El Consejo Departamental de Yvelines (Francia) facilita la movilidad de sus equipos y optimiza la gestión de sus 370 plazas repartidas en 2 sedes diferentes gracias a Sharvy.

Cas Client - Conseil Départemental des Yvelines

1100

Agentes en 2 sitios distintos

370

Plazas de aparcamiento por optimizar

x2

Vehículos con acceso a los aparcamientos

30%

Más espacios

Contexto del Consejo Departamental de Yvelines

La oficina central del departamento, situada en el centro de la ciudad de Versalles (Francia), dispone de un aparcamiento de 100 plazas para 450 empleados. El Consejo Departamental también dispone de un segundo centro en Guyancourt, con un aparcamiento de 270 plazas para 660 empleados.

Hasta ahora, estos espacios se asignaban por nombre. Como el aparcamiento estaba lleno, los miembros del personal se inscribieron en una lista de espera para obtener una plaza asignada y tener acceso al aparcamiento. Sin embargo, debido a los viajes de negocios, el teletrabajo y las vacaciones, no era raro que los espacios permanecieran desocupados durante el día.

Florence Duhamel - Conseil Départemental des Yvelines / Yvelines Departmental Council

“Teníamos plazas libres, pero no podíamos asignarlas temporalmente a otros agentes, lo que generaba frustración e insatisfacción entre aquellos a los que se había denegado el acceso al aparcamiento.”

Florence DUHAMEL
Gestora de flota al inicio del proyecto, Departamento de Yvelines

Implementación de Sharvy

En el verano de 2019 se convocó una licitación para identificar la solución más adecuada para gestionar el aparcamiento del sitio de Versalles de forma sencilla y rápida. Sharvy respondió y fue seleccionada. El proyecto, dirigido por el Departamento de Flota de la Dirección General de Recursos, se inició en septiembre.

Con la ayuda del servicio de atención al cliente de Sharvy, los equipos del Consejo Departamental de Yvelines configuraron el aparcamiento en función de sus necesidades específicas : mapa del aparcamiento, reglas de prioridad, elección de los titulares, integración de los usuarios, etc. La aplicación Sharvy se desplegó en el recinto de Versalles en tan sólo unas semanas. Unos meses más tarde, tras el éxito de la solución en este primer aparcamiento, le llegó el turno al de Guyancourt.

Funciones favoritas

control-de-acceso

Las 5 funcionalidades más utilizadas a diario por el Consejo Departamental de Yvelines son :

  • La reserva y liberación de plazas por el personal, lo que permite a todos compartir las plazas (el flex parking).
  • El control de acceso al aparcamiento, mediante un botón en la aplicación para abrir la barrera sólo si el usuario tiene una reserva.
  • Un mapa dinámico del aparcamiento, para que los agentes puedan encontrar fácilmente la plaza que les ha sido asignada.
  • La gestión del acceso de los visitantes, para modernizar la imagen del ayuntamiento.
  • La reserva por el administrador de un conjunto determinado de plazas para que no se asignen en caso de obras, por ejemplo.

Beneficios observados

La aplicación, que fue adoptada muy rápidamente por los 1.100 empleados de estos sitios, ha permitido generalizar una práctica informal: algunos ya tenían la costumbre de prestar a un compañero no titular su espacio en caso de ausencia. El uso compartido de espacios y la colaboración de todo el personal ha permitido estimar el potencial de plazas adicionales disponibles en al menos un 30%.

En la actualidad, la sede del Departamento Yvelines ha duplicado el número de vehículos con acceso a sus dos aparcamientos. Esta nueva gestión de los espacios basada en el uso compartido ha mejorado el bienestar y la calidad de vida (CVCT) del personal que no tenía derecho de acceso y que ahora disfruta de una nueva ventaja.

La aplicación también se está utilizando para otros dos fines :

  • Facilitar y modernizar el acceso de los visitantes a estas dos sedes principales,
  • Limitar las molestias cuando se realizan obras en el aparcamiento reasignando dinámicamente las plazas afectadas.
Florence Duhamel - Conseil Départemental des Yvelines / Yvelines Departmental Council

“La solución es muy flexible, funcional y fácil de usar. Los agentes que utilizan el sistema de reservas están capacitados. Han comprendido las ventajas y respetan la norma de reserva sistemática, liberando así plazas para sus colegas en caso de ausencia. Gracias a la colaboración de todos, el número de plazas disponibles ha aumentado. Hemos estimado la disponibilidad potencial adicional de plazas en al menos un 30%.”

Florence DUHAMEL
Gestora de flota al inicio del proyecto, Departamento de Yvelines

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