4 errores que debe evitar al digitalizar el aparcamiento de su empresa

Imaginen un aparcamiento de empresa que funcione con fluidez, donde cada empleado sepa de antemano dónde aparcar, donde no se desperdicien plazas y donde se garantice la equidad entre todos los usuarios…

La digitalización promete esta eficiencia. Sin embargo, (con demasiada frecuencia) se aborda como una simple « modernización técnica », cuando en realidad constituye una verdadera palanca organizativa y humana. 

Muchas empresas se lanzan sin medir las implicaciones concretas: impacto en los usos internos, evolución de los hábitos, interconexión con los sistemas existentes, etc.

El resultado: soluciones mal elegidas, mal adoptadas y, en ocasiones, totalmente improductivas. Descubran en este artículo los cuatro errores principales que frenan el éxito de estos proyectos y que muchas organizaciones siguen cometiendo, a pesar de ustedes.

Un recordatorio: ¿por qué digitalizar un aparcamiento de empresa?

 Durante mucho tiempo, los aparcamientos de empresa funcionaban según un modelo sencillo y casi inmutable: plazas nominativas asignadas por año, horarios fijos, una frecuentación estable y una organización que casi nunca cambiaba.

Esta lógica encajaba perfectamente cuando la presencia en la oficina era constante, los equipos apenas cambiaban y los modos de trabajo eran uniformes.

Pero hoy en día, esta realidad ha cambiado. El teletrabajo, el nomadismo, las llegadas y salidas regulares, así como los horarios variables, transforman de un día para otro el uso del espacio de aparcamiento de la empresa. Así, muchas empresas se encuentran con plazas asignadas a empleados que no están presentes, mientras que otros buscan desesperadamente dónde aparcar.

Además, los sistemas manuales (Excel, correos electrónicos, arbitrajes de última hora) se vuelven rápidamente inmanejables y, a menudo, son fuente de frustración.

Por lo tanto, la digitalización del aparcamiento de la empresa no es un capricho tecnológico: es la forma de hacer que este espacio sea coherente con la organización moderna del trabajo. Permite liberar automáticamente las plazas no utilizadas, garantizar una distribución justa y flexible, gestionar a los visitantes y a  los recién llegados, y evitar el desperdicio. En resumen, la digitalización transforma un modelo rígido e injusto en un sistema ágil y, sobre todo, adaptado al mundo actual.

Error n.º 1: No analizar las necesidades reales antes de digitalizar su aparcamiento.

Uno de los errores más frecuentes al digitalizar un aparcamiento de empresa es lanzarse a este proyecto sin haberse tomado el tiempo necesario para comprender con precisión las necesidades reales. Muchas empresas se dejan seducir por la tecnología y compran soluciones estandarizadas, pensando que

« servirán »para todos los usos. 

Sin embargo, cada aparcamiento tiene sus particularidades: el número de plazas, el tipo de usuarios (empleados fijos y solicitantes, visitantes, clientes), las horas de mayor afluencia e incluso la disposición física del lugar pueden influir en la elección de la solución.

Sin un diagnóstico previo, es fácil acabar con un sistema inadecuado: por ejemplo, una solución que no gestiona todos los tipos de usuarios, que no se integra con sus herramientas existentes, que es demasiado rígida o que no refleja su idea de equidad. En este caso, el resultado puede ser contraproducente: insatisfacción interna, baja adopción y un retorno de la inversión decepcionante.

↪ ¿Cómo evitarlo?

Para evitar este error, es esencial abordar la digitalización como un proyecto estratégico, y no solo como la compra de una herramienta:

• • Realizar un diagnóstico preciso del aparcamiento: tasa de ocupación, picos de afluencia, necesidades específicas de los usuarios, acceso, etc.
  • Implicar a las partes interesadas (servicios generales, RR.HH, TI, empleados) para identificar claramente sus expectativas y limitaciones.
  • Definición de escenarios de uso reales, que permitan evaluar si la solución prevista ofrece la flexibilidad necesaria.
  • La elección de una solución evolutiva, que se adapte a las necesidades actuales, pero también a la evolución de la organización (número de usuarios, nuevos servicios, apertura a visitantes, etc).

En resumen, comprender su aparcamiento antes de digitalizarlo garantiza que la herramienta elegida responderá eficazmente a sus necesidades, en lugar de convertirse en una limitación adicional.

Error n.º 2: No elegir una solución con un algoritmo equitativo.

El objetivo de la digitalización de un aparcamiento no es crear nuevos privilegios, sino organizar el acceso al aparcamiento de la empresa de forma eficaz. Sin embargo, cuando una solución no se basa en un algoritmo equitativo, acaba creando lo que se quería evitar: frustración, sensación de injusticia y, en ocasiones, un rechazo absoluto del sistema.

Sin un mecanismo de distribución transparente, algunos empleados siempre tendrán acceso al aparcamiento, mientras que otros nunca conseguirán una plaza, aunque la necesiten ocasionalmente. Y ahí es donde comienzan las tensiones.

Se provocan comparaciones, incomprensión y comentarios del tipo: « ¿por qué él y yo no? », nunca« consigo plaza, independientemente de lo que pida »,« el sistema no tiene en cuenta nuestra realidad ». 

Son precisamente estas reacciones las que debilitan la adopción del proyecto. La gente no rechaza la digitalización en sí misma, sino más bien la forma en que se percibe: opaca, arbitraria e injustificada.

↪ ¿Cómo evitarlo?

Para garantizar una distribución realmente equitativa de las plazas de aparcamiento, es esencial elegir una solución que permita asignar prioridades en función de las necesidades específicas de los usuarios. Por ejemplo, algunas personas pueden necesitar un trato especial, como las mujeres embarazadas, las personas con movilidad reducida (PMR) y los empleados con restricciones horarias específicas, por ejemplo.

El algoritmo de Sharvy ilustra perfectamente este principio: funciona asignando plazas de forma prioritaria a quienes menos las han utilizado en los últimos 60 días.

Este sistema móvil tiene en cuenta no solo el número de plazas ya asignadas, sino también la condición del usuario (titular o solicitante) y su nivel de prioridad en una escala del 0 al 100. Gracias a este mecanismo, cada empleado se beneficia de una distribución equitativa a largo plazo, al tiempo que se integran de forma natural las necesidades específicas de determinados perfiles.

Comunicar claramente este funcionamiento a los usuarios refuerza la aceptación y la sensación de transparencia, garantizando que la digitalización del aparcamiento de la empresa no genere frustraciones, sino que realmente aporte eficiencia y justicia para todos.

Error n.º 3: Subestimar la integración con los sistemas existentes.

Otro error (frecuente) es considerar la solución de gestión de aparcamientos como una simple herramienta autónoma, sin pensar en su integración con los sistemas ya existentes en su empresa.

Sin embargo, un aparcamiento digital no puede funcionar eficazmente si los datos no circulan entre los diferentes servicios. Sin conexión con el SIRH, por ejemplo, es imposible saber quién está presente en la oficina ese día, lo que da lugar a reservas innecesarias, duplicaciones y, posiblemente, conflictos por las plazas.

Los gestores deben entonces dedicar tiempo a verificar manualmente las ausencias, corregir errores y tramitar reclamaciones, lo que anula todas las ganancias de productividad esperadas.

↪ ¿Cómo evitarlo?

Para evitar estos problemas, es fundamental elegir una solución capaz de integrarse de forma nativa en los sistemas internos de la empresa. Sharvy, por ejemplo, se conecta a través de API a numerosas herramientas, como los SIRH (Lucca, Kelio, etc.) y diversas soluciones de control de acceso al aparcamiento (cámaras, tarjetas de identificación, etc.). Esta integración ofrece varias funcionalidades:

• • Ocultar automáticamente los días de ausencia: si un empleado (titular de una plaza) está de vacaciones o teletrabajando, su plaza no se asigna innecesariamente. Por lo tanto, puede asignarse a otro empleado para ese día.

• • Sincronización con el estado de los empleados: el sistema sabe quién es titular o solicitante y ajusta las prioridades en consecuencia.

• • Coherencia con los datos de RR. HH.: ausencias, cambios de turno, horarios variables, etc. Se tiene en cuenta todo, lo que reduce los errores y simplifica la gestión.

• • Automatización de los flujos de reserva: menos tareas manuales para los servicios generales y más fiabilidad en la asignación de plazas de aparcamiento.

Gracias a este enfoque, la digitalización del aparcamiento se convierte en una verdadera herramienta de optimización, en lugar de una fuente de complicaciones.

Error n.º 4: No anticipar la flexibilidad y la evolución de los usos.

Muchas empresas cometen el error de elegir una solución demasiado rígida, incapaz de adaptarse a los cambios de la empresa. Sin embargo, las organizaciones evolucionan constantemente: nuevas contrataciones, cambios de equipo, ampliación de las instalaciones, horarios flexibles, teletrabajo parcial y mayor presencia de visitantes.

Todos estos factores repercuten directamente en el uso del aparcamiento. Si el sistema digital no tiene en cuenta esta realidad, las consecuencias son inmediatas: algunas plazas quedarán sin utilizar, otras estarán sobrecargadas y algunos empleados se encontrarán sistemáticamente sin acceso. Un aparcamiento digital

↪ ¿Cómo evitarlo?

Para garantizar una gestión eficaz y duradera, la solución elegida debe ser flexible y evolutiva. Debe permitir añadir y eliminar rápidamente usuarios en función de las contrataciones, las bajas y los cambios de equipo, al tiempo que se ajustan fácilmente las prioridades según las necesidades específicas de cada uno.

El sistema también debe integrar las ausencias y el teletrabajo para liberar automáticamente las plazas no utilizadas, evitando así el desperdicio de espacio. Además, debe poder gestionar los flujos puntuales de visitantes y proveedores sin perturbar la asignación de plazas para los empleados habituales.

En otras palabras, una solución flexible se anticipa a los cambios de la empresa y se adapta a los usos diarios, garantizando que cada empleado disfrute de un acceso justo al aparcamiento de la empresa.

En conclusión

Imaginen un aparcamiento en el que cada empleado sabe exactamente dónde aparcar y en el que el estrés matutino desaparece antes incluso de llegar a la oficina. Eso es exactamente lo que puede ofrecer una digitalización bien pensada. Pero atención: no es la tecnología la que crea esta fluidez, sino la forma en que se concibe, se ajusta y se adapta a las necesidades reales de sus empleados.

Un aparcamiento digital exitoso es un espacio que se adapta a las ausencias, a los recién llegados y a los imprevistos del día a día. Es una herramienta discreta pero valiosa, que simplifica la vida, hace que los flujos sean más fluidos y, en definitiva, aporta un poco de tranquilidad a todos.

Por lo tanto, la digitalización de un aparcamiento no es solo

¿Alguna pregunta? ¡Consulte las siguientes preguntas frecuentes!  

¿Quiere saber más? ¡Consulte nuestros últimos artículos para mantenerse al día!