La Caja de Subsidios Familiares del Loira (Francia) consigue satisfacer el 98 % de las necesidades de aparcamiento de sus 300 empleados con 60 plazas, gracias a Sharvy.

Contexto de CAF del Loira

La Caja de Subsidios Familiares del Loira (CAF en Francés) es un organismo de derecho público encargado de gestionar y abonar las prestaciones relacionadas con los subsidios familiares. Forma parte de la red nacional coordinada por la Caja Nacional de Subsidios Familiares (CNAF). La CAF ofrece a las familias del departamento ayudas en forma de complementos salariales, ayudas para equipamiento, así como servicios de seguimiento y asesoramiento.

La sede de la CAF de Loira, situada en el centro de Saint Etienne, cuenta con unos 300 empleados y un aparcamiento de 60 plazas. Por ello, históricamente, la dirección de Recursos Humanos tenía que gestionar manualmente una lista de asignación de plazas. Para ello, se basaba en criterios geográficos, limitaciones familiares o incluso de salud y discapacidad. Cuantos más criterios se cumplían, más posibilidades había de obtener una plaza. Así, una vez al año, las 60 plazas del aparcamiento se asignaban a los empleados en función de su número de puntos. En caso de ausencia, era muy frecuente que el titular avisara a uno de sus compañeros para que pudiera utilizar su plaza. Sin embargo, este sistema informal planteaba tres problemas importantes:

• Una preocupación por la equidad hacia los recién llegados que aún no conocían a sus compañeros y, por lo tanto, no podían beneficiarse de este reparto de plazas.
• Un puñado de empleados tenía acceso al aparcamiento, mientras que los demás tenían que buscar durante largos minutos una plaza en las calles de los alrededores, donde la oferta de aparcamiento es muy escasa.
• Por último, las plazas nominativas permanecían desocupadas a diario debido a la ausencia de sus titulares.

Las frustraciones y quejas relacionadas con el aparcamiento eran frecuentes, especialmente desde la implantación del teletrabajo dos días a la semana, lo que acentuó estos problemas. Por ello, los departamentos de Recursos Humanos y Informática se hicieron cargo del asunto con el fin de transformar el aparcamiento de la CAF de la Loire y convertirlo en un bien común.

Implementación de Sharvy

Una vez identificada la problemática por parte de Recursos Humanos, el departamento de Informática buscó una solución que permitiera compartir de forma eficaz las plazas de aparcamiento de la CAF de Loira. Tras varias pruebas y una presentación, Sharvy, la aplicación de gestión de aparcamientos para empresas, resultó ser la que mejor respondía a esta necesidad.

En primer lugar, los empleados de la CAF de Loira rellenaron un formulario en el que se les asignaba un número determinado de puntos en función de criterios geográficos, obligaciones familiares, etc. A continuación, la dirección de Recursos Humanos elaboró dos listas: una principal y otra secundaria. A los empleados que figuraban en la lista principal se les asignó una plaza que deben dejar libre los días en que no están en el lugar de trabajo. Por su parte, los que figuraban en la lista secundaria pueden solicitar plazas los días que lo deseen para ocupar la de un compañero ausente. Estas listas se revisan anualmente para tener en cuenta los cambios en la situación de algunos empleados.

Para garantizar una mayor equidad entre los empleados, la CAF de Loira ha seleccionado el algoritmo de asignación equitativa de Sharvy. Este permite asignar una plaza disponible al solicitante que menos haya recibido en los últimos dos meses, en lugar de dar prioridad a los que realizan sus reservas más rápidamente. De este modo, todos los solicitantes tienen las mismas posibilidades de obtener una plaza. Y para optimizar el reparto de plazas, Sharvy está conectado al SIRH de la CAF de Loira. De esta manera, la reserva se bloquea y las plazas obtenidas se liberan en caso de ausencia declarada en este software.

Además, para optimizar el acceso al aparcamiento, se ha instalado un módulo IoT en el sistema automático de apertura de la barrera y se ha conectado a la aplicación. De este modo, si un empleado tiene una reserva activa para ese día, tendrá un botón «Abrir» en su aplicación Sharvy y podrá entrar en el aparcamiento. Por el contrario, si no tiene reserva, no podrá acceder. Este sistema permite evitar errores o abusos, ya que limita el acceso al aparcamiento únicamente a las personas que han obtenido una plaza.

Una vez realizada la configuración, los departamentos de Recursos Humanos y Comunicación informaron a los agentes de la CAF de Loira de los cambios que se avecinaban, facilitándoles una guía de usuario de la aplicación proporcionada por Sharvy. De este modo, los agentes adoptaron rápidamente la herramienta, ya desde su lanzamiento en septiembre de 2022.

Funciones favoritas de la CAF de Loira

Beneficios observados

La principal ventaja de Sharvy para la CAF de Loira ha sido la posibilidad de que todos los empleados que lo deseen puedan acceder al aparcamiento. De hecho, ahora es un bien común, compartido por todos. Ya no es un privilegio reservado a unas sesenta personas. Y todo ello sin dejar de garantizar una plaza a todos los empleados cuando la necesitan. De hecho, hoy en día se satisfacen el 98 % de las solicitudes de plazas, y las situaciones de saturación son muy poco frecuentes. De este modo, Sharvy favorece el bienestar en el trabajo de los empleados de la CAF del Loira. Ya no tienen que preocuparse cada mañana por encontrar una plaza de aparcamiento.

El acceso al aparcamiento también se ha simplificado enormemente gracias a la instalación del módulo IoT. Antes, los agentes tenían que bajarse del vehículo para pasar la tarjeta por el lector de la puerta. Ahora ya no es necesario salir del coche, ¡todo se hace desde el smartphone! Algunos titulares tenían mandos a distancia, que en su mayoría se han eliminado, lo que ha permitido ahorrar dinero y facilitar la gestión al equipo de Entorno Laboral.

La solución Sharvy, que ofrece una satisfacción total en la gestión de las plazas de aparcamiento, se implantará próximamente para controlar las estaciones de recarga de vehículos eléctricos. En otras palabras, desde la aplicación, los usuarios podrán iniciar y detener la recarga de su vehículo. También podrán recibir una notificación cuando haya finalizado y realizar un seguimiento de su consumo. Por su parte, los administradores tendrán una visión general de las diferentes recargas realizadas y del estado en tiempo real de sus terminales.

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