Cegedim consigue duplicar el número de empleados con acceso a los aparcamientos de sus edificios gracias al uso compartido de plazas a través de Sharvy.

Contexto de Cegedim

Fundado en 1969, Cegedim es un grupo innovador de tecnologías y servicios especializado en la gestión de flujos digitales del ecosistema sanitario y B2B, así como en el diseño de software profesional destinado principalmente a profesionales de la salud y los seguros. La empresa cuenta actualmente con cerca de 6700 empleados en más de 10 países.

Antes de la pandemia de COVID-19, en la sede francesa con sede en Boulogne-Billancourt (a las afueras de París, Francía), el aparcamiento se gestionaba de forma tradicional: plazas asignadas a algunos empleados, reparto informal de plazas entre compañeros en caso de vacaciones, etc. Sin embargo, a partir de 2021, con la aparición del teletrabajo en la empresa, esta gestión se volvió ineficaz. De hecho, el aparcamiento no estaba completo debido a las ausencias de los titulares de las plazas. Sin embargo, a muchos empleados se les negaba el acceso y tenían que aparcar fuera. Esta situación generaba mucha frustración entre algunos y gastos para la empresa, que reembolsaba el aparcamiento en aparcamientos exteriores para paliar esta falta de espacio.

Por ello, a finales de 2020, se buscaron soluciones existentes en el mercado que permitieran compartir eficazmente las plazas de aparcamiento entre los empleados y, así, facilitar su llegada al lugar de trabajo y mejorar su calidad de vida en el trabajo. Así fue como se identificó la solución de gestión de aparcamientos para empresas Sharvy.

Implementación de Sharvy

Tras varias reuniones y conversaciones sobre la configuración entre el equipo de Servicios Generales de Cegedim, el equipo que gestiona los accesos al edificio, el servicio técnico de Cegedim y el servicio de atención al cliente de Sharvy, la solución se implementó en pocas semanas durante el primer trimestre de 2021.

Al inicio de la implementación, las personas que anteriormente tenían una plaza de aparcamiento conservaron esta ventaja y debían liberarla los días en que no la necesitaban. Por su parte, los demás empleados podían solicitar una plaza en caso de ausencia de uno de sus compañeros. Ahora, la política está evolucionando poco a poco para fomentar aún más el uso compartido de las plazas y que los titulares las dejen libres. Así, parte de los titulares deben confirmar ahora los días en que acuden al centro para que sus plazas no se consideren libres y, por lo tanto, se asignen a otros compañeros.

Con el fin de favorecer la rápida adopción por parte de los empleados y la comprensión de esta nueva herramienta en su día a día, el departamento de comunicación de Cegedim llevó a cabo campañas informativas en el momento de su implantación.

Por último, para facilitar y proteger el acceso al aparcamiento de las instalaciones de Boulogne-Billancourt, se instaló una cámara con reconocimiento de matrículas conectada a la aplicación Sharvy. Esta permite abrir automáticamente la barrera solo a los vehículos con una reserva válida para ese día. Si se presenta un vehículo no autorizado o sin reserva, la barrera permanecerá cerrada.

Funciones favoritas de Cegedim

Beneficios observados

La transformación de la política de aparcamiento de Cegedim ha permitido mejorar la comodidad de los empleados del grupo y facilitar su llegada al lugar de trabajo. Ahora saben de antemano si podrán aparcar en el aparcamiento y, sobre todo, en qué plaza. Se acabaron las situaciones en las que un empleado tenía que recorrer todos los aparcamientos del barrio en busca de una plaza libre. Ahora, incluso antes de acceder al aparcamiento, sabe dónde aparcar, lo que le ahorra unos valiosos minutos y limita las frustraciones matutinas.

El uso compartido de las plazas de aparcamiento permite a Cegedim satisfacer las necesidades de aparcamiento de un mayor número de empleados. Hoy en día, el doble de personas que antes pueden acceder al aparcamiento durante el año. Y todo ello sin necesidad de alquilar plazas en el exterior, lo que supone un ahorro económico considerable para el grupo. Sobre todo si tenemos en cuenta que el alquiler de una plaza de aparcamiento en Boulogne-Billancourt cuesta una media de 1500 € al año.

Sharvy también ha permitido reforzar la seguridad del aparcamiento de Cegedim en Boulogne-Billancourt. Gracias a la instalación de cámaras con reconocimiento de matrículas, solo los empleados con reserva para ese día pueden acceder al aparcamiento. Esta integración en el control de acceso permite evitar cualquier abuso o intrusión por parte de vehículos no autorizados. Al mismo tiempo, ha permitido tranquilizar al equipo directivo y a los Servicios Generales sobre la puesta en marcha del aparcamiento flexible.

Además, la elección de Sharvy ha permitido ahorrar tiempo al equipo que gestiona el aparcamiento. Gestionar 300 plazas de aparcamiento a través de un archivo Excel puede convertirse rápidamente en una tarea muy laboriosa. Gracias a Sharvy, toda esta gestión se ha automatizado, lo que ha liberado tiempo al equipo para que pueda centrarse en tareas de mayor valor añadido.

Los problemas de aparcamiento del centro de Boulogne-Billancourt se repitieron en los centros de Cegedim en Lyon y Lille (Francía). Por eso, dos años más tarde, en 2023, se implantó allí la solución Sharvy, ¡con el mismo éxito!

¿Y qué pasará después? La aplicación se ampliará a las plazas para motocicletas del aparcamiento de Boulogne-Billancourt y al aparcamiento del nuevo edificio en construcción. Una gran muestra de confianza y satisfacción, casi cinco años después de la primera implementación.

¿Necesita optimizar el aparcamiento de su empresa? ¿Desea modernizar su gestión y hacerla más justa?

Sigue el ejemplo de Cegedim y opte por Sharvy.