Cómo Sharvy ayuda a los CIO a proteger los accesos y los datos del aparcamiento?

¿Quién accede realmente a sus aparcamientos hoy en día? ¿Qué datos se recopilan, almacenan y comparten con cada tarjeta, cada vehículo y cada entrada? ¿Los datos de su aparcamiento de empresa se gestionan como un activo estratégico o se dejan al margen del sistema de información?

En un contexto en el que los accesos físicos generan tantos datos como las herramientas digitales, los CIO ya no pueden permitirse una gestión aproximada. Riesgos de seguridad, datos personales sensibles, cumplimiento del RGPD: los datos vinculados al aparcamiento de empresa deben ahora estar protegidos, gobernados y controlados.

Precisamente ahí es donde interviene Sharvy, devolviendo a los CIO el control sobre los accesos y los datos relacionados con los aparcamientos de empresa.

¿Por qué la seguridad de los accesos y los datos del aparcamiento es un tema crítico para los CIO?

¿Quién controla realmente los derechos de acceso a los aparcamientos de empresa? ¿Las cuentas se actualizan en tiempo real cuando hay incorporaciones, salidas o cambios de puesto? Y, sobre todo, ¿dónde se almacenan los datos generados por estos accesos? Para los CIO, los datos en torno al aparcamiento corporativo plantean hoy los mismos retos que cualquier otro componente del sistema de información.

Cada acceso al aparcamiento genera datos sensibles: identidad de los empleados, información sobre los vehículos, horarios de presencia, derechos de acceso físico. Si no se gobiernan correctamente, estos datos se convierten en puntos de vulnerabilidad. Accesos no revocados, cuentas inactivas, falta de trazabilidad: tantas brechas explotables que exponen a la empresa a riesgos de seguridad y de incumplimiento normativo.

A esto se suman fuertes exigencias regulatorias. En efecto, los datos relacionados con los aparcamientos corporativos contienen datos personales sujetos al RGPD, lo que requiere una gestión rigurosa de los accesos, los periodos de conservación y los derechos de los usuarios. Sin la supervisión del CIO, estos datos suelen quedar fuera de los estándares de seguridad IT, creando puntos ciegos críticos.
Para los CIO, proteger los accesos y los datos del aparcamiento ya no es una cuestión operativa: es un reto estratégico de gobernanza y de ciberseguridad.

Los riesgos de una mala gestión de los accesos y de los datos del aparcamiento de empresa.

1. Accesos al aparcamiento de empresa mal controlados.

Cuando los derechos de acceso al aparcamiento de empresa se gestionan manualmente (por ejemplo, mediante Excel) y sin reglas claras, rápidamente quedan obsoletos. Esto ocurre a menudo con las tarjetas físicas, asignadas al incorporarse un empleado (pero rara vez revisadas posteriormente). Un cambio de puesto, una movilidad interna o la salida de la empresa no siempre conllevan una actualización inmediata de los derechos de acceso.

Resultado: las tarjetas siguen funcionando cuando ya no deberían. Un antiguo empleado puede seguir entrando en el aparcamiento de empresa, al igual que un proveedor que conserva su acceso más allá de su misión. Estas situaciones, frecuentes, rara vez son visibles sin una herramienta de seguimiento.

Además, esta falta de control complica las auditorías. Sin una trazabilidad clara de la asignación y el uso de las tarjetas, resulta difícil saber quién accede realmente al aparcamiento de empresa, en qué momento y con qué motivo. El aparcamiento de empresa se convierte entonces en un punto de entrada poco seguro, a pesar de estar directamente vinculado a la seguridad física del sitio.

2. Dispersión de los datos relacionados con el aparcamiento de empresa.

En muchas empresas, la información relacionada con el aparcamiento de empresa rara vez está centralizada; por el contrario, suele estar dispersa entre varios sistemas y actores. Por ejemplo:

↪ El departamento de servicios generales puede mantener un archivo Excel con la lista de tarjetas asignadas a los empleados (no siempre sincronizado con el sistema de RR. HH.)

↪ Los proveedores de seguridad (si existen) pueden disponer de sus propias bases de datos para gestionar los accesos de empleados y visitantes.

↪ Los softwares de control de accesos también pueden registrar las entradas y salidas de los empleados, pero sin un vínculo directo con los derechos asignados o la identidad exacta de los usuarios.

Esta fragmentación genera varios problemas: algunos datos se vuelven obsoletos y otros incoherentes, por ejemplo, accesos autorizados en una herramienta y denegados en otra. Cada actualización debe realizarse manualmente en varios lugares, lo que multiplica el riesgo de errores. Para el CIO, esto dificulta disponer de una visión global y fiable de los accesos, seguir el uso del aparcamiento de empresa y garantizar la seguridad de los datos.

3. Datos sensibles insuficientemente protegidos.

Los datos vinculados al aparcamiento de empresa contienen información sensible, como la identidad de los empleados, sus horarios de presencia y los vehículos asociados.

Cuando se almacenan en herramientas no seguras o se comparten con varios proveedores sin un marco claro, estos datos pueden quedar expuestos innecesariamente. Sin reglas precisas sobre el acceso y la protección de los datos, la información del aparcamiento de empresa puede convertirse en un punto débil de la estrategia global de seguridad de la empresa.

4. Dificultad para reaccionar rápidamente en caso de incidente.

En ausencia de una gestión centralizada, suele ser complicado reaccionar eficazmente cuando surge un problema. Por ejemplo, en caso de pérdida de una tarjeta, acceso sospechoso o necesidad de desactivar rápidamente varios derechos, los equipos deben intervenir en múltiples herramientas o contactar con diferentes interlocutores.

Esta pérdida de tiempo aumenta los riesgos y complica la gestión de incidentes. Para el CIO, no poder actuar de forma rápida y coordinada sobre los accesos y los datos del aparcamiento de empresa limita la capacidad de proteger esta información en el día a día.

Entonces, ¿cómo responde Sharvy de forma concreta a estos retos? 5 puntos clave.

1. Sharvy ofrece una gestión centralizada de los accesos al aparcamiento de empresa.

¿Por qué multiplicar las herramientas para gestionar los accesos al aparcamiento de empresa? Con Sharvy, todo se reúne en una única aplicación. Los derechos de acceso ya no son permanentes ni implícitos: solo las personas con una reserva activa pueden entrar. Sin reserva, no hay acceso. Esta lógica sencilla pone fin a las tarjetas olvidadas, a los derechos nunca revocados y a los usos no controlados.

Además, no es necesario cambiar sus infraestructuras. Sharvy se integra con sus soluciones existentes: lectores de tarjetas RFID, controladores de acceso y barreras automáticas. La aplicación actúa como una capa inteligente que orquesta todos los accesos sin sustituir sus equipos.

Cabe destacar que los accesos pueden activarse mediante tarjeta RFID, cámaras de reconocimiento de matrículas o directamente desde la aplicación Sharvy, a través de un módulo IoT. Cada entrada se asocia automáticamente a una identidad y a una reserva, garantizando una trazabilidad completa y fiable.

Como resultado, el CIO dispone de una visión clara y centralizada de todos los accesos y de la gestión global del aparcamiento de empresa: quién entra, cuándo, cómo y durante cuánto tiempo. Esta transparencia simplifica la gestión, facilita la detección de anomalías y hace que las auditorías sean rápidas y eficaces.

2. Reglas claras y automatizadas para limitar errores.

Sharvy permite definir reglas simples y justas: quién puede aparcar, en qué aparcamiento de empresa, en qué tipo de plaza, en qué horarios y durante cuánto tiempo, etc. La aplicación tiene en cuenta el historial de accesos de los últimos 60 días para evitar que una misma persona monopolice sistemáticamente una plaza, garantizando así una distribución equitativa entre todos los empleados.

La solución también gestiona las prioridades específicas de su empresa: las plazas reservadas para personas con movilidad reducida, mujeres embarazadas o empleados con necesidades particulares se tienen en cuenta automáticamente.

En la práctica, los diferentes perfiles disfrutan de un acceso adaptado a su situación. Un proveedor recibe un acceso temporal, que se desactiva automáticamente al finalizar su misión, mientras que un empleado con prioridad obtiene una plaza incluso en periodos de alta demanda.

Esta automatización garantiza una gestión coherente, justa y fluida, incluso cuando las plantillas y las solicitudes evolucionan rápidamente, al tiempo que limita los errores humanos y las frustraciones relacionadas con la asignación de plazas del aparcamiento de empresa.

3. Un mayor control de los datos y de su seguridad.

Todos los datos relacionados con el aparcamiento de empresa se agrupan en un entorno seguro. El CIO dispone de una visión clara de la información recopilada, su uso y su periodo de conservación. Se acabaron los archivos Excel compartidos o las bases de datos aisladas en manos de proveedores. Con Sharvy, los datos del aparcamiento de empresa se gobiernan según estándares IT: accesos controlados, trazabilidad de acciones y datos estructurados.

4. Visibilidad total para gestionar y auditar.

Sharvy proporciona a los CIO paneles de control e indicadores concretos para seguir el uso del aparcamiento de empresa y de los accesos. ¿Quién utiliza el aparcamiento de empresa? ¿Qué accesos se usan poco o nada? ¿Qué derechos están a punto de expirar? Etc.

Paralelamente, la aplicación ofrece monitorización en tiempo real, permitiendo a los equipos IT supervisar el estado del servicio, anticipar incidentes y garantizar una experiencia fluida y fiable para todos los usuarios.

5. Una solución adoptada por los equipos de negocio, pilotada por el CIO.

Es evidente que Sharvy no es solo una herramienta técnica. La plataforma está diseñada para ser utilizada fácilmente por los equipos de RR. HH., los servicios generales y el facility management, manteniéndose al mismo tiempo bajo el control y la seguridad del CIO. El resultado: menos solicitudes manuales, menos errores y una gestión de los datos del aparcamiento de empresa que es fluida para los usuarios y totalmente controlada para IT.

En conclusión

El aparcamiento de empresa ya no es solo un lugar para aparcar: es un punto estratégico para la seguridad, la gestión de datos y la experiencia del empleado. Entre accesos dispersos, tarjetas olvidadas y necesidades específicas, los CIO se enfrentan a retos concretos y complejos.

Sharvy transforma esta complejidad en simplicidad. La solución centraliza todos los accesos, automatiza su gestión y garantiza una trazabilidad completa. También asegura la equidad en el acceso al tener en cuenta el historial de reservas y las necesidades prioritarias, como las de las personas con movilidad reducida o las mujeres embarazadas.

Resultado: un aparcamiento de empresa fluido para los empleados, una seguridad reforzada y un control total para el CIO.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte la siguiente FAQ!

¿Quieres aprender más? ¡Consulta nuestros últimos artículos!