Sandaya mejora la ocupación de su aparcamiento al poner fin a la asignación fija de plazas y facilitar su uso compartido entre los empleados gracias a Sharvy.

Contexto de Sandaya

Sandaya es un grupo de campings de alta gama creado en 2010. En la actualidad cuenta con 69 campings de 4 y 5 estrellas en Francia.

Los empleados se distribuyen entre dos sedes: una en París y otra en Mauguio, a las afueras de Montpellier (sur de Francia). Dependiendo de la temporada, la sede de Mauguio acoge entre 120 y 150 empleados. De hecho, en temporada alta, la empresa refuerza los equipos del centro de atención telefónica para garantizar la calidad del servicio al cliente y la gestión de las reservas.

Los equipos de Montpellier se trasladaron a unas nuevas instalaciones a principios de 2024. En cuanto al aparcamiento, Sandaya disponía de 48 plazas en un aparcamiento compartido con otras empresas de la zona, cuyo acceso se controlaba mediante tarjeta de acceso. A primera vista, el funcionamiento era sencillo: una plaza = una tarjeta.

Por ello, Sandaya había asignado sus 48 plazas de aparcamiento a 48 empleados. Para optimizar su uso en caso de ausencia, se formaron parejas que permitían prestarse las tarjetas de acceso. Sin embargo, este sistema pronto mostró sus limitaciones:

• el préstamo y el intercambio de tarjetas requerían un encuentro físico, lo que resultaba complicado en la práctica;
• algunas plazas quedaban desocupadas cuando el titular estaba de vacaciones o teletrabajando;
• surgían frustraciones entre los empleados que no disponían de tarjeta;
• la gestión se estaba convirtiendo en una tarea que requería mucho tiempo para el equipo de servicios generales.

Paralelamente, la empresa vecina Arkolia, que comparte el mismo aparcamiento, identificó a Sharvy, una solución de gestión de aparcamientos para empresas, con el fin de digitalizar el control de acceso y permitir la reserva de plazas a través de una aplicación móvil accesible para todos los empleados.

Con el deseo de agilizar a su vez la gestión del aparcamiento, Sandaya se puso en contacto con Sharvy a principios de 2025.

Implementación de Sharvy

Tras varios intercambios y reuniones entre los equipos de Servicios Generales, Recursos Humanos y TI de Sandaya y el servicio de atención al cliente de Sharvy, la solución se pudo configurar en pocas semanas.

En mayo de 2025, la aplicación se puso oficialmente a disposición de los empleados.

Para acompañar este cambio y facilitar su adopción, Sandaya organizó dos «cafés de encuentro». El objetivo de estas sesiones de intercambio era: presentar la nueva política de aparcamiento; mostrar el funcionamiento de Sharvy mediante un vídeo explicativo (que ahora forma parte del proceso de incorporación de los nuevos empleados); y responder a las preguntas de los empleados y disipar sus posibles inquietudes.

Este acompañamiento al cambio desempeñó un papel clave en el éxito del proyecto, al favorecer la adopción de la herramienta y tranquilizar a los equipos.

En la práctica, ¿cómo funciona? Todos los empleados pueden descargar la aplicación móvil o conectarse a través de la web. Con unos pocos clics, reservan una plaza para los días en que tienen previsto acudir a la oficina. Luego, unos días antes de la fecha en cuestión, el algoritmo de asignación equitativa de Sharvy distribuye las plazas disponibles teniendo en cuenta el historial de reservas. Por ejemplo, si solo queda una plaza para un día determinado, se asignará al empleado que menos se haya beneficiado de ella en los últimos dos meses. De este modo, este mecanismo garantiza la igualdad de trato entre todos los empleados.

Además, para facilitar el acceso y permitir un uso fluido de las 48 plazas, se ha conectado un módulo IoT al sistema de automatización de la barrera. Se acabaron las tarjetas físicas. A partir de ahora, cuando un empleado tenga una reserva válida para ese día, aparecerá un botón directamente en la aplicación. Solo tendrá que pulsarlo para abrir la barrera del aparcamiento.

Funciones favoritas de Sandaya

Beneficios observados

Gracias al control de acceso digitalizado implantado con Sharvy, Sandaya ha resuelto su principal problema: acabar con el rígido modelo de «una tarjeta = una plaza = una persona». Ahora, la empresa comparte las 48 plazas entre todos los empleados de la sede. Los equipos ya no tienen que organizar intercambios de tarjetas ni coordinar las ausencias: el sistema gestiona automáticamente las asignaciones de forma equitativa.

Así, para la Dirección de Servicios Generales, la ventaja es significativa: ¡menos gestión manual, menos solicitudes internas, menos tensiones que gestionar y una gestión del aparcamiento centralizada y autónoma!

Las opiniones de los empleados son muy positivas. De hecho, la aplicación les facilita la llegada a las instalaciones y les ofrece una mayor visibilidad con antelación.

Antes, solían quedar varias plazas desocupadas debido a la ausencia del titular de la tarjeta de acceso. Mientras tanto, algunos empleados daban vueltas durante largos minutos en busca de una plaza de aparcamiento o se veían obligados a aparcar más lejos, lo que generaba frustración y pérdida de tiempo.

Hoy en día, el aparcamiento registra una tasa de ocupación cercana al 100 % cada día. Se satisfacen casi todas las solicitudes de aparcamiento y todos comparten la sensación de equidad.

¿Necesitas optimizar el aparcamiento de tu empresa? ¿Deseas modernizar su gestión y hacerla más justa?

Sigue el ejemplo de Sandaya y opta por Sharvy.