Estrategia inmobiliaria: quedarse o mudarse, ¿qué decisiones debe tomar su empresa?

¿Debe quedarse o mudarse? Para muchas empresas, esta pregunta ya no es simplemente una cuestión logística: es una elección estratégica que repercute en la productividad, el atractivo del talento y la cultura corporativa.

En este contexto, la estrategia inmobiliaria debe tener en cuenta varios parámetros, como la flexibilidad de los espacios, los costes de ocupación y las necesidades futuras de la organización, factores todos ellos decisivos a la hora de planificar el futuro de los locales.

Entonces, ¿debe permanecer en sus locales actuales para sacarles el máximo partido? ¿O mudarse para reinventar su forma de trabajar? ¿Y si la clave no estuviera tanto en la ubicación como en la forma de ocuparla? Con el auge de la oficina flexible y las herramientas de reserva de escritorios, la estrategia inmobiliaria está entrando en una nueva era: la de los datos, la modularidad y la colaboración.

Quédese: una estrategia inmobiliaria de continuidad y optimización.

Optar por permanecer en sus instalaciones puede parecer la solución más sencilla, sobre todo cuando un contrato de arrendamiento comercial impone compromisos a largo plazo. Sin embargo, esta elección no tiene nada de pasiva: si está bien pensada, puede convertirse en una verdadera palanca de rendimiento y optimización.

1. Las ventajas de no trasladar su empresa

Permanecer en sus instalaciones puede parecer una elección por defecto, pero a menudo es una decisión estratégica llena de sentido común. Si su contrato de arrendamiento comercial le compromete durante varios años, ¿por qué no convertir esta limitación en una oportunidad? Con un poco de agilidad y creatividad, sus oficinas pueden volver a ser un activo en lugar de un obstáculo.

Al quedarse, ahorrará a sus equipos una mudanza costosa y lenta. Conservarán sus puntos de referencia, su trayecto al trabajo no cambiará y la productividad permanecerá intacta. En un momento en que las empresas sufren una transformación tras otra, esta estabilidad puede convertirse en un verdadero factor de serenidad y eficacia.

Además, sus locales ya representan una inversión importante. En lugar de empezar de cero, puede :

• • Renegociar ciertas cláusulas del contrato de arrendamiento para ajustar los costes a la realidad de su empresa.

• • Reorganizar su espacio para responder mejor a sus necesidades actuales: transformar una sala de reuniones en un espacio de colaboración, reducir el número de puestos de trabajo fijos y crear zonas modulares.

• • Evite los costes ocultos del traslado: obras, transporte, comunicaciones internas, pérdida de rodamientos, etc. Todos ellos son gastos que puede reinvertir en su acondicionamiento.

Por último, quedarse no significa inmovilismo. Al contrario, es una oportunidad para reinventar la forma en que ocupa sus locales. Adoptando la oficina flexible, por ejemplo, puede adaptar sus espacios a los usos reales de sus equipos, reducir los puestos de trabajo no utilizados y reasignar ciertas zonas a funciones más útiles: colaboración, concentración o convivencia.

2. Los límites de una estrategia inmobiliaria conservadora.

Permanecer en sus locales no siempre es sinónimo de eficacia, y no todas las empresas se enfrentan a la misma realidad a este respecto.

Por un lado, algunas empresas se encuentran con que sus oficinas están parcialmente vacías varios días a la semana. El trabajo híbrido ha cambiado los hábitos: los equipos rotan, los espacios abiertos se vacían, pero los alquileres permanecen inalterados. El resultado: metros cuadrados infrautilizados y caros.

Por otro lado, algunas empresas de rápido crecimiento carecen desesperadamente de espacio. La plantilla aumenta y los puestos de trabajo escasean, pero los locales no siguen el ritmo y la calidad de vida en el trabajo se resiente. Las salas de reuniones están llenas, las zonas tranquilas están desapareciendo y la concentración se está convirtiendo en un verdadero reto diario.

Ante estas dos realidades opuestas: demasiado espacio sin utilizar o poco espacio para crecer, la clave suele estar en la flexibilidad. Implantar una organización más flexible, como la reserva de puestos de trabajo, le permite ajustar el uso de los locales a la presencia real de sus equipos. Es una forma práctica de optimizar sus metros cuadrados, sin tener que mudarse ni romper su contrato de alquiler.

Otra observación es que sus espacios de trabajo no siempre están en sintonía con las nuevas formas de trabajar. Demasiado rígidos, luchan por seguir el ritmo de las necesidades actuales de concentración, colaboración y creatividad. Sin cambios, las oficinas se convierten rápidamente en un obstáculo para el rendimiento y la cohesión.

Por último, permanecer en por costumbre supone correr otro riesgo: enviar una señal equivocada. Los locales dicen mucho de la cultura de una empresa. Unas oficinas sin cambios pueden dar la imagen de una organización que permanece inmóvil, mientras que una reorganización (incluso sin mudarse) refleja una empresa que se adapta, se mueve y piensa en el futuro.

En definitiva, quedarse no es una elección pasiva, sino una decisión estratégica. Siempre que se adapte y utilice las herramientas adecuadas para transformar la limitación en una palanca de eficacia.

Moverse: una estrategia inmobiliaria para la transformación.

1. Las ventajas de esta estrategia inmobiliaria.

Ante todo, una mudanza ofrece un borrón y cuenta nueva. Suele ser el momento ideal para realinear su estrategia inmobiliaria con la realidad del trabajo híbrido, así como con la evolución de su plantilla.

Este cambio de marco le permite redimensionar inteligentemente su espacio e incorporar un ritmo de expansión adecuado. Por ejemplo, si el 70% de sus empleados están presentes de media cada día, no hay necesidad de mantener 100 puestos de trabajo fijos: con 70 es suficiente. Este ratio, a menudo denominado ratio de expansión 0,7, es un punto de referencia eficaz para los entornos híbridos.

Le permite agrupar espacios, reducir los costes inmobiliarios y, sobre todo, liberar metros cuadrados para zonas con mayor valor añadido: espacios de colaboración, burbujas de concentración y zonas de convivencia.

Pero esta transición no se produce de la noche a la mañana. Para no perturbar a sus equipos, suele ser una buena idea introducir la reserva de escritorios de forma gradual, o incluso temporal, tras la mudanza. Es una forma suave de introducir nuevas prácticas, sin alterar los hábitos.

Por tanto, un traslado de empresa no debe verse como una huida, sino como una oportunidad para una transformación meditada. Una vez más, esto requiere la integración de una estrategia inmobiliaria y de las herramientas de gestión adecuadas, como la reserva de escritorios, para garantizar la flexibilidad y la optimización del espacio en el día a día.

2. Los límites de esta estrategia inmobiliaria.

Aunque la mudanza abre nuevas perspectivas, no deja de ser una decisión exigente. Requiere recursos, tiempo y una verdadera gestión del cambio.

En primer lugar, hay que tener en cuenta el coste global del proyecto: más allá del alquiler, una mudanza implica gastos que a menudo se subestiman: obras de acondicionamiento, compra de mobiliario, gastos de traslado, comunicación interna e incluso apoyo de RRHH para facilitar la transición. Estos costes pueden pesar mucho a corto plazo, sobre todo si la empresa no obtiene inmediatamente ninguna ganancia en términos de superficie ocupada.

Luego está el inevitable periodo de adaptación. Cambiar de ubicación también significa cambiar sus puntos de referencia. Incluso en un entorno rediseñado, sus equipos necesitarán tiempo para familiarizarse con el nuevo espacio, comprender la nueva organización y volver a encontrar su sitio. Sin apoyo, esta fase puede provocar estrés y un descenso temporal de la productividad.

La mudanza también entraña cierto riesgo estratégico. Un tamaño inadecuado (demasiado grande, demasiado pequeño, en la ubicación equivocada) puede convertir rápidamente una oportunidad en una limitación. De ahí la importancia de basar cada decisión en datos precisos de ocupación y afluencia antes de firmar un nuevo contrato de arrendamiento.

Por tanto, la mudanza debe verse como una palanca para el cambio, no como una solución milagrosa.

¿Hacia una estrategia inmobiliaria híbrida y gestionada?

¿Y si, al final, la verdadera pregunta no fuera: « debemos mantener o cambiar nuestros locales »? Más bien, « ¿cómo pueden utilizarse de forma inteligente »? Porque hoy en día, ya no es la superficie lo que cuenta, sino la forma en que se utiliza en el día a día.

El trabajo híbrido ha sacudido las cosas. Las oficinas ya no están llenas cinco días a la semana, y el uso varía según el equipo, el proyecto y el periodo. Con este telón de fondo, ya no tiene sentido seguir gestionando a ciegas sus espacios « » .

Y aquí es precisamente donde la reserva de puestos de trabajo cambia las reglas del juego.

Usted sabe exactamente quién viene, cuándo y dónde. Sus empleados pueden reservar su puesto de trabajo con sólo unos clics. Por su parte, usted dispone de datos concretos sobre la tasa de ocupación, los picos de uso y las zonas infrautilizadas.

Esta información lo cambia todo: le permite gestionar su superficie al nivel adecuado.
Ya no necesita hacer suposiciones, dispone de una base factual sobre la que tomar decisiones. Así podrá :

• • Redimensionar sus espacios en función del uso real.
  • Identificar las zonas que deben transformarse (colaboración, concentración, relajación).
  • Anticipar las necesidades vinculadas al crecimiento y a las nuevas prácticas.

En resumen, se trata de un enfoque del espacio de oficinas basado en datos que vuelve a situar la medición y la relevancia en el centro de la estrategia inmobiliaria.

En conclusión

Hoy en día, la estrategia inmobiliaria no consiste únicamente en elegir entre el tamaño de los locales y el prestigio de una dirección. El verdadero rendimiento inmobiliario se mide por la adaptabilidad y el control sobre el uso.

Las empresas de éxito no se limitan a ocupar oficinas: desarrollan su espacio con su organización, anticipándose a las necesidades en lugar de reaccionar ante las limitaciones.

Pensar en los bienes inmuebles como una palanca estratégica significa reconocer que cada decisión (disposición, uso, ubicación) tiene un impacto en la forma en que sus equipos trabajan, colaboran e innovan. Y es esta capacidad de transformar sus oficinas lo que marca la diferencia entre una organización que se queda parada y otra que es capaz de seguir el ritmo de su desarrollo y sus ambiciones.

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