise n’est pas à négliger, et va conditionner la réussite de votre transition.

En conclusion

Comme vous l’aurez compris, la mise en place du flex desk n’est pas à prendre à la légère. Si de nombreuses entreprises ont réussi cette transformation, d’autres au contraire en reviennent. En fin de compte, la mise en œuvre du flex desk est un subtil jeu d’équilibriste. Pousser dès le départ, la démarche de flex desk trop loin et/ou trop vite peut mettre en péril votre projet.

C’est pourquoi, cela requiert une bonne préparation, une organisation rigoureuse et un accompagnement par des professionnels du secteur comme Sharvy, pour conduire cette transformation sur le chemin de la réussite.

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