Sharvy vs Excel: ¿por qué automatizar la gestión de aparcamiento?

El aparcamiento de la empresa no es solo una cuestión de plazas disponibles: también refleja la organización y la eficacia de sus equipos. Entre los empleados, los visitantes ocasionales y las limitaciones de espacio, gestionar estos flujos puede convertirse rápidamente en una tarea complicada.

Muchos siguen conformándose con Excel. Una herramienta práctica al principio, pero con el tiempo las tablas se vuelven pesadas, las actualizaciones consumen mucho tiempo y la visión general es limitada.

Optimizar esta gestión no solo consiste en evitar errores, sino también en ahorrar tiempo y agilizar el día a día. En este artículo, veremos las limitaciones de Excel y las ventajas de una gestión más automatizada, para que el aparcamiento de su empresa sea más sencillo y esté mejor organizado.

Las limitaciones de Excel para gestionar un aparcamiento de empresa.

1. Introducción manual y errores frecuentes.

Recordemos que Excel se basa en la introducción manual constante de datos. Cada reserva de plaza, cada modificación del horario y del tipo de usuario debe introducirse a mano.

Cuanto mayor es el número de empleados y visitantes, mayor es el riesgo de error. Un simple error tipográfico o un olvido puede crear una reserva doble, dejar una plaza sin utilizar o generar conflictos entre sus empleados.

Además, corregir estos errores lleva tiempo. Hay que revisar las líneas, verificar las fórmulas y, a veces, recalcular los totales o verificar la coherencia de los datos. Esta tarea repetitiva es una fuente de estrés y consume horas preciosas cada semana.

2. Seguimiento complicado de los empleados y visitantes.

Excel no está diseñado para gestionar fácilmente la diversidad de usuarios y tipos de plazas. En un aparcamiento de empresa, hay que distinguir entre los empleados a tiempo completo, los que teletrabajan, los visitantes ocasionales y las plazas reservadas para la dirección y las personas con movilidad reducida (PMR).

Para organizar todo esto en Excel, es necesario crear múltiples columnas, filtros y, a veces, varias hojas distintas. Rápidamente, el archivo se vuelve complejo y difícil de navegar. Cuando un empleado cambia de plaza, llega un visitante inesperado o una plaza para discapacitados debe permanecer libre, es difícil asegurarse de que todo quede correctamente registrado.

Esta complejidad hace que sea casi imposible tener una visión general. ¿Cuántas plazas hay realmente disponibles? ¿Se asignan y liberan correctamente las plazas reservadas para personas con discapacidad en el momento adecuado? Con Excel, responder a estas preguntas en tiempo real resulta laborioso y aumenta el riesgo de conflictos y errores.

3. Informes y seguimiento ineficaces.

El seguimiento de la ocupación del aparcamiento de la empresa y la elaboración de informes para la dirección son puntos críticos.

Excel puede generar algunos gráficos o tablas, pero obtener datos fiables a menudo requiere largas manipulaciones. Es necesario recopilar la información, verificar los duplicados, recalcular los totales y asegurarse de que los datos estén actualizados.

Este enfoque es lento y fuente de errores. Los responsables no disponen de una visión clara e inmediata del uso del aparcamiento, lo que complica la planificación y la toma de decisiones. Por lo tanto, es difícil saber qué plazas son las más solicitadas, qué periodos están infrautilizados y cómo optimizar el espacio de manera eficaz.

Las ventajas de una solución automatizada como Sharvy.

1. Una visión en tiempo real: saber quién ocupa cada plaza.

Excel funciona como una foto congelada: en el momento en que la actualiza, ya está desactualizada. Cada cambio debe introducirse manualmente y, si olvida una entrada, la visión global se ve distorsionada. Resultado: es imposible saber en tiempo real qué plazas están ocupadas y cuáles están libres.

Con una solución automatizada como Sharvy, las actualizaciones son instantáneas. Cuando un empleado reserva, cancela o libera una plaza, la información se actualiza inmediatamente en la aplicación. De este modo, obtiene una visión clara y actualizada del aparcamiento de la empresa, sin tener que abrir un archivo, activar filtros o cotejar datos.

Mientras que Excel le obliga a « adivinar », una solución automatizada le permite controlar.

2. Una distribución más equitativa y una experiencia de usuario mejorada.

Excel no realiza ninguna gestión inteligente. No tiene capacidad para interpretar reglas, jerarquizar necesidades, equilibrar demandas o gestionar casos particulares.

Por lo tanto, no tiene en cuenta:

- Las prioridades (PMR, dirección, coche compartido, etc.).
- Los días de teletrabajo.
- Las llegadas puntuales.
- Los volúmenes de demanda.

El resultado es una asignación que a menudo depende de quién rellena el archivo, y no de una lógica compartida. A menudo, arbitraria, frustrante y opaca. Algunas personas tienen sistemáticamente una plaza, otras nunca. Esto crea una sensación de injusticia, incluso de favoritismo.

Con Sharvy, usted define reglas de asignación claras. Por ejemplo, alternancia, prioridad según la antigüedad, cuotas por servicio, gestión automática de las PMR. Esto garantiza una distribución equitativa y aceptada por todos.

Además, la transparencia mejora inmediatamente la experiencia de los usuarios: saben por qué, cómo y cuándo obtienen una plaza. El aparcamiento de la empresa deja de ser una fuente de tensiones internas para convertirse en un servicio fluido y bien gestionado.

3. Ahorro de tiempo operativo.

Excel les obliga a hacerlo todo a mano: introducir datos, corregir, verificar, enviar correos electrónicos, recordar las normas, reformatear columnas, eliminar duplicados, etc. Cada modificación supone un pequeño trabajo administrativo. Multiplíquenlo por varias decenas o cientos de usuarios y comprenderán por qué Excel se convierte en una tarea agotadora y que requiere mucho tiempo.

Gracias a una solución como Sharvy, estas tareas desaparecen:

- Los empleados hacen sus propias reservas.
- Las reglas de asignación se aplican automáticamente.
- Las cancelaciones y modificaciones no requieren ninguna intervención manual.
- Las alertas son automáticas.
- Se registran los historiales.

No es una bonificación agradable. Es una verdadera ganancia operativa. Los equipos de RR. HH. o Servicios Generales liberan varias horas a la semana, es decir, tiempo que se reinvierte en tareas de mayor valor añadido.

4. Optimización de los espacios disponibles.

Excel es una herramienta estática. Almacena datos, pero no los analiza. Es cierto que puede crear algunas tablas cruzadas y gráficos, pero esto requiere tiempo, un formato riguroso y, sobre todo, una actualización permanente.

Por lo tanto, nunca se tiene una visión fiable de la ocupación real del aparcamiento de la empresa. Es imposible identificar fácilmente qué días están saturados, cuáles están vacíos, qué plazas suelen estar libres y dónde se esconden los márgenes de optimización.

Con una solución digital como Sharvy, esta información es visible de inmediato.

El algoritmo de la aplicación registra automáticamente los hábitos de uso y proporciona indicadores precisos: tasa de ocupación, períodos infrautilizados, picos de demanda, tasa de mutualización, etc.

Esta visibilidad le permite tomar decisiones objetivas y eficaces, por ejemplo, revisar las normas de asignación, compartir más plazas o evitar inversiones en ampliaciones innecesarias. Mientras que Excel le deja « adivinar », Sharvy le proporciona elementos concretos para decidir .

5. Un marco ideal para la oficina flexible y el teletrabajo.

La oficina flexible y el teletrabajo están cambiando la forma en que los empleados utilizan el aparcamiento: ya no acuden todos a la oficina los mismos días y sus necesidades de plazas varían constantemente.

Excel no está diseñado para gestionar esta dinámica. Para tener en cuenta las vacaciones, el teletrabajo, los desplazamientos y las bajas por enfermedad, alguien tendría que actualizar la tabla cada día, línea por línea. Esto es inmanejable a largo plazo y, a menudo, da lugar a duplicaciones, olvidos y, por lo tanto, a tensiones en el aparcamiento.

Una solución como Sharvy puede integrarse en el SIRH de su empresa a través de una API y así recuperar automáticamente los datos de ausencias, teletrabajo y presencia.

Por lo tanto, si un empleado está de baja o teletrabajando, su plaza queda automáticamente libre y se reasigna a alguien que realmente la necesita. De este modo, la aplicación se sincroniza con la realidad sobre el terreno y no es una simple lista que hay que mantener.

En conclusión

Gestionar un aparcamiento de empresa no es solo una cuestión de plazas disponibles: es un reflejo de la organización y el funcionamiento de la empresa. Un aparcamiento bien pensado facilita la vida de los empleados, reduce las tensiones y contribuye a que el día a día sea más fluido.

Pasar de una hoja de cálculo a una solución automatizada no se limita a sustituir Excel: supone replantearse la forma en que se organizan los flujos, cómo se utiliza el espacio y cómo se toman las decisiones. Esto permite anticipar mejor las necesidades, reaccionar rápidamente ante imprevistos y crear un entorno más armonioso para todos.

¿Tiene alguna pregunta? Consulte las siguientes preguntas frecuentes.

¿La automatización (mediante una solución como Sharvy) requiere mucho tiempo de instalación?

Contrariamente a lo que se podría pensar, la implementación de una solución automatizada no requiere semanas de configuración ni una reorganización completa de la estructura interna.

La instalación se lleva a cabo en varias etapas: importación de los datos existentes (por ejemplo, desde Excel), configuración de los tipos de plazas (PMR, visitantes, dirección, etc.), definición de las normas y prioridades, y finalmente acceso de los usuarios.

En la mayoría de los casos, esta fase se realiza rápidamente, ya que la solución ha sido diseñada para adaptarse a los procesos de la empresa y no al revés. Una vez configurada la herramienta, la gestión diaria se vuelve mucho más fluida: ya no son necesarias las actualizaciones manuales, los ajustes línea por línea ni las correcciones tardías.

En otras palabras, la inversión inicial es limitada y la ganancia es inmediata. En pocos días, el aparcamiento está organizado, los usuarios saben cómo reservar y los equipos ganan tiempo. Por lo tanto, la automatización no es un proyecto largo y complejo, sino una transición gradual, pensada para simplificar la vida de todos.

¿Las soluciones automatizadas están reservadas exclusivamente para aparcamientos muy grandes?

No, y es incluso una idea muy extendida.

Una solución automatizada no está reservada a los aparcamientos enormes o a las empresas que disponen de cientos de plazas. Resulta útil cuando hay más solicitudes que plazas disponibles, o cuando hay que gestionar variaciones regulares (ausencias, teletrabajo, visitantes, rotaciones, coche compartido, etc.).

Además, Excel alcanza rápidamente sus límites, incluso para un aparcamiento pequeño. En cuanto hay que distinguir varios tipos de plazas, tener en cuenta las ausencias o gestionar los imprevistos, el archivo se vuelve pesado, complicado de seguir y fuente de errores.

Por lo tanto, no es tanto una cuestión de tamaño como de complejidad. Y esta complejidad aparece en el momento en que las plazas deben compartirse, optimizarse o asignarse de forma equitativa.