Déménagement d’entreprise : l’occasion d’impulser un nouvel élan.

Nul doute : la vie d’une entreprise, grande comme petite, est jalonnée d’événements positifs et négatifs, de décisions et de tournants qu’il faut prendre avec assurance.

Entre défis stratégiques, humains et opérationnels, il est évident que le virage du déménagement d’entreprise est un événement sensible, qui requiert une préparation soignée s’il on veut en faire une vraie opportunité d’évolution et de croissance !

En revanche, c’est également une opportunité rêvée pour repartir du bon pied, repenser l’aménagement de vos espaces de travail et relancer la performance de vos équipes en créant de nouvelles synergies. 

Cependant, comment s’y prendre ? Dans cet article, retrouvez de précieux conseils pour bien penser votre déménagement d’entreprise et en tirer pleinement profit.

Une vague de déménagements d’entreprises : constat & explications.

À l’évidence, l’épisode du grand confinement et les suites de la pandémie ont fait réfléchir plus d’une entreprise sur son organisation du travail. Le travail hybride est devenu la norme et nous vivons une adoption massive et décomplexée du télétravail. Un retour en arrière semble de fait exclu.

Toutefois, cela révèle un impact notable sur le taux d’occupation des bureaux. Ces dernières années, les entreprises observent, amèrement, de nombreux espaces vacants qu’elles paient au prix fort.

En conséquence, le nomadisme gagne drastiquement du terrain au sein des entreprises et réduit peu à peu l’emprise du poste de travail fixe. Face à ce phénomène, il devient opportun pour les entreprises de réinvestir de manière plus stratégique. Pour cette raison, la question du déménagement et/ou du réaménagement de leurs espaces de travail se pose.

Mais évidemment, ce n’est pas l’unique raison ! Que ce soit pour recentrer leurs activités, bénéficier de loyers moindres, se rapprocher de leur cœur d’activité, profiter de l’émergence de nouveaux pays industriels, tout comme pour se donner un nouveau souffle, beaucoup d’entreprises font le choix du déménagement et demandent à leurs collaborateurs de les suivre.

5 idées pour impulser un nouvel élan lors de votre déménagement d’entreprise !

Sans aucun doute : l’emménagement de votre entreprise dans de nouveaux locaux est l’occasion de concevoir des environnements de travail modernes portés par les développements technologiques. En parallèle, c’est une véritable opportunité pour mettre en place des éléments de bien-être et de confort conformes aux tendances actuelles, ainsi qu’aux besoins de vos collaborateurs.

Ci-dessous, retrouvez 5 idées pour repenser vos modes de travail actuels et vous ouvrir vers de nouvelles pratiques après votre déménagement d’entreprise, qui (à coup sûr), fidélisent et séduisent vos collaborateurs.

1.  Fini la rigidité des bureaux attitrés : optez pour le flex office dans vos nouveaux locaux.

Sans aucun doute : le déménagement de votre entreprise peut favoriser la mise en place de nouveaux modes de travail, la reconceptualisation de vos espaces de travail et implicitement, l’émergence de nouvelles pratiques managériales.

Ces dernières années, les précurseurs du flex office n’hésitent pas à profiter d’un déménagement de l’entreprise pour réfléchir à une autre organisation du travail. D’autres y voient l’opportunité de repenser sérieusement l’optimisation des lieux de travail, alors que l’immobilier est le deuxième poste de dépenses des entreprises, derrière les salaires.

Quoiqu’il en soit, le flex office est une manière novatrice d’éviter les pertes financières liées à la désertification des espaces de travail, suite au déploiement des politiques de télétravail. Cela, tout en s’adaptant, en permanence, aux nouvelles attentes criantes des collaborateurs.

En parallèle, grâce au flex office, vos collaborateurs reprennent le pouvoir sur leur environnement de travail. À chaque jour, ses envies, ses objectifs et ses affinités. L’idée étant que chaque espace puisse répondre à un usage. C’est là toute la notion de flexibilité du travail : fini la rigidité des bureaux attitrés, de la même place tous les jours avec, en visu, les mêmes collègues.

Cependant, n’oublions pas un point important.

Derrière un projet de déménagement et donc de réaménagement des espaces de travail, se cache un projet tout aussi complexe et de longue haleine, d’accompagnement humain et de co-création. En effet : comment accompagner vos collaborateurs dans l’appropriation, l’acceptation et la prise en main d’un nouvel espace de travail ? Quelle place leur donner dans le projet de conception ? Quelles bonnes pratiques avoir en tête et quelles erreurs éviter pour maximiser l’enthousiasme de vos collaborateurs pour le flex office ? On vous dévoile nos secrets (gratuitement) dans notre Livre Blanc ! Téléchargez-le juste ici.

✔   Les risques à prendre en compte

Rappelons-le, le déménagement de votre entreprise peut être une véritable source d’angoisses pour vos collaborateurs. Cela s’explique (principalement) par une perte de repères. Vos collaborateurs quittent un environnement familier pour une destination « inconnue ». Alors, si pour certains, le déménagement rime avec « nouveauté » et « aventure », d’autres en revanche, ont plus de mal à réinvestir un nouveau site et à s’y sentir chez eux.

Par exemple, si une entreprise introduit le flex office lors de son déménagement sans consulter au préalable ses collaborateurs, cela peut entraîner une augmentation du stress et de l’absentéisme. Certains collaborateurs pourraient avoir du mal à trouver un espace de travail confortable au quotidien dans les nouveaux espaces. Cet impact négatif sur le bien-être au travail risque de provoquer une baisse de la productivité et de l’engagement, montrant à quel point il est important d’accompagner le changement. 

L’enjeu est de prendre en compte les préoccupations de vos collaborateurs, savoir les écouter et surtout, y apporter des réponses. D’autant plus, si le déménagement est l’occasion pour vous d’opter pour une nouvelle organisation du travail, à savoir : le flex office. Par essence, il consiste à ne plus attribuer un poste de travail précis à un collaborateur.

Autrement dit, vous demandez à vos collaborateurs de s’installer tous les jours dans un nouvel espace de travail, peut-être pas au même étage, ni avec les mêmes personnes. Cela peut représenter un stress quotidien et une fatigue supplémentaire pour ces derniers.

En parallèle, le flex office est susceptible d’amplifier les stratégies de « contournement » adoptées par certains collaborateurs pour en compenser les inconvénients. Par exemple : arriver plus tôt pour avoir une place de parking, tout comme pour choisir le « meilleur » poste de travail…

Alors, pour éviter que les lève-tôt aient l’embarras du choix et qu’après 9h, les places se raréfient, introduisez un outil de desk booking, comme Sharvy. Ainsi, vous vous écartez du fonctionnement classique du flex office, qui repose sur le principe du « premier arrivé, premier servi ». Vos collaborateurs peuvent réserver une place en amont de leur venue et éviter toute source d’angoisses.

2. Digitalisez vos nouveaux locaux en optant pour le smart office.

Le smart office connaît actuellement un franc succès auprès des dirigeants, tous secteurs confondus.

La raison ? Elle est évidente : le smart office permet de créer un environnement de travail dans lequel les nouvelles technologies sont mises aux services des besoins et du bien-être des collaborateurs.

En  d’autres termes, le smart office offre aux collaborateurs un écosystème de plateformes, d’IoT, de services et de logiciels divers améliorant significativement leurs performances et en corrélation, les résultats de l’entreprise !

Ces dernières années, de nombreux dirigeants tirent profit du déménagement de l’entreprise pour prendre le contre-pied de l’organisation classique de leurs espaces de travail et (enfin) aménager dans un bâtiment intelligent.

Si l’investissement de départ peut paraître conséquent, vous n’allez pas le regretter sur le long terme.

Grâce au smart office, fini les heures passées en quête d’une salle de réunion, à faire la queue à la cafétéria d’entreprise, tout comme à chercher une place de parking. L’information est accessible en temps réel, via des applications comme Sharvy.

La plupart du temps, les véhicules sont reconnus à l’approche de la barrière levante et les usagers connaissent avant même de rentrer dans le parking, le nombre de places disponibles et/ou la place à laquelle ils doivent se rendre.

En parallèle, les espaces de travail sont alloués en fonction des besoins de ses occupants : bureau assis, bureau debout, salle de réunion, etc. Les éclairages et la température des lieux se règlent selon les préférences des utilisateurs. Un ensemble de technologies, qui évidemment, sont appréciées par les collaborateurs et donnent envie de se rendre au bureau !

✔   Les risques à prendre en compte

Il faut garder en tête, qu’à date : il y a encore peu de normes qui encadrent la cybersécurité de ces nouveaux bâtiments. Or, il faut l’avouer : les cybermenaces représentent un réel danger pour les années à venir. On peut très bien imaginer qu’un hacker parvienne à prendre le contrôle du smart office. Plus les technologies sont nombreuses, plus les risques s’accentuent.

En parallèle, on peut relever des risques d’ordre fonctionnel. L’Intelligence Artificielle (IA) est présente partout au sein des bureaux (pilotage, accès, alarme, etc). Cependant, les algorithmes d’IA ont besoin d’être régulièrement mis à jour. En cas de défaillance, c’est le fonctionnement de l’ensemble des locaux qui est sur la sellette. Par conséquent, les risques d’une cessation d’activités sont d’autant plus sensibles avec un smart office, qu’avec des locaux « classiques » qui évidemment, n’ont pas ce type d’enjeux.

3. Tirez profit du smart parking pour améliorer la QVCT de vos équipes.

Rien d’étonnant si l’on souligne que le parking est le point de départ et l’apogée de tout déplacement. Si pour (encore) beaucoup d’employeurs, il peut sembler secondaire, c’est loin d’être le cas pour les collaborateurs.

Rappelons qu’aujourd’hui, plus de 75% des Français effectuent leurs trajets domicile-travail en voiture (Étude Ipsos, 2022).

En corrélation, et en l’absence d’un parking d’entreprise, les véhicules des collaborateurs se retrouvent, bien souvent, en voirie, sans surveillance et risquent des dégradations par des personnes malveillantes. S’ajoute à cela, le fait que les grandes villes (Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux) sont nombreuses à repenser l’usage de la voiture sur leur territoire pour répondre à des enjeux climatiques : réduction du temps de stationnement, augmentation des tarifs, etc.

Par conséquent, cela rend de plus en plus complexe le stationnement dans les centres-villes. Vos collaborateurs sont, malheureusement, tributaires des restrictions de stationnements et la pénibilité que cela engendre, couplée à l’incertitude d’obtenir un stationnement, augmente le niveau de stress de ces derniers.

C’est pourquoi, de plus en plus de collaborateurs accordent de l’importance au parking de l’entreprise et estiment que c’est l’un des éléments les plus importants pour améliorer leur QVCT.

Ainsi, le déménagement de votre entreprise peut être l’occasion d’inverser les tendances actuelles au sein de votre entreprise. Notamment, en offrant l’accès à l’ensemble de vos collaborateurs au parking de vos nouveaux locaux.

Comment ? En mutualisant vos places, grâce au smart parking. À noter qu’il n’est pas nécessaire d’avoir une place pour chacun de vos collaborateurs ! L’idée est plutôt de tirer profit des nouvelles technologies pour optimiser le stationnement des véhicules. Par exemple, en installant au sein de votre parking :

• • • Des capteurs IoT à chaque place de stationnement (pour détecter la présence d’un véhicule).
    • Un contrôle d’accès au parkingavec une ouverture automatique de la barrière.
    • Un système de reconnaissance de plaques d’immatriculation.
    • Une solution digitale offrant aux usagers la possibilité de réserver une place de parking.
    • Un guidage vers les places libres grâce à des panneaux de jalonnement dynamique, etc.

De cette façon, vos collaborateurs pourront connaître, en temps réel, la saturation d’un parking et/ou la disponibilité des stationnements (PMR, deux-roues, avec un point de recharge, etc).

D’autant plus qu’à présent, en intégrant les technologies digitales, les possibilités de gestion sont infinies ! Les entreprises peuvent désormais imaginer des règles de bon usage, des systèmes de priorisation et/ou de mutualisation des places entre usagers, des règles d’équité, etc.

Ainsi, le déménagement de votre entreprise peut être l’occasion d’offrir à vos collaborateurs, tout comme à vos visiteurs, une expérience de stationnement positive. De plus, vous leur évitez de consacrer (en plus de leur temps de trajet), un temps considérable pour la recherche d’une place de parking. Par conséquent, vous agissez (concrètement) sur la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT) de vos collaborateurs.

✔   Les risques à prendre en compte

Une chose est sûre : offrir l’accès, à l’ensemble de vos collaborateurs au parking de l’entreprise, ne suffit pas pour améliorer leur quotidien.

La raison est évidente : sans une application (web & mobile) de Parking Management, vous ne pourrez obtenir des données réelles et objectives sur l’utilisation de votre parking. Ce manque de statistiques mêlé à une gestion infructueuse de ce dernier pourrait expliquer, à l’avenir, la saturation ou à l’inverse, la sous-exploitation de votre parking.

De plus, n’omettez pas de cibler les mesures qui constitueront les piliers de votre politique de stationnement. Vous pouvez par exemple, imaginer :

• • Des mesures incitatives : en encourageant un usage (plus) rationnel de la voiture par vos collaborateurs, tout en ayant recours à des mobilités douces. Par exemple, incitez-les au covoiturage, en leur garantissant une place au sein du parking de l’entreprise.

• • Des mesures préférentielles : les collaborateurs disposant de cet accès sont sûrs de se voir attribuer une place au sein du parking. Par exemple, vous pouvez choisir d’offrir un accès privilégié aux Personnes à Mobilité Réduite (PMR).

• • Des mesures pénalisantes : bien qu’elles soient souvent mal perçues, elles sont terriblement efficaces. Ainsi, vous pouvez établir un système de sanctions clair et prendre des mesures pour enquêter sur tous ceux qui violent les règles de votre politique de stationnement et les procédures édictées par votre entreprise.

4. Modernisez le parcours de vos collaborateurs grâce à Sharvy !

Rappelons-le, vos collaborateurs perdent un temps précieux et de l’énergie dans des tâches et des activités sans valeurs ajoutées : rechercher un emplacement de parking, trouver un poste de travail libre (notamment dans les grandes entreprises), faire la queue à l’espace de restauration, etc.

Le déménagement de votre entreprise doit être l’occasion pour vous, de repenser entièrement et de moderniser le parcours de vos collaborateurs.

Un point à ne pas négliger puisqu’à présent, avec les nouveaux paradigmes du monde du travail, le défi pour les entreprises est de donner du sens à la présence des collaborateurs au bureau. Elles doivent apprendre à gérer des collaborateurs qu’elles ne voient physiquement que 40% à 60% du temps (et encore), pas tous en même temps et pas forcément de manière maîtrisée.

Ainsi, les entreprises qui souhaitent pérenniser le télétravail tout comme le flex office, doivent repenser (en profondeur) l’ensemble des dispositifs, en ayant à l’esprit qu’un collaborateur qui se déplace sur son lieu de travail doit y trouver de la valeur ajoutée pour être dans les meilleures conditions possibles.

Par conséquent, il est judicieux de moderniser et de faciliter la venue sur site de vos collaborateurs  lors de votre emménagement, grâce à une solution dédiée, comme Sharvy.

Par exemple, permettez aux collaborateurs en télétravail de réserver, depuis leur domicile et en seulement quelques clics, les espaces dont ils auront besoin dans l’entreprise à leur retour : un bureau, une salle de réunion, un repas à la cantine à une heure de moindre affluence, une place de parking, etc.

✔   Les risques à prendre en compte

Un risque (presque) inévitable est la résistance au changement. À l’évidence, vos équipes peuvent craindre le changement : il est déstabilisant, stressant, et prend du temps. C’est pourquoi, vous devez bien l’anticiper et accompagner vos collaborateurs vers cette nouvelle organisation du travail.

Évidemment, vous ne devez pas l’imposer du jour au lendemain. Pour que votre transition soit une réussite, pensez à leur demander régulièrement un feedback avant votre déménagement. Ainsi, vous montrez que le changement ne s’impose pas à eux, et qu’ils en sont les acteurs.

En parallèle, mettez en place un processus d’acculturation. Cela permet d’atténuer beaucoup d’aspects de la résistance au changement !

5. Créez un véritable hub collaboratif grâce au corpoworking.

Nul doute : l’emménagement d’une entreprise dans de nouveaux locaux est également l’occasion de concevoir des environnements de travail modernes, dynamisant les espaces de travail.

Dans cette optique, et loin d’être un phénomène éphémère, les espaces de corpoworking sont en plein essor et surtout, en phase avec les évolutions du monde du travail.

Les employeurs sont de plus en plus nombreux à vouloir intégrer, au sein de leurs locaux, un espace qui s’apparente à un tiers-lieu, où évoluent ensemble, des collaborateurs d’une même entreprise, mais également des personnes extérieures (indépendants, prestataires, freelances, tout comme de jeunes start-ups).

L’objectif ? Offrir aux collaborateurs des espaces de travail alternatifs, propices à l’apprentissage et à l’émulation d’idées.

À l’évidence, les espaces de corpoworking sont stimulants et apportent une réelle valeur ajoutée à venir au bureau. Ils concourent à effacer les frontières entre les différents métiers d’une entreprise et favorisent la collaboration et la coopération transverse. En parallèle, ce lieu fait également se rencontrer des compétences qui étaient, jusque-là, cloisonnées au sein des services.

Quoiqu’il en soit, en créant un espace de corpoworking au sein de vos nouveaux locaux, vous répondez à un besoin de plus en plus courant de vos collaborateurs, à savoir celui de : recréer le sentiment d’appartenance à une communauté. Notamment, après un contexte de crise sanitaire, éloignant les collaborateurs les uns des autres.

La création de ce type d’espace, agit finalement comme un point de ralliement de tous les talents, où des synergies se créent grâce à des animations « corporate ».

✔   Les risques à prendre en compte

Si vous décidez de créer un espace de corpoworking au sein de vos nouveaux locaux, ne négligez pas le fait que des personnes extérieures (clients, prestataires, freelances, start-ups) vont pénétrer dans vos locaux, puis côtoyer et échanger avec vos collaborateurs.

Cela peut poser des problèmes quant à la confidentialité de certaines données (si cette problématique n’est pas prise à bras-le-corps).

C’est pourquoi, les règles de confidentialité doivent être définies en amont. Par exemple, il est judicieux d’investir dans des solutions informatiques, comme un Wifi privatif à l’espace de corpoworking et un cloud dématérialisé. Dans le même sens, n’oubliez pas de gérer finement les accès – les entrées et les sorties – (via un contrôle d’accès) et de bien compartimenter les zones de l’entreprise dont les personnes extérieures n’ont pas les droits d’accès.

En conclusion

In fine, le déménagement d’entreprise est un projet qui offre à ses dirigeants l’opportunité de conduire le changement, de repenser les modes de travail et l’organisation de ses espaces immobiliers.

Sans aucun doute : il offre des pistes d’innovations à creuser pour les employeurs ! D’autant plus qu’aujourd’hui, avec les nouveaux paradigmes du monde du travail, le taux d’occupation des bureaux est en chute libre, il est donc devenu crucial pour ces derniers de repenser les usages jusqu’alors établis.

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