Estadísticas de tu aparcamiento de empresa : ¿cómo utilizarlas?

Quizá ya haya oído esta frase: « El aparcamiento siempre está lleno ». Pero, ¿es realmente así? Entre las plazas reservadas que al final quedan libres, los días de gran afluencia y los nuevos hábitos relacionados con el trabajo híbrido, la realidad sobre el terreno es a veces muy diferente de lo que uno se imagina.

Detrás de estas paradojas suele esconderse un mismo problema: la falta de visibilidad sobre el uso real del aparcamiento. Muchas empresas conocen el número de plazas de las que disponen, pero aún desconocen cómo se ocupan realmente.

Sin embargo, el aparcamiento genera una gran cantidad de datos valiosos: índices de ocupación, hábitos de reserva, días de gran afluencia, plazas que quedan libres y la evolución de los usos con el teletrabajo. Si se aprovechan adecuadamente, estos datos permiten dejar atrás una gestión « a ciegas » y tomar decisiones basadas en hechos. Focus.

¿Por qué debería recopilar datos sobre tu aparcamiento de empresa?

¿Sabe realmente lo que ocurre en su aparcamiento cada día? ¿Cuántas plazas están ocupadas a las 9 de la mañana? ¿Cuántas permanecen vacías a pesar de la elevada demanda? ¿Qué días tienen sus empleados más dificultades para aparcar?

En muchas empresas, la gestión del aparcamiento sigue basándose en impresiones: « el aparcamiento siempre está lleno », « se necesitarían más plazas », « algunos empleados reservan plaza pero no acuden ». Sin embargo, sin datos concretos, resulta difícil distinguir un problema real de una mera percepción.

Recopilar y analizar los datos de su aparcamiento le permite precisamente pasar de las impresiones a los hechos. Podrá comprender los hábitos de sus empleados, identificar los periodos de mayor afluencia y detectar las plazas infrautilizadas.

Esta información se convierte entonces en auténticos motores de acción: ¿debe aumentarse el número de plazas de aparcamiento disponibles? ¿Replantearse las normas de asignación? ¿Implantar un sistema de uso compartido de plazas? ¿Adaptar su política de movilidad a los nuevos hábitos relacionados con el teletrabajo?

Y es que un aparcamiento bien gestionado no es solo una cuestión de estacionamiento. También es una cuestión de organización, de presupuesto y de experiencia de los empleados. Al comprender cómo se utilizan realmente sus espacios, tomará decisiones más acertadas (y, sobre todo, mejor adaptadas a las necesidades de su empresa).

¿Qué estadísticas debe analizar para optimizar tu aparcamiento de empresa?

1. La tasa de ocupación del aparcamiento de la empresa.

La tasa de ocupación es probablemente uno de los primeros indicadores que debe analizar. Permite responder a una pregunta sencilla, pero esencial: ¿se están utilizando realmente sus plazas de aparcamiento en su justa medida?

En concreto, este indicador corresponde al número de plazas ocupadas en relación con el número total de plazas disponibles. Por ejemplo, si su aparcamiento cuenta con 200 plazas y hay una media de 150 vehículos al día, su tasa de ocupación es del 75 %.

Pero, más allá de esta cifra, es sobre todo su evolución a lo largo del tiempo lo que aporta información útil. ¿Su aparcamiento se llena únicamente algunos días de la semana? ¿A qué horas es mayor la demanda? ¿Hay algunas zonas que permanecen constantemente vacías?

Estos datos pueden revelar situaciones que no siempre se perciben en el día a día. Un aparcamiento que parece « siempre lleno » puede, en realidad, experimentar picos de afluencia puntuales, mientras que una parte de las plazas puede permanecer sin utilizar varios días a la semana.

Al realizar un seguimiento de la tasa de ocupación, podrá, entre otras cosas:

- Identificar los periodos de mayor afluencia y los momentos de menor actividad.
- Comprobar si el número de plazas disponibles se ajusta realmente a sus necesidades.
- Optimizar el uso de los espacios existentes antes de plantearse la creación de nuevas plazas.
- Adaptar su política de aparcamiento a las necesidades reales.

Con una solución de gestión de aparcamientos de empresa como Sharvy, estos datos permiten a las empresas realizar un seguimiento preciso de la evolución de su ocupación y tomar decisiones basadas en hechos, en lugar de en impresiones.

2. La tasa de « no-shows » en el aparcamiento de la empresa.

Una « no-show » corresponde a una reserva realizada pero que, finalmente, no se utiliza. Este indicador es especialmente importante, ya que estas ausencias pueden suponer una pérdida invisible de capacidad.

Imagine un aparcamiento de 200 plazas en el que cada día quedan sin utilizar varias decenas de reservas. Quizá el problema no sea la falta de plazas, sino un mal aprovechamiento de la disponibilidad existente.

Hacer un seguimiento de la tasa de reservas no presentadas permite:

- Medir el volumen de plazas perdidas cada día.
- Identificar los periodos en los que las cancelaciones son frecuentes.
- Establecer mecanismos para liberar rápidamente las plazas no utilizadas.

Algunas soluciones de gestión de aparcamientos, como Sharvy, permiten, entre otras cosas, automatizar la liberación de plazas y mejorar su disponibilidad para el resto de empleados.

3. La tasa de rotación de las plazas de aparcamiento.

Permite medir la frecuencia con la que una misma plaza es utilizada por diferentes empleados durante un periodo determinado. Este indicador resulta especialmente interesante en empresas en las que los hábitos de uso evolucionan con el teletrabajo, los días libres y los viajes de negocios.

Pongamos un ejemplo: un empleado dispone de una plaza asignada, pero trabaja a distancia dos días a la semana. Si dicha plaza permanece vacía durante sus días de ausencia, representa un recurso no utilizado. Por el contrario, si se acuerda de dejarla libre cuando no acude a las oficinas, puede ofrecérsela a otro empleado.

Analizar la tasa de rotación permite, por tanto , identificar oportunidades de uso compartido y optimizar las plazas existentes, sin necesidad de aumentar necesariamente la capacidad del aparcamiento.

Esta optimización puede llevarse a cabo de diferentes maneras:

- Los empleados pueden liberar ellos mismos su plaza cuando saben que van a estar ausentes (teletrabajo, vacaciones, desplazamientos, etc.).
- También se puede implantar una gestión automatizada, por ejemplo, mediante una conexión entre Sharvy y el sistema de gestión de recursos humanos (SIRH) de la empresa. De este modo, las ausencias registradas en el SIRH pueden tenerse en cuenta automáticamente para liberar una plaza cuando un empleado no se encuentre en las instalaciones.

El objetivo es pasar de un sistema de plazas « reservada pero no utilizada » a una lógica de aparcamiento compartido, en la que cada plaza pueda beneficiar a un mayor número de empleados en función de las necesidades reales.

4. La distribución del uso por tipo de vehículo.

El aparcamiento de la empresa ya no se limita únicamente a los coches de combustión. Las nuevas formas de movilidad están transformando progresivamente las necesidades de los empleados.

Analizar la distribución de los usos por tipo de vehículo permite prever mejor las infraestructuras necesarias, por ejemplo, para: vehículos eléctricos, vehículos híbridos, vehículos de dos ruedas motorizados, bicicletas y vehículos de uso compartido.

Estos datos pueden ayudar, en particular, a responder a varias preguntas:

- ¿Cuántos puntos de recarga se necesitan realmente?
- ¿Se utilizan suficientemente las plazas reservadas para vehículos eléctricos?
- ¿Es necesario ampliar los espacios reservados a las formas de movilidad alternativas?

Esta información también resulta útil en el marco de una iniciativa de RSE o de un Plan de Movilidad del Empleador (PDME), ya que aporta una visión concreta de la evolución de los hábitos de desplazamiento.

5. La evolución de la demanda a lo largo del tiempo.

Un aparcamiento de empresa no es algo estático: las necesidades evolucionan con la organización de la empresa, la plantilla y los nuevos hábitos de trabajo.

Realizar un seguimiento de la evolución de la demanda a lo largo de varios meses permite identificar tendencias:

- Un aumento progresivo de la afluencia.
- Una disminución relacionada con el desarrollo del teletrabajo.
- Cambios tras un traslado o una reorganización interna.

Estos datos permiten anticiparse en lugar de reaccionar con urgencia. De hecho, en lugar de preguntarse « ¿necesitamos más plazas? », la empresa puede plantearse: « ¿cómo evolucionarán nuestras necesidades en los próximos meses y cómo podemos adaptar nuestro aparcamiento en consecuencia? ».

Errores que debe evitar al analizar los datos de su aparcamiento de empresa.

Analizar los datos de su aparcamiento no consiste simplemente en examinar unas cuantas cifras y extraer conclusiones precipitadas. Uno de los errores más frecuentes es, precisamente, interpretar erróneamente los indicadores.

Por ejemplo, una tasa de ocupación elevada no significa necesariamente que falten plazas: puede deberse a una baja tasa de rotación, a que los empleados mantengan su plaza incluso cuando están ausentes, o incluso a reservas realizadas pero que finalmente no se han utilizado.

Por el contrario, un aparcamiento con una ocupación media baja puede, aun así, tener dificultades en determinados días o en franjas horarias concretas. Por lo tanto, es fundamental cruzar varios datos (ocupación, reservas, presencia real, rotación, etc.) para comprender la situación real.

Con Sharvy, las empresas pueden beneficiarse de análisis más detallados gracias a los paneles de control de Power BI, que permiten realizar un seguimiento de diferentes indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con el uso del aparcamiento. Estos indicadores ofrecen una visión más precisa de los usos y permiten identificar más fácilmente las palancas de optimización, más allá de los simples datos de ocupación.

En conclusión

El aparcamiento de empresa se ha gestionado durante mucho tiempo como un mero recurso inmobiliario: un número de plazas que asignar, accesos que controlar y problemas que resolver a medida que surgen las solicitudes. Sin embargo, hoy en día refleja mucho más que eso: es un reflejo de los hábitos de trabajo, de los cambios organizativos y de las nuevas necesidades de movilidad de los empleados.

Disponer de datos fiables permite cambiar de perspectiva. En lugar de buscar sistemáticamente aumentar la capacidad de un aparcamiento, las empresas pueden, en primer lugar, comprender mejor el uso de sus espacios existentes e identificar las posibles vías de mejora.

Con Sharvy, este enfoque se hace realidad gracias a una solución que combina la gestión del aparcamiento y el análisis de los usos, con el fin de ayudar a las empresas a tomar decisiones fundamentadas y a adaptar su política de movilidad en función de las necesidades.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte la siguiente pregunta frecuente!

¿Por qué los datos sobre el aparcamiento se han convertido en un tema estratégico para las empresas?

El aparcamiento ya no es únicamente una cuestión logística: ahora forma parte de retos más amplios, como la organización del trabajo híbrido, el control de los costes inmobiliarios y la política de movilidad. Los datos permiten a las empresas comprender mejor la evolución de los hábitos de uso y adaptar sus decisiones en consecuencia, en lugar de gestionar su aparcamiento basándose únicamente en demandas puntuales.

¿Pueden los datos de un aparcamiento empresarial ayudar a reducir los costes?

Sí. Un mejor conocimiento de los hábitos de uso puede evitar inversiones innecesarias, como el alquiler o la creación de plazas adicionales cuando ya existe capacidad suficiente. Los datos también pueden ayudar a dimensionar mejor las infraestructuras asociadas al aparcamiento, como las estaciones de recarga y los espacios dedicados a la movilidad alternativa.

¿Por qué utilizar un software de gestión de aparcamientos en lugar de una simple hoja de cálculo de Excel?

Un archivo de Excel puede ser adecuado para una gestión puntual, pero pronto muestra sus limitaciones cuando aumenta el número de usuarios. Un software como Sharvy permite automatizar la recopilación de información, simplificar la gestión diaria y disponer de una visión más fiable de los hábitos de uso, sin depender de actualizaciones manuales.