Oficina flexible y sus desventajas : ¡lo que debe saber!

¿Qué pasaría si, mañana, llegara a la oficina sin saber dónde se va a sentar?
Sin lugar asignado, sin escritorio personal, sólo un espacio para elegir cada mañana en función de sus necesidades y disponibilidad.

Este es el principio en el que se basa la oficina flexible : un método organizativo que está conquistando a cada vez más empresas en esta era del trabajo híbrido y la caza de metros cuadrados sin utilizar.

Sobre el papel, la idea es atractiva: más flexibilidad, menos costes, espacios de trabajo modernizados. Pero en la realidad, la oficina flexible agita las cosas… y a veces puede desorganizar más de lo que simplifica.

Por eso, antes de dar el paso, lo mejor es comprender lo que implica este modelo y, sobre todo, ser consciente de sus posibles inconvenientes. En este artículo, echamos un vistazo al funcionamiento de la oficina flexible y, a continuación, exploramos los límites que no deben subestimarse antes de adoptarla. Enfoque!

Cómo funciona la oficina flexible y qué promete.

La oficina flexible se basa en un principio sencillo: ya no hay un escritorio asignado a cada empleado. Cada día, usted elige su lugar en función de sus necesidades, de su equipo y del tipo de tarea a realizar.

Para organizarse, algunas empresas están introduciendo herramientas de reserva en línea (como Sharvy), taquillas personales y espacios modulares para adaptarse a diferentes usos.

Esta organización promete una serie de ventajas :

- Optimización del espacio : se acabaron las oficinas vacías cuando los empleados teletrabajan o viajan. Los locales se aprovechan mejor, lo que puede reducir los costes inmobiliarios.

- Flexibilidad y agilidad : tiene libertad para moverse como necesite, para trabajar en equipo o en silencio, en espacios especialmente adaptados.

- Modernidad : la oficina flexible encarna una nueva forma de trabajar, más dinámica y menos rígida, que resulta especialmente atractiva para las generaciones más jóvenes.

- Estimular la colaboración : al cambiar regularmente de barrio, aumenta el número de intercambios informales, fomentando la creatividad y la cooperación.

Así pues, aunque la oficina flexible promete un entorno más flexible y colaborativo. Pero esta libertad también conlleva retos que hay que anticipar para garantizar que esta promesa no se convierta en una fuente de frustración.

Las desventajas de la oficina flexible : ¡qué esperar!

1. Una pérdida de orientación y un sentimiento de aislamiento.

El paso a una oficina flexible está cambiando profundamente los hábitos de sus empleados. Dejar de tener una oficina dedicada significa que tienen que adaptarse diariamente a un entorno cambiante.

Esta falta de un lugar fijo puede provocar a veces una sensación de pérdida de orientación, sobre todo al principio. Sus equipos pueden sentirse un poco intranquilos, al perder sus puntos de anclaje habituales, como su escritorio personalizado y sus objetos personales al alcance de la mano.

Es más, en las grandes empresas, esta movilidad constante puede provocar una ligera sensación de aislamiento. Los intercambios informales en la oficina, esos pequeños momentos que refuerzan los lazos sociales, pueden verse reducidos si la organización no está diseñada para fomentarlos.

Dicho esto, este reto es en gran medida superable. La oficina flexible, con el apoyo adecuado, también ofrece la oportunidad de crear formas nuevas y más dinámicas de colaborar e intercambiar ideas.

✔️ Nuestros consejos para hacer frente a este problema.

Para facilitar la adaptación de su personal a la oficina flexible, es una buena idea organizar el espacio en zonas funcionales (zonas de reserva), por ejemplo una dedicada a los equipos de RR.HH., otra para ventas, una para desarrollo, etc.

Esto permite que todos vuelvan a un entorno familiar y conserven su orientación, al tiempo que se benefician de la flexibilidad del sistema.

Además, proporcionar taquillas personales y zonas de almacenamiento seguras permite a sus empleados guardar algunos objetos importantes, creando un punto de anclaje tranquilizador a pesar de la ausencia de una oficina fija.

También es esencial fomentar regularmente los momentos de unión, como las reuniones de equipo, los talleres de colaboración y los momentos informales (pausas para el café, almuerzos), que refuerzan los vínculos y estimulan la colaboración.

Para facilitar esta transición, puede establecer un sistema de referentes ( « buddies ») que apoyen a los empleados en su adaptación, ayudándoles a familiarizarse con la nueva forma de trabajar más rápidamente y con mayor tranquilidad.

2. Problemas logísticos y organizativos.

Uno de los principales retos de la oficina flexible surge cuando no existe un sistema para reservar los puestos de trabajo. Sin una organización clara, sus empleados corren el riesgo de tener que buscar un escritorio libre cada día, lo que inevitablemente conlleva una pérdida de tiempo y, a veces, tensión.

La proporción de oficinas flexibles (es decir, la relación entre el número de puestos de trabajo disponibles y el número de empleados) tiene un gran impacto en el alcance de estas dificultades.

- Cuando la proporción de oficinas flexibles es baja (por ejemplo, 8 puestos por cada 10 empleados), suele haber suficientes plazas gracias a las ausencias de todos y al teletrabajo. Pero incluso en este caso, sin reservas, los picos de asistencia y las ausencias imprevistas pueden crear situaciones en las que varias personas se encuentren compitiendo por el mismo puesto.

- Cuando la proporción de oficinas flexibles es alta (por ejemplo, 5 puestos por cada 10 empleados), la presión sobre los espacios disponibles es mucho mayor. Sus equipos necesitan coordinar su asistencia para evitar no encontrar una oficina. Sin un sistema de reservas claro, esto conduce rápidamente a la frustración, la desorganización y la caída de la productividad, ya que sus empleados pierden el tiempo buscando un puesto en lugar de concentrarse en su trabajo.

Además, suele haber dificultades relacionadas con el tamaño y el número insuficiente de taquillas, que complican la gestión de los efectos personales, así como los costes, a veces ocultos, asociados al mobiliario modular y a las herramientas digitales necesarias para gestionar esta organización de forma eficaz.

✔️ Nuestros consejos para hacer frente a este problema.

Para evitar estos escollos, adoptar una herramienta de gestión de reservas como Sharvy puede marcar la diferencia. Sharvy facilita la planificación de la asistencia y la reserva de puestos de trabajo, dando a sus empleados visibilidad en tiempo real del espacio disponible.

- En un contexto de bajas tarifas de las oficinas flexibles, Sharvy simplifica la reserva de escritorios y evita duplicidades y malentendidos, al tiempo que ofrece una flexibilidad apreciable.

- En un entorno de alto nivel, donde el espacio es limitado, Sharvy es esencial para organizar la asignación de oficinas de forma eficaz, limitando los conflictos y optimizando el uso del espacio.

3. Inadecuado para determinados perfiles y profesiones.

La oficina flexible no es necesariamente para todo el mundo, y eso es normal. Algunas personas prefieren un entorno estable y tranquilo para ser más eficaces en el día a día. Para estas personas, los cambios regulares de oficina pueden requerir más tiempo de adaptación.

Del mismo modo, ciertas profesiones, como los equipos de RRHH y jurídicos, trabajan con información sensible que requiere un poco más de confidencialidad. Además, a veces necesitan equipos específicos, que son menos fáciles de compartir y desplazar. En estos casos, la oficina flexible tradicional puede resultar menos práctica.

✔️ Nuestros consejos para hacer frente a este problema.

Para responder a estas limitaciones, es importante ofrecer espacios dedicados a estos perfiles y profesiones. Por ejemplo, puede ofrecer despachos fijos o zonas reservadas para los equipos que necesiten un entorno tranquilo o una mayor confidencialidad.

Por último, es esencialescuchar a sus empleados para comprender sus expectativas y adaptar la oficina flexible en consecuencia, sin imponer un modelo único a todos. Una organización híbrida, que combine oficina flexible y puestos de trabajo fijos, garantiza un equilibrio entre agilidad y comodidad, y maximiza la productividad respetando las necesidades individuales.

Así que la oficina flexible puede funcionar, pero no sin condiciones.

La oficina flexible ofrece muchas ventajas, pero no surge de la nada. Para que esta forma de trabajar sea un éxito, primero tiene que apoyar el cambio. Esto requiere una comunicación transparente para explicar los objetivos y las ventajas, formación para ayudar a sus equipos a dominar las nuevas herramientas y métodos organizativos y, sobre todo, una escucha activa para tener en cuenta sus necesidades y ajustar las prácticas.

Al mismo tiempo, no se limite a la oficina flexible «todo o nada». Piense en fórmulas híbridas que puedan adaptarse mejor a su organización: un sistema semiflexible en el que determinados días sean fijos, «puestos de trabajo que puedan reservarse prioritariamente» para determinados perfiles, y posiblemente zonas dedicadas a determinados equipos.

Esta flexibilidad permite adaptar el modelo a las realidades y preferencias de cada uno, conservando las ventajas de la oficina flexible.

En conclusión

La oficina flexible no es una solución milagrosa, sino una palanca que debe utilizarse con cuidado. Su éxito depende sobre todo de su capacidad para adaptar el espacio de trabajo, las herramientas y la organización a las necesidades específicas de su equipo.

Si mantiene este enfoque pragmático, podrá transformar su entorno laboral en un lugar de trabajo más flexible, colaborativo y eficaz.

Pero sin esta preparación, las buenas intenciones corren el riesgo de toparse con la realidad sobre el terreno. Así que, antes de dar el paso, tómese el tiempo necesario para planificar con antelación. Ésa es la clave para hacer de la oficina flexible un verdadero activo para su empresa.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte estas preguntas frecuentes!

¿La oficina flexible es adecuada para equipos internacionales y con varias sedes?

Sí, siempre que esté bien estructurada. Para los equipos repartidos en varios sitios y países, la oficina flexible permite establecer una forma de trabajo uniforme: las mismas reglas, las mismas herramientas, los mismos reflejos. Esto simplifica los desplazamientos entre sedes, facilita el uso de las oficinas para todos y fomenta una cultura de trabajo más fluida, sin barreras geográficas.

Por otro lado, dado que cada lugar tiene sus propias características específicas (cultura local, tamaño del equipo, tipos de asignación), es esencial conservar un cierto grado de flexibilidad en la aplicación del modelo. Un marco común, pero ajustes locales: este es el combo ganador para aprovechar las ventajas de la oficina flexible a gran escala.

¿Qué tipos de herramientas digitales facilitan la creación de una oficina flexible?

Una serie de herramientas son esenciales para dirigir una oficina flexible eficaz:

Aplicaciones de reserva de puestos de trabajo (como Sharvy): para evitar conflictos, garantizar una distribución fluida de los puestos de trabajo, controlar la ocupación y proporcionar visibilidad.
Soluciones de comunicación interna (como Slack, Teams): para mantener el vínculo entre equipos dispersos.
Sistemas de gestión de taquillas y equipos compartidos: para asegurar las pertenencias personales y facilitar la circulación de los recursos. El objetivo es sencillo: ofrecer a cada empleado una experiencia sin fisuras, incluso sin un puesto de trabajo dedicado.